公司费用报销管理制度及报销流程 本文档为word版 下载后可任意编辑 第一章 总则 第一条 为了加强公司内部管理 完善财务制度 规范公司费用报销流程 合理控制费用支出 特制定本制度 第二条 本制度适用公司各部门 第二章 费用报销制度及流程 第三条 原始凭证有效性的规定 1 报销人应取得真实合法的原始凭证 1 有效发票至少需要印有两个章 国家或地方税务局专用章 发票专用章 如图所示 如缺少其中一个章 发票无效 2 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据 3 邮政 银行 铁路系统的各类带印戳的收据 支出证明单 2 发票的真假辨别 发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致 可以登录发票上提供的查询网址进行核实 但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息 建议大家到正规的地 方消费索取发票 避免出现假票现象 3 经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时 例如 紧急事件 地区偏远等 允许以其他发票代替 以下称为 替代发票 可用来作为替代发票的发票种类有 各类公共交通车票 火车票 机票行程单 住宿正规机打发票 汽车加油发票 注 当月有替代发票或者没有替代发票将分 2 种格式填列报销表 4 替代发票必须是和真实报销内容相同类别的发票 比如 坐黑车无发票只能用其他汽车票 火车票替代 不可用除此以外其他任何发票替代 5 所有税务机打发票必须开具我公司抬头 帝费自动化工程技术 上海 有限公司 方为有效报销凭证 增值税专用发票必须在票面完整填列公司名称 纳税人识别号 地址电话和开户行及账号方为合法有效的票据 6 原始凭证粘贴规范见附件 报销单据粘贴要求 请严格按照附件所述规范在 A4 纸上认真粘贴原始凭证 如粘贴不规范 财务部有权退回要求重做 并延发相关报销费用 第四条 费用报销表填写及票据整理要求 1 费用报销表 Reimbursement 填写应力求整洁美观 不得随意涂改 非电子档 需纸质版本 需要电脑填写完毕后打印 2 每位员工需报销的发票 收据等需按顺序编号 与报销单所列附件编号一一对应 3 员工出差住宿费用均需取得增值税专用机打发票 严禁普通机打发票和手撕定额发票 4 员工报销单及原始单据每月月底由地区 项目负责人负责按个人收集 不要混淆在一起 经区域经理审批通过后 由地区 项目负责人收集完毕 在次月 10 号前 一并寄到上海办公室 5 RM PM 需在次月 5 号前同时将上月审批完毕的报销单 电子文档 发送至办公室 第五条 当月无替代发票情况下报销单填列要求 1 当月无替代发票情况下 需填列附件 Reimbursement 正式表 填列样张见 SHEET2 2 报销单椐各项目应填写完整 明细内容力求完整详细 报销单据不得涂改 填写完毕后请仔细核对金额 票据金额与填写金额不符 财务不予报销 第六条 当月有替代发票情况下报销单填列要求 1 当月有替代发票的情况下 需要填列附件 Reimbursement 有替代正式表 以及附件 Reimbursement 有替代明细表 填列样张见各表 SHEET2 2 需先制作 Reimbursement 有替代明细表 再按照替代内容 制作 Reimbursement 有替代正式表 3 Reimbursement 有替代明细表 这张表上填的是每位员工每个月实际发生的费用明细 如遇到有替代发票的情况 在括号中说明用何种发票代替以及替代的原因 明细科目按实际报销内容归类 和公司原来的月度报销统计表性质相同 4 Reimbursement 有替代正式表 这张表上需要按照后附的发票内容 按发票的实际内容填列费用明细表 内容必须和发票一一对应 明细科目按发票内容归类 5 如有特殊报销项目 对明细科目归类有疑问的 可以归入 其他 科目或咨询公司财务部 6 报销单椐各项目应填写完整 明细内容力求完整详细 报销单据不得涂改 填写完毕后请仔细核对金额 票据金额与填写金额不符 财务不予报销 有替代发票情况下 替代发票金额需要大于等于报销金额 第七条 费用报销基本流程 图表 第八条 报销时间的具体规定 1 为了提高费用报销工作效率 各地区各部门应在次月 3 号前主动将上月费用报销单及 