应付帐款管理系统 应付业务概述供应商的管理发票的管理付款的管理预付款的管理员工费用报销创建日记帐分录 Oracle应付帐款系统主要内容 应付业务概述 Oracle产品和应付的集成 Oracle资产 Oracle总帐 Oracle人力资源 Oracle现金管理 Oracle采购 Oracle应付 Oracle应付概述 输入供应商 创建PO 输入发票 审批发票 付款 生成日记帐分录 和PO匹配 输入请购单 Unit1 供应商 主要内容 建立新供应商查询供应商合并供应商 供应商 概述 输入供应商 创建PO 输入发票 发票审批 发票付款 创建日记帐分录 和PO匹配 输入请购单 供应商和供应商地点设置 联系人 联系人 付款地点 采购地点RFQ唯一地点 Tokyo NewYork 采购地点付款地点 联系人 供应商 Paris 避免重复供应商 在供应商窗口设置一个新的供应商之前 要先确认系统中没有该供应商存在 提交以下报表以确认系统中没有重复的供应商 供应商报表供应商审计报表定期审核供应商 以达到如下结果 为了防止生成重复发票为了提高系统执行速度为了提供准确的供应商报表 合并供应商 运行供应商审计报表 审核合并结果 ABCCorporation 合并供应商 明确是否有重复的供应商 保留审计痕迹 合并供应商合并供应商时 发票和PO同时被更新 更新所有发票或者仅仅是未过帐发票 拷贝旧供应商地点给新供应商或者闲置旧地点 系统自动提交报表来记录合并信息 合并供应商 保留报表作为审计线索 对于合并供应商记录 Oracle应付不保留在线的审计痕迹Oracle应付自动地打印采购订单页眉更新报表和供应商合并报表将这些报表作为审计线索 供应商报表 报表名说明供应商报表查看供应商 供应商地点和供应商联系信息供应商审计报表可以帮助查看潜在的名称相似的重复供应商新供应商 新供应商复核新供应商或新供应商地点地点报表供应商付款历史报表查看单个或一组供应商付款历史 包括无效付款供应商已付发票查看单个或一组供应商付款历史 包括折扣历史报表和部分付款 Unit2 发票 主要内容 发票处理流程 概念发票的输入发票和PO匹配应用费用报表资产发票经常性发票其他发票管理功能发票会计分录 发票的处理流程 概念 输入发票 概览 输入供应商 输入请求 创建PO 输入发票或发票批 审批发票 付款 创建日记帐分录 调节付款 和PO匹配 发票类型发票总帐日期发票税金发票分布集 有关发票的几个概念 Oracle应付发票类型 类型描述标准发票是指由于采购货物或接受劳务从供应商处取得的发票 标准发票既可以和订单匹配 也可以不匹配 贷项通知单指对于已开发票的货物或劳务而从供应商处取得的红冲发票借项通知单对于已开具的发票供应商未开红冲发票 而由自已录入的红冲发票费用报表指对于雇员发生的相关费用的而开具的发票PO缺省和采购订单匹配的发票 输入PO号码后 Oracle应付自动地提供供应商信息 预付支付给供应商或雇员的作为预付款的一种发票 视为发票 快速匹配和采购订单匹配的发票 输入PO号码 Oracle应付自动地提供供应商信息并且和采购定单的每一个装运行匹配 混合发票既可以和采购订单又可以和发票匹配的发票 既可以输入正数 也可以输入负数 指定缺省的总帐日期 应付选项 总帐日期 发票 给每一个发票和发票批指定一个缺省的总帐日期 决定 发票日期 系统日期 缺省至 总帐日期 发票分配 缺省至 主要内容 设置系统选项 税收自动计算 YES NO 设置税名称 税名称 税率 税核算会计科目 发票税金 输入增值税 VAT 税收类型税名税率 定义供应商赋予税名 定义税名 输入含增值税发票 检查税费 发票分布集 利用发票分布集可以快速建立发票分配行 分布集行50 01 200 300050 03 140 2600 分布集行0 01 100 30000 02 200 26000 03 200 4000 发票分布行0 01 100 30000 01 200 26000 02 