秘书综合实训教程 主编 卢颖叶军 第一篇职场导航 比尔 盖茨是世界级的企业家 他的秘书露宝做的工作也是事务性的琐碎工作 露宝以一个成熟女性特有的缜密与周到 担当起了在 娃娃公司 应尽的责任与义务 谁能说她的琐碎工作不重要呢 每一个成功的男人背后都有一个贤内助 比尔 盖茨也一样 而这个女人并不是他的夫人 而是在他创业初期帮助过他的是在微软公司起了很大作用的女秘书 一个好的秘书是企业的宝贵资源 秘书的工作好坏也对企业的发展有重要作用 任务一认知秘书 一 任务描述1 了解秘书的基本涵义 2 了解秘书职业内涵的变化与发展 3 熟悉秘书工作部门的划分和工作系统 4 明确秘书工作的内容 职责和作用 二 任务分析三 相关知识 四 技能训练训练一 通过讨论 归纳企业秘书工作的基本内容 作用和工作原则 建议 借鉴自己已有的专业理论知识 并进行归纳和梳理形成自己对这些问题的独立见解 训练二 通过调查 了解一家企业的秘书办公系统 并画出办公系统结构图 建议 与同学合作进行 可以参考的对外宣传资料等提供的信息 训练三 古人讲 事以密成 语以泄败 现代职业意识讲究沟通和传播 讲究公众的知情权 通过讨论 请你谈谈秘书工作的保密原则如何执行 训练四 收集优秀秘书的工作实例 建议 可以从不同行业 地区 秘书中部门或秘书岗位来进行收集 会更有针对性 五 任务成果展示六 学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结 任务二秘书一种拥有职业符号的工作一 任务描述1 明确职业秘书的工作价值 2 准确的工作角色定位 发挥重要的职能 3 掌握职业特点 练就扎实的专业技能和能力 二 任务分析三 相关知识 四 技能训练训练一 举例说明秘书工作价值的具体体现在哪些地方 建议 应包括秘书工作的有形价值 无形价值 训练二 从秘书工作的特点和职能来分析 恰当的秘书定位和秘书角色 建议 可以与同学 朋友或有秘书工作经验的人交流 获得更多信息 训练三 请你思考 为什么说 秘书是一种拥有职业符号的工作 秘书的职业符号是什么 建议 综合自己以往所学习的知识或社会实践的体会 来认真思考和分析 五 任务成果展示六 学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结 任务三秘书掌握 德 谋 技 的内功一 任务描述1 明确秘书应具备的职业道德 职业素养和能力要求 2 秘书要具有广博知识和各种综合能力 成为复合型人才 二 任务分析三 相关知识 四 技能训练训练一 收集秘书在职业道德 职业素养 专业能力方面的事例 正 反 建议 有针对性的收集事例 并进行交流 训练二 收集 归纳重点行业 企业 对秘书的职业素养 能力等方面的要求 建议 结合地区经济实际情况 有针对性地进行行业 企业的走访 调查等活动 训练三 个人职业道德 职业素养 专业能力分析 建议 以自我反思 自我分析等形式进行 五 任务成果展示六 学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结 第二篇敲开职场大门 朋友你想过这个问题吗 想找一份如意的工作不是一项容易的事情 当我们看到眼花缭乱的企业招聘广告 会觉得无所是从 对于刚刚走出校园的学生更是困难的事情 我们刻苦学习 努力希望自己能够被社会 企业接受 期冀能够找到一份满意的工作 但是如果我们没有在更早的时候 就有自己追求的目标 为自己着想 规划自己的未来 那么到了临近就业时 情形就非常糟糕了 任务一研究企业的招聘信息一 任务描述1 明确企业招聘信息的重要性 2 运用各种方法对信息分析 从企业的招聘信息中获得有价值的重要资讯 3 做好自我分析 4 明确自己努力方向 二 任务分析三 相关知识 四 技能训练训练一 行业企业基本情况的网络查询训练二 企业招聘信息的收集训练三 企业招聘信息的整理与分析训练四 自我分析 五 任务成果展示六 学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结 任务二企业跟你输不起一 任务描述1 学会从企业用人的角度来理解企业招聘的 初衷 2 正确认识企业为了谋求发展 需要构建合理的人才结构 3 通过对企业招聘人员所付出的基本成本 机会成本 隐形成本的认识 