高校办公室建设管窥摘 要：有人认为办公室是“司令部、参谋部、作战部”，是“窗口”、代表着单位的“形象”，主要工作为“参与政务、管理事务、搞好服务”，这也许是对办公室工作重要性的简单阐述以及职能的基本定位。但何为办公室，办公室为何？一直是一个没有定论的话题。办公室建设是一个大题目，也是一篇很难写好的大文章。高校作为一个特殊组织，这种组织的特殊性决定了作为其内设机构的办公室，既与其他行政组织的办公室有共性的地方，也有其个性的特点，这就要求高校办公室必须准确定位，正确把握服务内涵和服务面向，全面加强建设，不断提高综合能力。 关键词：行政管理 高校办公室 内涵建设 在行政管理工作体系中，办公室工作的重要性是毋庸置疑的。“参与政务、管理事务、搞好服务”，这也许是对办公室职能及其重要性最简要的概述和定位。但具体到办公室工作的性质、内涵和要求，包括办公室工作人员的能力、素质等问题，都是非常值得研究的重要课题。这里，笔者结合自己的工作实践，就高校办公室建设谈一点粗浅认识和思考。 1.准确定位，让服务意识成为办公室最重要的意识 服务是办公室最小也是最大、最基本也是最核心的职能，是办公室的立身之本、发展之道。毛泽东同志讲自己是“人民的勤务员”，邓小平同志说“我是你们的后勤部长”，都是在强调要通过服务来创造良好的政策和工作环境。高校作为一个特殊组织，最大的特殊性体现在它是一个学术组织，主要工作必须围绕着学生、学者、学术和学科来开展，这种组织的特殊性决定了作为其内设机构的办公室，既与其他行政组织的办公室有共性的地方，也有其个性的特点，要求高校办公室必须准确定位，正确把握服务内涵和服务面向。首先，要处理好服务面向问题，做到既“对上服务”，也真心“对下服务”。中山大学前校长黄达人曾指出，大学的行政人员与政府机构的公务员是不一样的，大学的行政人员，不应该仅仅是一个权力的敬畏者，而更应该是一个学术的敬畏者和知识的敬畏者。客观地说，“服务领导、服务师生、服务教学科研”是许多高校办公室讲的最多的话题，但长期以来形成的“眼睛向上”、敬畏“权力”的现状还是没有大的改观，已在很大程度上制约了高校办公室内涵建设步伐。适应时代和学校发展对办公室建设的新要求，必须转变观念，敢于革新，为了学生、学术、学者和学科的一切”上迈出坚实的一步，在积极创造良好的教学科研环境方面取得实质性进展。其次，要处理好服务质量问题，在做好“浅层次服务”的同时，更加注重“深层次服务”。但提升服务水平和层次，让学校的发展和师生的成长更多地打上办公室高质量服务和贡献的印记，显得更为重要和迫切。 2.强化参谋，提升工作内涵 “身在兵位，心为帅谋”。“参决策之谋，助执行之手”，任何时候都是办公室第一位的工作和第一职责，办公室工作是否能力强、效果好，关键就看参谋助手作用的发挥。由于受各方面因素的制约，办公室工作往往浸泡在具体繁杂的事务中，被动接受，疲于应付，在参谋助手作用方面，无论是参谋的力度还是深度、广度、强度都远远不够。 在高校改革进入深水区的今天，办公室一定要改变以往工作中被动应付的状况，要把更多的精力放在谋问题，想问题上，充分发挥办公室主观能动性，增强工作预见性，超前思维，凡事想在前、做在前、服务在前，不做“事后诸葛亮”，全心全意当好参谋。要抓住牵动发展全局的重点问题、师生关注的热点问题、改革中亟待突破的难点问题，有计划、有重点地开展调研活动，以最快的速度收集处理，大胆提出意见和建议，为领导出谋划策，积极为学校的科学决策和民主管理提供有价值的信息和有针对性的建议。总之，高校办公室应该有清醒、清楚的认识，努力在学习型组织、研究型组织建设方面多花心思，狠下功夫，让办公室成为一个出思想、出理念的“智库”，更好地辅助决策。 3.加强督查，锲而不舍提高执行力 做好督办工作既是一个学校管理水平的体现，也是推动学校各项事业顺利开展的重要保障。三分决策，七分执行。好的制度和政策，要是仅仅留在纸上、挂在墙上、讲在嘴上，没有很好的落实和执行也是一纸空文，也不会有好的工作业绩。因此，一项制度和政策只有通过执行力才能转化为看得见、摸得着、实实在在的工作成效，才能达到目的，促进发展。就目前来说，我认为，与国外高校相比，中国的高校绝大多数不缺制度，但最缺的就是落实，缺的是执行力。