前言经常听到的很多外贸业务员不停诉苦:路人甲:我发了好多邮件给老外,怎么连个回音都没有呢?小兵乙:海外的客户怎么总是说没收到我的邮件啊?群众丁:在谷歌等搜索引擎上找了一大堆客户,可是发邮件后没有什么效果,这是怎么回事啊!外贸业务员丙:上面的问题,都是我们外贸业务员遇到的难题好不好?你们来凑什么热闹撒?这样的情况究竟是什么原因,对此,我们又有什么好的方法去规避/改进/优化它?由于教程太长了,我会拆分为多个帖子,每一次都列举几个影响客户回复我们邮件的几个因素,并且给出相应的对策,便于大家阅读消化.第二类影响外贸邮件回复率的因素:客户根本没有打开!上节我们探讨了会影响到邮件达到客户收件箱的一些因素,并且就每个因素提出了一些解决方案.但是,邮件成功到达客户的收件箱之后,只是成功了一部分,有的邮件,客户压根就不会打开.据统计,33%的邮件阅读者,仅仅根据邮件的标题就决定了是不是要打开这份邮件.阅读下面的内容之前,先闭上眼睛想一下你曾经收到过的广告/促销/会员/通知邮件,看到标题之后,哪些你打开了,哪些你没有打开,哪些你直接删除/举报垃圾邮件了?为什么?思考题:站在客户的角度思考一个客户为什么会/不会打开一封邮件?注意:下面讨论的邮件标题,特指给一个完全陌生的客户发送第一封开发信的情形,而不是指给你已经在联系的客户发邮件时使用的邮件标题.1.First Thing First: 开发信标题中,使用那些词汇是好的,那些词汇是不好的?为了让客户对我们的邮件进行回复,外贸小伙伴们几乎是想尽了一切办法.在设计邮件标题的时候,也是花样百出.有些人会在标题中加上RE:或者是FW:这样的前缀,有的人则会使用Best Price这样的字眼,为了引起注意,也有使用三个感叹号!引起注意的.这些方法究竟好不好,到底要不要用?(1)在邮件标题中使用RE,或者是FW这样的邮件标识,效果都是负面的!有的童鞋,包括曾近的我,为了营造一种已经和客户联系过的假象,会在邮件标题的开头加上RE或FW这样的标识.其实,客户也不是傻子,一个人有没有和他联系过,大多数人还是会有印象的.对于那些陌生人来冒充熟人的,多数会受到冷遇.下面是这两个标示的使用效果:RE和FW的使用效果:都是负面的建议:通过上图可以发现,打开率,点击率都降低了,退订率增加了很多.所以如果不是熟悉的客户,最好不要使用这样的标识,会招致客户的严重反感.(2)使用了引诱性很强的内容,如:Best Price, Last Chance, 100% Free.现在人们的生活中,最苦恼的不是没有信息,而是信息太多.当所有的广告都说Best price, high quality的时候,就意味着这已经不是一个优势,而是一个劣势.与其使用这些看起来热烈的词汇,不如用一些朴实的,能够体现你独特魅力的词汇.建议:避免那些表面高端大气上档次,但实际上已经被用滥的词汇,多挖掘一些可以你的优势同别人区分开的词汇(3)哪些词汇是有效果的,比较好的词汇?根据国外权威机构的大量调查,有些词汇也会有积极的作用,如:1News- 在公司有新的信息/产品/事件的时候,可以考虑使用这样的开头: News: genuine natural wood cellphone shell released2Urgent/Breaking/Alert- 如果会定期联系一些客户,那么不放在邮件标题前面加上Alert: Alert - new models are now ready for trail with 20% off3Sale- 我们联系的目的就是要销售,不妨简单粗暴些,拐弯抹角大家都累: Xxxx Chemicals from Factory Direct Sale4Free delivery- 现在越来越多的外贸人开始做AliExpress, Ebay这样的C2C平台,像我们每一个网购时的心情一样,老外也喜欢包邮啊: Free Delivery Ceramic Vases in 12 Colors.当然,如果公司实力不错,产品利润也很可观,我们也可以和货代合作,退出Free Shipping的服务,我想对很多客户来说,这也是一大亮点.5Video- 有的公司会有一些让客户参考的视频,将视频放在youtube之后,不妨通知客户: Operation Video for SC-II drilling machine6Daily- 对于具有时效性的消息,可以在前面加上时间信息,如Daily, Weekly, Monthly,不过统计数据表明,Daily的效果是最好的7Dont Miss- 你们有促销活动?公司要参加展会?这些情况下,用Events为开发信提供素材,也是不错的主意: Dont Miss Our Special Offer for India Importers8First Name + Last Name- 在邮件标题中使用收件的姓名,会将打开了提高13%,因为大部分情况下,人们愿意打开那些看起来言之有物的邮件,而不是一眼看上去就是垃圾的邮件: Bill Gates, your invitation of Canton Fair from xxxxx compamy上面的词汇,都是在调查了大量样本的基础上,总结出来的.