A3 考勤门禁管理系统 使 用 说 明 目录 A3考勤门禁管理系统使用说明 1 目目 录录 第 1 章 系统安装及配置 1 1 1 系统安装及配置 1 第 2 章 系统使用流程 7 2 1 系统使用主流程图 7 2 2 录入 导入人员及机构 7 2 2 1 人员录入 7 2 2 2 人员导入 10 2 3 设置设备信息 16 2 3 1 添加设备 16 2 3 2 修改设备信息 18 2 3 3 删除设备 18 2 3 4 初始化设备 校准设备时间 19 2 4 人员注册 20 2 4 1 注册指纹设备人员到电脑 20 2 4 2 注册卡片人员信息到设备 23 2 5 考勤制度设置 24 2 5 1 班次设置 24 2 5 2 节假日设置 26 2 5 3 周末公休设置 26 2 5 4 早退 迟到 缺勤设置 26 2 5 5 加班制度设置 27 2 5 6 出差制度设置 27 2 5 7 外出制度设置 27 2 5 8 考勤项目单位设置 27 2 6 考勤数据导入或采集 28 2 6 1 数据采集 29 2 6 2 U 盘导入数据 30 2 7 请假 出差 公休 加班登记 32 2 8 补签 34 2 9 考勤报表 36 2 9 1 原始考勤记录表 37 2 9 2 请假公休登记表 37 2 9 3 日考勤明细表 38 2 9 4 月考勤统计表 40 2 9 5 月考勤明细表 40 第 3 章 系统详细操作 41 3 1 机构设置 41 3 1 1 添加新机构 41 3 1 2 修改机构 42 3 1 3 删除机构 43 3 1 4 导出机构表 44 3 2 录入新员工 导入员工表 44 目录 A3考勤门禁管理系统使用说明 2 3 2 1 录入新员工 44 3 2 2 修改员工信息 45 3 2 3 员工调动 批量修改 46 3 2 4 入职日期修改 批量修改 47 3 2 5 班次设置 批量修改 47 3 2 6 员工离职 48 3 2 7 离职人员查看 恢复 删除 导出 49 3 3 设备管理 51 3 3 1 设备配置 51 3 3 2 设备设置 51 3 3 3 人员注册 53 3 3 4 数据采集 57 3 3 5 U 盘记录导入 58 3 4 门禁明细查询 62 3 4 1 U 盘记录查询 62 3 4 2 U 盘记录打印 导出 63 3 5 考勤统计查询 63 3 5 1 考勤制度设置 64 3 5 2 请假 出差 加班 公休登记 66 3 5 3 补签 76 3 5 4 考勤报表的导出 打印 81 3 6 系统维护 82 3 6 1 修改密码 82 3 6 2 重新登录 82 3 6 3 系统配置 82 3 6 4 数据库维护 83 3 6 5 帮助 85 3 6 6 使用向导 86 3 6 7 软件更新 87 3 6 8 关于 88 第 4 章 常见操作流程 89 第 5 章 常见问题解答 91 第1章 系统安装及配置 A3考勤门禁管理系统使用说明 1 第第 1 章章 系统安装及配置系统安装及配置 1 11 1 系统安装系统安装及配置及配置 使用 A3 系统前须先成功安装并进行初次运行配置 请按以下向导操作 步骤步骤 1 1 点击安装程序安装 A3 点击 下一步 步骤步骤 2 2 选择安装目录 点击 下一步 点击 安装 第1章 系统安装及配置 A3考勤门禁管理系统使用说明 2 第1章 系统安装及配置 A3考勤门禁管理系统使用说明 3 步骤步骤 3 3 点击 完成 完成程序安装并运行软件 此时进入了初次运行向导窗口 请根据向 导完成系统配置 步骤步骤 4 4 输入公司名称及考勤月份信息 点击 下一步 第1章 系统安装及配置 A3考勤门禁管理系统使用说明 4 注 如要对员工 2009 年 7 月的考勤做统计 当前考勤月份可设置为 2009 07 设置后如要 修改可在 系统维护 系统配置 的用户信息中修改 步骤步骤 5 5 选择您所使用的设备类型 须与考勤设备类型一致 点击 下一步 步骤步骤 6 6 设置人员编号长度 默认为 3 位 人员编号从 1 999 是可用的 如果公司人员在 1000 人以下 设置为 3 位即可 点击 下一步 第1章 系统安装及配置 A3考勤门禁管理系统使用说明 5 注 设置人员编号长度后如要修改可在 系统维护 系统配置 