第二章人们把国家和文字的产生，作为秘书工作产生的两个必要条件和基础。秘书工作基本属性是对领导者的近身综合辅助性，秘书性工作人员是领导者身边协助收集情况、操办日常事务、记载有关活动的助手。我们认为，人类社会秘书活动的源头在原始社会。早在原始公社时期，部落首领身边就有了近身辅助的秘书性人员。人类领导活动的出现是产生人类秘书性活动的条件和基础，也是人类早期秘书性活动的标志。外国原始社会秘书生活动萌生：1.部落首领的近身辅助需要。部落首领领导活动的辅助需要，是原始人类秘书性活动产生的直接原因。2原始社会秘书性活动。中国原始社会秘书性活动的萌生：1.部落首领要的近身辅助需要。2.原始社会秘书性活动。原始时期的秘书性活动归纳起来，有以下几个方面：一是听下言纳于上、受上言宣于下的纳言的活动。纳言已起到了上传下达的沟通作用，并开展了原始时期的社会调查研究工作。二是原始信访活动，可以说用“进善旌”、“诽谤之木”和“敢谏之鼓”等形式征求群众的意见和建议，就是原始信访活动，也是我国信访工作之源头。三是原始会务活动，一般由巫史等充当会议的操办人、记录人。原始会议的组织操办是我国秘书会务工作的源头。四是记言记行的史官活动，黄帝时期，就有了仓颉、沮诵、孔甲等充当史官。五是占卜预测吉凶的巫祝活动。可以说巫祝是原始社会的重要秘书性人员之一，也是宗教秘书活动的始祖。六是出现了原始文书。相传在伏羲时代就有了契，作为原始社会和私人文书，据尚书、史记记载，原始时期已有了“典”、“命”、“谟”、“德”、“行”等等公务文书，即以书面文字记载的公务文件。人类的早期文字原始文字，在埃及、古巴比伦、印度及中国均有发现，原始部落联盟在四大文明古国均出现得最早而且存在发展了数千年。这就使四大文明古国，最早萌生原始秘书性工作的基础性条件。中国秘书性活动与外国相比的不同之处：一是中国原始的秘书性活动的遗迹可以为后世所了解，而外国的原始秘书性活动却大多湮灭。二是中国原始性秘书活动的一些重要方法影响着当代的秘书活动，而外国的的原始秘书活动对当代的影响却极小。三是中国的原始文字随历史发展演化为现代中国汉字，古文书也有明显的承继关系；其他古国的文字和文书大都失传了。东方古国文书的内容：东方古国书从方面记录了当时社会生活的内容。从已经发掘出的历史文件的实证来看，大体有以下几方面：1、宗教文书，两河流域和古埃及宗教文书以宗教祭祀活动内容为主，实际上是古奴隶制国家祭祀会议留下的会议文件和会议记录。2、国王纪年文书、3、经济文书、4、军事和外交文书、5、法典文书：著名的法典文书有汉穆拉比法典、亚述法典、赫梯法典、苏美尔法典、俾拉拉玛法典等。汉穆拉比法典是迄今已发现的古代奴隶制国家的第一部比较完整的法律，对后世有较大的影响，是研究古巴比伦时代历史的重要资料。从这些法典文书可见当时的秘书性官司吏在撰拟文件的语言表达、文书体式、内容把握上，均有了一定的业务水平。6、科技文化文书。伊文斯根据泥板文书书写比较规范统一、字迹清晰等特点分析，古希腊已有了专门刻写泥板文书的人员“司书”。古希腊文书档案，从已经发掘出的文物来看，古希腊奴隶制国家以不同形式流传下来的文书，大体有以下几种：1、题铭文书，希腊历史之父希罗多德曾广泛地利用题铭文书，撰写了一部希腊波斯战争史。2、神庙文书，它标志着古希腊集中保管国家文书档案的开端。将贵族文书档案保存在太阳神庙内，太阳神庙设有祭司，具有预言者的职能。凡是征战、出航、缔约和其他重要活动，祭司作为预言者均要预先做出预言，日积月累，形成了预言书或秘密书。3、王国文书 公元前4世纪未，文书档案基本上归王室统管，它标志着奴隶民主制的瓦解和神庙文书档案时代的结束。古希腊的预言书对古罗马的秘书性工作影响较大。由此，以预言书为主体，及查看预言书的有关情况的记录，就形成了古罗马的第一批文书档案，而查阅和记录查阅有关情况的专职人员，就形成了古罗马的秘书性工作人员之一。