200 4000 发票分布行50 01 200 300050 03 140 2600 完整分布集 框架分布集 或 供应商 指定分布集给供应商 发票 1000 完整分布集 框架分布集 只有会计科目信息 没有具体的金额分配比例 有会计科目信息和具体的金额分配比例 发票输入 使用工作台模式 输入批 概览 输入一个发票批 批文件 复核批控制报告 批控制形式 批控制形式 批名 JS03041998日期 03 04 98 控制发票数量 20控制发票总额l 2 600 78实际发票数量 19实际发票总额l 2 200 78计数差额 1合计差额 400 00输入人 JohnSmithEntryTime elapsed 15minutesNotes Invoice 300941forsupplierABCCorporationwasaduplicate 复核和维护发票批 提交批控制报表以审核处理的准确性和效率 查看职员输入发票批的数量和批实际总额和控制总额之间的差异 发票信息 明细信息 缺省信息 基本信息 信息 供应商信息 发票信息 付款计划行 发票分配行 类型描述项目记录向供应商购物或劳务收费金额税记录购买商品或劳务而产生的税额运费记录供应商的运输费用杂项费用记录一张发票的各项杂项费用 发票分配类型 将发票与采购订单匹配 发票和采购订单匹配 概要 发票批 输入发票 审批发票 发票和采购订单匹配 发票归档 过帐发票 复核发票 匹配设置选项 二重匹配三重匹配四重匹配 发票数量4价格 150 00 订单数量4价格 150 00 二重匹配 订单数量3价格 150 00 接收数量3价格 150 00 三重匹配 发票数量3价格 150 00 订单数量2价格 150 00 接受数量2价格 150 00 四重匹配 发票数量2价格 150 00 接收数量2价格 150 00 匹配 应用借 贷项发票 匹配借 贷项发票至指定发票分配行和采购订单分配行 或将贷项金额按比例分配到与采购订单装运 与贷项 借项通知单匹配 关联的所有采购订单Oracle应付自动使用借 贷项发票抵减正常发票 以减少或清除到期应付供应商款总额 应用费用报表 费用报表处理 输入费用报表 应用预付款 通过提交应付发票引入建立发票 支付员工款 设置费用报表分录 定义费用报表模板 输入员工 地址 定义雇员作为供应商 资产类发票 资产发票 资产标识 发票批准 过帐 经常性发票 经常性发票 概览 您可以为可能收不到发票的定期业务费用 如租金 输入发票 输入经常性发票 定义特殊会计日历定义经常性发票模板生成基于模板的发票通过经常性发票模板 您可以 指定经常性发票生成的时间间隔 定义随着期间按固定百分比增加或减少的经常性发票 其他发票管理功能 挂起 审批 调整 取消 帐户挂起原因No资金挂起原因Mixed信息不足No发票挂起原因Yes匹配挂起原因Mixed期间挂起原因No采购请求挂起原因No差异挂起原因Mixed 挂起类型 查看在审批发票时系统自动置于的挂起类型 预先定义用户定义手工释放挂起类型 审批发票 输入发票 审批发票 和采购定单匹配 发票文档 发票过帐 发票查询 概览 发票批 输入发票 审批发票 和PO匹配 发票文档 查看发票 接收发票 发票过帐 借方资产或费用 贷方负债 1 和PO匹配2 使用发票分布集3 手工输入 1 财务级缺省2 供应商级缺省3 供应商地点级缺省4 发票级缺省 生成方法 生成方法 发票会计分录 利用选择或缺省值来自动生成发票会计分录 Unit3 付款 主要内容 付款概览手工支付 执行付款批返款预付款管理执行停止 无效付款设置现金控制 概览 输入供应商 生成PO 输入发票 发票审批 付款 生成日记帐分录 和PO匹配 输入请购单 付款调节 设置付款银行 主要内容 银行名称分行名称银行帐户会计信息付款单据 Oracle应付支付方式 支付方式 支票 Clearing 电子资金转帐 电汇 手工远期付款 定义 远期付款 给供应商的付款票据 