雅居乐地产置业有限公司 AGILEREALESTATEPROPERTYCO LTD 公文管理培训集团行政中心x2006年4月 重要性 与工作密切相关行政办公的工具工作沟通不可或缺特定的法定效力 您认为 很重要重要一般不重要 三个层面的问题 我懂得的知识 是否满足我目前工作的需要 假如我不提升 会有什么后果 了解相关标准 基本技能 掌握方法 套路 成为一种能力 满足工作需要 得到别人认可 实践运用 方法技巧 观念态度 公文概述公文格式公文处理公文写作 课程内容 一 公文概述 公文的定义 公文又称公务文书 行政公文 是指党政机关 群众团体和企事业单位在处理公务时使用的有一定规范的各种正式文书 处理公务 公布和贯彻政策法令 传达和布置任务 请示或答复问题 指导或商洽工作 报告或交流信息等 公文的主要作用 上传下达沟通交流宣传教育依据凭证 公文的特点 鲜明的针对性明显的时效性严肃的客观性有法定的作者有极强的权威性有规范的体式 二 公文格式 雅居乐公文格式 公文的格式 公文各要素的标识规则排版规格与印制装订要求 注 公司的公文格式与国家行政机关公文格式有区别 公文用纸 采用国际标准A4型纸 297mmX210mm 国家机关正式发文使用红头文件纸 我公司发文使用统一印制的发文用纸 公文排版 版心尺寸 162mm 247mm 页面设置左边距25mm 右边距25mm 下边距25mm 版面干净 字迹清楚无断划 版心不斜 公文字体 公文标题使用二号小标宋体 或宋体加粗 公文发文编号 正文用3号 或小3号 仿宋体字 二号宋体 三号仿宋体 发文格式 公司内部 公文格式 对外发文 公文各要素的标识规则 发文单位 公文的制发单位秘密等级 公文的秘密等级及保密期限 紧急程度 指传递时间 特急 急件表示应迅速传递到收文单位 发文字号 单位代号 年份 序号 公文各要素的标识规则 公文标题 准确地概括公文主要内容的题目 主送机关 公文发送的对象 正文内容 正文的编印方式 附件标注 公文的附件 成文时间 公文形成生效的时间 发文机关 发文机关印章加盖的位置 版记标识 主题词 抄送机关 印发机关 印发时间 公文的秘密等级 涉及公司机密的公文 需标识秘密等级 秘密等级用3号黑体字标识 标在发文单位标识红色线下 公文标题之上 居右排布 发文编号 发文编号由发文单位代字 年份和序号组成 发文编号标识在公文标题下一行 居右排布 年份 序号用阿拉伯数字 年份应标全称 用六角号 括入 序号不编虚位 不加 第 字 本部门发的通知 通告 报告 请示 批复等公文按发文先后顺序编排流水号 使用同一组发文编号 如 雅集行 2002 20号 函 独立使用一组发文编号 如 雅集行函字 2002 10号 会议纪要 独立使用一组发文编号 如 雅集会字 2002 10号 联名发文 只标明公文主办单位的文号 公文标题 主送单位 红色文武线下空1行 用2号小标宋体字 或宋体加粗 公司内部发文 标题只标文种 如 通知 通告 等 标题具体内容在下面 主题 部分中标明 对外发文反映公文的主旨 如 关于XXXXXXX的请示 等 主送单位 发文代字下一行 左侧顶格标识 标为 致 XXXXXX 如属对外发文 则标为 XXXX单位 主题 在 发文单位 下一行 左侧顶格标为 主题 XXXXXXX 主题下加一条反线 公文生效标识 公文生效标识由成文日期 发文机关印章组成 单一机关发文落款处不署发文机关名称 只标识成文日期 在成文日期上加盖发文单位的印章 加盖印章应上距正文1行之内 端正 居中下压成文日期 联合行文加盖印章 将成文日期拉开 主办机关印章在前 两个印章均压成文日期 两印章不相交或相切 当公文超过一页时 必须保证最后一页有正文内容 发文日期和印章靠近正文 抄送单位 页码 根据发文内容而定 抄送单位用3号仿宋体字标识 上加一条反线 页码用4号阿拉伯数字标识 居中排布 讨论 看看这两份文件的格式有什么问题 1 1 1 2 小游戏 九个小圆点 请用四条直线连续不断一笔过将这九个圆点连接起来 三 公文处理 公文处理 明确 