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档案统计鉴定与销毁的管理规定1 档案的统计1.1 为准确掌握档案资料数据,促进档案的开发和利用,实现档案管理科学化,必须认真做好档案统计工作。1.2 档案管理统计的数据应以原始记录为依据,坚持实事求是,做到正确、可靠。1.3 档案统计工作范围,主要是对档案工作和管理的基本情况的统计,包括档案数量的统计。保管清查情况的统计,鉴定情况的统计,档案利用情况及效果的统计等。1.4 档案保管数量的统计,指对一定时期内档案的收进、移出、库存情况数量的统计(其中底图以张数计算数量,其它类型以卷、页进行统计)。1.5 档案工作基本情况统计,包括组织机构、人员素质、库房面积、设备数、柜架数等。1.6 保管清查情况统计,指对不同时期内遗失、损坏的档案等情况的统计。1.7 鉴定情况的统计,指对被鉴定档案数量和鉴定结果的统计,包括所有保管档案(永久、长期、短期)的销毁档案的统计。1.8 档案利用情况及效果的统计,是指一定时间内对各类档案的借阅、提供复制的次数、数量和利用效果的统计。档案工作应重视对统计结果进行分析、研究、总结经验,提高档案管理水平。 2 档案的鉴定2.1 为使库藏档案具有保存价值,对已到保管期限和超过保管期限的档案,要根据具体情况进行鉴定。2.2 各类档案的鉴定必须在鉴定委员会的主持和组织下进行。鉴定委员会由公司分管领导、熟悉专业的技术人员和管理人员以及档案部门的人员组成。根据专业不同可分为文书、技术、会计等鉴定小组。2.3 档案鉴定的依据,是根据国家和有关部门规定编制的公司档案期限表(详见文件材料归档及保管期限的规定)。由鉴定小组对档案进行直接鉴定。2.4 鉴定工作的主要任务:一是对具有价值的档案科学地确定保管期限;二是对失去保存价值的档案剔出销毁。每次鉴定工作结束时要写出鉴定报告,提出销毁清单。销毁清单一式二份,由鉴定委员会主任委员及鉴定小组签字,公司领导批准。一份报市档案局备案,一份存档备查。2.5 档案工作人员接到档案剔出销毁通知后,在总帐上注明“已销毁”并标明销毁清单的编号和时间。3 档案的销毁 3.1 销毁档案必须严格掌握,慎重从事,销毁前要编造清册,提出销毁报告,经公司领导审批。销毁档案时要严格执行保密规定。3.2 销毁档案应有档案部门、保卫部门派人送造纸厂监销,不得采用烧毁处理的办法。3.3对待销毁档案,为慎重起见亦可加封保存3-5年,确无保存价值时,再做销。
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