相关凭证递交到地区 项目负责人处 地区 项目负责人有督促的责任 次月 10 号之前寄达上海办公室 逾期的当月不予受理 2 如本地区当月员工报销费用较低 则可累计数月按流程一并报销 第三章 报销明细科目详细说明 第九条 为了让各位员工更深刻地理解每一笔报销应该纳入的明细科目 以下对常见的会计科目作一一说明 1 本地交通费 即员工在常驻地日常工作产生的各项交通费 公交车 出租车 停车费等 2 出差交通费 即员工从离开常驻地起 因出差异地所产生的各项交通费 公交车 出租车 火车票 过路费等 3 办公费 即日常因工作需要产生的印刷费用 耗用的文具 办公用品等 强调一下 办公用品即日起需要开具增值税专用发票 4 住宿费 即员工因工作出差异地所产生的住宿费用 着重强调 即日起 所有住宿费需要开具增值税专用发票 不得使用增值税普通发票 不得使用定额手撕发票 5 电话费 网络费 A 电话费 即因工作需要给各地区配备的厂区工作手机所产生的话费 公司规定每部手机每 月 报 销 话 费 金 额 为 50 元 人 民 币 B 网络费 即公司租赁的员工宿舍所产生的宽带网络费用 每月每个宿舍产生的宽带费用不得大于 150 元人民币 宽带带宽不得高于20M 6 快递费 A 即员工因工作需要快递文件 物品等产生的快递费用 B 如因需快递物品体积庞大或者分量很重的 需要走物流运输的 同样需要取得增值税专用发票 7 物业费 即公司租赁的员工宿舍所产生的物业管理费 即日起 物业管理费需要正规物业公司开具增值税专用发票 8 员工活动 员工餐费 即为了丰富员工业余生活 增进员工互相交流 经公司办公室确认同意后 所举办的各类文体和娱乐活动所产生的费用 均要求开具正规增值税机打发票 9 交际应酬费 即公司日常因生产 经营业务的合理需要而支付的应酬费用 10 房租 即公司为员工日常生活所租赁的房屋租赁费用 11 签证费用 即员工因公司需要出国 办理签证手续所产生的费用 注意 ATM 机小票不得作为报销凭证 必须去银行柜面换取相应报销单据作为报销依据 12 低值易耗品 零配件 即根据公司规定 员工自行采购低于 200 元人民币的零配件 消耗品产生的费用 要求必须开具增值税专用发票 13 其他费用 即除了上述列明的费用以外的其他各项费用支出 如有疑问 请及时咨询公司财务部 第四章 费用审批管理 第十条 费用审批管理 1 公司所有货币资金收付审批权限及最终解释权归属公司财务部 2 报销人徇私舞弊 弄虚作假 对违规违纪金额不予报销 对已经报销的 除退回违规报销金额外 同时对报销人予以违规报销金额 1 5 倍的罚款 情节严重者一律开除并做进一步处理 3 审核人 审批人在资料不全 表单存在明显错误 原始凭证不充分 项目不真实的情况下签字准予报销的 即日起将按月度对相关责任人和审批人进行失误率次数统计 严重失职的 将予以全公司通报批评 公司保留对其失职作进一步处罚的权力 4 公司财务收到报销单后 对于不符合审批手续的报销单 有权拒绝报销或付款 第五章 附则 第十一条 本制度从 2025 年 6 月 1 日起生效 解释和修改权属公司财务部 本页无正文 附件一 报销单据粘贴要求 附件二 Reimbursement 正式表 附件三 Reimbursement 有替代正式表 附件四 Reimbursement 有替代明细表 附件五 DWFC Project Codes xxx有限公司财务部 2025 年 06 月 附 财务报销流程图 公司费用报销制度及报销流程 第一部分 总则 第一条为了加强公司内部管理 规范公司财务报销行为 倡导一切以业务为重的指导思想 合理控制费用支出 特制定本制度 第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况 将财务报销分为日常办公费用 工薪福利及相关费用 税费支出 业务相关支出及专项支出等 以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程 第三条本制度适用公司全体员工 第二部分 借支管理规定及借支流程 第四条借款管理规定 一 出差借款 出差人员凭审批后的出差申请按批准额度办理借款 出差返回5个工作日内办理报销还款手续 二 其他临时借款 如业务费 周转金等 借款人员应及时报帐 除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支 