管理信息系统 MIS 广东工业大学经济管理学院信息管理工程系 结构化方法篇 管理信息系统的开发具有一般工程项目的特征 同时又比一般工程项目复杂得多 它涉及的知识面广 部门多 既涉及技术 又涉及管理业务 组织机构和管理行为 面对这个复杂的系统工程 迄今为止还没有一种公认的完全有效的开发方法 常用的开发方法有结构化生命周期法 原型法和面向对象法等 这些方法在MIS开发的不同方面和不同的阶段各有所长又各有所短 本篇把软件工程中重在处理流程的结构化方法与数据库设计中重在数据组织的实体联系 ER 设计方法集成融合 依据MIS的生命周期展开讨论 渗入或结合一些新的开发思想和实用的开发方法 力图展示更符合事物运动的客观规律 更适应人们认识世界的思维规律 更实用 更有效率的信息系统开发的结构化生命周期法 从中可以悟出 正是结构化方法对动 行为操作 静 属性结构 密合和阶段间无缝衔接等的追求催生出面向对象方法 本篇包括第七 八 九 十 十一共五章 前四章详细讲述了结构化生命周期法的系统分析 系统设计 系统实现 系统运行的全过程 最后一章讲述了原型开发方法 并以VFP开发一个进 销 存系统作为原型法的开发实例 第七章结构化系统分析 SSA 系统的调查与分析 简称系统分析 是管理信息系统开发工作的一个重要环节 结构化系统分析与设计方法 StructuredSystemAnalysisandDesign 简称SSA D 是在Dijkstra等人提出的结构化程序设计 SP 思想基础上发展而来 它吸取了以前在系统开发中的经验教训 提出了结构化的开发方法 对信息系统的发展起了巨大的推动作用 其基本思想是 自顶向下 逐步求精的策略 目标明确 成果规范的阶段 层次清楚 体系严谨的结构 形象直观 清晰易懂的表达 结构化系统分析就是按部就班 按规矩办事 减少随意性 使分析工作规范化 它又可划分为立题调查与可行性研究 现状调查 分析与评价 目标分析等三个小阶段 其目的是根据用户的需求和资源条件 以现状为基础 确定新系统的逻辑模型 即从抽象的信息管理角度出发 为使用户满意 系统应对哪些信息做怎样一些存储 变换与传递 具备哪些功能 从而明确系统应该做些什么 因此 系统分析阶段常常被称为是系统的逻辑设计阶段 结构化要建立的标准化文档资料是系统分析说明书即系统任务书 其核心是组成系统逻辑模型的新系统业务流程图 TFD 数据流图 DFD 及其字典 DD 实体联系图 ERD 和功能层次图 FHD 7 1立题调查与可行性研究 7 1 1立题调查目的 为可行性研究而进行的概要的调查研究 要搞清楚5个W 即What Why Who Where When 也就是要搞清楚要做什么 为什么做 由谁来做 在什么地方做和什么时候做还要明确其资源和条件 一 明确用户需求1 用户需求书 项目申请书 的来源企业的领导 这类需求着眼于全局 但往往不具体 企业中有关部门人员 这类需求着眼于本部门业务管理 具体实际但往往缺乏全局观念 信息部门的系统管理人员 这类需求较多涉及系统技术与系统本身 与企业有关的外部机构 用户的主管部门等相关机构 这类需求主要提出其机构对所需信息的要求而很少考虑系统所在部门内部情况 2 用户需求书的内容 主要有以下4个方面系统现状概述 新系统应解决的问题与要实现的目标可提供的设备 人力与资金 对开发进度的要求 3 明确用户需求明确现状与环境 明确问题 有哪些问题 严重程度 重要程度 解决办法 明确要达到的目标 明确可供使用条件 包括资金 人员 设备与时间等 用户需求书的审批交用户单位主管领导审查批准 注意 不仅要明确用户需求 而且要识别用户需求的正确性和合理性 与用户充分协商 取得一致意见 修改用户需求书中不太合理的部分 如果有的话 总之 问题识别越准确越清楚 分析越透彻 可行性论证就会越科学越合理 二 初步调查 初步调查目的 初步收集信息 进一步细化用户需求 了解组织机构 人员 设备 业务流程与处理等方面的情况 为可行性研究作准备 