农村改厕项目档案管理 高富贵2012 一 农村改厕项目档案资料管理要求 一 县 市 区 项目办主任要加强对项目资料管理的领导 并指定专人 即资料员 负责资料管理工作 各项目乡镇 村要参照本要求建立档案 二 相关资料的收集 项目活动过程中形成或使用的具有查考利用价值的文函 会议资料 培训资料 各类记录 图表簿册 录音 像 带 照片等都应及时收集起来 三 整理 立卷 要一事一卷整理归档 案卷封面要有标题 归档号 起止日期等 同时要编制案卷目录以备查找 项目档案资料的收集 汇总 归档及管理 所有表格和资料的原件 以县为单位 实行 谁收集 汇总 谁负责建档 管理 谁保留原件 制度 均由申报执行改厕项目县爱卫办指定专人负责 二 案卷目录建议按以下内容立卷 基本资料项目工作文 函等项目启动会议资料项目培训班资料宣传材料发放及登记物资招标采购有关资料建厕资料项目资金国家 省级资料 一 基本资料 单独成档 以下同 1 项目实施地区的地理 土壤特性 气候 民族 经济 人口等资料 年鉴查询2 改厕本底调查资料 掌握改厕项目村的基本情况 为农村改厕项目评估提供基础数据 如制定表格 按一定 10 的比例 随机抽取农户进行调查 调查内容 项目村本年度前改厕的基本情况 农户的基本情况等 评价指标 累计无害化户厕普及率及户厕卫生状况 相关知识知晓率 相关行为形成率 传染病 肠道传染病与寄生虫病 感染发病情况 环境卫生达标情况等 改厕后效果评价 评价农村改厕对肠道传染病控制效果 评价农村改厕对粪便无害化处理效果 评价农村改厕对居民卫生行为和卫生观念的影响 评价农村改厕的卫生经济学效果 3 改厕项目规划数与完成数 项目实施前的基数 如 当地十一五规划中目标 本年度申报时已经改建完成情况 基数指总农村农户数与未改农户数量 改水改厕年度报表查询 4 项目投资与资源分配 以县级为单位 如 本地或上级政府资金投入到乡村 数量 不同部门不同类型改厕项目投入到乡村 数量 发改 农业新能源 环保 卫生爱卫办等 世行 儿基会等 本地争取上级单独改厕补助帮扶资金 当地政府改厕规划目标实施内容涉及资金数量和改厕任务 5 项目工作组织机构与组织网络 各级机构建立项目工作组织机构 改厕项目工作小组及技术指导小组 见后 与组织网络之相关文件资料 如红头文件 项目领导小组及成员名单 职责 人员应涉及政府和相关部门 发改 财政 审计 医改办 农业新能源 水利 卫生 爱卫办等 组织网络涉及改厕县 乡镇 村 举例 小组职责 组长 副组长 成员之职责 具体到姓名 姓别 单位 职务职称 联系电话等 领导小组参与改厕工作体现 县级领导及组长 6 项目实施前后卫生面貌与人群卫生习惯的变化 使用粪肥的习惯及行为改变 问卷调查结果统计分析7 改厕技术方面的要求及对项目实施技术的修正建议 根据本地实际 调研制定适合本地的无害化卫生厕所类型 便器 尺寸容积 地上结构等 改厕技术施工队伍人员及建造方式 改厕物资采购与资金使用方式 集体投入 个人捐赠 群众自筹额度等 示范厕所与当地群众欢迎满意度 群众建议与改厕技术改良 报省改厕技术指导小组审定 8 改厕实施地区的粪便无害化效果 卫生学评价 监测资料 改厕前 改厕后抽查监测 CDC机构出具正式监测报告 兼顾不同类型 不同村户按照一定比例抽样 改厕后粪便取样应从后瓮 第三格采样 时间应该在使用无害化厕所内粪便发酵2月以上 9 相关传染病发病资料 CDC传染病疫情报告网 收集相关年度资料对比10 改厕工作的今后发展规划 爱卫会 政府制定改厕规划目标 不少于3年 红头 二 项目工作文 函等 1 项目实施方案 或计划 红头文件2 项目办公室成立文件 红头文件 办公室职责 成员组成与职责分工主任 副主任 成员之职责 具体到姓名 姓别 单位 职务职称 联系电话等 3 项目技术专家指导组成立文件 红头文件 小组职责 成员名单与职责 举例由爱卫办 健康教育 省卫生监督 疾控中心和水利等部门组成 组长 副组长 成员之职责 