管理的几个基本点 组织是管理研究的对象管理活动处于特定的组织内外环境约束下管理活动的目的性通过有效利用各种资源达到目的管理最终落实在一系列的职能上 管理职能 管理过程中各项行为的内容的概括 是人们对管理工作应有的一般过程和基本内容所作的理论概括 第五章计划工作 运筹帷幄之中决胜千里之外 凡事 预则立 不预则废 一年之计在于春 一天之计在于晨 不怕贼偷 就怕贼惦记 计划是管理的首要职能 在一个组织中 计划工作是管理的首要职能 其他工作都只有在确定了目标 制订了计划以后才能展开 并将围绕着计划的变化而变化 但在我国的管理实践中 计划工作普遍不受重视 致使各项工作缺乏明确的目标 短期行为严重 结果不确定程度较大 计划是管理的首要职能 案例 难道我没有计划吗 个体户小赵得知近来某高档啤酒销售的差价利润丰厚 就托关系以预付30 款项的方式从厂家批发5000箱 同时招一批临时工以每瓶2角回扣的报酬组织促销队伍 并安排饮食店和宾馆代销 但因促销不力 2000箱啤酒积压在库房 小赵的爱人骂他做事没有计划 小赵感到很委屈 你认为小赵有计划吗 从管理学上来说 如何界定 计划 呢 计划是管理的首要职能 首先 计划从明确目标着手为实现组织目标提供了保障 其次 计划还通过优化资源配置保证组织目标的实现 再次 计划通过规划 政策 程序等的制定保证着组织目标的实现 为什么不做计划 变化太快 计划跟不上变化快 计划完成不了 有计划太约束 不自由 没有时间做计划 计划没有用 不知道如何做计划 正因为有变化才需要做计划 有了计划才知道有问题 计划保证我们首先做好重要的事 不做计划不知如何利用时间 计划有没有用 怎么做 做了才知道 案例 国外某老生从事的职业是一家飞机制造厂的飞机试飞员 在他60多岁光荣退休之后 报纸 广告 电台等媒体纷纷前往采访 这是一个传奇式的人物 据说跟他一起从事这个行当的伙伴们有的因事故而殉职了 有的由于发生事故而身患残疾 而这位老先生 尽管经历了很多次事故和意外 但都化险为夷 媒体记者问他有什么诀窍比别人做得更好 为什么别人在各种各样的灾难面前躲不过去 而你却能化险为夷呢 这位老先生解释道 我有一个习惯 就是我在每次执行任务之前都会会设想可能出现的各种情况 假如出现某种不测的时候 我应当如何应对 假如发生某种意外的时候 我如何处理才是最佳的选择 每次执行任务之前 我都会闭上眼睛进行这样的冥想 所以在很多次执行任务过程中 尽管碰到了意外 但对我来讲 却是意料之中的事 这是因为计划可以为管理者和非管理者指明方向 通过计划促使管理者展望未来 预见变化 考虑变化的冲击 以及制定适当的对策 减少变化的冲击 计划还可以使浪费性和重叠性减至最少 最后 计划设立目标和标准以利于控制 没有计划 就没有控制 为什么要做计划 本章主要内容 计划工作的含义和内容 计划工作的种类和性质 计划工作基本要求和原则 计划工作的程序 编制计划的方法 计划的结构和写法 一 计划概述 一 计划工作的概念 1 制定计划 执行计划 检查计划 广义概念 1 广义的计划工作是指管理者制定计划 执行计划和检查计划执行情况的过程 一 计划工作的概念 2 狭义 制定计划 2 狭义的计划工作是指管理者事先对未来应采取的行动所作的谋划和安排 二 计划工作的内容 内容 WHAT WHY WHEN WHO HOW WHERE 目的性 主导性 普遍性 效率性 二 计划工作的性质 1 目的性 计划的性质决定着计划必须设定一个目标 必须在管理工作中居于领先地位 目的性 是生物界和人类社会普遍具有的一种性质 在人类社会中 目的性则表现为人的一种有意识的活动 计划的性质决定着 计划必须设定一个目标 必须在管理工作中居于领先地位 计划目标和如何实现目标 什么样的组织结构 组织 需要什么样的职工 何时需要 怎样最有效的指导和领导职工 提供控制标准 人事 领导 控制 解决 2 主导性 制定计划是各级主管人员的一个共同职责 各级管理人员所制定的计划的范围 内容不同而异 