主讲人 张超2012年9月 OFFICE2007之WORD教程 现代高级文秘班办公自动化与文字处理讲义 一切的技能来自于反复的实践练习 光靠耳朵和眼睛永远成不了能手 第三章Word字处理软件 基本文字编辑表格处理图文混排模板的应用邮件合并长文档编辑 主要内容 3 1word2007简介 Office2007简介Word2007的启动与退出Word2007的窗口组成定制Word2007工作环境 3 1 1Office2007简介 MicrosoftOfficeSystem包括以下独立产品 MicrosoftOfficeWord2007MicrosoftOfficePowerPoint2007MicrosoftOfficeExcel2007MicrosoftOfficeAccess2007MicrosoftOfficeOutlook2007MicrosoftOfficePublisher2007MicrosoftOfficeInfoPath2007MicrosoftOfficeProject2007MicrosoftOfficeOneNote2007MicrosoftOfficeVisio2007 3 1 1Office2007简介 Word2007 集文字处理 表格处理 图文排版于一体的字处理软件 PowerPoint2007 设计制作广告宣传 产品演示的电子版幻灯片 Excel2007 电子表格制作软件 制作电子表格 进行数据运算 进行数据的分析和预测并且具有强大的图表制作功能 Access2007 强大的数据管理功能 可以方便地利用各种数据源 生成表单 查询 报表和应用程序等 Outlook2007 管理多个邮件和新闻账号 浏览邮件 发送和接收安全邮件 使用通讯簿存储和检索电子邮件地址等功能 3 1 1Office2007简介 Publisher2007 创建和编辑新闻稿 小册子 海报和网站 Project2007 计划 跟踪和管理项目 并通过使用MicrosoftOfficeProject与工作组交流 Visio2007 创建 编辑和共享图表 OneNote2007 一种数字笔记本 它为用户提供了一个收集笔记和信息的位置 并提供了强大的搜索功能和易用的共享笔记本 搜索功能使用户可以迅速找到所需内容 共享笔记本使用户可以更加有效地管理信息超载和协同工作 InfoPath2007 设计和填写动态表单 以便在整个组织中收集和重用信息 3 1 2Word2007的启动与退出 启动Word的方法从 开始 菜单启动直接启动双击任何Word文件或快捷方式 3 1 2Word2007的启动与退出 退出Word的方法选择 Office按钮 菜单中的 退出Word 选项单击窗口右上角的 关闭按钮按Alt F4关闭Word2007应用程序 3 1 3Word2007的窗口组成 窗口由快速访问工具栏 标题栏 功能区 标尺 工作区 滚动条 状态栏组成 状态栏 标尺 滚动条 工作区 Office按钮 功能区 快速访问工具栏 标题栏 3 1 4定制Word2007工作环境 方法 Office按钮 Word选项 1 设置文件的默认存放位置2 设置文档的保存时间间隔3 定义快速访问工具栏上的命令4 即点即输 的功能 高级 启动 即点即输 功能后 可实现在文档任意位置双击即可输入 注意 该功能只能在页面视图方式和Web视图下使用 案例1 快速修改一段草稿 案例1 快速修改一段草稿 任务 用Word编辑完成一篇文章 并且使文字条理清楚 界面美观 最终效果如 自荐信的写法 docx 案例相关知识点 文档的新建与保存查找与替换字符排版首字下沉 段落排版边框和底纹分栏项目符号和编号 本案例中应用到如下知识点 案例1 快速修改一段草稿 操作步骤 1 启动Word 设置每隔8分钟自动保存 2 新建一Word文档 文档内容与 自荐信写法 原文 doc 的内容相同 保存为 自荐信的写法 docx 新建文档 3 