2 初步调查的主要内容 1 调查用户需求书中所涉及的内容 如用户需求相关的的管理体制 管理基础与管理功能 发展战略与未来的发展规划 现行信息系统的运行状态 技术条件与水平 新系统的实现目标与要求 2 了解相关的组织机构及绘制用户需求相关的组织机构图简图 3 了解用户需求相关的主要业务流程并给出其业务流程图简图 4 了解用户需求相关的业务活动与外部环境的联系并绘制系统环境图简图 5 了解用户需求相关的信息流动情况并绘制系统的数据流图简图 6 把用户需求进一步细化 具体化 并在可能的情况下量化 所用到的图表的格式与画法在现状调查中将作具体讨论 这里不讲 要强调的是 初步调查是概要的 主要是画简图 不必过细 3 调查的方式方法 1 收集查阅有关资料 这在立题调查中是最基本的 2 发调查答卷收集意见 召开调查会 3 实地观察 调查成果 调查记录及相关资料汇总 初步的调查分析报告 有关的问题评估及建议 7 1 2可行性研究可行性研究 Feasibility 用最小的代价在尽可能短的时间内确定问题是否有必要去解决 是否能够解决 是否值得去解决 可行性是必要性 可能性和有益性的有机结合 而非单指可能性 可行性研究实质上是在初步调查的基础上所进行的一次大大压缩简化了的为明确建立新系统的必要性 可能性和有益性的而进行的分析与设计过程 MIS的开发是一项耗资多 周期长 风险大的工程项目 在系统开发之初进行可行性研究 对于确保资源的合理使用 避免浪费和一些不必要的失败都是十分重要的 一 可行性研究的内容在技术层面上的可行性 从备选方案看MIS开发在技术上的必要性 如果不采用备选方案开发该MIS就会给企业的信息技术发展 综合技术水平和技术进步带来哪些负面影响 从而有碍于企业的发展 从备选方案看MIS开发在技术上的可能性 现有的 或者通过投入可提供的资金等资源在所要求的期限内可达到的 人员及其技术水平 硬软件设备 技术能力和技术管理水平 能否适应该MIS开发和运行管理的要求 从备选方案看MIS开发在技术上的有益性 采用备选方案开发该MIS对企业的信息技术发展 综合技术水平提高和技术创新有哪些促进 在经济层面上的可行性 从备选方案看MIS开发在经济上的必要性 不采用备选方案开发该MIS就可能使企业的经营运作中的哪些问题难以解决 从哪些方面限制企业的经济效益的提高等等 从备选方案看MIS开发在经济上的可能性 企业可投入的人力 物力 财力等经济资源能否满足MIS开发与运行管理的需要 从备选方案看MIS开发在经济上的有益性 分析研究系统开发后可能带来的经济效益 分析方法最典型的例子就是对备选系统进行成本 效益分析 核心是备选方案需要支出多少费用 又能产生多少效益 收益的估算有直接的也有间接的 有定量的也有定性的 有眼前的也有长远的 必须实事求是地给予评价 在社会层面上的可行性 从社会层面看MIS开发的必要性 如果不采用备选方案开发该MIS 在企业的管理上就会有哪些问题不能解决 企业文化的形成与进步就会有哪些障碍 企业就会在哪些方面不能与社会环境相适应等等 从社会层面看MIS开发的可能性 现有的或经过短期努力能达到的管理基础 管理技术与管理手段是否满足新系统开发与运行的需求 领导是否支持 领导支持是开发成功的关键 相关人员是否能够很快适应由于新的信息系统的实施将会给企业各方面带来很多新的变化 属于社会环境的因素 如管理体制的稳定性 经济发展的宏观控制形势 地区和行业的特殊政策影响等 是否会成为系统开发与运行的阻力 环境相关的单位或部门能否适应新系统的运作模式等等 从社会层面看MIS开发的有益性 也就是广义的社会效益 如新系统的开发与运行 将使哪些现代管理方法与技术能有效应用 使管理决策水平有哪些提高 将使人的观念有何更新 给企业对外交流带来哪些有利条件 对企业所在社区带来哪些好的影响等等 技术 经济 社会这三个层面的必要性 可能性 有益性组成了表7 1的九宫格 可据此综合评价备选方案的可行性及其满意程度 