档案业务基础知识专项培训 档案是人类活动的真实记录 是人们认识和把握客观规律的重要依据 借助档案 我们能够更好地了解过去 把握现在 预见未来 档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面 是一项崇高的事业 胡锦涛对历史负责为现实服务替未来着想 李瑞环 本课主要内容 档案的定义对档案定义的分析档案工作的基本法规档案工作的环节 档案的定义 档案法 的解释学术定义 档案的定义1 中华人民共和国档案法 第二条规定 本法所称的档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 经济 军事 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 2 学术定义 国家机关 社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献 档案的定义可简单的表达为 档案是原始的历史记录 对档案定义的分析 从档案的定义上来看 我们可以把它所表达的含义归纳为以下四个方面 产生档案的主体和来源档案的基本属性 原始性档案的价值性档案形式的多样化 对档案定义的分析 1 产生档案的主体和来源a产生档案的主体的多元性b来源渠道的广泛性2 档案的基本属性 原始性 3 档案的价值性 a历史凭证价值b情报信息价值 或说是参考价值 日常工作的查考依据 生产建设的参考依据 政治斗争的参考依据 科学研究的可靠资料 宣传教育 文化建设的生动素材 维护合法权益的法律证据 集团档案利用事例 广州京光 项目诉讼案件历时8年 保障了集团5亿港币的标的财产 鸡西破产案 经过艰难的诉讼能收回300万元 招商局国际出售蛇口海滨花园商业中心 完成了房产用途的变更 避免了100余万元的损失 漳州开发区规划局在市政道路施工过程中 无法找到预留的检查井 后来经地下管线资料 找到了预留接口位置 如果此项工程重新测量 至少需要一周的时间和大约2万元人民币的费用 4 档案形式的多样化a记录方式 有文字书写 刻铸 图表绘制 声像摄录 电子数码等 b阅读方式 有直读 机读的 c载体形式 古今中外形式多样 档案工作的基本法律 档案法的颁布时间 1987年9月5日第六届全国人民代表大会常委会第22次会议通过 国家主席第58号令同日颁布 档案法的修改时间 1996年7月5日 第八届全国人民代表大会常委会第20次会议通过 档案法 修正案 其中 下面几条对于我们日常的档案工作是密切相关的 我们必须知道 1 国家规定应当立卷归档的文件材料 必须归档 任何人不得据为己有 2 各单位和其他组织必须按照国家规定 定期向档案馆移交档案 3 保密档案的管理和利用 密级的变更和解密 必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理 4 禁止擅自销毁档案 5 严禁擅自损毁 涂改 伪造 倒卖 严禁私自卖给外国人 6 对各种档案必须配置必要的设施 给予妥善保管 档案的利用和公布 向档案馆移交 捐赠 寄存档案的单位和个人 有优先利用权 并可对不宜向社会开放的档案提出限制利用的意见 档案工作档案工作包括收集 整理 鉴定 保管 统计 利用六个环节 收集是起点 利用是目的 整理 鉴定 保管和统计是业务建设 在业务建设中整理是中心环节 档案的收集 归档 工作归档 是指文件材料在处理完毕后 由文书部门或业务部门将其中有保存价值的文件整理立卷 定期移交给本单位档案机构或档案人员集中管理的过程 归档制度的内容包括 归档范围 归档时间和归档要求 归档范围 是指按规定需要立卷归档的文件材料的种类和成份 凡在职能活动中形成 已办理完毕 有保存价值的文件材料均属归档范围 其中应以反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料为重点 以本单位制发的文件材料为主体 不归档文件材料的范围 重份文件 无价值的事务性临时性文件 未签发的文电草稿 一般性的历次修改稿 公司内部互相抄送的文件 本公司负责人兼任外公司职务形成的与本公司无关的文件材料 下级公司抄报的不必备案的文件材料 上级公司任免的非本公司人员的文件材料 其它公司送来的征求意见稿 归档时间 文书档案一般在第二年上半年内完成整理归档工作 科技档案要求在每一项科技任务完成或告一段落后正式归档 会计档案一般在会计年度结束后暂时由本单位财务部门保存一年后向档案室移交 声像档案一般要求在一项活动结束后即归档 摄影人员不要保留过长时间以免丢失或忘记声像档案所记载的时间地点 归档的质量要求 齐全完整 即类别不缺 一个问题的构件不缺 保管期限划分妥当 整理说明及备考表要认真填写 编制档案目录 必须填写档案移交归档清单 档案室的收集工作是档案工作的起点 档案人员必须主动地与文书处理部门联系 档案室的收集主要来源于文书处理部门和业务部门的文件归档 档案的整理工作整理是对档案实体的序化过程 其目的是便于今后的查找利用和更好地保管 整理内容包括 区分全宗 分类 立卷 卷内文件的整理 案卷的装订 案卷封面的编号 案卷的排列和案卷目录的编制等 档案的移交和接收进馆 