古罗马书有以下类型：1、贵族神庙文书 这些记录的积累形成祭司文书，也就是贵族神庙文书档案的重要来源。贵族神庙文书档案的内容：一是大祭司团文书档案，包括解决神法、家族法方面的问题的文书等。二是占卜祭司文书档案，即军事、外交及其他重要国家活动预卜吉凶的有关材料，即长官上任、开庭审判、军队出征、民众大会等活动进行占卜吉凶的记录。三是军事外交祭司文件档案，如宣战令、条约等。四是贞女祭司文书档案。2、平民神庙文书档案3、国库文书档案、执政者十分重视，将此类文件与国家重要财物存放在一起，文件档案的管理比较规范，可以说是欧洲历史上出现的最早的比较正规的文件档案管理。4、统一国家文书档案5、皇帝文书档案、夏王朝的左史、右史、巫、遒人、秩宗等，均为秘书性人员。左右史负责记录国家重大活动和国王言行，掌管机要史科。遒人承掌王命的传达发布。秩宗及巫祝是国王与鬼神沟通的“解释天意”的使者，主掌占卜、祭祀等宗教活动，是夏君主身边影响力很大的秘书性人员。从已经掌握的历史文献资料看，“誓”是我国最早的国家文书。商代的国家秘书性工作也较夏王朝有了发展，所谓六太、五官、六府之官中，其中不少就是操办秘书性工作的人员。如六太中的太宰，是商王的近身助手，总管庶和机要（后发展为宰相或丞相）；太史负责起草商王命令，发布文告，近似国王的秘书长；太宗负责宗庙祭祀事宜；太祝主持礼仪会务；太卜掌管占卜并记录占卜情况；太士承办敬神事务。作册史官，负责制作册命文书、保管册命并宣示王命，相当于商王的机要秘书；记事史官负责记录商王言行、朝政大事、保管典籍、观察天象、记录历法等等，主要承担文书档案工作。商王朝末年还出现了国家中央秘书机构，称之为太史寮，其长官为太史，下管辖有不同层次、不同分工的史官。按文书的载体分，商王朝的文书可分为三类：一是甲骨文书。二是金文文书。三是简牍文书，商王朝的国家秘书性工作，已经初创了一些管理制度：一是确立了国家公文格式。二是初步建立了国家文书归档保管制度。三是太史寮内秘书性人员有了初步的分工，各司其职，并有负责长官统一进行管理。尚书为我国最早的公务文书汇编本；随着西周王朝社会的发展，其国家秘书性工作也有所发展。一是秘书性工作的分工更加明确，出现了“卿事寮”和“太史寮”，太史寮则是为王室服务的秘书处；二是巫史分离，史官司地位升高，成为西周王室和地方政府重要的秘书官员；三是西周凡官署皆设史，其办文辅政的秘书性工作更为普遍，史官秘书性人员有千人之多；四是西周专设了“天府”收藏保管国家公务文书，并实行了副本存制度；五是西周的保密制度有所加强，文书档案无关人员无法窥见，盗窃者即受严刑处罚；六是形成了采风调查制度，派官员深入民间以观政，考察民情民俗，了解礼仪法度实施情况；七是四周的秘书性工作有了初步的规则。四周还出现了公文用印制度，以加盖印章强化官司府的权力和信用。中外奴隶制国家秘书性人员的职能活动既有相同之处，又有差别。 相同相近之处：一是职能地位比较确定，均是奴隶制国家最高统治者身边的综合辅助者。二是职能范围比较明确，中外奴隶制国家秘书性工作均围绕实施奴隶占有制统治展开办文辅政活动。三是素质要求比较相近，无论是中国的巫史等秘书性人员，还是外国的司书、祭司及其他名称的秘书性人员都要求有较高的文化水平，具有一定的使用文字的能力，并富有政治统治的经验，要求其对最高统治者忠诚等。这些素质要求，对后世有重大影响。四是在“君权神授”观念的影响下，奴隶制国家秘书性工作均带有一定的宗教色彩。五是占卜在奴隶制国家秘书性人员办文办会办事中是一个重要环节，也是秘书性人员发挥辅政作用的重要手段。六是国家秘书性人员的任用，大多受贵族继承制的影响，采用世袭制。七是秘书性人员对其辅佐对象的人生依附关系已经确立，这一关系一直沿袭至封建社会。这一关系的形成和发展，对后世秘书性工作有着极大影响。国家公务文书的异同，1.