第6章Excel2002的功能与使用 6 1Excel2002的基本功能6 2工作表与工作簿6 3公式与函数6 4数据图表6 5数据清单6 6数据透视表6 7数据分析与决策6 8数据共享6 9上机实习习题六 6 1 1Excel2002的基本功能与特点1 制表与表格运算Excel最基本的功能就是在窗口上利用网格线 绘制整齐漂亮的数据表格 表格中既可存放原始数据 又可生成处理结果 类似于日常的手工填表 容易学习和使用 特别是数据运算中的自动修改 只要某数据参与运算或被修改 与之相关的运算结果也随之修改 使用户摆脱了反复演算的困扰 6 1Excel2002的基本功能 2 数据处理Excel具有惊人的数据处理能力 一张二维工作表 最多可达65536行 256列 一个单元格中的字符数可达32000个 足以满足一般业务的需求 其次 存放在Excel中的数据可像存放在数据库中的一样 不必编程 就可以进行检索 分类和筛选等操作 它还具有与其他数据库链接的能力 使用户可检索大型机或网络服务器上的大型数据库中的数据 3 函数与公式Excel提供有300多个内置函数 用以构成各种公式 或对数据进行分析处理 其范围涉及常用的数学函数 日期与时间函数 文本函数 财务分析函数 工程计算函数 统计分析函数 数据库管理函数 逻辑判定函数等 4 图表生成在Excel中 拥有包括柱形图 饼图 条形图 面积图 折线图 气泡图以及三维图表等在内的14大类100多种基本图表 而且具有 图表向导 可帮助用户创建所需要的图表 在 图表向导 中 可预览用户选择的效果 而且还能返回 重新选择 另外 用户还可以使用新的数据地图 将数据表中与地理有关的数据以地图的方式表示出来 使数据与地图上的国家或省 市联系在一起 只要看一眼地图 就可以找到各种数据与地理位置之间的关系 这些以图表方式表现的数据直观 醒目 5 文字 图形修饰Excel不仅仅是一个数据处理软件 它还可以像字处理软件一样对表中的字体 格式进行修饰 增添边框 底纹 使用艺术字 以增强表格的视觉效果 还能绘制直线 箭头 矩形 椭圆 圆和弧线等各种各样的图形 作为表格的点缀 还可以在调色板上获得各种颜色 不同深度的阴影 过渡色 填充纹理 增强图表的效果 6 数据分析Excel具有很多数据分析工具 它提供的数据透视表可以让用户利用简单的拖放操作 改变数据表格的结构 从而找出数据之间的隐含关系 对数据进行分析 另外 还有许多其他数据分析工具 以便对数据进行处理 7 上网功能在Excel2002中 应用程序与Web集成 从而完全支持Internet 用户可以用HTML格式创建和保存工作表 能够从Internet或Intranet上查询数据 并进行动态更新 甚至还可以将Excel当作浏览器 直接浏览HTML文档 8 操作方式简便标准在Excel中 窗口的结构 菜单 工具栏的组成与所有的MicrosoftOffice办公软件非常相近 许多菜单项 快捷按钮采用相同模式 除此之外 所提供的 Office助手 自动更新以及拖放功能 使用户在初次使用时均感到方便 顺手 6 1 2Excel2002的启动在Windows98 2000 NT XP中 用户可用多种方法启动Excel2002 1 通过 开始 菜单启动 执行 开始 程序 命令 在相应的子菜单中单击 选项 2 通过桌面快捷图标启动 双击桌面上的 MicrosoftExcel 快捷图标 3 通过打开Excel文件启动 对于已有的Excel文件 可通过 资源管理器 或其他方式找到 打开该文件 即可启动Excel 除了以上三种常用方式外 还有多种其他方法也可启动Excel 例如 执行 开始 运行 命令启动 直接从 资源管理器 或 我的电脑 中运行Excel应用程序等 6 1 3Excel2002的窗口界面启动Excel之后 屏幕显示如图6 1所示的主窗口 其中包括标题栏 菜单栏 工具栏 编辑栏及状态栏 这5个区域组合在一起称作Excel工作区 