的编号规则中修改 步骤步骤 7 7 设置系统登录密码 点击 下一步 注 设置后请牢记登录密码 有必要可在 系统维护 修改密码 中修改 此时弹出系统登录界面 输入密码点击 确定 即可访问 A3 考勤门禁管理系统 第1章 系统安装及配置 A3考勤门禁管理系统使用说明 6 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 7 第第 2 章章 系统使用流程系统使用流程 初次使用系统 须先将基础信息录入到系统中 如机构信息 人员信息 设备信息及考勤制 度信息等 为方便用户使用 系统提供了系统使用向导 初次使用向导 每月使用向导 其 它操作流程 常见问题 请先按 初次使用向导 完成系统基础信息的设置 再按 每月 使用向导 进行员工考勤情况的统计等操作 系统使用的主流程如下图所示 2 1 系统使用主流程图系统使用主流程图 2 2 录录入入 导入导入人员及机构人员及机构 人员及机构基础信息录入可通过录入或导入两种方式实现 录入方式是直接在系统中逐一输入人员信息 录入人员前要先录入机构 而导入方式是先将 所有人员及其机构等信息按规格输入到 Excel 模板中 再一次性导入到系统 用户择一方式 即可 2 2 1 人员录入人员录入 步骤步骤 1 1 系统使用向导 初次使用向导 人员录入 此时进入人员管理模块 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 8 步骤步骤 2 点击 机构设置 添加新机构 进入机构设置窗口 将机构信息 部门 逐一录入 到系统中 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 9 注 机构编号默认自动编号 可手动输入但不允许重复 建议自动编号 步骤步骤 3 3 点击 录入新员工 逐一录入人员的人事信息 包括姓名 入职日期 机构名称等 蓝色蓝色标识项为必填项 人员编号与登记号码默认自动编号也可手动输入 注 1 人员编号与登记号码建议自动编号 其中登记号码须与考勤设备上人员注册的登记号一 致 如果已在考勤设备上注册了该人员 在系统录入该人员时请手动输入跟考勤设备一 致的登记号码 2 卡片号码是感应卡的编码 如使用的考勤设备是感应卡设备 录入人员时请输入此项 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 10 使用指纹考勤设备的用户录入人员时无须填写此项 2 2 2 人员导入人员导入 步骤步骤 1 1 系统使用向导 初次使用向导 导入 此时弹出人员导入窗口 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 11 步骤步骤 2 2 人员导入窗口 查看模板 将模板另存后并按规定格式在 Excel 表中录入人员 相关信息 请务必按规定格式录入人员 以免导入不成功 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 12 注意事项 1 机构名称 姓名 性别这三列各单元格为常规格式 人员编号 登记号码 卡片号码 证件 号码 入职日期 备注这六列各单元格为文本格式 2 人员编号由用户设定输入 人员编号的位数建议与 系统维护 系统配置 编号规则 中人员编号长度设置的位数保持一致 如人员编号长度为 3 输入人员编号时请输入类 似 001 002 003 004 这样的三位数字 3 登记号码建议输入 5 位数字 如不够 5 位请在前面补 0 登记号码须与考勤设备上的人员 登记号一致 如果已在考勤设备上注册了该人员 在录入该人员时请输入跟考勤设备上 一致的登记号码 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 13 步骤步骤 3 3 选择人员信息文件 根据向导点击 下一步 直到完成人员信息导入流程 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 14 注 显示资料时 请确认要导入的人员信息正确后再点击 下一步 导入 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 