相同相近之外，中外奴隶制国家公务文书的相同之外，具体体现在以下方面：一是基本内容，均反映了当时奴隶制国家社会生活状况和国务管理活动。二是对国家文书档案均极为重视，视为神物和珍宝，中国的甲骨档案珍藏在王室的宗庙、社稷中，作为国家权力的象征和王权统治的精神支柱。外国奴隶制国家的文件档案也大多密藏于神庙和王国宝库，与黄金宝物收藏在一起，作为国家统治的重要资本和凭证。三是对文书档案的管理随时代发展越来越严格，越来越重视保密。四是奴隶制国家的文书已开始了用印制度。2.不同之处，中外奴隶制文书方面的不同之处表现在以下方面：一是文书载体的不同。都曾使用过石头文书，但中国奴隶制国家夏、商和西周王朝主要是以龟甲兽骨为载体的甲骨文书、以竹木为载体的简牍文书、以青铜为载体的金文文书；而古埃及、古巴比伦及古希腊、古罗马主要是以泥板为载体的泥板文书和以纸草为载体的纸草文书，古印度还使用过以贝叶为载体的贝叶文书。文书载体的不同，主要是各国载体资源条件和开发利用水平以及使用习俗不同决定的。二是文书保管体制上的差别。三是文书文体的分类不同。四是国家文书使用文字语言发展的不同。五是国家文书与宗教文书关系上的差别。第三章教会活动中的秘书性工作教皇文件档案，是教皇在主持教务中产生、利用和保存的文件档案。4世纪，在圣。罗伦萨大教堂里建立了最早的教皇文件档案馆，后来又修筑了多处教会文件档案馆。教会活动中的秘书性工作有以下特点：一是办文办会办事以宗教名义，但活动的内容涉及至社会各个领域，对当时的社会生活有极强的参与性和影响力；二是秘书性工作台的辅助对象虽是教会首领，但并非仅局限在对某一领域的辅助，它有对教会首领的管理具有综合辅助的职能；三是教会秘书性人员虽是基督教徒，但对世俗经济、政治、文化、科学等均有广泛的接触和深入的了解，只有这样，才能适应教会首领的辅助需要；四是教会文件档案虽是教会活动中产生的，主要为教务管理服务，但其中包括大量教会与世俗封建主交往的文件材料，如参与世俗社会活动的文件材料，以及世俗人士请求教会保管的文件材料，因此，它也具备直接为世俗封建统治服务的职能。与西周秘书性工作比较，春秋战国时期的秘书性工作出现以下变化：一是新兴的地主阶级子弟“士”不少人充当了诸侯国君身边出谋献策、草拟文书的秘书性官吏；二是采用了新的文书载体，除了一部分继续使用甲骨文书外，普遍采用了木、缣帛等新的书写材料；三是政务记录已形成制度，不仅记录君主言行，一切政务要事均要记录，并抄录副本多份，客观真实地反映事实已形成传统；四是文书种类有所发展；五是保密制度有所加强，创建了封泥制度；六是文书档案拓宽了利用范围，除了作为统治施政的工具外，还用作传授知识的工具和编写典籍、史册的材料。秦汉王朝的秘书性工作在以下方面出现新变化：一是皇宫内秘书性工作与政务秘书性工作分开；二是秘书性机构和人员进一步扩大；三是中央秘书性工作的分工；四是地方政府、监察系统及军事组织也配备了秘书性人员。五是秦汉统一了文字，在秦始皇推行“书同文”后；六是书写材料的进步；七是形成了更为规范的秘书工作制度；八是文书档案的管理进一步加强；九是对秘书性官吏的选任采用了任命、察举、征召、辟除等多种形式，这对先秦史官秘书性人员的世袭制是一大进步；十是创办了培养秘书性人员官吏的学校，如“太学”、“鸿教门学”等。还形成了对秘书性官吏的考核办法，如秦王朝的“五善”、“五失”考核法，汉代的“常课”和“集簿”的考勤考绩办法等。到了战国时期，宗室或有功大臣，由于这时的领主的治民权受到限制，其领主的秘书性人员活动的范围也较小，更具领主的管家的性质，主要处理领主家族日常事务。秦以郡县制取代了分封割据的势力，这时封建领主的秘书性工作台的领域更小，大多类似管家或账房先生，主要协助封建主管理家族内部事务。封禅中的秘书性工作，实际上是盛大祭典会务组织，人、财、物准备，往返路线、交通、食宿安排，祭祀程序的筹划，祭祀文稿、各种文件的撰拟和发