在工作区中 各组成部分的作用如表6 1所示 6 1 4Excel2002的退出退出Excel2002的方法也有多种 其中 最常用的方法是执行菜单栏的 文件 退出 命令 也可单击Excel窗口右上角的关闭按钮 或者单击菜单栏左端的控制菜单图标或标题栏左端的系统菜单图标 再在弹出的子菜单中选择 关闭 命令 还可以使用键盘命令Alt F4 在退出Excel时 如果没有保存文件 则弹出对话框 提示用户保存 如图6 2所示 图6 1Excel2002主界面窗口 图6 2保存提示框 6 2工作表与工作簿6 2 1基本概念1 工作簿工作簿是指Excel中用来存储并处理数据信息的文件 在一本工作簿中 可以拥有多张具有不同类型的工作表 最多可有255个工作表 在默认状态 一个工作簿文件可以打开16个工作表 分别用Sheet1 Sheet2 Sheet16命名 2 工作表工作表如图6 1所示 是一个65536行 256列的表格 行的编号自上而下为 1 到 65536 列的编号为 A B AA AB IV 行和列的坐标所指定的矩形框称为单元格 在一个工作簿文件中 无论有多少个工作表 保存时都将保存在该工作簿文件中 3 单元格单元格是基本 存储单元 可输入或编辑任何数据 比如字符串 数据 公式 图形或者声音等 4 单元格地址每一个单元格都有固定的地址 用行 列序号表示 比如 A3 表示第A列 第3行的单元格 而且一个地址惟一地表示一个单元格 一个工作簿往往有多个工作表 为了区分不同工作表中的单元格 常在地址的前面增加工作表名称 比如 Sheet2 A6 表示工作表 Sheet2 中的 A6 单元格 5 活动单元格活动单元格是正在使用的单元格 外边框显示为深黑色 如图6 1中的B6所示 这时 输入的数据被保存在该单元格中 若要选择多个单元格区域 可同时按下Ctrl键 6 2 2工作簿的创建 打开与保存1 创建新工作簿在启动MicrosoftExcel时 系统将打开一个新的工作簿 默认文件名为Book1 Book2等 用户可根据自己的需要重新输入文件名 要创建新的工作簿可在图6 1所示的任务窗格的列表中去选择 也可以单击常用工具栏的 新建 按钮 如果用户在任务窗格中选择 通用模板 屏幕弹出如图6 3所示的 模板 对话框 其中有两个选项卡 提供常用工作簿和各种报表模板文件 以供选用 只要单击某个选项卡 再选择某一模板图标 确定后即可选择一种模式 图6 3 模板 对话框 2 打开工作簿文件打开文件时 可在菜单栏执行 文件 打开 命令 或者单击工具栏上的 打开 按钮 进入 打开 对话框 如图6 4所示 在 查找范围 框中 选择文件夹 找到文件后单击鼠标左键选中 然后单击 打开 按钮或者双击文件名 3 保存文件如果原名保存 可单击工具栏的 保存 按钮 或者在菜单栏中执行 文件 保存 命令 如果需要更名或者保存在不同的文件夹中 执行 文件 另存为 命令 其对话框与Word中的 另存为 相同 如图5 18所示 图6 4 打开 对话框 6 2 3工作表数据输入1 单元格指针移动方向在输入过程中 按下Enter表示确认输入的数据 同时单元格指针自动移到下一个单元格 单元格移动方向键如表6 2所示 也可使用上下左右键 表6 2单元格指针移动方向 2 输入文本选定单元格后 即可输入文字 输入时 字符左对齐 如果输入的文字超出单元格的宽度 输入文字将溢出到右边的单元格内 但实际上仍在本单元格中 如果再在其后面的单元格中输入文字 前面单元格中的文字以默认宽度显示 但文字保留 也可以设置自动换行 以便阅读 设置的方法如下 1 选定单元格 2 执行 格式 单元格 命令 进入 单元格格式 对话框 如图6 5所示 3 选择 对齐 选项卡 在文本控制栏中选中 自动换行 复选框 单击 确定 按钮 在遇到换行时 行高自动增加 对于全部由数字组成的字符串 为区别于 数值型 数据 其字符串前添加单引号 比如 05316 或者用双引号括起来 