模块一商务管理与事务文书 本模块要点 本模块由章程 制度 商务计划 商务总结 商务报告 备忘录 商务短信七个大的项目构成 通过项目训练 旨在使学生了解章程 制度 商务计划 商务总结 商务报告 备忘录 证明信 介绍信的含义 特点与作用 掌握其写作格式 结构与要求 能够结合实际任务撰写规范的常用商务管理与事务文书 培养学生数字化 表格化 规范化的工作习惯 逐步具备组织管理者的宏观意识 重点章程的结构和写法 制度的结构和写法 商务计划的结构和写法 商务总结的结构和写法 商务报告的结构和写法 备忘录的结构和写法 证明信 介绍信的结构和写法 难点企业章程与组织章程正文写作的区别 内容单一的基层单位的制度写作 商务计划主体的写作内容 条文的具体性和可行性 商务总结中材料的点面结合 观点与材料的统一 寻找规律的问题 商务报告中工作报告与情况报告写作侧重的区分 商务总结与商务报告的区别 根据材料 撰写机关内部备忘录 证明信 介绍信 本模块中各文种的病文析改 项目一章程 一 学习目标1 了解章程的含义 特点 分类和作用 2 掌握组织章程 企业章程的结构和写法 3 能根据任务要求 规范地拟写和修改章程 二 情境任务 高科奶业经营有限公司广州分公司随着业务的扩大 人员也在不断地增长 其中年轻人占了70 以上 为了增强年轻人的创业意识 挖掘他们的创业潜能 公司决定成立一个 青年创业家协会 人事部主管陈浩让专员肖雅负责起草一份协会章程 要求 请根据以上情境 拟写 青年创业家协会章程 三 任务分析 章程是党派 社团或企事业单位等组织自行制定的关于组织规程或办事规则的文书 它对于强化组织管理 保证各项活动正常进行具有规范保障作用 对其组织或单位内部人员有制约作用 在写作时要做好如下工作 正确领会领导意图 学习文体知识 完成构思任务 写成初稿送主管领导审阅并修改 熟悉文种格式 按规定形式印制 四 学习指引 知识点章程是政党 团体 企业或其他组织依据法律法规 对本组织的性质 宗旨 任务 组织原则 成员条件及义务 权利 机构设置 职权范围 行为规则 纪律措施等作出规范要求的规章文书 也是组织的纲领性文件 一 章程的特点1 组织性2 准则性3 稳定性 二 章程的常见类型1 组织章程2 企业章程 技能点 一 章程的结构和写法1 标题 1 团体组织名称 章程 如 富华服饰有限公司章程 2 团体组织名称 事项 章程 如 有限公司发行股票章程 2 正文 章程的正文由总则 分则 附则三部分构成 第一章即 总则 中间各章为 分则 末章为 附则 1 总则 是章程的纲领 对全文起统率作用 1 组织章程的总则部分写作一般要求阐明 组织的名称 性质 宗旨 任务 指导思想和组织本身的建设等 2 企业章程的总则部分写作涉及的内容一般有 企业名称 宗旨 经济性质 隶属关系 服务对象 机构等 2 分则 即基本规则部分 分则部分即总则和附则之间的各章 1 组织章程的分则部分 通常需写明的内容有 组织人员 加入条件 加入程序 义务和权利 纪律规定等 组织机构 领导机构 常务机构和办事机构的设置 规模 产生方式和程序 任期 职责 相互关系等 组织经费 来源 管理方式 组织活动 内容 时间和方式 其他事宜 根据不同组织 团体的需要而确定 2 企业章程的分则部分通常需写明 组织关系 资本构成 人事制度 资产管理 业务范畴 运作规程 利润分配等 3 附则为补充说明的部分 组织章程 企业章程 附则一般都要写 解释权 修订权 实施要求 生效日期 本章程与其他法规 规章的关系 以及其他未尽事项等 范例评析 二 章程的写作要求1 内容完备2 结构严谨3 语言简洁4 程序合法 五 任务实施 各小组讨论情境任务的写作要点 并完成写作任务 六 拓展训练 训练一病文修改 P7 参考答案 1 这是一份章程的草案 标题不能写签署内容 标题下写签署是错误的 2 第一章第二条和第四条应合并 使内容更简洁单一完整 3 第六条和第七条应安排在第三章更好 4 第二章章目如定为 