话题四会计凭证和发票的管理 案例导入 2014年7月3日 某市地方税务局稽查部门在对某商业银行的日常稽查中 发现两张某省服务业统一发票 发票监制章为该省国家税务局签发 出具发票方为该市某广告策划有限公司 摘要均为广告宣传费 两张发票的金额分别为60000元和80000元 票号分别为2206017和2206020 稽查人员向财务人员查询该项经济业务的合同后 发现该笔合同金额为180000元 案例导入 其中 还有一笔支付款为40000元 发票为某省地方税务局监制 稽查人员初步认为这是一起利用假发票偷税的违法行为 随即将该发票 转账支票存根联 经济合同复印后经被查单位签字盖章 作为证据带回税务局 该稽查部门通过查找发票管理部门的资料 发现该公司2011年领取服务业发票两本 2012年 2013年各领取服务业发票四本 2014年领取服务业发票两本 案例导入 从商业银行取得的证据来看 上述业务为2013年10月发生 合同金额为180000元 其中 40000元的发票号在发票管理部门的资料中能查到 而另外两张合计140000元的发票却是假发票 问 1 在日常工作中 应如何正确管理和使用发票 2 该公司的这种违法行为应受到什么处罚 探寻1 会计凭证的管理 目录 情景导入 一 会计凭证的整理与装订方法1 会计凭证的种类 会计凭证可以分为原始凭证和记账凭证两种 2 会计凭证的整理 1 原始凭证的整理利用原始凭证粘贴单 图4 2 汇总 归类原始凭证后 附于记账凭证之后 并与记账凭证一起装订成册 以备查询 1 原始凭证的整理 对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证 可按记账凭证的面积尺寸 先自右向后 再自下向后两次折叠 对于纸张面积过小的原始凭证 一般不能直接装订 可先按一定次序和类别排列 再粘在一张同记账凭证尺寸相同的白纸上 粘贴时宜用胶水 如图4 3所示 1 原始凭证的整理 对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证 可不直接用胶水粘贴 先用曲别针别在记账凭证后面 装订时再抽去曲别针 有的原始凭证不仅纸张面积大 而且数量多 可以单独装订 如工资单 领料单等 但在记账凭证上应注明保管地点 注意 粘贴原始凭证时 应将左上角或左侧留出部分空白 以便装订后可以展开查阅 2 会计凭证的整理 1 原始凭证的整理 2 记账凭证的整理会计凭证在经过上述加工 整理后 按照记账凭证的种类先进行分类 对同类别的记账凭证再按照时间先后排序整理 为了保证凭证装订的牢固性 通常将凭证的厚度控制在20mm左右 小提示 如果凭证较少 可以一个月装订一本 如果一个月内凭证数量较多 可分装成若干册 但必须在凭证的封面上注明本月总计的凭证册数和本册数 2 会计凭证的装订一般常用的装订工具有 装订机 线绳 大针 用于引线 长的凭证夹 1 使用装订机打孔 将整理好的凭证放在装订机的打孔处 需打孔的凭证一定要压紧 避免打歪 压紧凭证后 右手向下扳动装订机上部操作杆 在凭证左上角部位钻出两个针孔 孔距约10mm 2 会计凭证的装订 2 装订方法 顶齐法 加具封面 会计凭证装订封面的大小应根据记账凭证的大小来确定 一般要大于记账凭证 加具包角纸 在凭证封面上放置一张包角用的牛皮纸 沿凭证左侧和上侧方向将凭证对齐 随后用两个凭证夹夹紧 画分角线 用铅笔在包角纸的左上角画一条约45 的分角线 2 会计凭证的装订 2 装订方法 顶齐法 确定装订线眼 有下列两种确定装订线眼的方法 2 装订方法 顶齐法 缝制凭证 缝制时使用长约100mm的装订线 一般使用棉线 用针牵着线自凭证的正面分别穿过两孔 多余的尾线剪断 并在背面打结 2 装订方法 顶齐法 制作包角 将包角用的牛皮纸沿左上角向后折 使凭证与包角纸互相垂直 裁去多余的包角纸后 将剩余的包角纸折向背面 用胶水粘好 如图4 8所示 2 装订方法 顶齐法 封面注释 a 注明单位名称 年度 月份和起讫日期 