15 导入完成后 可到人员管理模块查看所导入的人员资料 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 16 2 3 设置设备信息设置设备信息 初次使用新设备时 添加设备后 须对新设备进行一些设置操作 如清除旧数据 清除旧注 册信息 校准时间等 2 3 1 添加设备添加设备 步骤步骤 1 1 系统使用向导 初次使用向导 设备设置 设备管理 设备设置 步骤步骤 2 2 设备设置 添加设备信息 输入或选择设备信息后保存 包括设备号 设备类型 设备用途 通讯方式等信息 注 请输入正确的设备号 与设备的机号一致 选择相应的设备类型 设备用途及通讯方式 以保证设备能正常通讯 通讯方式选择可通过 查看帮助 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 17 注 保存设备信息前 请确认设备类型是否与所使用设备的类型一样 如否 请先 取消 新增 在设备配置里配置正确后再新增设备信息 如添加多台设备 请点击 后点击 即可弹出设备新增窗口 进行设备新增操作 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 18 2 3 2 修改设备信息修改设备信息 修改设备的相关信息 请先选中要修改的设备 只能单选 点击 后 点击 修改设备信息 2 3 3 删除设备删除设备 删除设备 请先选中要删除的设备 可多选 点击 后再点击 进行删除操作 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 19 2 3 4 初始化设备 校准设备时间初始化设备 校准设备时间 新设备如未录入有效数据 请先进行初始化设备 同步电脑与设备时间等操作 步骤步骤 勾选要设置的设备 在线检测确定在线后 进入 设备设置 初始化设备 进行新 设备初始化操作 清除数据的同时 会同步设备的时间为电脑当前时间 注意事项 新设备未录入有效数据时才可进行此操作 其它情况请谨慎使用 因为初始化设 备后 设备中的所有考勤记录 人员注册信息等将丢失 如要同步设备时间为电脑当前时间 也可点击 设备设置 设备时间 根据提示同步设备 与电脑时间 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 20 2 4 人员注册人员注册 人员注册可以将人员的人事信息 姓名 卡片号码等 由电脑写入到考勤设备上 也可以由考 勤设备获取人员的指纹备份到电脑中 以备以后可以重新下发到考勤设备 指纹考勤设备和 感应卡考勤设备注册人员时略有不同 请根据所使用的考勤设备类型 按照对应的步骤进行 人员注册操作 2 4 1 注册指纹注册指纹设备设备人员到电脑人员到电脑 如果所使用的考勤设备是指纹考勤设备 在注册人员到电脑前 请先根据人员录入时的人员 登记号码在考勤设备上注册指纹 在线检测设备确定在线后 将人员指纹 密码备份到电脑 以及将人员信息 如人员姓名 写入到设备 具体步骤如下 系统使用向导 初次使用向导 人员注册 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 21 步骤步骤 1 1 选择设备 此时会自动显示人员的注册信息 也可点击 显示设备 及电脑的人员信息 左窗口显示为设备信息 右窗口显示为电脑信息 步骤步骤 2 2 在设备信息窗口 选择设备及电脑都存在的人员 人员状态显示为的 步骤步骤 3 3 点击 获取选定人员到电脑 这样 所选取的人员的指纹就备份到电脑了 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 22 步骤步骤 4 4 在电脑信息窗口 选择电脑及设备都存在的人员 人员状态显示为 把选定人 员写入设备 此时人员的相关信息就写入到设备了 如人员姓名 注 1 可勾选 并点击 以查看设备中人员的姓名 2 对于在电脑信息窗口人员状态显示为 的人员 是指在电脑中存在的记录 如果此人员 要在设备中正常考勤 同样应在设备中注册指纹后再按上述注册步骤操作 第2章 系统使用流程 A3考勤门禁管理系统使用说明 23 3 设备信息窗口人员状态显示为 的人员 表示已在考勤设备上注册