经营范围 就不能涵盖第九条 应改为 经营 就准确又简洁 5 第三章应详定董事会 总经理的职责及配备的具体人员部 室 6 这是一份企业业务章程 主要内容应包括性质 宗旨 注册资金 利润分配 经营范围 组织机构以及奖惩制度 修改解释权等 项目二制度 一 学习目标1 了解制度的含义 特点 分类和作用 2 掌握制度的结构和写法 3 能根据任务要求 规范地拟写和修改制度 二 情境任务 随着业务的发展 实达公司的公车数量不断增加 公务开支明显增加 为节省开支 建设节约效能型公司 公司董事会决定加强对小汽车的管理 出台 实达公司公务用车管理制度 人事专员李珊受命 起草了这份制度 要求 请根据以上情境 拟写实达公司公务用车管理制度 三 任务分析 制度的适应范围广泛 任何依法成立的组织单位都需要以规章制度的形式来约定有关人员共同遵守的事项 职责范围或要求达到的标准 以保证生产 工作 学习 生活等的正常秩序 写作这份公务用车管理制度 应首先明确制定该制度的目的 其次界定公务用车的各种管理规范 当然 这要在掌握制度写作的相关知识与技能的基础上才能完成 四 学习指引 知识点制度是国家机关 团体 企事业单位为了加强对某项工作的管理而制定的要求有关人员共同遵守的管理操作规程和行为准则 一 制度的特点1 规程具体性2 准则性3 发布形式多样性 二 制度的主要类型1 岗位性制度2 法规性制度 技能点 一 制度的结构和写法1 标题 1 制发机关 制度内容 文种 如 东洋科技公司财产管理制度 2 制度内容 文种 如 会计岗位责任制度 行政事业单位审计制度 等 2 正文 1 内容较多 涉及面较广的制度 正文的内容分三部分 总则 说明制文的目的 根据和指导思想 分则 总则和附则之外的中间部分 是对某项工作的实质性规范 附则 说明执行要求及生效日期等事项 2 内容较单一 基层单位的制度 其正文一般如下 第一条 写制定制度的目的 要求 适用范围等 中间各条 写制度的各项具体规范 最后一条 写施行制度的要求及生效日期 3 特殊情况 有的制度各条均写具体规范 略去制定制度的目的 适用范围和生效日期等 3 签署签署 即写在正文右下方 内容有 制发机关名称 制发时间构成 如果标题已注明制发单位 则此处可省略 范例评析 二 写作要求 1 内容必须符合党和国家的方针 政策及法律 2 条文必须具体 实在 针对性强 有可行性 3 语言准确 明晰 简练 不含糊笼统 以免产生歧义 五 任务实施 各小组讨论情境任务的写作要点 并完成写作任务 六 拓展训练 训练一病文修改P12参考答案 1 条款存在写法不当和残缺现象 第一条应改为 为了 特制定本制度 文末应增加写生效日期的一条 2 存在语言表达不顺畅 不准确之处 如 各用电部门不得随意更换生产班次 轮休日 以搞好计划用电 应改为 为搞好计划用电 各用电部门的生产班次 轮休日不得随意更换 再如 所有用电部门的电度表不许任意更动 以准确地进行考核 应改为 为了准确地进行考核 所有用电部门的电度表不许任意更改 另如 并按规定时间将用电纪录呈报有关部门 应改为 并按规定时间将报表呈报有关部门 如 第六条中的两处 集体或个人 应将 或 改为 和 3 存在数字写法不统一现象 如 文中的 八十元 100 15元 一百元 200 1000元 等 均应统一为阿拉伯数字或统一为汉字 4 有些条款的语言不够精炼 不够准确 如 第三条 考核有计量 应改为 用电有查核 项目三商务计划 一 学习目标1 了解商务计划的含义 特点和分类 2 掌握商务计划的写法和写作要求 3 能根据任务要求 规范地拟写和修改商务计划 二 情境任务 据我国卫生部门保守估计 我国有2 4亿人口存在着不同程度的肥胖 每年仅在减肥保健品方面 消费金额就达60亿 100亿人民币 如此巨大的市场需求使得众多厂家纷纷进入这一市场 减肥产品的市场竞争异常激烈 秘书小丁是广州天美保健品开发有限公司市场部的员工 该公司主要生产 瘦身男女 减肥产品 