黔江至张家界至常德新建铁路建设项目竣工文件收集整理归档移交培训资料第一部分 铁路建设项目档案第二部分 建设项目竣工文件第三部分竣工文件案卷结构第四部分竣工文件整理方法和案卷质量要求第五部分案卷档案号黔张常（怀邵衡）铁路公司二O一七年五月目 录第一部分 铁路建设项目档案3一、建设项目档案相关术语3二、建设工程档案有效载体5三、建设工程档案归档6四、建设工程档案验收7第二部分 建设项目竣工文件11一、由建设单位形成归档的资料11二、由公司（建设单位）向相关单位收集归档的资料15三、应由勘察设计单位和有关委托单位移交给建设单位归档的资料16四、应由施工单位移交给建设单位归档的资料（46类）19五、应由监理单位(包括勘察监理和施工监理)移交给建设单位归档的资料22六、各方收集声像资料23七、其他有关问题23第三部分竣工文件案卷结构26一、标段综合卷26二、单位工程卷27第四部分竣工文件整理方法和案卷质量要求30一、竣工文件整理方法30二、案卷质量要求38第五部分案卷档案号40主要依据：43第一部分 铁路建设项目档案一、建设项目档案相关术语（一）建设项目指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。u 新建黔江至张家界至常德铁路为一个建设项目，注意本项目委托在建的黔江段竣工文件应该一并纳入黔张常铁路公司管理范畴，注意指导督促。它分以下几个层次：1单项工程。指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。2单位工程。指具有独立设计文件，可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益工程。3分部工程。组成单位工程的各部分（按完整部位、主要结构、施工阶段划分）为分部工程。4分项工程。按照不同的施工方法、构造及规格，又可把分部工程更细致地分解为分项工程。5检验批 。按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的，由一定数量样本组成的检验体。分项工程可由一个或若干检验批组成。（二）项目文件项目文件也称建设工程文件。是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。1.项目前期文件。指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。主要涉及勘察设计单位、咨询审核单位、地勘监理单位、建设等单位。2.项目竣工文件。指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。主要涉及施工单位、监理单位、第三方检测单位、委托代建等单位。（1）项目施工文件。指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。（2）项目竣工图。指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。（3）项目监理文件。指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。3.项目竣工验收文件。指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。涉及设备接管单位、铁路总公司（广铁集团公司）、施工监理单位等。（三）项目档案项目档案也称建设工程档案。是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。经过鉴定、整理并归档的项目文件。按照铁路建设项目资料管理规程（TB.10443-2010）规定，凡是由参建单位形成的而且建设单位需要收集的、建设单位形成的以及纳入竣工文件范畴的所有建设项目资料均属于项目档案归档范围。由参建单位移交，建设单位归档管理。二、建设工程档案有效载体1.纸质载体：以纸张为基础的载体形式。2.缩微品载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。3.光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。4.磁性载体：以磁带、磁盘等磁性记录材料为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。三、建设工程档案归档程序（一）形成与收集建设单位形成收集范围：主要是工程准备阶段形成的立项文件、建设用地征地拆迁文件、勘察测绘设计文件、招投标及合同文件、开工审批文件、财务文件；竣工验收阶段形成的工程竣工总结、各种竣工验收记录、声像电子档案等。监理单位形成收集范围：由监理单位自身形成的监理文件。施工单位形成收集范围：施工过程中形成的有关技术文件，记录、隐蔽检查资料、试验资料、产品合格证明文件、过程验收资料、施工原始记录等。后面详细介绍。（二）整理与编制参建各单位按各自收集范围，对收集上来的资料进行鉴定，并将有价值的文件资料按档案部门的整理要求组卷装订。（三）移交与归档（参建单位而言）对于一个建设工程而言，归档有三方面的含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设中形成的文件向本单位档案管理机构移交。二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。三是按要求，建设单位组织施工单位将建设工程竣工文件向路局档案馆、接管单位、地方城建档案馆等单位部门移交。四、建设工程档案验收对于路局管理的更新改造工程项目，可以按照局建设部门对于工程验收的方式要求在验收会一并进行，但必须签订保证措施。对于重大建设工程项目和总公司管理的更新改造项目，必须进行档案专项验收，档案专项验收在该工程整体正式验收前进行，未进行档案专项验收的，不得申报该工程正式整体验收。