表7 1可行性研究的九宫格 二 可行性研究的步骤 分析用户需求 并确定系统目标 提出各种可能的备选方案及其主要的性能指标列举各种能够满足要求的备选方案 对备选方案进行初步评价和筛选 对初步筛选出的方案的性能指标列表比较 评价论证 得出可行性研究结论从技术 经济 社会三个层面的必要性 可能性 有益性 通过定性与定量分析 综合评价与对比后 如果最终从几个备选方案中选定用户和开发者一致满意的系统方案 则项目是具有可行性的 否则 项目是不可行的 应该暂停开发或者修改目标或条件再作可行性研究 编写可行性研究报告及相关资料 可行性研究报告评审 三 可行性研究成果可行性研究报告 主要内容包括目标说明现状分析备选方案及其可行性评价论证与优选存在的问题及其解决的建议结论 可按选定方案立即进行 或要等条件成熟后再进行 或不可行必须停止 初步的项目开发计划 对满意可行的系统方案 提出概要的 初步的项目开发计划 工作指导与建议书 对系统现状调查与评价工作的指导意见与建议对目标分析和新系统逻辑模型构建的指导意见与建议对所推荐的开发方案进行有关细节的补充 并指出在具体开发该方案时应注意的有关问题口头汇报提纲 口头汇报也是另一种重要的交流方式 是使主管部门重视可行性分析报告的有效途径 其提纲包括 可行性研究工作经过方案选择的各种考虑实施开发任务的具体建议 7 2现状调查与评价 新开发的系统是在现行系统 无论是基于人工的还是基于计算机的 基础上经过改建或重建而得到的 因此 在新系统的目标分析与设计工作之前 必须在已有立题初步调查的基础上对现行系统作全面 详细的调查研究 7 2 1调查方法主要的调查方式与方法有如下一些 查阅现有资料 书面调查 发调查表 访问面谈 开座谈会 抽样统计分析 现场跟踪观察 这些都是常用的调查方法 这里就不展开讨论了 7 2 2调查内容现状调查主要从如下三个方面进行 一 企业组织机构的现状调查1 企业目标目标是企业或部门在某一阶段要实现的主要指标长期目标规定企业或部门在未来5 10年中将发展并达到的规模与程度 短期目标 也称阶段目标 一般是指本年度或本季度要实现的目标 企业的总目标是一个完整的体系 它可以逐层分解成分目标 分目标再分解成小目标 小目标还可以细分成小小目标 直到落实到具体的部门直至岗位 常用目标树来分层描述企业的目标体系 如图7 1所示 2 企业的方针政策为了实现目标而确定的工作方针 政策 策略与具体措施 在目标管理 MBO 中 确定了企业的总目标与总体经营方针政策后 将总目标层层分解 确定各级部门直到具体岗位的目标 对每层目标都要制定实现的方针 政策 措施 目标管理是主动的管理方式 它要求参与者积极追求 大家同步 以自我追求 自我控制去替代被动的任务管理 3 企业的机构与职能企业中机构的设置及其相互关系通常用企业机构图来描述 如图7 2所示 图中附属的文字说明注明了各部门的职能 除了画出企业结构的行政隶属关系 还应画出企业的物流 资金流和资料传递关系 对于规模较大的企业 可以采用分层展开的方法 用多张图来展示企业的机构 4 企业的规模 组织的机构及人员 固定资产 经费预算 物流量 资金流动量等等 均可以用相应的统计表来描述 统计表的格式按调查的需求而定 没有统一的格式 5 企业的环境 与外部的交往 主要是信息的交流 必要时也关注人员 物流 资金的交流 但它们往往可以用信息的交流来反映 可用系统环境图来表示 例如会计核算与环境之间的关系可用图7 3来表示 6 企业的现有资源 企业的现有资源 这里的资源主要是指企业现有信息系统的功能 容量 外设配置 目前使用情况及存在的问题等等 可用 现有资源表 列出 二 工作现状调查1 现场工作流程的调查 调查系统相关各部门 各单位现场工作的情况 通常使用现场工作流程图为工具 以工作现场为背景 在工作场所的平面图上 描绘出业务工作的空间位置和时间顺序 给出各个工作岗位及其相互的信息交流与伴随的物流与资金流 下面给出了会计的 报帐