主讲老师 王若文 高效时间管理的秘密 王若文 湖南长沙人 1987年毕业于北京大学 2003年深圳首届 十大金领 人物之一 2004年深圳百名 特区之子 人物之一 2013年培训TOP100 最佳人力资源及领导力管理专家 2010年最受欢迎的 中式人本思辨管理专家 2011年金蝶公司全国巡场 领袖峰会 金牌主持 企管部经理总裁秘书 人力资源总监行政副总裁 人力资源总监副总裁 人力资源总监培训总监 中国区人力资源总监 总裁助理 现任 广州通盈投资公司董事长 曾就职上市公司 内容结构 一 人生成就与时间使用二 实用的五代时间管理观念与方式三 跨越时间管理的陷阱四 时间管理的有效工具与方法五 学以致用的更多思考与技巧 想了又想 还要做啥 好像没啥要做了 忙着点鼠标 忙着翻邮件 忙着搞学习 忙着聊天 惨了 居然还有事没做 实在没时间了 疯狂加班 拼命救火 狂催别人 啊 又要下班了 感觉啥事都没做 第二天继续说 啊 又下班了 你是否有过 感觉工作效率很低 找我的人太多 每个人说几句话时间就没了同时要做N件事情 人都晕了 也不知道为什么 反正就是感觉没效率不知道时间从哪里漏掉了 研讨 我们的时间够用吗 我们的效率合格吗 开篇 测试 我们的时间管理是什么水平 第一节 人生成就与时间使用 1 时间如何分配2 柳比歇夫的 奇特的一生 3 物理学家MichaelNielsen的忠告4 德鲁克发现的惊天秘密 人一生的宝贵时间 假如一个人的寿命为60岁 那么他总共只有21900天 一生时间的用途分别为 睡20年 7300天 吃饭6年 2190天 穿衣和梳洗5年 1825天 生病3年 1095天 打电话1年 365天 照镜子70天 抹鼻涕10天 最后只剩下3205天 即8年又285天用来做有用的工作 问问自己四个问题 1 我做了什么根本不需要做的事 2 我做了什么能够由别人 并且应该由别人做的事 3 我做了什么耗时过长的事 4 我做了什么会浪费别人时间的事 第一节 一 时间如何分配 1 案例分析 看看张经理一天的工作状况 第一节 二 审视浪费时间的坏毛病 第一节 二 审视浪费时间的坏毛病 1 案例分析 看看张经理一天的工作状况 1 案例分析 看看张经理的时间去哪里了 第一节 二 审视浪费时间的坏毛病 2 对比分析 你有没有遇到这些时间的 杀手 第一节 二 审视浪费时间的坏毛病 亚历山大 亚历山德罗维奇 柳比歇夫 1890年4月5日 1972年8月31日 前苏联的昆虫学家 哲学家 数学家 一生发布了70余部学术著作 从分散分析 生物分类学到昆虫学等 他一共写了五百多印张 等于一万二千五百张打字稿 柳比歇夫的一生做了很多的事情 多到几乎让人难以置信 他的遗产包括几个部分 有著作 探讨地蚤的分类 科学史 农业 遗传学 植物保护 哲学 昆虫学 动物学 进化论 无神论 此外 他还写过回忆录 追忆许多科学家 还应用数学方法来研究生物分类学 他讲课 当大学教研室主任兼研究所一个室的负责人 还常常到各地考察 三十年代他跑遍了俄罗斯的欧洲部分 去过许多集体农庄 实地研究果树害虫 玉米害虫 黄鼠 在所谓的业余时间 作为 休息 他研究地蚤的分类 单单这一项 工作量就颇为可观 到一九五五年 柳比歇夫已搜集了三十五箱地蚤标本 共一万三千只 其中五千只公地蚤做了器官切片 总计三百种 这些地蚤都要鉴定 测量 做切片 制作标本 他收集的材料比动物研究所多五倍 第一节 三 柳比歇夫的 奇特的一生 1 非凡的成就有什么 他的净时间管理法 连续坚持56年 乌里扬诺夫斯克 一九六四年四月八日 分类昆虫学 鉴定袋蛾 结束 二小时二十分 开始写关于袋蛾的报告 一小时五分 1 0 附加工作 给达维托娃和布里亚赫尔写信 六页 三小时二十分 0 5 路途往返 0 5 休息 剃胡须 乌里扬诺夫斯克真理报 十五分 消息报 十分 文学报 二十分 托尔斯泰的 吸血鬼 六十六页 一小时三十分 听里姆斯基 柯萨柯夫的 沙皇的未婚妻 基本工作合计 六小时四十五分 1 陀布尔让斯基 人类的进化 