来分析企业招聘人才的观念与我们的认识差异 4 调整就业心态 适应企业的需求 二 任务分析三 相关知识 四 技能训练五 任务成果展示六 学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结 任务三撰写成功的简历一 任务描述1 掌握撰写成功简历的要求和方法 2 明确撰写简历的禁忌 3 掌握各种不同风格的简历写作中反映出的个性 二 任务分析三 相关知识 四 技能训练训练一 归纳自己的个人信息建议 准备好几个文件夹 收集个人信息时 要特别注意各种资料的证书 证件是否齐全 并保存好原件 将复印件整理出若干份备用 个人信息要准确 无误 不能要虚假充分 训练二 邀请指导教师或其他人 撰写一份你的推荐信建议 你一定要努力 不要怕被别人拒绝 在这个过程中要不断锻炼自己的沟通能力 交往能力 训练三 设计符合个人特点的简历模式建议 使用不同风格的简历模式 千万不要抄袭别人的东西 并可以请自己的朋友 指导教师来评判 听取他们的意见 五 任务成果展示六 学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结 任务四做好充分的面试准备一 任务描述1 认识到面试的重要性 2 形 的塑造 掌握面试的自我形象塑造 礼仪基本技巧 3 智 的内涵 掌握面试中的语言表达技巧 4 成为自信的面试者 二 任务分析三 相关知识 四 技能训练训练一 请你每天临出门之前 从镜子中观察自己的整体着装 发型 服饰等方面是否和谐 你能够从中发现什么问题 建议 请你坚持2周 4周 并自己设计观察记录表 做好观察记录 在观察结束时 对记录信息进行分类 归纳 看看自己能够找到哪些有价值的内容 训练二 从身边的人中挑选2 3人作为观察对象 说出你对他们在职业形象上 给你的感觉和印象 建议 建议最好是陌生人 感觉他给你留下的职业形象感觉 训练三 请你对比下面的图片 谈谈你对图片中人物着装 服饰 表情等的看法 建议 语言描述要尽量准确 精炼 五 任务成果展示六 学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结 任务五成功面试的细节一 任务描述1 明确细节决定面试的成败 2 通过分析 得出面试中重要的细节问题 3 在日常学习和生活中从细节做起 养成良好的职业习惯和素养 二 任务分析三 相关知识 四 技能训练训练一 在日常学习生活中 寻找或发现自己在哪些细节上的认识上 行动上存在误区和错误 建议 请你多听取别人的意见和看法 并写下自己的感受 训练二 行为习惯训练 如 左右手 脚交替训练等 建议 自己找一些简单 易行的小游戏 活动项目 来锻炼自己 改变不良习惯 训练三 借助瑜珈 体操 舞蹈等训练项目 来塑造自己良好的体态和举止 建议 一定要长期坚持 锻炼毅力和信心 并可以辅以日记来记录自己的锻炼情况 五 任务成果展示六 学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结 任务六面试后的有效沟通一 任务描述1 明确面试后沟通的重要性 2 掌握不同的沟通方式 3 能够正确运用恰当的方式与招聘单位沟通 4 让面试后的有效沟通成为建立良好人际关系的起点 二 任务分析三 相关知识 四 技能训练训练一 有人认为 面试后没有必要再写感谢信 尤其是感觉自己没有被录用的可能的时候 是多此一举 你是怎么认识这个问题的 建议 可以与有过面试经历的朋友来交流 多听取他们的意见和感受 训练二 通过讨论 请你与大家一起研究一下常用的沟通方式的不同特点 建议 运用对比的方式 针对各种沟通方式 在使用优势与不足 使用的条件以及注意事项等方面 提出你的看法 训练三 请你根据自己收集的信息 再例举出其它面试后沟通的方法 建议 我们所介绍的沟通方式是有限的 需要你不断去学习和发现 寻找最恰当的沟通方式 五 任务成果展示六 学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结 第三篇学习与成长 职业秘书以服务为宗旨 以服从为天职 以工作高效有质量为生存之本 你应聘秘书职位时 做好思想准备了吗 没有关系 打开职业的大门 从这里开始做好一名初入职场的学习者 初入职场的我们怎样才能顺利度过实习期 