将文中第三段到结尾的求职信改为自荐信 将文中的手动换行符替换为段落标记 并删除段后的空行 查找与替换 4 将标题设为 二号 隶书 加粗 蓝色 正文字体为 楷体 GB2312 四号字 字体设置 案例1 快速修改一段草稿 操作步骤 5 将文中红色字体中 自荐信 三个字字符加宽5磅 位置提升5磅 字符间距 6 将标题设置为 阴文 效果 7 将第四段首字下沉3行 距正文1厘米 首字下沉 8 全文采用 两端对齐 方式 行间距为 单倍行距 每段段后间距为1行 段间距与行间距 案例1 快速修改一段草稿 操作步骤 9 将第1段 第2段 第5段首行缩进2字符 段落缩进 10 为文中红色字体加入1 5磅的蓝色边框 浅黄色的底纹 边框和底纹 11 将第1 2段内容分为两栏 插入分隔线 分栏 12 为文中蓝色字体内容加红色项目符号 项目符号和编号 3 2文档的基本操作 主要内容新建文档打开文档保存文档关闭文档Word2007的文档视图 3 2 1新建文档 启动Word后 自动建立一个空白文档单击 Office按钮 然后选择 新建 命令 从打开的对话框中选择 空白文档 后 单击 创建 按钮 利用这种方法可使用Word模板 使用Ctrl N组合键说明 空白文档将按照默认模板生成 所谓模板就是将各种类型的文档预先编排好的一种文档框架 包括一些固定的文字内容和固定的字符 段落格式等 返回案例 3 2 2打开文档 Office按钮 打开 使用Ctrl O组合键利用 Office按钮 新建 打开 菜单旁边的 最近使用的文档 文件列表可打开最近使用过的文档在 我的电脑或资源管理器 中双击要打开的文档注 可同时打开多个文档 3 2 2打开文档 补充 单击 打开 按钮中的下三角按钮 在弹出的菜单中可以选择 以副本方式打开 选项 这样可以再创建另外一个副本 也可以选择 打开并修复 选项 当文件出现问题不能正常被打开时 常会用到此功能 可以直接在 文件名 下拉列表框中输入或粘贴所需打开文档的正确路径 例如 D 计算机文化基础 然后按Enter键或单击 打开 按钮 如果在文件和文件夹窗口中没有显示所需文件 则可在 文件类型 下拉列表框中调整相应的显示文件的类型 3 2 3保存文档 1 保存新建文档 Office按钮 保存 选择存放路径 给出文件名并选择文件类型单击快速访问工具栏上的 保存 按钮2 保存已存在文档若以原文件的形式保存可 单击常用工具栏上的 保存 按钮或 Office按钮 保存 或 CTRL S若另外以其它文件的形式保存 Office按钮 另存为 3 自动保存 3 2 3保存文档 提示 因为可以自动设置扩展名 所以在 文件名 下拉列表框中只需输入文档的名称 无须亲自为文件名添加文件扩展名 设置文档的打开权限和修改权限密码在保存文件时 单击 另存为 对话框中的 工具 按钮 在打开的浮动菜单中选择 常规选项 命令 可以设置打开文件时的密码和修改文件时的密码 案例1 任务1 1启动Word 设置每隔8分钟自动保存 任务1 2新建一word文档 文档内容与 自荐信的内容与格式 docx 的内容相同 保存为 自荐信的写法 docx 3 2 4关闭文档 单击窗口右上角 关闭 按钮 关闭正在编辑的文档 如果当前文档没有保存 Word2007将提示用户保存该文档 关闭和退出文档有什么不同 3 2 5文档视图 页面视图 所见即所得 和打印输出的效果一致 支持一些特殊功能如即点即输等 普通视图 只能处理纯文本 不支持所见即所得 如不能显示图形对象 页眉 页脚 页边距 阅读版式视图 默认情况下 阅读版式视图下不允许编辑Web版式视图 便于联机阅读 可以段落自动换行以适应当前窗口的大小 大纲视图 根据段落的大纲级别有层级的显示 可以方便地调整段落的大纲级别 及各个级别的顺序 3 2 5文档视图 其他查看文档方式 文档结构视图 一个独立的窗格 能够显示文档的章节标题列表 打印预览视图 Office按钮 打印 打印预览 全屏显示 