高层管理人员制定组织的总体计划 把握全局方向和目标 中层管理人员制定部门计划 诸如财务计划 市场计划 人事计划等 确定在整体目标实现过程中 各部门自身的具体目标 而基层管理人员则要制定具体的作业计划 以配合生产计划的最终实现 3 普遍性 4 效率性 效率性是指从组织目标所作贡献中扣除制定和执行计划所需要费用及其他因素后的总额 指在资源一定的情况下 如何使方案产生最大的效益 对于营利性组织来说 效率是指计划的成本收益比率 计划的编制和实施是要支付成本或费用的 如果其收益大于成本 就可以称之为有效率的 反之 就是没有效率的或效率低的 对于非营利性组织 计划的结果取决于决策者的价值标准 三 计划的种类 一 按期限分 长期 一般五年以上 中期 介于长 短期计划之间 和短期 一年或一年以下 这种划分不能绝对化 要结合行业特点和环境变化的速度 二 按职能分 就是按管理活动的类型分有生产 设备 技术 销售 财务 人事等 一般是根据总体计划来制定的 并考虑各部门的相互关系 战略计划是关于组织活动总体目标和战略方案的计划 应用于整体组织的 为组织设立总体目标和寻求组织在环境中的地位的计划 侧重于确定组织要做什么事 WHAT 以及为什么 WHY 要做这事 战术计划主要用来规定组织经营目标如何实现的具体实施方案和细节 则是由何人 WHO 在何时 WHEN 何地 WHERE 通过何种方法 HOW 以及使用多少 HOWMUCH 资源来做这事 三 按层次分 战略计划和战术计划 四 按明确性分 五 按表现形式分 预算 规划 程序和规则 政策 战略策略 目标 宗旨 五 按表现形式分 宗旨 描述组织的价值观 组织的抱负和组织存在的原因 着重表明社会对该组织的基本要求 组织的基本作用和根本任务的计划 宗旨对组织的各项任务只作最一般的表述 其重点是明确组织是干什么的 应该干什么和最终要达到的目的是什么 目标 是组织在一定时期内要达到的具体成果 是宗旨的具体体现 可以定量的 也可以定性的 战略和策略 是着重为实现组织长远目标所选择的途径 主要指出组织活动方向 工作重点和资源布置优先次序的总纲 但不确切说明怎样完成目标 五 按表现形式分 策略与战略的关系 策略是实现战略的手段 策略必须服从于战略 策略注重当前和局部 策略时间跨度短于战略 高层决策战略 中层决策策略 老兄 你知道什么是策略 什么是战略吗 战略 策略 战术 是否研制原子弹 战略部署 是否真的使用 策略规划 应怎样使用 战术计划 政策 是管理者决策时考虑问题的指南 是指明组织的活动范围和方针 表明组织鼓励什么和限制什么 以保证行动同目标一致的计划的一系列导向性规定 五 按表现形式分 程序 处理问题的例行方法和步骤 它是指导如何采取行动的工作步骤 程序一般按照例行方法和步骤的时间顺序对必要的活动进行排列 规则 通常是一种简单形式的计划 它为组织的具体工作作出一系列限制和规定 详细阐明哪些是必需的行动 或者非必需的行动 并且没有酌情处理的余地 比赛规则 五 按表现形式分 规划 是综合性计划 包括目标 政策 程序 规则 任务分配 要采取的步骤 要使用的资源 第十一个五年规划预算 一种数字化的计划 预期的结果用数字化的方式表示出来就形成了预算 一般说来 财务预算是组织最重要的预算 五 按表现形式分 案例 引进人才的政策 程序及规则 某学院为了引进人才 特制定了优惠政策 如教授住房补贴18万元 安家费2万元 安排配偶的工作 科研启动费文科3 5万元 理科5 7万元 副教授住房补贴16万元 安家费2万元 科研启动费文科1 3万元 理科3 5万元 这些优惠政策通过报纸和互联网予以公布 为了配合这个政策 该学院还有引进人才的一套程序 首先 应聘者须将自己的简历及证书复印件寄到该学院人事处 其次 人事处根据其专业将这些材料分送各院 系主管领导 院系领导通知所需应聘者前来面试 第三 各院系将已拟定录用 的人员报告人事处 由人事处领导再找他们谈话 双方谈妥条件 签定有关协议 最后 