公证卷宗的有关要求及检查出现的一些问题及处理办法的探讨 档案室朱玉笙 一 受理环节 1 受理范围 卷内材料要求不能显示出超越公证法所规定的受理范围 1 符合 公证法 第十条规定的受理范围 申请人与申请公证的事项有利害关系 申请人之间对申请的公证事项无争议 2 符合公证受理的执业区域 符合 公证法 第二十五条 公证程序规则 第十三条的规定和省厅核准的执业区域 3 公证员应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果 告知其在办理过程中的权利 义务 告知内容应当记录归档 告知内容参照市公协下发的有关文件 2 卷宗的立卷要求 公证文书材料应分种类 按年度分别立卷 其中 1 同一当事人为同一目的而办的数项公证 可合并为一卷 2 没有相联关系的当事人和公证事项必须按照一证一卷 一卷一号的原则分别立卷 不得并卷 3 跨年度的公证 在受理年立卷 3 流程号的设立 1 首先要求每个受理号项下受理的公证书 必须遵循按年度 公证大类分别受理 如果同一个当事人为同一目的而办的数项公证 可合并为一卷设立为一个流程号 其它情况不得在一个流程号中集中受理 必须遵循一证一卷 一卷一号的原则 单独设立流程号 2 在满足上述要求的条件下 每个卷宗号的卷宗页数根据我处的档案盒厚度要求 卷内材料总页数不得超过500页 超过500页的应分卷装订 分卷装订由装订室处理 4 申请表的填写 1 申请人及其代理人的基本情况信息采集应当完整 包括姓名 性别 身份证编号 现住址 联系电话等内容 2 由单位申请办理公证的 应把单位名称 住所 法定代表人 联系电话 代理人姓名 性别 住址 或单位 职务 被代理人 联系电话详细登记入相应位置 3 申请表中申请公证的事项及公证书用途栏中内容填写齐全 公证事项名称不用简称 并与公证书所列名称一致 4 发证时间 要求按实选取 但不得早于公证受理时间 5 申请表要求申请人或代理人签名 申请人以签名为原则 不能签名才盖章 捺指印 但需在卷宗笔录中说明不能签名的原因 如捺指印 需注明是哪个手指指纹 遗嘱公证及涉房类公证应当留取十个手指指纹卡附卷 6 申请表上要求填写申请日期 并用公元纪年表示 注意 1 遗嘱及证据保全等特定办证事项 有二人办证要求的 申请表 含系统打印 应当由公证员和公证员助理二人在材料右下角亲笔签名确认 2 外点办证 使用自行制作的制式申请表的 要求按表单空格填写完整 申请表及谈话笔录不允许制作在同一张表单上 5 受理回执单 1 受理回执单要求由申请人 代理人 本人签名 不会签名的需捺指印 2 特殊公证事项 如遗嘱 证据保全等需两人办证的 要求两个承办人员在受理回执单右下角共同签名确认 二 交费 1 所有公证均需按标准收费 制作交费通知单 交费通知单要求由收款员收款后并加盖收费章予以确认 收款员开具的公证收费缴款书存根票面总金额要求于交费通知单金额一致 公证收费缴款书存根要求用胶水粘于交费通知单的下方空白处 2 如有费用减免 需在信诚程序中走正常的费用减免程序 由领导审批后 按交费通知单显示最终金额收取 可全部减免 审批后金额显示为零 如部分申请减免 费用按减免后显示的金额实际收费 公证收费缴款书存根要求用胶水粘于交费通知单的下方空白处 三 材料收集 1 由公证员根据当事人所申请的公证事项 按办证要求收集所需材料 2 卷内材料要求在信诚系统内必须全部扫描 扫描材料要求 正确选取当事人 及扫描事项 按类别逐一进行扫描 每张材料的页面内容要求扫描完整 保证电子卷宗材料收集质量及完整 3 实物卷宗中收集的卷内材料要求 是复印件的 1 用原件由我处工作人员或承办公证员直接复印的 需加盖复印人员的 影印件与原件相符章 存卷 2 由当事人直接提供的复印件 并经承办公证员做原件核实存档的 需加盖 影印件材料提供章 