长期以来，由于工作职能惯性错位，高校办公室在实际工作中常常因停留在繁杂日常事务中，而忽略了督查督办职能，使得出现了“利益多的抢着干、好处少的推着干、没有利益的不想干、得罪人的干脆不干”的现象。时至今日，督办工作已不再是以往狭义上的交办和催办工作，督办内容涉及学校工作的方方面面，督办的“触角”已延伸到工作的各个环节，督办以成为抓落实、见成效的有效手段。高校办公室要主动、积极承担起督察督办这一重要的职能，要坚持办公室负责与分级承办相结合、规范管理与注重实效相结合、围绕中心与突出重点相结合、口头督办与书面督办相结合，创新方式方法，创造性地发挥督办职能。要坚持围绕全局、重点以及师生的关切抓督办。对学校的重要制度、重大决策、重要工作部署，比如学校年度工作要点，党委会、校长办公会以及专题会的贯彻落实情况，根据时限要求动态跟踪，定期反馈进度，定期通报办理情况，并实行“销号制”。同时，要在具体督办实践中，坚持不断探索和完善督办制度，改革创新督办方式方法，特别是在督办过程中要注意少点指责、多点耐心，少点埋怨、多点理解，避免“居高临下”，要以推动问题解决为出发点了落脚点。 4.建好队伍，培养每一个人的工作能力，提高办公室工作的综合能力 办公室工作要上台阶和水平，建立一支结构、梯次合理，能适应和胜任工作需要的队伍是关键、是基础。在人们的印象中，不少人认为办公室工作谁都能干，让一些优秀人才从事办公室工作是一种浪费；在现实中，将办公室建设的更多精力放在了硬件配备方面。这些认识和措施往往忽视了一个最核心、最致命的要素，就是“人”的问题，没有一流的队伍，工作很难有起色。因此，要研究探索办公室队伍建设，建立健全人员选拔培训及发展制度，全面提升办公室工作人员的综合素养和整体形象，为提升办公室整体水平提供人才保证。我们要有前瞻思维、忧患意识，必须进一步加强队伍建设。一是引进和选拔。根据工作需要，分批次引进和从校内选拔一些专业对口、作风好、能力强，干实事、求实效的人员，以改善结构，形成梯次，确保人才“不断线”。二是激活队伍。通过有效的方式、有效的激励措施，给想干事的人以机会、能干事的人以舞台、干成事的人以荣誉、不干事的人以危机。盘活、激活现有人员。三是加强培训。“磨刀不误砍柴工。”将学习和培训作为“学习型”组织建设的重要内容，放眼长远，舍得投入，定期安排办公室工作人员到兄弟院校考察学习、学习先进优秀的管理及工作经验与做法，定期邀请有关人员开展培训，定期开展研讨。四是加强办公室思想、组织和制度建设，促进办公室人才的培养和办公室凝聚力的形成，努力使办公室的工作跨上新台阶。 5.改进作风，塑造良好的窗口形象 “门难进、脸难看、话难听、事难办”一直被认为是机关作风的顽疾。高校作为一个传承和创造知识的净土和人才的聚集地，在作风建设方面应该理所当然地在走在前列，做好表率，这也是践行高校所倡导的全员育人和环境育人理念的必然要求。可以说，作风建设是一项永不竣工的工程，需要长期坚持和改进。目前，许多高校行政机关采取了一系列措施，包括实行了首问责任制、限时办结制、责任追究制，等等，这些都是必须的。但在我看来，其实在办公室作风建设方面，似乎更多的看重了宏观层面，往往忽视了最基本的、最基础的、最小的和隐性的东西。加强作风建设，首先在认识层面，要牢固树立“以为为本”的思想，坚持师生利益无小事，真正做到想问题、办事情都以师生拥护不拥护、高兴不高兴为衡量尺度，做到思想上尊重师生、感情上贴近师生、行动上关心师生、服务上理解师生，多为师生办好事、办实事；其次在操作层面，要更加端正态度、注重小节、简化程序，提高效率，注意原则性与灵活性有效结合，既坚持原则，又解决问题，对师生和领导的事，做到“急事急办、特事特办、难事巧办”；再有，要摒弃管的思想，善用权力。正如中山大学前校长黄达人所说，“在大学里，教学与科研永远是第一位的，如果说大学的职能部门手里还有一点权力的话，那也只是国家和人民给予的为师生服务的权力，还望诸位善用之。” 在我们思考高校办公室建设的时候，似乎有一种“我们走得太远，以至于忘了为什么而出发”的感觉，高校办公室作为高校这一特殊组织的中枢，应该与时俱进，改革创新，进一步深刻认识何为办公室，办公室为何，不断推动办公室建设取得实实在在的成效。