重大建设项目档案专项验收按照国家档案局和国家发展和改革委、国家铁路局等部委关于印发的重大建设项目档案验收办法（档发【2006】2号）和铁路建设项目国家验收实施办法（发改基础【2015】2830号）有关规定执行。主要内容：（一）档案专项验收准备工作建设单位负责撰写档案专项管理工作总结或申请验收报告。撰写前应收集以下资料：1.项目实施过程中建设、监理、施工单位各自形成的有关建设项目竣工文件编制移交管理的文件、方案、措施、安排等；2. 收集建设单位归档案卷情况；3. 收集项目档案管理工作的好经验、好作法、好成果（二）档案专项验收申请工作建设单位根据建设项目验收计划，应在项目竣工验收3个月前向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报重大建设项目档案验收申请表。主要内容包括：1.项目建设及项目档案管理概况；2.保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；3.项目文件材料的形成、收集、整理、归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；4.档案在项目建设、管理、试运行中的作用；5.存在的问题及解决措施（三）档案专项验收工作程序1.成立验收组织（1）由国家、总公司组织建设项目档案专项验收；（2）总公司委托铁路局组织建设项目档案专项验收；2.组织专项验收（1）项目档案验收组织单位在收到项目建设单位档案验收申请报告的规定时间内，作出答复意见。（2）组织召开项目档案验收会议。项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位及上级主管部门参加会议，参建单位的有关人员列席会议。主要议程包括：首次会议（约半天）建设单位汇报项目建设概况、项目档案工作情况；监理单位汇报项目档案质量的审核情况； 档案验收组提问：如档案管理、过程控制、档案移交，档案信息化，档案库房建设管理等。查验档案（约23天） 项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况。采用质询、现场查验、抽查案卷的方式进行检查。抽查档案的数量应不少于100卷，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。档案验收内部会议（必要时允许建设单位相关人员参建）。末次会议(半天)项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价；项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。u 梳理建设项目竣工文件国标：指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。-国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（文号：DAT282002）铁路行标：指需要归档、移交的建设项目资料（按照铁路行业习惯叫法，定义为“竣工文件”）。特别指出建设项目资料并不需要全部归档或者移交。（包括建设、勘察、设计、施工、监理和委托第三方）- 铁路建设项目竣工文件编制移交办法（办档20028号）移交建设单位的竣工文件：按照铁路建设项目资料管理规程（TB/10443-2010）规定，凡是由参建单位形成的而且建设单位需要收集的，以及纳入竣工文件范畴的所有建设项目资料均属于移交的竣工文件。（施工、监理单位）第二部分 建设项目竣工文件为了准确的反映基本建设过程的全貌，根据国家重点建设工程档案归档要求和铁路建设项目资料管理规程（TB/10443-2010）规定：建设项目资料应按管理责任、资料性质、形成阶段进行分类归档，建设单位应形成收集归档的资料包括建设管理资料（A类）、勘察设计资料（B类）、施工资料（C类）、监理资料（D类）和竣工验收资料（E类）等五类,其中:一、由建设单位形成归档的资料A1-1 管理机构资料，包括机构设置、人员配置及工作职责。A1-2 管理制度资料，包括各建设阶段和时期制定的各项管理制度。A3-9 征地拆迁管理台账，指根据征地拆迁管理内容建立的台账。A4-1 招标计划，包括对勘察设计、施工图审核（设计咨询）、监理（含地质勘察监理）、施工、物资设备采购、第三方检测等的招标计划。A4-3 招标公告，指依法进行招标必须在指定媒介发布的招标公告。A4-4 资格预审文件和招标文件，包括招标答疑、补遗文件。A4-6 资格预审评审资料，包括评审记录、向资格预审合格的潜在投标人发出的资格预审合格通知书和向资格预审不合格的潜在投标人发出的告知资格预审结果资料。A4-8 开标记录文件，指开标过程中由招标单位负责人、投标人法定代表人或委托代理人签字确认的记录，如有委托公证机关对开标过程依法进行公证的，开标记录文件还应包括公证书。A4-9 评标报告，指评标委员会完成评标后，向投标管理机构提出的书面评标报告。A4-10 中标通知书和中标结果通知书。A4-11 招投标情况书面报告，指招标人向投标管理机构提交的招投标情况书面报告。A5-1 合同审查资料，包括建设管理内部审查、咨询审查以及律师审查等资料。A5-2 合同联签文件，指建设管理内部业务部门、计财部门、业务领导、主管领导以及法人代表或委托代理人等签字文件。A5-3 合同变更和解除及纠纷处理文件。A5-4 合同文本，包括各种协议、合同、补充协议和补充合同书面文本。A5-5 合同管理台账。A6-1 建设项目开工报告。A7-1 指导性施工组织设计资料，包括指导性施工组织设计和批复文件。A7-2 施工技术调查资料，指为合理划分标段、工期、合理标价和定标做准备而进行施工技术调查形成的相关专业有关资料、工程施工条件、标段设置和施工布局资料。A7-5 系统集成与接口管理资料，包括系统集成与接口管理的工作制度、职责分工、实施方案、界面划分、工序交接、功能测试及保证措施等资料。A7-7 工程项目总结，指从项目立项到竣工验收全过程的工程项目总结，包括质量、安全、工期、投资效益、环境保护和科技创新等内容。A8-1 甲供（控）物资设备采购计划资料，包括建设单