三 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款 四 借款销账规定 1 借款销帐时应以借款申请单为依据 据实报销 超出申请单范围使用的 须经主管领导批准 否则财务人员有权拒绝销帐 2 借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续 五 借款未还者原则上不得再次借款 逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回 第五条借款流程 一 借款人按规定填写 借款单 注明借款事由 借款金额 大小写须完全一致 不得涂改 支票或现金 二 审批流程 主管部门经理审核签字 财务部门复核 总经理审批 金额过大须由董事长审批 三 财务付款 借款凭审批后的借款单到财务部出纳里办理领款手续 第三部分 日常费用报销制度及流程 第六条日常费用主要包括差旅费 电话费 交通费 办公费 低值易耗品及备品备件 业务招待费 培训费 资料费等 在一个预算期间内 各项费用的累计支出原则上不得超出预算 第七条费用报销的一般规定 一 报销人必须取得相应的合法票据 一般为发票 相关规定见发票管理制度 且发票背面有经办人签名 其他票据 含除燃气公司 电力局及农副产品以外的收据 不予报销 二 填写报销单应注意 根据费用性质填写对应单据 严格按单据要求项目认真写 注明附件张数 金额大小写须完全一致 不得涂改 简述费用内容或事由 三 按规定的审批程序报批 三 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款 第八条费用报销的一般流程 报销人整理报销单据并自行填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单 部门经理审核签字 财务部门复核 总经理审批 到出纳处报销 第九条差旅费报销制度及流程 费用标准 根据相关部门具体规定进行限制费用 报销标准 实报实销 四 费用标准的补充说明 1 住宿费报销时必须提供住宿发票 实际发生额未达到住宿标准金额 不予补偿 超出住宿标准部分由员工自行承担 2 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返本地时间为准 12 00以后出发 或12 00以前到达 以半天计 12 00以前出发 或12 00以后到达 以一天计 3 伙食标准 交通费用标准实行包干制 依据实际出差天数结算 原则上采用额度内据实报销形式 特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴 4 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费 同时按总经理要求适当扣减出差人当天的伙食补贴 5 出差时由对方接待单位提供餐饮 住宿及交通工具等将不予报销相关费用 五 报销流程 1 出差申请 拟出差人员首先由总经理批准 2 借支差旅费 出差人员审批过后 自行填写对应的 借款单 交财务部 按借款管理规定办理借款手续 出纳按规定支付所借款项 3 购票 出差人员持审批过后 到行政部订票 机票需提供发票进行报销 4 返回报销 出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜 根据差旅费用标准填写 差旅费报销单 部门经理审核签字 财务部审核签字 总经理审批 原则上前款未清者不予办理新的借支 第十条电话费报销制度及流程 一 费用标准 1 移动通讯费 为了兼顾效率与公平的原则 员工的手机费用的报销采用与岗位相关制 即依据不同岗位 根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准 具体标准见行政部相关管理制度规定 2 固定电话费 公司为员工提供工作必须的固定电话 并由公司统一支付话费 不鼓励员工在上班期间打私人电话 二 报销流程 1 公司行政部每月初 10日前 将本月员工手机费执行标准 含特批执行标准 交财务部 未提供手机费用报销情况的无须交付 2 行政部通知员工于每月中旬 20日前 按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续 3 财务部指定专人按