三百七十二页 看完 共十六小时五十五分 六小时四十五分2 亚诺什 卡罗埃 动物有没有思想 九十一页 二小时零分3 P 贝尔格的手稿 二小时零分4 聂考洛 奥斯维尔陀 十七页 四十分5 拉特纳的手稿 一小时三十分合计 十二小时五十五分 想一想 他这样做是傻瓜行为还是有益处 在哪里 第一节 三 柳比歇夫的 奇特的一生 2 毛时间与净时间 3 时间管理要点 1 保持时间记录的真实性 准确性 真实是指工作现场的记录 而不是补记的 准确是要求记录的误差不大于15分钟 否则记录就无使用价值 2 切勿相信凭记忆的估计 人对时间这种抽象物质的记忆是十分不可靠的 3 选择的时间记录区段要有代表性 4 及时调整时间分配计划 在检查时间记录时 要找出上一时段计划时间与实耗时间的差 并以此为根据 对下一时段的时间耗用予以重新分配 5 坚持就是成功 第一节 三 柳比歇夫的 奇特的一生 4 时间管理步骤 第一节 三 柳比歇夫的 奇特的一生 1 记录 2 统计 3 4 分析 反馈 5 时间管理守则 1 我不承担必须完成的任务 2 我不接受紧急的任务 3 一累马上停止工作去休息 4 睡得很多 十小时左右 5 把累人的工作同愉快的工作结合在一起 思考 我们从这位了不起的人身上学习到了什么 他的一生是 心存旁骛 的一生 第一节 三 柳比歇夫的 奇特的一生 讨论 时间的黑洞在哪儿 第一节 四 揭开时间真相 思考 我们将如何管理好我们的时间 忘了什么该做 时间被瞎忙掉了早该做的没做 时间用来救火去了做事没效率 时间用来打酱油去了 第二节 实用的五代时间管理观念与方式 1 什么是时间2 什么是时间管理3 五代时间管理观念与方式1 第一代时间管理 公鸡型2 第二代时间管理 仓鼠型3 第三代时间管理理论 北极熊型4 第四代时间管理 群狼型5 第五代时间管理 熊猫型 时间到底是什么呢 时间对于不同的人有不同的意义 对于活着的人来说 时间是生命 对于商人来说 时间是金钱 对于做学问的人来说 时间是资源 对于无聊的人来说 时间是债务 对于绝大多数的人来说 时间就是财富 是人生最大的资本 哲学家说 时间是物质运动的顺序性和持续性 其特点是一维性 是一种特殊的资源 3 认识时间 第二节 一 什么是时间 想要体会 一年 有多少价值 想要体会 一月 有多少价值 想要体会 一周 有多少价值 想要体会 一天 有多少价值 想要体会 一小时 有多少价值 想要体会 一分钟 有多少价值 想要体会 一秒钟 有多少价值 想要体会 一毫秒 有多少价值 眼睛一闭一睁 一天就过去了嚎 眼睛一闭不睁 这辈子就过去了嚎 2 时间的体会 第二节 一 什么是时间 3 时间的四项独特性 第二节 一 什么是时间 第二节 二 什么是时间管理 问题在于 时间是无始无终的 而每个人的生命却是有限的 因此 时间管理的对象不是 时间 而是每一个 使用时间的人 其本质就是 另外 鲁迅先生说 时间是组成生命的材料 那么 管理时间 也就是 那么由此可以理解 所谓的时间管理 不是管理时间 而是基于时间的 无法开源 无法节流 不可取代 不可再生 等特性 去管理 自我对时间资源使用的方式 方法以及与时间对应的事项安排 以求减少时间浪费 用最短的时间或在预定的时间内实现既定目标的行为 时间如水 静静流泻 她对每个人都是公平的 时间本身是没有任何问题的 那么 怎么去理解 时间管理 呢 时间管理是帮我们完成人生目标 提高个人生活品质 实现认真工作快乐生活 把我们原本在工作中浪费掉的时间用于享受其它的快乐 时间是最高贵而有限的资源 不能管理时间 便什么都不能管理 德鲁克 时间管理的重要性 意义 第二节 二 什么是时间管理 第二节 三 五代时间管理理论与方式 1 五代时间管理理论概述 第一代时间管理 公鸡型工作方式 备忘录笔记基本观念 不要忘记工作最高境界 各司其职存在问题 没有计划 第二代时间管理 仓鼠型工作方式 计划工作基本观念 一切按照计划做最高境界 工作时间充满工作存在问题 缺乏目标与价值 第三代时间管理理论 