复印件提供人需在提交人位置签名并签署时间予以确认 3 不会签名的当事人需用指纹卡收集当事人的十指指纹 并注明各指名称 放入证明材料中一起归档 4 公证员要根据办证的实际情况 剔除卷内的重份材料及不必要归档的其它材料 四 询问笔录 1 询问笔录要求制作完整 有问有答 不可出现有问无答的情况 2 有特殊要求需两人办证的 询问笔录参加办证的两个承办人员在询问笔录中要有反应并且由两人在笔录页右下角处共同签名 多页询问笔录制作的 要求每页询问笔录均有两个承办人的签名确认 3 询问笔录要求根据申请公证的类别酌情制作 告知内容完备 如存在可以共同接谈的情况 要写明回答人是谁 在办证要求中 要求单独分开制作询问笔录的情况 必须遵守 分开制作询问笔录 4 有授权他人代领公证书的 要求在询问笔录中是明确表述 代领遗嘱公证书的 尽量提醒当事人不要授权由遗嘱受益人来代领公证书 5 询问笔录内容每页均要求被接谈人签名确认 不会签名的需捺指印 五 公证文书发送回执 1 收件人要求为公证申请人或谈话笔录中指定的收件人 收件人要求签名 签署领件时间 时间要求填写公元纪年 自行制作的制式发送回执 要求收件人 收件单位 公证数份数 公证事项等内容填写完整 收件人要签名并签署时间 公元纪年 六 卷宗整理 1 公证书送达完毕 由发证人员将卷宗内部分材料归还给承办公证员 由承办公证员根据我处的卷宗整理交档规范自行整理卷宗 并负责卷宗的质量审核 移送档案 2 排序要求 根据公证员手上的现有材料 及档案室效率要求 制定公证员移交档案室的排序要求 1 交费通知单 需粘贴收费缴费单存根 2 公证书正文 要求与出具的公证书正本内容形式一致 含当事人申请证明的文书材料 其中 遗嘱 合同 委托书等需要原件 学历 成绩等复印件材料要求不加盖影印件与原件相符章 以利于今后补副本之用 涉外公证一般需要有公证书译文 根据卷宗目录的要求 公证书有译文的 先从小到大依次排列所有的中文公证书 再从小到大依次排列所有的公证书译文 即排列完所有的公证书中文再开始依次排列公证书译文 3 公证申请表 公证员需将表内内容填写完整 由申请人签字确认 签署时间应用公元纪年 4 受理回执单 公证员应要求申请人签名确认 5 证明材料 A 当事人的身份证明 B 当事人提供的其它有关证明材料 复印件应根据实际取得情况分别做盖章处理 6 公证处审查 调查所取得的证明材料及现场记录等 如调查记录 放弃继承权声明书 现场工作记录等 7 公证员接待当事人的告知书 询问笔录等 8 其他有关材料 9 公证文书发送回执 需收件人签名 签署时间应用公元纪年 10 证物袋 应由公证人员交卷前密封 并在证物袋表面写明实物证据的名称 数量 单位 公证卷宗流程号 公证书编号 公证员签名 封存日期等 证物袋要求粘贴在A4的白纸上 如是附在公证书之内的证物 不参照此条 请将证物袋依照出具的正本公证书原样附在公证书正文之列 11 备考表 主要填写卷内文书材料的必要说明以及卷宗的其它备注信息 立卷人姓名 检查人由档案人员盖章 立卷时间由档案人员填写 七 交档 1 公证员应按照 一般公证事项在发证之日起一个半月内 招投标公证在发证之日起三个月内 流程号生成半年内 即在信诚受理之日起半年 2011年1月1日起 将公证事项的全部文书材料按规定做好公证卷宗的整理工作 符合立卷要求 依照排序办法排好顺序 及时向制证室档案管理人员进行移交卷宗 2 档案室接收人员应该根据公证卷宗逐卷双方当面在信诚系统中做电子接收 并打印卷宗接收记录 一式两份 接收人员及公证员双方签名确认 各执一份备查 3 接收过程中及档案接收后 档案工作人员要对移交的档案严格检查 凡不符合立卷规定要求的 遗漏卷内文书材料 实物证据和收费发票及电子卷宗扫描不完整等 一律退还给立卷人重新补充整理 档案工作人员应打印 退还卷宗明细表 