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档 案 统 计 制 度为提高档案管理水平,建立科学的档案统计工作,根据档案馆工作通则的有关规定,结合本馆实际情况,特制订本制度一充分认识档案统计工作的重要性,加强对统计工作的领导,明确专人负责,认真落实各项统计工作任务。二、档案统计工作的主要内容包括:档案馆人员、经费、设备、面积情况;馆藏档案资料的种类和数量情况;档案收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研情况,以表、册等形式揭示它们的过程、现状和变化。三、统计数据必须准确可靠,坚持实事求是,如实反映情况,不得马虎草率和弄虚作假。四、定期进行帐物核对,做到帐物相符。五、建立统计台帐,及时做好平时原始数据的登记工作,注意积累统计资料。六、按统一规定的统计范围、格式、项目、要求和计量单位逐项填写,不得遗漏,一律用阿拉伯数字书写。字迹工整清晰,不得潦草,统计报表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。 七、及时汇总上报档案工作基本情况统计年报和各种临时性的统计报表。 八,每年对统计资料进行一次综合分析,及时了解和掌握档案馆工作中的情况和问题,促进档案馆事业的发展。档 案 利 用 制 度一、档案馆查档接待人员应熟悉馆藏档案内容,主动了解社会各项工作利用档案的需要,积极主动地做好提供利用工作。二、馆藏档案应编制案卷目录、全引目录、档案馆指南、全宗介绍,建立全宗卷,并根据利用工作的需要编制专题文件目录(卡片)等实用的检索工具。三、应利用馆藏档案信息资源,积极开展档案编研工作,编印专题文件汇集等参考资料。四、利用计算机建立馆藏档案文件级目录数据库,并挂上政务信息网实现查档现代化。五、凡到档案馆利用档案,都应按规定办理利用手续,并填写查档登记表,在阅档室阅档。查阅档案时不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、拆卷。六、档案原件一般不外借,如特殊情况需外借时,须经分管领导批准,办理外借登记批准手续,指定归还日期,借阅者不得将案卷转借他人,违者将按有关法规追究责任。七、查阅控制使用的档案,必须持本单位正式介绍信,并注明利用者的身份和利用档案的目的和范围。八、查阅档案,如需摘抄、复制(印),须经档案人员同意,并经审核确认无误后加盖档案证明印章才能生效。九、认真做好档案利用效果的反馈工作。由利用者如实填写档案利用效果登记簿,年终再由档案馆筛选整理后编印档案馆利用档案效果实例选编。十、借阅与归还档案时必须当面点清。档 案 鉴 定 制 度为准确地判定档案的价值,保证馆藏档案的质量,维护档案的完整与安全,便于对有价值的档案的查找利用,根据档案法等有关规定,特制订本制度。一、根据国家档案局有关归档范围和保管期限的规定,结合馆内档案的具体情况,制订相应的档案保管期限表。二、为保证鉴定工作有组织,有监督地进行,必须建立档案鉴定工作小组,由局(馆)长和主管局长及督导利用科科长组成。三、档案馆鉴定工作的主要任务是:根据档案对于社会的政治、经济、科学、文化等方面的历史和现实价值,按照鉴定工作的有关规定,定期审查保存期满的馆藏档案,对失去保存价值的档案予以销毁。 四、鉴定档案必须以党和国家的整体利益为出发点,用全面的、历史的、发展的观点,充分认识和估计档案对于社会主义事业的作用。 五、鉴定档案应采取直接鉴定法,按照档案的实际情况,以案卷为单位,逐件逐张地审查,直接判定其价值,对一时难以判定价值的档案,应采取保存从宽,销毁从严;孤本从宽,复本从严;本市文件从宽,外来文件从严的处理方法。 六、对鉴定后需要销毁的档案,一般应“判处销毁,暂缓执行”,以减少价值预测的失误,在确认已无利用价值时再行销毁。 七、准备销毁的档案,必须按照各个全宗分别编制档案销毁清册,简要说明鉴定工作情况和销毁理由,经主管领导审查批准,并报市档案局备案。 八、档案销毁清册经批准后,应指派两名以上专人,对需要销毁的档案检查准确无误后,送造纸厂监销,监销人要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期、地点,并由监销人签字。 九、档案销毁清册应归入全宗卷,以留存查。档 案 保 密 制 度为了保守党和国家秘密,确保档案资料的绝对安全,根据保密法的规定,结合档案馆的性质和特点,特订本制度。 