打开工作局面 初步得到领导和同事们的认可 奠定自己的职业基础 这是需要我们认真研究的问题 任务一适应职场氛围 营造高效办公环境 一 任务描述1 适应职业场合的环境和氛围 2 了解自己的领导和同事 尽快熟悉相互认识 3 营造良好的高效办公的环境 二 任务分析三 相关知识 四 技能训练训练一 区分学生与职业人的身份 环境 意识等方面的不同 建议 请你与同学进行讨论 或者进行辩论 将讨论内容一一记录下来 整理 归纳出清晰的观点 训练二 从学生到职业人的角色转变 需要你在哪些方面进行改进和调整 建议 针对自己的实际情况 提出改进措施 训练三 在以往学习的基础上 请列出秘书所负责的办公环境管理工作的具体范围 内容和要求 建议 我们已经学习了 秘书基础 秘书概论 秘书实务 等课程 对秘书工作有了系统的了解和认识 请你这些理论知识进行归纳和整合并提出自己的观点 清楚自己的职业角色和岗位职责 训练四 你认为在办公环境管理中会哪些地方经常出漏洞 建议 请你与有一定工作经验的人士沟通 或在自己实习实践中细心观察 找出容易出问题的地方 积累宝贵经验 五 任务成果展示六 学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结 任务二学会倾听 学会服从 奉命行事 一 任务描述1 学会认真倾听他人的讲话 表现出自己职业素养和敬业 2 学会牢固树立服务与服从的职业意识 3 遵从领导的要求 认真执行自己的职责 正确行事 二 任务分析三 相关知识 四 技能训练训练一 在开始练习倾听时 请你回答下面的简单问题 训练二 倾听习惯测试 在你倾听的过程中 是否有以下的坏习惯 训练三 你是否具备应有的服从意识 请你回答下面的问题 五 任务成果展示六 学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结 任务三有效的管理日常事务一 任务描述1 明确秘书办公室工作的基本内容和职责范围 2 掌握办公室典型工作的规律和方法 3 熟练运用办公室工作方法来解决实际问题 4 不断提高日常工作的效率和质量 二 任务分析三 相关知识 四 技能训练训练一 写出办公室事务秘书日常工作的基本内容和职责范围 明确自己的角色定位和职权范围 训练二 概括出办公室事务秘书日常工作中带有典型性的工作内容 任务 并借助以往的知识 归纳整理出工作环节 程序等 训练三 通过讨论 研究 将办公室的典型性工作的工作程序 流程 制作为流程图 五 任务成果展示六 学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结 任务四学会使用 话术 一 任务描述1 了解接打电话的作用和基本礼仪 2 掌握接打电话的程序和要求 3 能够恰当地接应各种电话 二 任务分析三 相关知识 四 技能训练训练一 设计接应电话的记录表 建议 应包括时间 对方公司名称 姓名 职务 通话内容 记录人姓名和备注 表格设计要合理 美观 实用 请你在使用中不断修改 调整 训练二 收集并分类整理出 秘书接打电话礼仪手册 建议 职场礼仪我们已经学习和了解了很多 关键在于能够很好地应用 秘书在处理电话业务时 充当了重要角色 注重礼仪是非常重要的 这本 手册 为今后工作奠定扎实的基础 请你要认真 尽可能全面到位 训练三 秘书的办公桌上 怎样摆放电话 电话记录本等办公设备和用品 建议 常用的办公设备和办公用品 摆放要尽可能合理 方便使用 否则会影响工作效率 弄得自己手忙脚乱的 请你精心设计一下吧 五 任务成果展示六 学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结 任务五接待来访客人一 任务描述1 明确接待工作的重要性 工作的程序和要求 2 能够区别不同的客人以及接待的方式 3 能够礼貌地接待客人 二 任务分析三 相关知识 四 技能训练训练一 接待工作的礼仪规范和要求 请你整理为 接待礼仪手册 建议 在以往学习的基础上 不断补充好完善 为今后的工作定基础 并在日常学习 生活中去应用 训练二 讨论如何确认预约与未预约的客人 预约客人的信息你是怎样得知的 建议 秘书要与领导之间保持畅通的信息沟通 及时获取来访客人的信息 是秘书做好接待工作的前提 训练