注销相应的已退还卷宗 公证员收到已退还卷宗应签名确认 4 确实无法补齐材料的 承办公证员应在该卷宗备考表注明原因 并经所在部门负责人书面批准后附卷存查 重新整理后再移交的卷宗按上述第2点办理 5 卷宗归档后 如该卷宗有补充材料的 应按立卷要求做好整理 装订工作 并在该补充材料的卷宗备考表中备注说明 6 公证卷宗附有实物证据的 承办公证员应以每一卷宗号为基本单位填写 公证档案实物证据移交表 一式两份 该表须与实物证据一同移交 实物证据不能与公证卷宗分开移交 实物证据移交之前 由公证员对实物证据外包装 实物证据外包装尺寸控制在30cm 40cm 70cm范围之内 进行封存 并在外包装上注明实物证据的名称 数量 单位 公证书编号 公证员签名 封存日期 当事人资料等内容 档案员须按 公证档案实物证据移交表 所载信息认真检查实物证据 确认无误后 与承办公证员在 公证档案实物证据移交表 上共同签名 承办公证员执一份 另一份随卷归档 八 卷宗电子接收 上架并打印卷宗封面 流程表 1 由档案室卷宗接收人员 在信诚系统中做电子卷宗上架并打印卷宗封面 流程表 九 卷宗装订 1 装订人员调整卷内卷宗封面 流程表 缴费通知单的装卷顺序 并加放备考表及卷宗封底 要求卷宗封面 卷内目录 备考表等尺寸规格应当符合A4规格 2 卷内材料要求A4规格 小于A4规格的 是复印件的在保持复印内容清晰无误的前提下 利用A4复印纸进行二次复印 或利用A4规格纸张加底衬托 是当事人提供的或调查所得的原件 需用A4规格纸张加底衬托 已装订成本 双面均有内容的除外 不得使用废旧纸张衬托 大于A4要折叠成A4规格 衬托 折叠时要预留装订位置 3 要用有利于档案保管和利用的方法装订卷宗 装订部位应在卷宗左侧 穿孔装订时 装订穿孔应在距左边线1至2公分范围内 装订孔要注意避免破坏材料上的文字 装订部位过窄的 要用纸张加衬边 卷宗一般使用棉线绳装订 三眼订牢 线绳要打成活结 在活结处贴上封签 并在骑缝线上加盖立卷人名章 9 卷宗排架 1 由档案室人员根据卷宗规律及要求按大小依次排架 二OO九年之前的公证档案 每年按公证分类的不同按公证书的编号依次排架 二OO九年之后的档案 按保管期限的不同分别分为永久外证 永久内证 长期外证 长期内证 短期外证 短期内证六大类按流水号大小依次排架 原按办证类别的国内经济 国内民事公证统汇入各期限的内证 涉外民事 涉外经济 涉港 澳 台的公证统汇入各期限的外证 按档案存放期限统一分类管理 二O一一年起 新增加一类遗嘱卷宗单独排卷 其它卷宗排列方式同第33条规定 10 卷宗改错 公证文书有改错的 卷宗未移送归档的由承办人自行剔除错误的文书 已经归档上架后的公证文书改错的 需由承办公证员将改错申请报档案管理人员备案 经主管部门批准后并视情况调取实物卷宗 改错后的文书需在十日内将相关材料移送至档案管理人员 由档案管理人员对档案进行必要调整 并按上述规定要求装订后补充归档 并视情况由档案管理人员在备考表中进行必要记载 上架卷宗具体改错的办法 1 公证书内待证材料有误的 公证词不发生变化的 发出的公证书替换后 直接交一份正确的材料回档案室换档 信诚系统内不用做操作 2 公证书证词或公证书译文要改错的 需发送改错申请 目前为口头通知档案室 由档案室将卷宗状态从上架发回改错状态 公证员在系统内进行改正后 公证员要替换当事人持有的错误公证书 并且要把正确的公证文书多用白纸打印一份交回档案室更换档案 档案室接到更换材料后 会将卷宗的电子状态重新调回上架状态 3 当事人的错误公证书无法收回或其它原因的 要求在发出的文本上采取直接盖校对章的形式的 档案要求信诚系统如上述2正常走程序修改系统内的电子公证书文档 并且要到档案室申请调出实物档案 对存档的公证书文本也需盖校对章使其与发出的公证书正本做同样的修改 做到形式一式