一、保密范围: 1.馆藏控制利用的档案及内部资料; 2.档案资料的存放情况和防范设施; 3.上级机关及本市有关单位往来的机密文件; 4.本馆起草的内部文件,以及各种资料,会议记录、笔记本等。 二、密级划分: 1.馆藏控制利用的档案、内部资料,凡未明确密级的,均属“秘密”级; 2.档案资料箱柜钥匙、印章的存放情况和防范设施,属“机密”级; 3.本馆起草的文件资料,由撰稿人根据有关密级划分规定,提出密级意见,经局(馆)长审定后,划定密级。 三、保密纪律 1.机密档案资料的借阅,必须履行批准手续; 2.不得私自将档案资料带出馆外; 3.在私人通信、通电、接待亲友或公共场所不得谈论或泄露国家机密; 4.不得私自摘录、复制档案资料给他人; 5.不得让无关人员随意进入档案库房; 6.销毁废旧档案资料,必须办理审批手续,集中送造纸厂由2人负责监销。 7.妥善保管本馆钥匙、印章,不得乱丢乱放或借给他人。 8.对现行上级机关形成的档案文件,不得擅自变更其密级和解密,如需变更须报有关部门审核同意。 四、保密措施: 1.加强保密教育,认真学习贯彻保密法,充分认识档案工作的机要性,自觉保守党和国家的机密; 2.严格遵守文书处理、接待保管、安全保卫等有关保密规定,杜绝工作差错; 3.开展保密检查,定期核对馆藏档案资料,发现失泄密事件及时追查,并报告有关部门。 4.在接待参观活动中,区别不同对象作出妥善安排,对涉及机密的部位采取必要的保密措施,并要求参观者承担保密义务。档 案 保 管 制 度档案保管工作是保证整个档案工作顺利进行的必要基础条件。为了科学地管理档案,保证档案的绝对安全,特制订本制度。一、库房管理人员必须在工作中做到认真负责、细心谨慎,进出库房应随手关门,非库房管理人员,未经允许不得进入库房。 二、严格保管库房钥匙,不得转借非管理人员,不得带至馆外。三、库房内箱柜从左至右,从上至下编号。以全宗为单位系统排列存放,并编制档案存放索引表。四、案卷临时调出,需做到卷号无误,原位存放,排列整齐。五、做好库房温湿度记录,每季度分析一次,及时采取措施,力争达到规定标准。六、做好库房防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防高温八防工作。定期检查防火设备,经常处于良好状态。库房内严禁吸烟,下班时必须切断库房电源,关好门窗。七、库房内经常保持清洁整齐,每月清扫一次,每季大清扫一次。八、认真做好档案的收进、移出、全宗案卷数量、利用的登记统计工作。九、每年对馆藏档案、资料保管情况进行一次全面的检查核对,并有书面记录,发现问题及时报告并妥善处理。十、经常检查案卷破损、字迹褪变等情况,发现问题及时修复和复制。档 案 安 全 保 卫 制 度档案馆是保存重要档案资料的基地,是我市政治、经济、文化、科学技术研究等各方面利用档案史料的中心,为了做好防火、防盗等安全保卫工作,确保档案资料的绝对安全,特制订如下制度:一、加强领导(一)加强对全局(馆)人员的安全保卫教育,提高对安全保卫工作重要性的认识,自觉遵守制度,杜绝一切隐患,做好安全保卫工作。(二)建立岗位目标管理,把做好安全保卫工作纳入主管领导和每个工作人员的岗位责任制考核内容。(三)定期检查落实情况,发现问题及时整改。二、防范措施(一)防火工作:1.严禁在档案库房内和阅档室吸烟,外来人员未经本馆工作人员同意一律不准进入档案库房。库内严禁存放易燃、易爆物品。2.加强馆库内用电设备的管理,不乱拉乱接电线,不超负荷使用电器,下班切断馆库内总电源,确保安全。3.库房内设有灭火器,并加强对局(馆)全体人员消防知识的学习和技术训练,做到消防器材人人会用,并定期检查其完好率,做到应急拉得出、用得上;人人会报警、能应急。(二)防盗工作1.建立安全保卫工作制度,明确领导分管并列入目标管理、定期监督检查,防止一切事故的发生。2.加强对全局(馆)人员的安全、保密教育,严格门卫管理。3.严格执行档案管理制度,下班前清理好档案资料,锁入保险箱柜,做到文件资料不乱放,由专人保管。4.实行严格的档案资料查借阅制度和归还核对制度,接待外调人员查阅档案实行监阅,档案资料用毕及时入箱入库保存。5.加强局(馆)内贵重物品的管理,实行专人保管,定期检查。建好台帐,列入岗位目标责任制考核。6.加强办公区、档案库区的门窗管理,库房钥匙专人管理。每天下班由保管人员专人负责检查门窗的关闭情况。
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