各公司形成的档案在本公司保存一定年限后 要按规定移交给招商局档案馆 这就需要明确移交范围 移交质量 移交时间 移交手续等 进馆范围进馆范围针对每个档案门类 都进行了详细的规定 需要特别指出的是 集团普发性文件材料 各一级公司及办事处不应将其列入进馆范围 以避免重复进馆 对已立卷整理的档案 各单位应从中永久 长期卷中剔除集团普发性文件 移交要求 1 完整性 一个立档单位应该移交的档案 其年度 门类 构件 载体不可缺漏 以维护立档单位完整的历史面貌 各种编研资料 2 价值性 向档案馆移交的档案 必须具有永久和长期保存价值的 3 系统性 移交的档案必须是按规定的质量标准经过分类 整理 编目的 不可杂乱无章 检索工具和有关资料随同移交 关于各类档案的进馆范围1移交档案进馆时 须同时移交本单位编制的档案目录及对档案内容具有补充作用的各种刊物和专题材料 2具有相应电子文件的文书档案 移交进馆时其电子文件及电子目录一并移交进馆 无电子文件的纸质文书档案 移交进馆时亦须将其档案目录录入磁盘 一并移交进馆 3凡首次移交档案进馆的单位 应负责编写本单位历史沿革 包括本单位性质 职能 隶属关系 主要领导人任职情况及本单位档案分类编号方法等 4凡进馆的档案必须纸质优良 字迹 图像清楚 案卷标题简明确切 选用耐久性能好的墨汁 碳素墨水书写档案盒封面等 5移交档案的单位应负责填写移交目录一式三份 由招商局档案馆保存两份 移交单位保存一份 6各单位对其准备移交进馆的档案应先行自检 然后经招商局档案馆派人检查认可后 方可正式办理移交手续 组织沿革的编写组织沿革是系统记载一个单位的体制 组织机构和人员编制变革情况的档案参考资料 内容包括 单位的历史概况 机构名称演变 建立 撤销或合并的时间 原因 隶属关系 性质任务 领导人员的变动 以及编制的扩大缩小 内部机构设置和办公地址迁移等情况 主要包括五要素 单位性质和主要职能 隶属关系 人员编制 内部机构设置 领导成员的组成 组织沿革编写方法有四种 编年法系列法阶段法问题法 编年法 以时间为主线 先将材料按年度分开 再按年度顺序 逐年列出本单位机构设置和人员任免等情况 这种方法适用于组织机构经常变化的单位 系列法 以组织机构为主线 将第一机构及其主要领导成员的变化作为一个系列编者按写出 这种子方法能够比较清楚地反映一个单位整个组织体系和每一个机构及其主要领导成员的变化情况 适用于组织机构比较稳定的单位 阶段法 将本单位历年发展变化的情况划分为若干个自然阶段 在每个阶段内采用以单位内部组织机构为主线的方法进行编写 这种方法很大程度上是编年法和系列法的结合 问题法 将单位自身各方面的沿革情况分别列为一个个问题 然后逐一问题加以记述 比如 机构变更 人员更替一项一项说 档案整理情况说明编写方法档案整理情况说明是档案整理部门在每年档案归档工作结束后 对当年的机构 主要职能活动 档案归档情况和文件材料的大体内容 卷内文件总页数 文件材料的完整 准确程度 损坏缺少等情况 所作的简介 由档案整理部门基本情况和档案归档情况两部分组成 整理档案的部门 整理工作完成时间 档案数量 其中包括永久 长期和短期三个不同保管期限的数量 以件为单位计算 其它需要说明的情况 档案的鉴定 档案鉴定工作的组织领导 办公室主任主持工作 由分管领导负责 由档案部门 文书部门 业务部门组成鉴定小组 档案部门制定保管期限表分发给各部门 由各部门按照保管期限表 在需要归档的文件材料上注明保管期限 移交后由档案部门检查所定保管期限是否正确 档案的销毁 销毁工作要经过档案鉴定小组 必须有严格的审批手续和监销手续 应有以下程序 1 销毁文件登记 即编制 档案销毁清册 档案销毁清册由以下几个部分组成 序号 案卷或文件题名 年代 目录号 卷号或文号 卷内文件页数 原保管期限 销毁原因 备注等 2 领导批准 3 监销 必须指派两人以上专人对照 档案销毁清册 检查档案 档案的保管 库房管理 分库储存 合理安排 库位管理 档案流动中的保护 档案在各个管理环节中一般的安全防护 档案保护技术 温湿度控制技术 虫害防治技术 档案修复技术 档案保管工作的条件 1 档案库房的要求 a远离易燃易爆场所和腐蚀性气源 b避免 顶天立地 c便于档案的疏散 搬运 d防尘处理 门窗加固增强密闭性能 电源要能单独控制 档案保管工作的条件 1 档案库房的要求 e温湿度 普通载体的档案要求的库房温湿度是温度14 24度 湿度45 60 照片档案 底片档案的适宜温湿度是 温度13 15度 湿度35 45 f防光 库房尽量设置小的窗户 用有色玻璃 如果是普通玻璃则要加装窗帘 2 库房设备的配置 a温湿度测量 监控调节装置 b库房防火防盗监控装置 c空调设备 d吸湿加湿设备 e库房空气净化装置 字迹的耐久性 最耐久的 包括墨和墨汁 黑色油墨等 比较耐久的 包括彩色油墨 蓝黑墨水 印泥 铁盐蓝图等 不耐久的 纯蓝墨水 红墨水 复写纸 圆珠笔 印台油 重氮盐蓝图 铅笔等 档案统计工作 档案统计是以表册 数字的形式 揭示档案和档案工作中诸现象的发展过程 现状及其一般规律的一项工作 把档案统计的台帐建立起来 才能摸清家底 我们集团的有些单位档案统计工作没有建立起来 统计的数量总是不准确