比如 05316 图6 5 单元格格式 对话框 3 输入数字在建立新的工作表时 所有单元格默认为通用数字格式 通用数字格式采用整数 比如789 小数 比如7 89 格式 而当数字长度超过11位时 自动转用科学计数法 取6位有效数字 小数点后5位 比如 输入 123456789123 时 自动记入 1 23456E 11 数字是由字符 0 1 9 和特殊符号 Ee 组成的字符串 输入数字时 可以参照以下规则 1 可以在数字中包括逗号 作为千分位 如 1 450 500 2 数值项目中的单个句点作为小数点处理 3 在数字前输入的加号被忽略 4 输入负数时 在数字前加上一个减号或者用圆括号将数字括起来 数字输入时 Excel2002可根据输入的数字自动确定其格式 例如输入的数字前面有货币符或者后面有百分号时 Excel2002会自动地改变单元格格式 从通用格式改变为货币格式或百分比格式 输入数字 在单元格中靠右对齐 对于分数 应先输入 0 空格 再输入分数 比如 01 2 和 03 2 以免与 日期型 数据混淆 4 输入日期和时间在单元格中输入日期或时间时 单元格自动从 通用 格式转换为 日期 或 时间 格式 输入日期和时间数据时 可按照以下规则进行 1 若使用12小时制 需输入am或pm 比如5 30 20pm 也可输入a或p 但在时间与字母之间必须有一个空格 若未输入am或pm 则按24小时制处理 若在同一单元格中输入日期和时间 二者之间用空格分隔 比如05 02 1217 00 输入字母时 忽略大小写 2 输入日期时 有多种格式 可以用 或 连接 也可以使用年 月 日 比如07 10 23 07 10 23 23 APR 05 2007年10月23日等 5 使用填充功能数据输入时 经常遇到同种类型的序列数据 比如 一月 到 十二月 或者输入一个等比数列等 这时 可以使用Excel提供的填充功能 自动输入 1 自动填充输入带有明显序列特征的数据时 比如日期 时间等 可拖动填充柄进行填充 如图6 6所示 在B3单元格中输入 一月 后 将鼠标指向该单元格右下角的小黑块 填充柄 指针变成黑色 形 按下左键拖动 即可输入其他月份 比如拖到D3单元格 即可看到C3 D3单元格分别输入了 二月 和 三月 图6 6使用自动填充功能 2 菜单填充使用菜单自动填充 步骤如下 1 在具有 序列 特性的第一个单元格中输入数据 比如 星期一 2 选定 序列 所使用的单元格区域 比如 A1 A5 3 执行 编辑 填充 序列命令 屏幕显示如图6 7所示的 序列 对话框 从中选择 列 自动填充 选项 4 单击 确定 按钮 即可在选定的区域内显示如图6 8所示的数据序列 图6 7 序列 对话框 图6 8执行 向下填充 3 记忆输入法在一个表内 经常需要在同一列重复输入相同的数据 为此 可使用 记忆输入法 如图6 9所示 若要在A5单元格输入 华美公司 只要在A5单元格输入 华 字 Excel将自动从本列中寻找与 华 字匹配的数据项 并添加到A5单元格中 4 选择列表法选择列表法如图6 10所示 若要在A6单元格输入同一列中某一数据项 比如 黎山公司 选中A6 并使 十 字形光标指向A6 单击鼠标右键 再在弹出的快捷菜单中选择 选择列表 这时 在A6单元格下拉出一个包含本列所有数据项的菜单 从中选择 黎山公司 即可 这种方法也只适用于字符串数据项的输入 图6 9记忆输入法 图6 10选择列表法 5 自定义序列在应用中 有时遇到Excel提供的序列不能完全满足实际的需要 这时 可以利用Excel提供的 自定义序列 功能 操作步骤如下 1 执行 工具 选项 命令 屏幕弹出如图6 11所示的 选项 对话框 2 选择 自定义序列 选项卡 在 输入序列 框中输入新序列的项目 各项目之间用半角逗号分隔 也可输入一个项目后按Enter键 结果如图中的 张王李赵 所示 3 单击 添加 按钮 新输入的序列将被添加到自