公文的种类及适用范围发文的要求发文的范围发文的工作程序 常犯的错误 公文种类使用不当表达不当发文对象不当发文程序不当 公文的种类 1 命令 2 议案 3 决定 4 指示 5 公告 通告 6 通知 7 通报 8 报告 9 请示 10 批复 11 函 12 会议纪要 事务文书 会议记录简报计划总结调查报告规章制度汇报提纲述职报告 讨论 这份文件有无不妥之处 2 1 各类公文的适用范畴 命令 令 适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 奖惩有关人员 撤销下级机关不适当的决定 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 指示 适用于对下级机关布置工作 阐明工作活动的指导原则 各类公文的适用范畴 公告 通告 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 各类公文的适用范畴 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项 任免和聘用干部 各类公文的适用范畴 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 通知与通报的区别 通知是让受文者了解上级的意图 告诉受文者做什么 怎么做 是一种硬性规定 通报是以具体的事例来教育受文者以期改进工作 通报的用途不如通知广泛 多数通知有较强的行政约束力 需要下级不打折扣地认真执行 通报主要用于告知情况 不要求受文者主动执行 通知主要是直接提出要求 较少议论 语气较严厉 篇幅较短 通报篇幅一般较长 文字也较有文采 在叙述的基础上还要有议论的文字 通知与公告的区别 在发布方式上 通知常以文件的形式发送少数可在报纸上发布 公告多数通过报纸 广播 电视等公共新闻媒体发布或张贴的形式发布 从发布范围看 公告的发布范围很广 是用来向国内外公布重大事件的一种普发性 周知性文件 通知多有具体的受文单位 从发布机关看 通知对发文机关没有限定 公告对发文机关的要求则较为严格 从发布事项的重要程度看 公告所发布的是国内外周知的重要事项 通知发布的多为一般工作事项 各类公文的适用范畴 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问 各类公文的适用范畴 请示 适用于向上级机关请求指示 批准批复 适用于答复下级机关请求事项 各类公文的适用范畴 函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 各类公文的适用范畴 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项 练习 1 小区会所的游泳池因维修暂停开放 对外发布此消息时用什么文种 2 在某项工作任务完成以后 要使上级部门对工作情况有个概括性了解 应采用什么文种 什么时候需要发文 无文不行口头沟通无法执行作为依据凭证行使职权 发文的范围 公司下发文件主要用于 公布规章制度 转发上级文件或发布根据上级文件制订的本公司文件 公布体制机构变动和干部任免 公布重大的开发 经营等决定 发布奖惩通报 工作安排 会议安排 其它需相关人员周知的事项 发文的范围 公司对上 对外行文主要用于 向上级机关呈报计划 请示等 与业务单位联系重要的事项 注 各业务部门与外单位发生的一般性业务联系 可以部门名义发函 不以公司名义发文 发文的要求 公司公文归口由行政部 办 统一管理 各部门发文 须先经行政部 办 审核 部门之间不得以发文形式来解决一般性问题 遵照公文处理工作原则 严格执行行文制度 行文规则 发文程序 收文工作程序 文件处理笺 行文关系 相隶属的领导与被领导关系 上行文或下行文 同一系统 不同一系统的平级部门 平行文 上行文 指下级被领导部门向它的上级领导部门报送的公文 如上报的请示 工作报告等 上行文反映下级机关向上级汇报工作 请示问题 请求给予指导等 