各行各业不同,类似的词汇也在不断变化,我们外贸业务员要根据自己的实际情况,不断搜集整理那些对你的客户来说,有趣,有用,有利的词汇,保证客户会看到标题之后就有打开的欲望和动机.2013-2014年度全球邮件标题词汇受欢迎度调查2.你的邮件标题中,是不是使用了特殊的格式,让人不便于记忆和搜索?相信每个人都有这样的经历,在收到邮件之后,暂时没有时间进行处理,于是大致浏览一下,稍后再回来查看.外贸客户也是一样.这个时候,就要求我们的邮件标题要具备memorable和searchable的特征.(1) Memorable,就是使用便于记忆的标题.这样客户才会在需要搜索的时候,能够方便地找到一个关键词进行搜索.这往往也意味着你的邮件标题要有足够的特色(2) Searchable,就是邮件标题中不要包含过多的杂乱的格式,以至于影响搜索,如:单词全部大写了? - ALL WORDS ARE CAPITALIZED标题中使用了很多标点符号? -!, |, /, -, _, ?, $, .你的邮件地址也放在了标题中? - Do you need textile from china? - blahblahblahgmail.com将日期信息也加入了标题? - Best price for iPad/iPhone protecting shells 2014-04-02什么?你的标题竟然有15个单词? - Price list from Shanghai xxxx for fully automatic packing machines with CE and SGS approven建议:这些会为客户搜索造成困难的内容,最好避免使用.让你的标题看起来简洁,直接,友好.标题的单词最好介于6-10个单词.3.有时候,客户第一眼看到的,不仅仅是你的标题,还有.使用Gmail的童鞋,应该对Gmail的Inbox界面比较熟悉,就是:在显示标题的时候,还会显示一部分内容作为预览.而几乎所有的邮件客户端,如Outlook, ThunderBird等,都会显示发件人的姓名(如果你设置过的话),发件时间,是否有附件等.Outlook显示发件人的姓名Gmail会显示发件人姓名和邮件的预览(1)对于那些显示邮件一部分内容作为预览的邮件,如果没有联系人姓名,仅仅是一个Dear Sir/Madam, 甚至是Dear Friend, Hi there这样很泛的称呼,68%的用户不会打开这封邮件!建议:发邮件的时候,最好明确知道客户的姓名和称呼.即使是QUN发的邮件, 通过函数变量等方法,给予每个收件人称呼(2)使用邮件客户端的业务员,最好在客户端中将自己的姓名,公司信息设置完整,一下是在Outlook和ThunderBird中设置的方法.(里面的邮箱仅仅为了举例,并不真实存在),其他客户端的设置方法,请自己百度.在Outlook2013中设置发件人信息在ThunderBird中设置发件人信息4.你的邮件是什么时候发送出去的?发送频率是怎样的?(1)统计显示,82%的人在上午09:00-10:00, 下午15:00-16:00通过电脑或者是手机打开邮件.对于外贸业务员来说,这个又多了一个挑战,因为还有时差的问题.这方面没有什么一劳永逸的方法,只有自己在发送开发信的时候留个心思,不同国家的客户,分开时间段发送.这样一来可以分散开邮件服务器的压力,同时也能增加邮件被打开的几率.建议:根据你客户的时区,尽量在客户的工作时间发送开发信.(2)很多人在给客户发了一封邮件之后,就盼望立即收到客户回复.事实上这是不现实的,要稍微有些耐心,切忌短期之内,三番五次地给客户写邮件问Did you received my lasr Email?,When will you reply me?.这样只会让客户更加反感来自你的邮件.如果实在想知道客户有没有回复,也想得到客户对于你们产品的反馈,可以打个电话过去问问.建议:1邮件的频率要掌握好,不要短期之内接二连三地发邮件2如果第一封邮件没有回复,可以第二天发一个邮件提醒下客户I just send you an Email for xxx, would you please kikdly check you inbox for the arrival? Your feedbacks are highly appreciated3当邮件没有效果的时候,就打电话,或者是通过在线聊天工具,Skype, Trade Messager, Yahoo Messager,或者是SNS渠道,和客户进行实时沟通5.总结:你的邮件标题是否经过策略 - 执行 - 优化 - 跟踪的过程?外贸开发信是个复杂的系统工程(这说明我们每个外贸业务员都很牛!),要想做好,一定要 系统的思维.很多人都是在谷歌里面看到了一个邮箱,就发一封邮件,根本没有计划,写下了一个标题,也没有经过进一步的提炼优化.发送之后,也没有经过跟踪测试,从而进行优化.建议:(1)将所有的开发信作为一个总体考虑,而不能总是打一枪换一个地方.如果一直发送的开发信都没有效果,就要赶紧停下来,改变策略(2)最好通过邮件标题,就能清晰地告诉客户:1 whats in it for you2 who its from3 how it can help you(3)每次拟好一个邮件标题之后,至少修改2次,仔细推敲提炼,才作为正式使用的版本(4)尝试多中不同的风格,并且观察他们的效果,作为下一次写作标题的基础