本月共几册 本册为第几册 起讫号码 凭证种类等 b 加盖财务负责人和装订人的印章 以明确责任 c 在装订线封签处加盖单位财务印章和装订人签章 案例 某股份有限公司财务部门在整理装订2015年3月份会计凭证 整理装订后 记账凭证共1册 其中有28张记账凭证 请问 如何填制该会计凭证的封面呢 分析会计凭证的封面应注明单位名称 年度 月份和起讫日期 本月共几册 本册为第几册 起讫号码 凭证种类等 加盖财务负责人和装订人的印章 以明确责任 在封面上填写好编号 可在凭证的侧面再进行标注 写明 年 月转 收 付 字第 本 以便日后调阅 二 会计凭证的归档与保管会计凭证装订成册后 应由专人负责保管 年终 会计凭证移交财务档案室保管1年 期满后 由财务部门编制清册移交单位的档案部门保管 注意 如果单位未设立档案机构 应在会计机构内部指定专人保管 出纳人员不得兼管会计档案 案例 张出纳装订完一本凭证后发现遗漏了一张 虽然她知道应该补进去 但觉得太麻烦 就将掉落的凭证夹进已装订好的凭证中 林会计看见后 立刻要求她把凭证拆开重新装订 请问 怎样的做法才是正确的呢 分析当发现漏装会计凭证时 出纳人员应重新装订 但由于需要将已装订的凭证拆开 为了避免日后检查时发生误会 张出纳还应当另写一份说明 由会计和主管领导签字后 装订在凭证首页 二 会计凭证的归档与保管保管会计凭证应做到以下三点 会计凭证应加贴封条 防止抽换凭证 原始凭证不得外借 其他单位如有特殊原因需要使用原始凭证 经本单位会计机构负责人 会计主管人员批准 可以复印 向外单位提供原始凭证复印件时 应在专设的登记簿上登记 并由提供人员和收取人员共同签名 盖章 二 会计凭证的归档与保管保管会计凭证应做到以下三点 对会计凭证要严格遵守保密制度 保证其安全性 会计凭证的保管期限和销毁手续 必须严格按照会计制度的有关规定执行 一般会计凭证至少保存30年 当会计凭证保存期满需要销毁时 必须开列清单按照规定的手续报经批准后方可销毁 任何单位都不能随意自行销毁会计凭证 例题 ABCD 课堂练习 课后作业 探寻2 发票的管理 目录 情景导入 情景导入 发票是指单位在购销商品 提供或接受服务 以及从事其他经营活动时 开具 收取的收 付款凭证 出纳人员日常工作中经常接触发票 所以要学会管理发票 一 发票的种类发票包括普通发票 增值税专用发票和专业发票 1 普通发票普通发票由行业发票和专用发票组成 前者适用于某种行业和经营业务 如商业零售统一发票 商业批发统一发票 工业企业产品销售统一发票等 后者仅适用于某一经营项目 如广告费用结算发票 商品房销售发票等 普通发票的主要使用者包括餐饮业 服务业 广告业等 1 普通发票普通发票共三联 第一联为存根联 开票方留存备查用 第二联为发票联 收执方作为付款或收款的原始凭证 第三联为记账联 开票方作为记账原始凭证 如图4 10所示 1 普通发票 2 增值税专用发票增值税专用发票用于纳税人销售或提供增值税应税项目 它是我国实施新税制的产物 是国家税务部门根据增值税征收管理需要而设定的 如图4 11所示 2 增值税专用发票 3 专业发票专业发票是指国有金融 保险单位的存货 汇兑 转账凭证 保险凭证 国有邮政 电信单位的邮票 邮单 电报收据等 如图4 12所示 专业发票的主要使用者包括铁路部门 公路系统 银行 医院及行政事业单位等 二 发票领购的程序1 初次购买发票 1 初次购票需携带的材料 公章 财务章的印模原件一份用于备案 领购普通发票 国际机打发票 申请确认表 原件 一式四份 由申请领购国际税 控发票的纳税人提交 领购普通发票 定额和非国际机打发票 申请确认表 原件 一式四份 由申请领购非国际税控发票的纳税人提交 2 初次购票流程 图4 13 1 初次购买发票 3 认购税控装置纳税人经审核被批准后 根据主管税务机关对其核准并签字盖章后的 领购普通发票 国际机打发票 申请确认表 和 领购普通发票 定额和非国际机打发票 申请确认表 中的内容认购税控装置 税务服务商收到纳税人递交的两份确认表后 