下行文 指领导部门对它所属下级机关的发文 常用的有指示 决定 通知 通报等 平行文 指的是相互之间没有隶属关系的部门之间的行文 如公函 通知 会议纪要等 一般不发指令性文件 也不能互相请示 双方应是平等身份 文件的语气应当是协商 应当有必要的礼貌 行文方式 逐级行文 是指行文机关 部门 向自己的直接上级部门或所属的下级部门行文 即按部门层次一级一级地行文 多级行文 是指向两个或两个以上级别的机关行文 越级行文 越级行文 即下级机关在非常必要时 可以越过自己的直接上级而向更高的上级机关直至中央行文 这种方式只能在个别极特殊的情况下 才可以采用 直达行文 也叫通行行文或直贯到底的行文 即上级机关向所属范围内的所有下级机关 单位的一次性行文 这种行文方式一般不涉及机密 既可用公文运行的通常渠道发送 也可采取广播 报纸 张贴等形式公告 行文规则 少而精地行文 按隶属关系行文 不要轻易越级行文 行文应分清主送机关和抄送机关 同级部门之间 对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 以免造成混乱 同级机关和部门 在必要时可联合行文坚持一文一事制度 讨论 从公文处理的角度看 此两份文件有无不妥 2 2 2 3 四 公文写作 公文写作与文学创作 感性 理性 形象思维 逻辑思维 文无定法 有固定规则定式 有感而发 主题先行 自觉创作 奉命 写作 文学创作 公文写作 实事求是 虚构想象 逻辑 雪莉吾友 我恨你 因为 逻辑 DearShirley 雪莉吾友 Ihateyou我恨你 Reason 1第一个理由 Reason 2第二个理由 Reason 3第三个理由 逻辑 中心思想 支撑思想的主要理由 支撑理由 支撑理由 表达 叙述描写抒情说明议论 语言 准确恰当简练明快通俗平实 修改句子 去年以来 我们项目销售额增长幅度之大 上缴税金之多 都是空前少有的 至年底 XX项目的各项任务指标已基本上差不多全部完成了 据我们不成熟的意见 下半年的任务也许能够大体上完成 原成本需200元 现成本只需150元 降低到25 对比句子 1 在设计 施工中都要注意安全问题 2 在施工中要加强安全管理 1 项目总经理XXX 集团副总监XXX在XX召开了 办公会议 2 项目总经理XXX在XX召开了 办公会议 集团副总监出席了会议 练习 修改这段文字 为了将项目之间先进的管理经验互相取长补短 交流学习 集团公司计划本周组织各项目人事部相关人员前往XXX项目观摩学习人事管理经验 参考 为了促进各项目之间的工作交流与学习 互相借鉴优秀的人事管理经验 集团公司将于本周X组织各项目人事部前往XXX项目观摩学习 规范性词语 称谓词语开端词语承接词语征询词语答复词语结尾词语祈请词语文言词语模糊词语 通知的写法 批示性通知 对转发的文件加以说明 揭示或评论 对执行文件精神提出要求 指导性通知 先说明原因 依据或目的 后分条写出要指导的精神告喻性通知 把要求告知的事项写明确清楚 注意问题 内容明确具体行文关系恰当注意批转 转发 印发的不同语言简洁 朴实 范例 通知 关于开展消防安全工作检查验收的通知各区 县人民政府 市府直属各单位 驻穗各单位 为切实做好我市的消防安全工作 市人民政府决定对各系统 各单位的消防工作进行检查验收 通过检查验收 总结经验 找出差距 进一步推动安全防火工作责任制的落实 强化消防安全的基础工作 提高抗灾能力 把贯彻 谁主管 谁负责 原则的工作推向新台阶 现就检查验收的事项通知如下 范例 通知 通知致 各相关部门 相关人员由 集团行政部主题 关于港澳通行证 出国护照及签证等办理的规定为了方便员工前往港澳地区或海外地区探亲 旅游或公干 公司统一为部分高层管理人员 特殊岗位人员办理港澳通行证 出国护照及签证等 由于通行证多用于私人事务 公务使用的比例较少 因此对通行证的办理作如下规定 1 员工凡办理港澳通行证 出国护照或签证 无论属新办证照还是通行证续期 签证等 所有费用一律由持证人承担 2 办证费的支付 申请人可选择支付现金或在当月工