人事处分批将录用人员名单上报院长办公会 最后定夺 并给已确定录用的人员发出通知 该学院在引进人才的政策和程序中都有相应的规则 如引进的人才必须是学科建设 专业建设和课程建设急需人才 引进人才必须具备担当该项工作必须的能力和资格 在职称 学历 年龄和教学 科研方面都有具体要求 案例 引进人才的政策 程序及规则 四 计划工作的原则 目标导向原则 整体性原则 关键因素原则 协调性原则 灵活性原则 前瞻性原则 五 计划工作的程序 1机会分析 2确定组织目标 3制定计划的前提 4制定可供选择的方案 5评价各种方案 6选择方案 7制定派生计划 8用预算形式使计划数字化 优势 Strengths 劣势 Weaknesses 机会 EnvironmentalOpportunities 威胁 Threats 环境分析方法 SWOT分析方法 SWOT分析方法的基本步骤 内部条件分析 明确组织的优势与劣势 外部条件分析 对组织所处环境中的当前或将来可能出现的机会或威胁进行全面分析 组织所具有或面临的优势和劣势 机会和威胁都已确定后 管理人员就可以开始计划的工作过程 制定实现公司使命和目标的战略 T Threats 外部威胁 SWOT分析法 O Opportunities 外部机会 S Strengths 组织内部优势 W Weaknesses 组织内部劣势 增长 多元 防御 转移 SWOT方格 S 优势 1 2 3 1 2 3 W 劣势 O 机会 1 2 3 T 威胁 SO战略 增长 WO战略 转移 ST战略 多元化 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 WT战略 防御 利用优势去抓住机会 克服劣势利用机会 发挥优势避免或减少威胁 将劣势和威胁最小化 某企业SWOT分析 五 计划工作的程序 1机会分析 2确定组织目标 3制定计划的前提 4制定可供选择的方案 5评价各种方案 6选择方案 7制定派生计划 8用预算形式使计划数字化 编制计划中的制定可供选择的方案 评价各种方案 选择方案 几个步骤完成后 就进入了制定派生计划阶段 指总计划下的制定各个部门的计划 如服装公司的总计划完成之后 就要制定生产计划 原材料采购计划 库存计划 人力资源计划和财务计划等等 这些分计划是完成总计划的保证 用预算形式使计划数字化 计划离不开资源的分配 资源的分配是用预算来体现的 预算一方面是对各部门所要使用的资金的统筹规划 另一方面又是衡量计划完成程度的标准 六 编制计划的方法 PDCA计划循环法 戴明循环管理法 滚动计划法网络计划技术法甘特图法 一 PDCA计划循环法 戴明循环管理法 1 含义 是指任何一项工作均要先有个计划 plan 然后按照计划的规定去执行 do 检查 check 和总结 action 这个过程周而复始 不断循环前进 并进一步地提高水平 2 工作程序 4个阶段8个步骤 制定计划 P 提出工作设想 收集有关资料 进行调查和预测 确定计划的目标和方针 提出各种工作方案 并选出比较满意和理想的方案 编制具体的计划 并下达执行 执行计划 D 具体落实到各部门和有关人员 贯彻执行 检查计划执行情况 C 检查执行情况 发现问题 找出原因 总结处理 A 提出解决问题的办法 对这次解决不了的问题 要转入下一轮工作循环中予以解决 3 特点 大循环套中循环 中循环套小循环 环环相扣 形成一个有机体 每个循环都含有4个阶段 循环是螺旋式上升和发展的 再改进 改进 二 滚动计划法 1 含义 是一种定期修订未来计划的方法 是在原计划的基础上 每经过一段固定时期 称为滚动期 便根据计划的执行情况和环境变化情况定期修订计划 并逐期向前推移 使短期计划 中期计划和长期计划有机结合起来 该方法主要应用于长期计划的制定和调整 其具体做法是用 近细远粗 的办法制定计划 滚动计划法图示 根据环境变化修订计划 2 特点 1 计划分为若干个执行期 其中近期行动计划编制得详细具体 而远期计划则相对