在快速访问工具栏中添加快捷按钮 Office按钮 Word选项 自定义 从下列位置选择命令 中的 不在功能区中的命令 选择 切换全屏视图 或者通过Alt v u组合 3 3文档编辑 文档输入文本的选取文本的移动 复制剪贴板撤消 恢复与重复操作删除文本合并两文档查找与替换 返回案例 3 3 1文档输入 输入文档 包括输入文本 拼写和语法校对 插入特殊字符 插入艺术字和剪贴画 插入点 窗口中不断闪烁的粗竖线 被称为当前光标 它所在的位置被称为插入点 Word中输入文本原则 不可任意加空格 回车键 3 3 1文档输入 1 插入 改写状态单击Insert开关键单击状态栏上的 改写 方式按扭 改写状态表示覆盖状态 2 段落WORD具有自动换行的功能 WORD以回车键作为段落结束的标志 3 3 1文档输入 提示 若段内换行 SHIFT ENTER段首不要加空格 段内不可加回车 Office按钮 Word选项 显示 标签 可以控制段落标记是否显示 段落合并 操作方法是 把插入点移到分段处的段落标记前 然后按Delete键 在标记后按BackSpace键 删除该段落标记 即完成段落合并 实际上就是删除分段处的段落标记 3 3 1文档输入 3 时间和日期输入利用 插入 选项卡 文本 组 日期和时间 可选择静态方式或自动更新方式4 符号输入使用 插入 选项卡 符号 组使用 插入 选项卡 特殊符号 组使用动态键盘 3 3 1文档输入 4 符号输入 3 3 1文档输入 提示 插入特殊符号快捷键的定义 当用户在输入时需要频繁使用某一符号时 可以定义快捷键 如定义 符号的快捷键 方法是 在 符号 对话框中 首先选中该符号 然后单击 快捷键 按钮 在打开的 自定义键盘 对话框的 请按新快捷键 文本框中同时按下几个键 例如Ctrl D组合键 然后单击 指定 按钮和 关闭 按钮 这样 当再次需要使用 符号时 只需按下Ctr D快捷键即可 插入特殊符号快捷键的定义 在 符号 对话框中 首先选中需要定义快捷键的符号 然后单击 快捷键 按钮 打开 自定义键盘 对话框 插入特殊符号快捷键的定义 在 请按新快捷键 文本框中同时按下几个键 例如Ctrl D组合键 然后单击 指定 按钮和 关闭 按钮 这样 当再次需要使用 符号时 只需按下Ctr D快捷键即可 3 3 2文本选取 1 用鼠标选取文本 拖曳 按住鼠标左键拖曳 选取一行或多行将鼠标移动到 文本选取区 单击或拖曳 选取一段将鼠标移动至 文本选取区 双击将鼠标指针移至该段内任一位置 三击 矩形块选取Alt 鼠标拖曳 选取整个文档将鼠标指针移至 文本选取区 三击鼠标左键 Ctrl A执行 编辑 全选 命令 其他选取选取一句 以句号为结束标志 Ctrl 单击选取一个词或词组 双击 3 3 2文本选取 3 3 2文本选取 7 扩展选取 按F8键进入扩展选定状态 再按一下F8 选中光标所在位置的一个单词 再按一下 选区扩展到整个句子 再按一下 就选中了整个段落 再按一下 就选中了全文 按ESC键 取消扩展选定方式 8 选择格式相似的文本 选中一段文本 右击选中的区域 在弹出的菜单中单击 样式 选择格式相似的文本 命令 3 3 2文本选取 2 用键盘选取文本 Shift 方向键 实现对字 行 屏的操作CTRL Shift 方向键 实现对段 文档 文本块的操作3 撤消选定的文本在文档任意位置单击左键或按 上下左右箭头 表3 2选取文档的快捷键及其功能 3 3 3文本的移动与复制 操作之前 必须选中操作的对象 文本 同一文档 可使用鼠标拖动或剪贴板不同文档 用剪贴板方法 鼠标拖动 移动文本时 直接拖动 复制文本时 按住Ctrl键再进行拖动 利用剪贴板 3 3 3文本的移动与复制 提示 复制后的文本可以粘贴到同一篇文档或其他文档 甚至可以粘贴到不同的程序中 并且可以粘贴数次 使用鼠标右键拖动选定的文本到目标处 松开鼠标 会弹出一个菜单 选择 移动到此位置 或 复制到此位置 选项 3 3 4剪贴