公司内部主体间付款 不用产生付款文档 要求银行在指定未来日期付款的支付单据 通过电子传递付款至供应商银行 联系银行将资金要求通过电汇付款至供应商银行 供应商指定要求银行在将来指定未来日期付款的支付单据 使用工作台模式 手工付款 执行付款批 手工付款 手工付款是在系统外部创建付款 如以下两种手工付款方式 支票电汇现金 要付款的发票 选择发票 建立付款 格式化付款 确定付款 打印支票 付款批 概览 返款 返款 收取供应商或员工的退款例 公司对供应商A存在200元的应付帐款 同时还存在一张1000元的贷项通知单 实际上供应商A对公司存在800元的负债 这时可以利用返款功能输入 800的付款 同时去核销余额为200元的应付发票和1000元的贷项通知单 预付款管理 预付款管理内容 预付款输入确定预付款何时应用输入预付款分配信息审批 支付预付款使用发票去核销或取消核销预付款应用费用报表核销预付款 预付款步骤 概览 输入预付款状态 未审批 审批预付款状态 未付 支付预付款发票状态 可用 选择发票核销一或多张预付款 选择预付款并应用于一或多张发票 预付款 审批 支付预付款 输入预付款状态 未审批 审批预付款状态 未付 支付预付款状态 可用的 选择发票核销一或多张预付款 选择预付款并应用于一或多张发票 使用预付款状态报表去检查未核销预付款明细 确定并检查可用的预付款 可用预付款 核销金额 核销 取消核销 在发票工作台取消预付款 如果预付款已被支付 则只有当取消付款后才能取消预付款 除非预付款从未被核销 否则对应的付款是不允许被取消的 在发票界面查看预付款取消信息 取消预付款 停止 无效付款 停止和取消付款 概览 银行帐户余额不足 录入错误的付款信息 使用停止和取消付款的情况 利用选择或缺省值来自动生成付款会计分录 借方负债 发票负债科目 生成方法 贷方现金获得折扣 系统级设定科目 银行会计科目 生成方法 生成方法 付款会计分录的生成 Unit4 报表 会计 和审计 主要内容 报表 报告集完成AP会计周期AP其他功能 公司间业务 外币等 报表 报表名称 提交报表 完成AP会计周期 传送资产明细信息至Oracle资产传送帐户明细至总帐关闭应付会计周期调节周期应付事项清除记录 主要内容 AP周期循环 检查 解决AP问题 转移未解决问题至下一会计期 关闭应付周期 调节应付事项 日记帐分录过帐 检查传送结果解决过帐问题 在应付输入资产信息 提交成批增加程序 检查结果 将附加过入资产 将资产信息传送至FA 提交成批增加 调节应付帐款活动 使用以下报表调节已过帐付款 发票与应付帐款试算平衡 已过帐发票登记已过帐付款登记应付帐款试算表应付试算表 本期 应付试算表余额 上期 已过帐发票登记 已过帐付款登记 使用其他会计功能 平衡公司间交易记录以非发票币种付款输入 支付多种货币发票检查未实现汇兑损益使用文档序列 使用公司间帐户 Invoicefor 150501505050 Company01Company02Company03ExpensesAPExpensesExpenses Step1 Step2 Company01Company02Company03IntercompanyIntercompanyIntercompanyReceivablePayablePayable Intercompany1005050BalancingEntry 使用多币种 概览 设置付款选项使用多币种 过帐 设置供应商缺省货币 设置多币种银行帐户 输入外币发票 付款 使用文档序列号 手工或自动输入发票和付款文档序列号通过文档序列号可以审核发票的连续性 以下几类单据必须自动生成文档序列号 应付发票引入生成的发票经常性发票模板生成的发票付款批产生的付款 总结 应付帐款模块的培训主要包含了以下内容 建立和管理供应商输入 检查 批准发票支付发票和调节银行付款记录输入 应用预付款将资产发票信息传递至FA模块生成日记帐分录并过至总帐了