青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.01修 改 状 态0文 件 控 制 程 序页 数1 / 51 目的为对公司的文件进行控制，确保其适用性、系统性、协调性和完整性，公司制定并执行文件控制程序2 范围：2.1 本程序规定了管理体系文件的控制原则和方法。2.2 本程序适用于与质量/环境/职业健康安全有关的所有文件，其中有公司自己制定的，也有引用的国家或行业标准，以及顾客提供的各种资料。 3 职责3.1 ISO小组是文件控制的主管部门。3.2 秘书科对文件进行管理。3.3 三层文件由各主管部门进行控制。4 程序要求4.1 文件的分类：本公司文件分为5类4.1.1 手册 文件类别代号：M（质量手册QM，环境手册EM，职业健康安全手册HM）4.1.2 程序文件 文件类别代号：P（共用程序P，质量程序QP，环境程序EP，职业健康安全程序HP）4.1.3 作业性文件 文件类别代号：O4.1.4 记录 文件类别代号：R4.1.5 技术标准 文件类别代号：S4.2 文件的编号规定公司的文件进行统一编号，由4部分组成：公司代号；文件类别代号；发布部门代号；部门流水号。编号形式： JFQ.（）. a b c d 青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.01修 改 状 态0文 件 控 制 程 序页 数 2 / 5a、 公司代号：JFQb、 文件类别代号：见4.1.1 4.1.5c、 部门代号：总务部A；营业部B；生产部C；工程部D；品质保证部E；薄片部F；技术协作部G；ISO小组O。d、 部门流水号：由各部门经理将编号分配给各科室，流水号自01起，各类文件（5类）分别编号。流水号允许不连续。例：质量手册： JFQ.QM-O.01文件控制程序： JFQ.P-O.01合同评审控制程序： JFQ.QP-O.01文件控制程序： JFQ.P-O.01化验室管理规定： JFQ.O-E.024.3 文件的编写格式及内容要点4.3.1 针对公司内部的文件以中文编写，对外发布的文件可根据需要以中文、英文或日文编写。4.3.2 一般地，文件发布时采用书面形式，留档保存的文件可采用磁盘硬拷贝。4.3.3 同类文件采用统一格式。4.3.4 程序文件应包括以下内容：封面、正文页眉、目的、范围、职责、程序要求、相关文件和记录。4.3.5 作业文件、记录可以包括以下内容：封面、正文文件名称、文件编号、范围、正文、相关文件和记录。4.4 文件的编制、审批4.4.1 手册由管理者代表编写审核，总经理批准。4.4.2 程序文件由ISO小组组织各有关部门编制，由管理者代表审核、总经理批准。4.4.3 三层文件由各部门主管负责组织有关人员编制，由部门主管审核，部门经理批准。4.5 文件的发放青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.01修 改 状 态0文 件 控 制 程 序页 数 3 / 54.5.1 手册和程序文件的发放范围由管理者代表批准；其它文件的发放范围由各发布部门主管批准。4.5.2 文件必须按确定的文件发放范围发放，发放前进行标识、编号，并建立文件发放记录。4.5.3 文件的发放必须在文件实施日期前进行。4.6 文件的控制4.6.1 公司的文件分“受控”和“非受控”两类，分别在其封面加盖印章。受控文件受更改控制。4.6.2 文件的持有者应妥善保管。受控文件不允许复制、外借、涂改，不得遗失、破损。4.6.3 受控文件如遗失、破损，应及时向文件的管理部门说明情况，填写文件领用申请单后给予补发。同时应将破损不全的文件交回，由文件的管理部门销毁，并填写文件销毁记录。4.6.4 非受控的文件允许复制，不受更改控制。对外发放的非受控文件须经发放范围批准人批准，并填写发放记录。4.6.5 文件一经修改，文件管理部门应立即将受控的作废文件向所有文件持有者收回，所使用的文件和资料必须是有效版本。作废的文件由文件管理部门集中销毁，并填写文件销毁记录。4.6.6 文件的管理部门应将作废文件的每一版本、每一次修改都保留一份，并加盖“作废”印章后存档。4.6.7 文件的管理部门应建立文件管理档案，内容包括：文件的每一版本（包括作废版本）、文件更改申请单、文件更改状况一览表、文件销毁记录、文件发放范围、文件发放记录等。文件管理档案由专人负责管理。4.6.8 如需要借阅时，应向文件的管理部门办理借阅手续，填写借阅记录。4.7 文件的更改4.7.1 文件更改及换版时应填写文件更改申请单，由原批准岗位批准后，由原编制部青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.01修 改 状 态0文 件 控 制 程 序页 数 4 / 5门进行，如由其它部门进行时，该部门必须获得原批准时所依据的所有资料。更改后的文件由原文件审核岗位审核，原批准岗位批准后才能发布。4.7.2 文件更改后仍须执行4.5和4.6条款。4.7.3 文件更改采用手写划改及换页更改两种方式：a、改内容较少时，可采用手写划改，将原文划掉，在行间填写更改内容并签名。应保证更改内容有足够的空间填写。b、 同一页上手写更改达3处以上或更改内容较多，不能保证清楚明了时，应采用换页方式。4.7.4 当出现下列情形之一时，应进行换版a、一次性修改过多或更改次数过多，影响使用。B、体系发生重大变化或编制依据发生重大变化。4.7.5 手写更改时应将发放范围内的所有原文件都进行更改；换页更改或换版后的新文件仍按原发放范围发放，同时收回作废页或作废文件，保证所使用的文件为有效版本。4.7.6 文件的每次更改情况均应记入文件更改状况一览表，注明有关内容。4.8 外来文件的控制4.8.1 公司使用的外来文件，由各使用部门进行控制，同时建立外来文件及更新状况明细表。4.8.2 外来文件应由其控制部门设专人每年进行检索，并在新版文件发布后及时进行更新。外来文件的更换情况应在外来文件及更新状况明细表进行记录。4.8.3 对于适用的法律法规、行业标准、地方标准等，各部门应按照法律、法规及其他要求控制程序予以控制。4.9 文件在控制过程中产生的记录，由其控制部门整理，归档，保存。具体参见记录控制程序。5 相关文件青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.01修 改 状 态0文 件 控 制 程 序页 数 5 / 55.1 记录控制程序6 记录6.1 文件发放范围6.2 文件发放记录6.3 文件领用申请单6.4 文件销毁记录6.5 借阅记录6.6 文件更改申请单6.7 文件更改状况一览表6.8 外来文件及更新状况明细表