凭此为纳税人提供税控装置产品 办理税控初始化 进行上门安装以及日后的维护保养 1 初次购买发票 4 领购发票读入流程纳税人在认购发票后 需要对IC卡中的空白发票信息进行读入 税控机中发票读入的操作过程如图4 14所示 2 续购发票为保证发票使用的连续性 在单位的发票用完 应及时到主管税务机关购买新发票 购买新发票时应携带以下资料 税务登记证 副本 公章或财务章 领购国际税控发票的单位需要携带税控用户卡 上次购票的票据工本费收据 又称 绿联 第三联 在去税务机关办理业务前 应先在本单位用税控装置写卡 续购发票流程如图4 15所示 注意 增值税专用发票实行的是验旧购新 限量供应 限期使用 超期缴销 最高开票限额的管理办法 已办理税务登记的纳税人若需要使用发票 应向税务机关申请领购发票 三 发票的领取与填开1 发票的领取每个单位都应设置专人负责管理空白发票和发票存根 出纳人员领用发票时 需办理发票领用手续 填写发票领用单 经有关领导签字批准后 按顺序领用发票 发票保管人员在 发票开具清单 上做详细记录 包括登记领取的本数以及具体的发票编号 核对无误后 出纳人员在 发票开具清单 上签字 三 发票的领取与填开1 发票的领取 三 发票的领取与填开2 普通发票的填开规定 发票只限于用票单位和个人填开使用 不得转借 转让 代开发票 未经国家机关批准不得拆本使用发票 单位和个人只能使用国家税务机关批准印制或购买的发票 不得用 白条 或其他票据代替发票 也不得自行扩大专用发票的使用范围 三 发票的领取与填开2 普通发票的填开规定 发票只允许在领购发票所在地填开 不准携带到外县 市 使用 在外县 市 从事经营活动 需要填开普通发票时 单位按规定可到经营地国家税务机关申请购买发票或申请填开 三 发票的领取与填开2 普通发票的填开规定 凡销售商品 提供服务以及从事其他经营业务活动的单位和个人 如果对外发生经营业务 或收取款项 那么收款方应如实向付款方填开发票 但对收购单位和扣缴义务人支付个人款项时 可按规定由付款单位向收款个人填开发票 若向消费者个人零售小额商品或提供零星劳务服务 可以不逐笔填开发票 但应逐日记账 三 发票的领取与填开2 普通发票的填开规定 使用发票的单位和个人必须在实现经营收入或发生纳税义务时填开发票 未发生经营业务一律不准填开发票 单位和个人填开发票时必须按照规定的时限 号码顺序填开 填写时做到项目齐全 内容真实 字迹清楚 全份一次复写 各联内容完全一致 并加盖单位财务印章或发票专用章 填开发票可以使用中文 也可以使用中 外两种文字 三 发票的领取与填开2 普通发票的填开规定 填开发票后发生销货退回或销售折让时 在收回原发票或取得对方国家税务机关的有效证明后 方可填开红字发票 用票单位和个人若填错发票 应在发票上书写或加盖 作废 字样 完整保存各联备查 案例分析 A企业在外地完成了一项工程项目 为了收回工程款项 A企业在本地 企业所在地 开具发票后交予付款方 请问 A企业的做法正确吗 分析 发票只允许在领购发票所在地填开 不准携带到外县 市 使用 所以A企业在外地使用企业所在地开具的发票这种做法不正确 A企业为收回工程款而开具的发票 应该到该工程所在地的国家税务机关申请填开 3 普通发票的填开规定增值税专用发票的填开规定一般纳税人填开增值税专用发票 除了遵守上述规定 还有一些特殊的填开要求 1 不得开具增值税专用发票的情况 向消费者销售应税项目 销售免税项目 销售报关出口的货物 在境外销售应税劳务 3 普通发票的填开规定增值税专用发票的填开规定一般纳税人填开增值税专用发票 除了遵守上述规定 还有一些特殊的填开要求 1 不得开具增值税专用发票的情况 将货物用于非应税项目 将货物用于集体福利或个人消费 将货物无偿赠送他人 向小规模纳税人销售应税项目 3 普通发票的填开规定增值税专用发票的填开规定 2 按规定时限开具增值税专用发票 表4 2 增值税专用发票的填开规定 3 增值税专用发票开具后特殊情况的处理销售货物并向购买方开具