具体到姓名 姓别 单位 职务职称 联系电话等 4 各种项目报表 国家 省 市项目要求报表盖章存档 年度改水改厕报表 5 项目简报 项目县 市 制作的涉及与项目有关的各种信息报道 红头纸 6 项目实施相关文件 计划 通知 报告 通报 领导批示 总结等文字 声像档案 原件存档 红头 盖章 签字 复印件备份 7 项目申请 批复资料 复印件存档 及改建厕农户名单 附项目序号 等资料 项目乡村向县级的各种申请及县级批复 项目县向市级各种申请及市级批复 年度改厕项目工作的县 市 区 应对项目乡镇 村名单进行认真核对 务必做到县 市 区 乡镇 村名称相一致 有效区分 项目执行前 计划 上报的项目村名单 盖章 实际执行改厕项目名单 调整变更的要有调整变更申请报告 盖章 即每个项目镇村要有原始申报名单 镇村户调整变更名单 实际无害化厕所建造花名册 含全省统一编号 等底档 电子版和文字版 到村 到类型 数量 编号 在省和各市爱卫办均留档保存 详细改厕户名与改厕编号表在设区市留电子版和文字版档备查 8 实施项目的责任书 项目县与项目村镇签订项目市与项目县签订9 省 市 县 区 督导资料 日常督导交换意见 文字通报 影像资料等留档 三 项目工作会 启动会 现场会 推进会 调度会资料 分别存档 1 工作会 启动会 现场会 推进会 调度会等会议之通知 红头文件 电话通知记录 2 议 日程 程安排 列项 列表3 领导及相关人员讲话 手写 打印文字资料4 会议纪要或简报 每次均要有简报 重要会议如有县级领导参加的要上媒体报导 纸制品原件 复印或影像 5 报到簿 每个参会人员签字 尽量不要代签 6 会议交流材料 发言文字资料 交流材料汇编 7 照片 媒体报道 留档 等 计算机存储 典型镜头打印或冲洗8 其他相关资料 四 项目培训班资料 每一期培训班一个卷宗 应包括 1 培训班通知 红头文件发放 通知形式多样 2 培训班日程安排表3 报到簿4 培训教材 讲义 领导讲话5 班前 班后测试 技术方面应该至少有班后测试6 培训班纪要或简报 小结7 照片 媒体报道等 与培训有关的文字 图片 记录 影像等资料领导讲话与授课人员照片 含会标 培训内容标题 等8 现场参观与实践 类型模式 模型 制作现场 现场操作 演示等 9 其他相关资料改厕技术培训 内容 人数 天数 测试 等都要有详尽的记录 并保留原始资料 注 发放培训合格证明 五 健康教育与宣传材料发放及登记 单独存档 1 学校开设健康教育课资料 书 小册子2 印制发放各种宣传资料 书 资料汇编 折页 宣传画 小册子 明白纸等上级发放与本地制作之区分3 报纸 媒体刊登资料 原件 复印件4 项目县镇村开展健康教育资料 开展 报纸 广播 电视 互联网等大众媒体 通过开设专家访谈 热点 关注等栏目 发放健康宣传资料 制作墙报 设置专栏 设点宣传 健康咨询 知识讲座 入户宣传 送知识下乡等形式 5 各种活动记录资料 录音 像 带 照片等6 村小学 村妇女与干部党团员 施工技术人员等培训或宣教情况资料 村级留档 形式体现 7 分发材料登记记录 到村镇签字 时间 数量 品种名称等8 其他相关资料宣传教育 要有活动名称 内容 时间 地点 人数 参加人群 等都要有详尽的记录 并保留原始资料 例 农村改厕健康教育项目档案目录 一 改厕健康教育实施方案及相关文件 二 农村改厕健康教育培训资料 三 开展改厕健康教育活动文字资料 记录 四 开展改厕健康教育活动影像 图片等资料 五 督导检查资料 六 改厕健康教育项目经费预算 分配 使用和管理 七 改厕健康教育资料 补助经费的发放 登记 八 改厕健康教育项目实施进度 九 改厕健康教育项目效果评估 验收 项目实施前后卫生面貌与人群卫生习惯的变化 使用粪肥的习惯及行为改变 十 改厕健康教育项目批复资料 十一 与农村改厕健康教育项目有关的其它资料 六 物资招标采购有关资料 1 招标计划书2 招标文件3 招标通告公开招标资料 1 招标代理合同 政府采购 