高效能人士的时间管理 设定和管理优先级 讲师 王勇 1 2 开篇测试 你需要时间管理吗 下面 我们用最简单的办法测试你对时间的掌控程度 你只需回答 如果没有完成你所希望做的工作 是否有负罪感 即使没有出现严重问题或危机 你也经常感到压力山大 你有许多并不重要但长时间未处理的文件或邮件吗 你常常不能集中精神来工作 常常在做重要工作时被打断吗 你常常感觉有许多事情要做 但做起事情来又感觉效率低下吗 你时常把工作推到最后一分钟 然后再很努力的去做完它们吗 你感觉自己的工作落下了很多 总是很难在既定目标内完成 你很想跟家人多呆一会儿 可你感觉根本就没有时间啊 or 你需要时间管理吗 下面 我们用最简单的办法测试你对时间的掌控程度 你只需回答 都没有时间和朋友聚一聚 感觉自己生活的圈子越来越小了 你知道自己迫切需要提高 但总是无暇阅读与工作有关的书籍 你没有开通微博 也不知道什么是微信 没有时间尝试新鲜事物 感觉自己凹凸了 什么 你问我的业余爱好 我哪有时间去从事什么业余爱好 太奢侈了吧 感觉自己没有在有限的时间里做自己应该做的事情 每一天都忙却忙的不是地方 很想好好给自己放个假 但如果长休了一段时间 又会有负罪感 你常常沉醉于过去的成功或失败之中 不敢想未来会怎样 还记得自己的理想吗 或许自己的宏图大志等都只有在梦中实现了 or 你需要时间管理吗 请数一数 你所回答的 个数 分析你的时间使用情况 内容 编制你的时间管理方式时间管理和能量圈个人性格特质对时间管理的影响 80 20法则判定优先顺序决定你是否很好的使用时间 为什么使用时间日志 我有多少时间 我如何支配我的时间 为什么使用时间日志 弄清楚 你的时间去哪儿了 识别问题领域指出你能做出的改变帮助你变得更有生产力 讨论 你当前使用时间日志吗 如何有 它如何帮助你提升你的时间使用率 如果没有你认为你如何提升你的日志使用率 如何创建时间日志 每日记录活动归类优先活动总结数据 讨论 考虑你自己的工作情景 如果你创建一个时间日志 你将如何分类和排好优先次序 判定浪费时间的地方 评定时间的使用识别主要的时间浪费点采取行动 思考 反省 典型的浪费时间的方式是哪些 普遍的浪费时间的现象 投向错误的任务授权失败错误的判断时间拖延交际时间 时间管理和能量圈 利用自然能量圈将一天的任务时间匹配好 你身体的生物钟表现 讨论 什么活动在一天的这一时刻做比较好 你能想起当你的能量水平比较低的时候你的生产力受到负面影响的例子吗 凌晨3点 5点 寅时 是肺经开穴运行的时间 寅时肺经旺 寅时睡得熟 色红精气足 凌晨5点 7点 卯时 这段时间是手阳明大肠经开穴运行的时间卯时大肠经旺 卯时大肠蠕 排毒渣滓出 足阳明胃经辰时 7点到9点 胃经旺 辰时吃早餐 营养身体安 足太阴脾经已时 9点至11点 脾经旺 已时脾经旺 造血身体状 手少阴心经午时 11点至13点 心经旺 午时一小憩 安神养精气 手太阳小肠经未时 13点到15点 小肠经旺 未时分清浊 饮水能降火足太阳膀胱经申时 15点至17点 膀胱经旺 申时津液足 养阴身体舒 足少阴肾经酉时 17点至19点 肾经旺 酉时肾藏精 纳华元气清 手厥阴心包经戌时 19点至21点 心包经旺 戌时护心脏 减压心舒畅手少阳三焦经亥时 21点到23点 三焦经旺 亥时百脉通 养身养娇容 足少阳胆经子时 23点至1点 胆经旺 子时睡得足 黑眼圈不露凌晨1点 3点 丑时 是肝经开穴运转排毒的时间 丑时肝经旺 丑时不睡晚 脸上不长斑 认识到不同的个性偏好影响到你的时间使用的方法 PsychologicalPreferences心理学的偏好 Sourceofyourenergy 精力来源Howyougatherinformation 搜集信息的方式Howyoumakedecisions 做决策的方式Howyoudealwiththeworld 与外界打交道的方式 Reflect Thinkabouthowyougetenergy gatherinformation makedecisions anddealwiththeouterworld andthenwritedownyourpreferencesineacharea 思考你的精力产生方式 搜集信息的方式 做决策的方式和与外界打交道的方式 然后写下你在每个领域里的偏好 PersonalityPreferences个性偏好 Extraversion 外向Introversion 内向Sensing 感觉Intuition 直觉 PersonalityPreferences个性偏好 Thinking 思考Feeling 情感Judging 判断Perceiving 感知 Myers BriggsPersonalityTest Assignsapersonalitytypebasedonyourpreferencesineachcategory PersonalityandTimeManagement Extravertorintrovert Sensororintuitive Thinkerorfeeler Judgerorperceiver ExtravertorIntrovert Introvert Worksbestwhennotdistractedbyothers Staysfocusedforlengthyperiods Mightoverlooknewdevelopments ExtravertorIntrovert Extravert Goodatmulti tasking Enjoyplanningcollectively Mayforgettoplanahead