北极熊型工作方式 科学的分配时间基本观念 工作要分轻重缓急最高境界 人生价值与目标存在问题 忽视团队利益与精神 第四代时间管理 群狼型工作方式 团队协作基本观念 团队奉献最高境界 工作与生活和谐相生存在问题 忽视人生规划与个人利益 第五代时间管理 熊猫型工作方式 认真工作幸福生活基本观念 团队与个人利益平衡最高境界 消费就是创造存在问题 很难尽善尽美 时间管理的历史演变是一个不断优化的进程 到第五代以 人生规划 为核心内容 而时间管理是为了确保人生规划的顺利实施 此也为时间管理的根本目的 所以 当我们担心学习时间管理后 会变成没有灵魂的机器人 那说明我们并没有真正明白时间管理的根本目的 时间管理只不过是让我们追求幸福生活 实现人生梦想的有效工具 第三节 跨越时间管理的陷阱 1 时间管理的八大陷阱2 时间管理矩阵 第三节 一 时间管理的八大陷阱 1 时间管理现状 打电话给许久没联系的朋友 常说的一句话是什么 忙 要抛弃的三个字忙 装忙盲 盲目茫 茫然 1 八戒脚踩瓜皮 滑到那里是那里2 不会婉言拒绝 不会说NO3 事到临前才动 反正时间还早 拖延 4 常会不速之客 不请自来5 会议冗长拖沓 会议病6 文件事件满桌 乱丢乱放7 事必躬亲而为 不放心8 请示越俎代庖 无原则地帮助他人 第三节 一 时间管理的八大陷阱 2 时间管理的八大陷阱 表象 没时间计划工作是程序化 规律化 根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚船到桥头自然直 第三节 一 时间管理的八大陷阱 3 猪八戒踩西瓜皮 滑到那里是那里 陷阱一 最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes 哲学家施格兰 第三节 一 时间管理的八大陷阱 3 猪八戒踩西瓜皮 要事第一 设定目标如果没有目标 命中是偶然的 打不中是必然的 二八定律ABC法则办事的优先次序 解决方法 表象 接受请托比拒绝容易拒绝请托会触怒请托人从而导致请托人报复我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝 第三节 一 时间管理的八大陷阱 4 不会婉言拒绝 不会说NO 陷阱二 耐心听无法当场决定时告诉他您要考虑多长时间显示慎重表情和颜悦色态度坚定指出拒绝理由拒绝是请托本身而不是拒绝他本人如可能为他提供其他可行途径切忌通过第三人来拒绝说不应该是有礼貌要给对方的清晰的解释给对方另外的选择和建议 第三节 一 时间管理的八大陷阱 4 不会婉言拒绝 学会说NO 解决方法 第三节 一 时间管理的八大陷阱 表象 帕金森定律 工作会自动膨胀占满所有可能的时间时段隐含你可以为一项工作安排过多的时间 而如果你给自己安排了充裕的时间做某项工作 你会放慢你的节奏以使用掉你分配的所有时间 5 事到临前才动 反正时间还早 拖延 陷阱三 第三节 一 时间管理的八大陷阱 是必须要做的吗 不完成会怎么样 是自己想要的吗 和目标直接相关吗 回报及收益高吗 5 事到临前才动 以终为始 以最终结果来开始行动 解决方法 第三节 一 时间管理的八大陷阱 表象 没有预约的客人无端的申诉往往会使您难以专心致志地工作 6 常会不速之客 不请自来 陷阱四 学会应对不速之客不要采取无条件的 门户开放 政策授权秘书活助理对约会作初步之安排授权秘书甄别并拦截来客规定接见部属时间 或定期会见部属移樽就教在办公室外接见不速之客站立会客让秘书控制会谈时间 或限时面谈 第三节 一 时间管理的八大陷阱 6 常会不速之客 电邮另排 学会处理电话 电邮如果找不道要通话的对方 切记要留言 并说明事情的严重性 以确保对方回电打电话之前 要把事情重点写下来要谈比较复杂的事情 可以先将文件传真给对方先看 减少详细解释的时间备有有关文件自设时限 解决方法 第三节 一 时间管理的八大陷阱 表象 基于合群的愿望而聚会倾谈为推卸责任没有勇气 逃避指出个别员工的错误无效的会议不断重复测算