时间管理技能TimeManagementSkills主讲 TIMS核心管理技能之二 时间管理对个人 是一种人生哲学 对管理者 是最基本的管理技能 一 善用生命的资源二 第一 二 三 四代时间管理的理论和实践 时间管理技能 三 改变习惯 经营时间 关于时间的成语光阴似箭日月如梭一寸光阴一寸金 寸金难买寸光阴一年之计在于春 一日之计在于晨十年树木 百年树人 中外名人对时间的描述 子在川上曰 逝者如斯夫 不舍昼夜 孔子 多少事 从来急 天地转 光阴迫 一万年太久 只争朝夕 毛泽东 浪费别人的时间 就好像谋财害命一样 鲁迅 中外名人对时间的描述 世界上最重要的东西是时间 美 托马斯 爱迪生你热爱生命吗 那么 别浪费时间 因为生命是由时间构成的 美 本杰明 富兰克林根据我的观察 大多数人的成就是在别人浪费掉的那些时间里取得的 美 亨利 福特 时间的特质 1 公平 2 即时 不能存储 一去不复返 企业的时间观 时间是金钱 是效率 是利润 在大多数情况下 时间是一分钟一分钟浪费掉的 而不是整个钟头浪费掉的 就像水桶的底部有一个小洞 水慢慢就会漏光 结果跟有意一下子把水倒掉一样 美 保罗 J 迈耶 工作场所的10位时间的窃贼 时间的窃贼原因 1 寻找东西随手乱放 无秩序 解决行动 1 没有用的东西扔掉 2 不扔掉的东西分门别类保管好 3 过一段时间清理东西 工作场所的10位时间的窃贼 时间的窃贼原因 2 会议没计划 不守时 不知所云 会而不议 议而不决 决而不行 解决行动 1 不开没有准备的会议 2 会议必须要做结论 3 结论必须要落实到人和时间 并监督 练习I会议组织 有效会议的组织的程序 1 会议议题收集 2 会议通知 3 会议室准备 4 主持人 会议记录 5 发言人 6 做结论者 7 会议记录审定及颁发的时间 高效会议的三要素 1 控制 2 群体决策的程序 3 事实沟通的技能 高效会议的控制要素 1 会前控制这次会议是否要开 如何安排议程只邀请关键人物会议通知 时间 地点 设备 高效会议的控制要素 2 会中控制对付使会议跑题的人对付垄断会议的人对付挑衅滋事的人对待默默无语的人 高效会议的控制要素 3 会后控制会议结束前运用 会议检查表 会议记录 有效性的秘诀会后个人承担的行动项目和责任控制 工作场所的10位时间的窃贼 时间的窃贼原因 3 电话方便自己还是方便别人 解决行动 1 有些琐事让助手或秘书决定 2 工作电话要有记录 3 养成3分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯 工作场所的10位时间的窃贼 时间的窃贼原因 4 处理文件工作方式 复印一份资料给我 解决行动 RAFT技术Refer 呈交文件 Acton 按程序处理 File 归档 Throwitaway 仍掉 工作场所的10位时间的窃贼 时间的窃贼原因 5 别人打扰 面子 解决行动 确认工作的目标和价值 6 拖延找借口 解决行动 迟早都要做 不如现在就做 工作场所的10位时间的窃贼 时间的窃贼原因 7 不当的受托逞强 好表现 解决行动 1 集中精力做好分内之事 2 勇于说 不 工作场所的10位时间的窃贼 时间的窃贼原因 8 突然事件 危机 被动 解决行动 是不是真正的危机 把精力用来关注在危机背后的根源 防患于未然 工作场所的10位时间的窃贼 时间的窃贼原因 9 十全十美思想理想主义 标准过高 Parkinson sLaw 帕金森定律 Parkinson sLaw 1 时间越充裕 工作速度越慢 2 预定多少时间 就会有多少工作 工作场所的10位时间的窃贼 时间的窃贼原因 9 十全十美思想理想主义 标准过高 Parkinson sLaw 解决行动 在精益求精的同时 要设立时限 10 一个人包打天下不相信别人 解决行动 有效授权 优点 具有变通能力 时间安排不会太紧凑或太复杂 压力较小 会逐步完成待办事项 注意 最重要的事就是眼前的事 按事情发生的顺序处理事情 因忽略组织规划而疲于应付 没有严整的组织结构 会遗漏事情 第一代时间管理 着重利用便条与备忘录 在忙碌中调配时间 优点 通过制定目标与规划 能完成较多事情 因事先准备充分 会议或行事教能发挥实效 未雨绸缪 注意 最重要的事就是时间表上的事 会产生安排人的习惯 实现了目标 却不见得满足真正的需求 第二代时间管理 强调行事历与日程表 注意到规划未来的重要 优点 有责任感 有价值观 能发挥目标的效果 通过每天的规划与安排优先顺序 个人能力得以提高 对时间与自我更具管理技巧 注意 过分强调效率 时间绷得太紧 强调个人成就 人与人之间会出现感情危机 第三代时间管理 讲求优先顺序的观念 按轻重缓急设定短 中 长程目标 逐日订定实现目标的计划 将有限的时间加以分配 争取最高的效率 1 先做最重要的事 别被琐事牵着鼻子走 轻重缓急 2 讲求多方面的平衡 不要忘了健康 家庭 个人发展等重要的人生层面 价值观念 3 通过改变观念来改变行为 第四代时间管理的特点 强调掌握重点的个人管理 重要性 与目标有关的事情 就是重要的事情 A 非常重要 必须做B 重要 应当做C 不太重要 可能有用 但不是非做不可D 不重要 没有任何效果紧急性 A 非常紧急 必须马上做B 紧急 应当赶紧做C 不太紧急 推迟一段时间再做也行D 不紧急 时间不作为考虑的因素 各种活动程度等级的描述 I 既重要 又紧急的事情 表现 危机急迫的问题有期限压力的计划和行动结果 压力筋疲力尽收拾残局 II 不重要 但紧急的事情 表现 不速之客某些电话 信件 报告 会议必要而不重要的问题某些欢迎活动结果 轻视目标和计划缺乏自制力 怪罪他人短视近利 III 既不重要 又不紧急的事情 表现 繁琐的工作某些信件 电话无聊结果 全无责任感依赖他人工作不保 IV 重要 但不紧急的事情 表现 防患于未然建立人际关系发掘新的机会 规划休闲结果 有远见 有理想纪律 自制平衡 少有危机 紧急不重要III重要IIIIV不紧急 救火的人生 忙碌的人生 庸俗的人生 防御的人生 计划不如变化快 计划可以消除变化 不准确的计划浪费管理者的时间 关于计划 计划可以指明方向计划可以减小变化的冲击计划可以使浪费和冗余减到最少计划设立了标准 以利于控制 为什么要做计划 成功 行动 周密的计划 强烈的目标 谢谢大家