Mayforgettoclarifygoals SensororIntuitive Sensor Likesschedules Practicalandgoal oriented Mayfailtoplanthoroughly SensororIntuitive Intuitive Planningcomesnaturally Maynotplaninenoughdetail Maystrugglewithdeadlines ThinkerorFeeler Thinker Objectiveandconsistent Breakthingsintologicalparts Capableofcreatingefficientsystems ThinkerorFeeler Feeler Makedecisionsbasedonhowtheyaffectothers Mayfindprotocolsstifling Maybeslowinmakingdecisions Maybeeasilydistracted JudgerorPerceiver Judger Completeworkbeforerelaxing Planworktoavoidrushing Ignorenewinformation JudgerorPerceiver Perceiver Findplanningrestrictive Valueflexibility Enjoymixingworkandplay Feelmotivatedbydeadlines Workinshortbursts 计划和排好次序 有效的管理时间 确定目标建立优先次序 工作中 目标优先 识别任务清单的标准把待做的事情排好优先次序 目标是时间管理的方向 识别目标详细 渴望的产出决定需要多少时间 GoalsasaTimeManagementTool BeSMART 设定 聪明 的目标Specific具体的Measurable可以衡量的Attainable可达成的Realistic实际的Relevant有关的Time related有时间期限的 效能 正文 该怎样进行时间管理 效能分析四象限 紧急 重要 并不重要的电话或信件无谓的交际应酬个人嗜好的沉迷点滴时间浪费发呆 拖延 下属请示 汇报临时会议 邀约某些电话 邮件日常文件批阅不速之客到访 规划技能提升 创新建立人际关系发掘新机会防患未然 锻炼 防火 设备出故障燃眉之急的问题与客户洽谈业务有期限压力的计划危机 看病 救火 定出时间待会做这类事务看起来一点都不急迫 可以从容地去做 但却是管理者要下苦功夫 花大精力去做的事 是管理者的第一要务 打发时间时做先想一想 这件事如果根本不去理会 会出现什么情况呢 如果答案是 什么事都没发生 那就应该立即停止做这些事 立即去做非常重视 并立即去做 直到问题解决或任务完成时止 授权别人去做这类事务也需要管理者赶快处理 但不宜花去过多的时间 最好是授权处理或另约时间 时间管理 避免时间小偷 上司打电话让马经理去谈话 谈了会有关公司人力资源规划的问题 中间总经理接听电话 客人来访等 谈话延续到10 00 准备布置下属工作 又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题 解释到10 20 案例学习 为什么时间总不够用 请看马经理的一天 找来下属布置招聘工作 中间不断有其他下属请示工作 马经理的思路和时间被分割和耽误 布置工作一直延续到11 00 对秘书报上来的文件等进行批示 处理 阅读文件 各类的报告 建议书等 到12 00 还有一部分没有过目 匆匆吃过饭 看了会报纸 与同事聊了会天 猛然想起总经理交待的人力资源规划报告还没完成 于是赶紧冲进办公室 43 案例学习 为什么时间总不够用 请看马经理的一天 与销售经理讨论业务员招聘事宜 由于对招聘专员的工作不放心 本应是下属的职责 马经理准备亲自做相关计划 招聘计划 招聘人员资格的具体 招聘渠道及广告发布等内容拟定占去马经理2个小时的时间 刚要写公司人力资源规划报告 一个下属又进来请示和审批 同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻 召集下属开会 因下属反映部门内部不团结影响到了工作 但会议不仅没有达到预期目的 还拖延了时间 一直持续到17 00 下属走后 已过了下班时间 没有时间完成报告了 马经理只好带着未写完的报告回到家中 看样子今晚上又得加班到午夜了 案例学习 为什么时间总不够用 马经理的时间哪儿去了 电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题 这本不属于马经理的事 有薪酬主管吗 事必躬亲对下属工作不放心 凡事事必躬亲 替下属做工作 结果整天被埋在事务性的工作里 上司召见上司不定期的召见 使中层经理的时间具有很大的随意性 低效会议会议安排没有计划 会议拖延 主题不明确 对会议没有实行有效控制 官僚作风喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风 下属的不断请示和汇报 大大浪费了自己的时间 为什么时间总不够用 这些时间小偷是否就在身边 大包大揽 事必躬亲 不懂得统筹安排 没有设定完成时限 没有轻重缓急安排 没有目标或缺乏计划 有求必应 来者不拒 冗长而又无效的会议 官僚作风 文牍主义 沟通不良 做无用功 等待或各种干扰来袭 警惕 时间小偷 46 时间管理的关键在于自我管理 自我训练 形成习惯 47 谢谢参与 48