为了扩大产品的市场份额 公司决定利用春天即将到来的良好时机开展促销活动 为了使活动有条不紊地顺利进行 市场部经理召集部门成员针对活动的目标 方式 时间 范围及经费预算等进行商讨 经过全体成员反复斟酌 确定此次促销活动的具体内容与步骤 小丁根据商讨结果制订出促销活动计划 要求 请根据以上情境 拟写促销活动计划 三 任务分析 凡事预则立 不预则废 要想使该促销活动取得成功 首要环节是制订周密的计划 写作这份商务计划 一要明确促销活动的目的 时间 地点 二要构思活动开展的具体步骤 三要掌握商务计划写作的相关知识与技能 四 学习指引 知识点商务计划是商务部门和企业为未来一定时期制定的商务工作目标 以及完成目标做出具体安排的文书 企业中常用的 规划 安排 方案 要点 打算 等都属于商务计划的范畴 一 商务计划的特点1 目的明确2 科学预期3 切实可行4 系统整合5 监督调整 二 商务计划种类按性质分为 综合性计划和专题性计划 按内容分为 管理计划 生产计划 销售计划 财务计划 培训计划等 按时间分为 长期规划 3年以上 中期计划 2 3年 年度计划 季度计划 月计划等 按范围分为 总公司计划 分公司计划 地域 华北地区 计划 部门计划 个人计划等 按格式分为 条文式计划 表格式计划和文表结合式计划 技能点 一 商务计划的结构和写法商务计划一般由标题 正文 落款三部分构成 1 标题商务计划标题常见的写法有 1 单位名称 时限 内容摘要 文种名称 如 恒达商业集团2008年增产节约计划 2 单位名称 内容摘要 文种名称 如 东方公司实行经营责任制计划 3 时限 内容摘要 文种名称 如 第四季度华东市场推广方案 4 内容摘要 文种名称 如 新入职员工岗前培训计划 2 正文常用的计划正文结构包括前言 主体 结尾三个部分 1 前言 说明制订计划的指导思想 缘由 目的 依据等相关内容或概述背景情况 2 主体 计划写作的重点部分 一般必须写清以下三方面的内容 1 目标任务 明确制订出达到的目标 指标 数量和质量上的要求 2 措施 写清楚采取何种办法 利用什么条件 动员哪些力量 由何单位何人具体负责 如何协调配合完成任务 3 步骤程序 即写明实现计划分几个步骤或几个阶段 3 结尾 结尾可以说明计划的执行要求 也可以提出希望或号召 有的计划不专门写结尾 主体部分写完后全文自然结束 3 落款在正文右下方写明制订计划的单位名称和日期 如果标题中已经标明单位名称 并在下方注上日期 那么落款也可以不写 二 商务计划的写作要求1 客观求实2 准确清晰3 有条有理范例评析 五 任务实施 各小组讨论情境任务的写作要点 并完成写作任务 六 拓展训练 训练一病文修改P19参考答案 1 原文标题不规范2 该计划的前言未写明制定计划的依据 目的 3 该计划中的任务指标应放在主体的前部 4 原文内容存在多处重复 如第三大条与第四大条中5 9两小条意思完全重复或部分重复 可以合并成一条来写 其余另有多处 5 原文共写了四大条 第四大条下又写了10小条 从其写作的具体内容上看这样安排结构层次缺乏逻辑性 6 原文中在表达方式上有不准确的地方 7 计划制定者的署名和日期应放在落款处 8 原文中的标点符号有误 项目四商务总结 一 学习目标1 了解商务总结的含义 特点 分类和作用 2 掌握商务总结的写法和写作要求 3 能根据任务要求 规范地拟写和修改商务总结 二 情境任务 2011年 明珠大酒店在悦达投资有限公司和前进商业集团公司的共同经营下有了较大的变化 两家股东投入大量的资金对酒店部分设备设施进行了更新和改造 荒废多年的三楼经过装修后重新营业 弥补了酒店娱乐项目的空缺 使酒店的服务项目更加完善 针对客房异味的问题 通过打开窗户通风得到了根本的解决 同时对客房旧电视进行了更新 所有的这些给酒店带来了生机和希望 酒店设备的更新 服务项目的完善 员工服务水准的进一步提高 使明珠大酒店在2011年的星评复核中取得有史以来的最好成绩 第二名 使明珠大