2 政府采购项目明细表 3 招标公告 4 投标人领取资料委托书 5 招标文件 前附表 投标须知 招标要求 评标定标的原则和方法 采购数量及指标要求 投标文件格式 投标文件封面 法定代表人身份证明 法定代表人授权书 投标书 投标报价明细表 投标人资质证明文件 4 公开招标书面报告5 投标报价表6 招标采购文件审查表7 开标 评标情况资料 1 开标会签到表 2 法人授权委托书 3 资格审查记录表 相关证件 工商 税务 组织机构代码 保证金交纳 法人等审查合格 是否有 4 资格审查结果备案表 是否合格 5 开标会唱标记录表 价格 承诺 签字 唱标人 采购人或代理人 投标人确认 6 评委备案表 5人及以上 7 评标专家声明书 5人及以上 签字 8 评审记录表 有无重大偏差 如属于废标 串标 高于最高限价 无盖章签字等 9 评标记分汇总表 所有投标公司由高到低排列 价格 10 评标报告 并签字 8 中标通知书9 采购合同 附件中涉及预制厕具的要有尺寸 直径 建造材料 容积 角度等 10 设计图纸11 中介机构提供的工程造价书 标底价 等相关材料12 其他相关资料如投标文件 中标单位整套资料汇总 未中标 包括法人证明 盖章签字 法人授权委托书 盖章签字 身份证复印件 投标书 投标报价明细表 工商执照 组织机构代码 税务登记证副本 保证金收据证明复印件 厕具质量与现场图片等 严格遵守 中华人民共和国政府采购法 等规定 规范改厕物资招标采购管理 并将具有法律效力的合同副本和支付凭证等复印件报市爱卫办备案 要严格按照国家有关专项资金管理的规定 加大对改厕项目资金的监督和管理 专款专用 严格实行公开 透明 跟踪问效和责任追究制度 提高资金使用效益 任何单位和个人不得以任何形式截留 挤占和挪用 项目资金拨付使用凭证票据等复印件留档备查 七 建厕资料 1 改厕户花名册 建造名单 全省统一编号 2 厕所建造原始档案 项目乡村名单 调整项目乡村名单 项目村改厕户原始登记表 调整表 正式改厕名单表 调整后 改厕物资 资金发放领取登记表 改厕建造施工与验收登记表 3 农村改厕项目建造登记表 乡镇 村名 类型 数量 全省统一编号4 厕所设计施工图 手绘制作 按此评估尺寸 角度 容积等5 施工合同 盖章 日期 签字 内容要体现改厕项目建造 如涉及乡村 类型 容积尺寸 数量 建造工期 地上地下部分 工程价格包括的项目内容与施工队伍承担建造的项目内容区分 要符合实际并与发票票据等上下相符施工合同 附有施工人员名单 身份证号 电话 资质证明等 6 工程造价预算 分项类别 单价适当 与当地建材价格相符7 建厕建材的质量报告 建造材料相关厂家资质 产品合格证 水泥 便器 节水水冲装置 过粪管等 8 施工队资质证明 技术培训合格证明等 工商 建筑资质 沼气 至少1人取得市级新能源办培训证明 其他要县级及以上爱卫办培训证明 9 改厕项目建厕实施情况表 序时进度表 进度报表 根据方案 合同 施工期与进度情况等 周 月 季 半年表10 示范厕所认证 预制产品质量鉴定 预制双瓮瓮体 预制三格池 预制沼气池 备案等 每个施工队伍建造的前期示范厕所 3 5座 在推广前 新改厕县设区市级认证 其余县级及以上 预制产品质量鉴定 县级 市级 省级 根据建造范围 至少 市级备案11 项目建材采购情况 与改厕有关的建造材料均应按照国家与省市有关规定进行12 其他相关资料 八 项目资金 1 国家项目经费文件资料 财政拨付凭证复印件2 省 市级配套经费文件材料 财政拨付凭证复印件3 县级配套经费文件材料 财政拨付凭证复印件4 财政补助资金报帐和申请预拨材料 发票票据等复印件 使用明细表5 国家项目补助与配套资金使用情况资料统计表6 实物 补助经费的发放 各类实物发放登记 签收记录 补助乡镇农户的经费登记 签收记录 做到 县 乡镇 村数据上下统计相符7 其他相关资料改厕项目实施过程中 地方各级对款物发放要有清楚详细的记录 到户物资应有领取人签名 土