文书档案管理内容纲要文书档案管理课程是文秘专业的必修课程。主教材：赵映诚主编的文书工作与档案管理（高等教育出版社）。学习参考书：l 文书档案通论，李会平、吕维宁编著，兰州大学出版社，1997年l 档案管理学基础（修订本），陈兆祦、和宝荣主编，中国人民大学出版社1996年第2版l 机关档案工作，和宝荣主编，高等教育出版社，1994年推荐阅读期刊：l 中国档案（档案工作综合性刊物，国家档案局主办）l 档案学研究（综合性档案学理论刊物，中国档案学会主办）l 档案学通讯（档案专业学术性刊物，中国人民大学档案学院主办）第一章 文书与文书工作第一节 文 书一、文书的概念“文书”一词，早在两千多年前的西汉时期就已出现。1、“文书”概念的发展在我国古代，“文书”的含义丰富多样：指图书。指公文、案卷。指字据、契约。指书札。文章和书法的合称。现代“文书”有两种含义。一是指物，即指人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。这是现代文书的一般含义、通用义。二是指人，指机关单位、团体和军队的办公室中承担文字材料和信息处理工作的人员，简称“文书”。在基层单位，有时是职务名称。这是文书的特殊含义。2、“文书”的概念“文书”是文书学最重要的概念。在现代，文书主要指“物”（书面文字材料），有广义和狭义之分。广义的文书，指人类在社会生活中产生的一切文字书面材料。包括务实的和务虚的，用于公务活动和私人活动的，有固定程式的和随意书写的。有多种多样的符号形式、制作方式。狭义的文书，仅指在公私活动中使用的、有固定格式的文字材料。本课程所说的“文书”限于这一意义。具体定义各家不同，本课程所用教科书的定义为：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。该定义的内涵：l 文书是文字材料的一种。与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。l 文书有特定的格式和明确的授受关系。l 文书具有应用性，属应用文范畴。对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。l 文书有很强的目的性和针对性。与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。l 文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的文秘人员不是公文的作者。二、文书的属性和特点1、文书的一般属性l 政治性l 机密性l 知识性（信息性）2、文书的本质属性：现实执行性。l 现实性。文书是“现实”的。行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。l 执行性。文书是“必须执行”的。文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。l 现实执行性。文书的“执行”有一定的有效期。事务办理完毕或问题解决，文书的执行即告终止。3、文书的特点文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。概括地说，文书的特点主要有三个方面：（1）作者法定。文书的作者（发文的名义）具有法定性。文书的法定作者有两类：公务文书的法定作者：依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，能以自己的名义行使法定的职能权利并担负一定的任务、义务的机关、团体和企事业单位。以单位领导人的名义发文，应在个人姓名前冠以单位名称和本人职务。私人文书的法定作者：享有公民权的社会成员。公民可以在私人事务中依法制作、发布私人文书。未成年人可以在相应的社会活动领域使用私人文书（如小学生的请假条、入队申请书）。（2）在法定范围内具有相应的权威和效力。文书的法定权威和效力，来源于法定的作者和其法定的权利，如果不具备或者超越了这种法定性，也就失去权威和效力。（3）依照一定的程式规范使用。文书，特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式及文书的处理程序。为了维护文书的严肃性和便于文书的处理以及保证其通行，文书的形成与使用必须遵守规范的程式。三、文书的起源与载体沿革文书档案作为人类社会特有的一种文化现象，源远流长。文书是人类文明的产物，又是人类文明最重要的载体之一。文书起源于人类的记事需要。文书的诞生有三个重要条件：文字的发明国家的产生商贸的发展根据周礼、尚书等古籍记载，我国原始社会末期已产生了最早的文书和档案。我国的甲骨文是成熟的文字，距今已有三千多年历史。以甲骨文记录信息形成的文书，称为甲骨文书。文字扩展了人类交流、传播信息的手段。国家的产生，为管理公务借助文字来发布政令，使文书的运用更为广泛。商贸的发展，则促使文书走向民间，走向大众，文书便有了公、私之分。四、文书、文件、公文文书、文件、公文是文书学中既有联系又有区别的三个常用术语。“文书”一词最早见于西汉，“公文”一词，出现于东汉末年和三国时期。而“文件”一词，大约在清末才出现。在多数情况下，文书、文件的同义语；公文是文书（文件）的一类，如“公务文书”“私人文件”。对于“文书”与“文件”的关系，有不同的看法。l 一种意见认为，文书的外延大于文件。理由是文书既包括一般意义的文件，还包括簿册、报表、台帐等等。l 另一种意见认为，文件的外延比文书大。理由是文书通常指书面的文字材料，而文件还包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、电子文件。事实上，随着现代社会文书制作材料的扩展和记载方式的变化，文书和文件的内涵和外延都在变化。l 文书既指“物”（文字材料），也指“人”（职务）。而文件仅指“物”。l 在指“物”的时候，文书是不可数的集合概念，不能以数量词修饰。文件是可数的具体概念，如某一份或若干份文件。l 使用习惯上的区分。在“中央文件”“红头文件”“一号文件”“文件袋”“文件柜”中均不说“文书”。在“文书工作”“文书人员”“文书档案”中均不说“文件”。第二节 文书工作文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。中共中央办公厅、国务院办公厅发布的党政机关公文处理工作条例（2012年7月1日起施行，以下简称条例）指出：“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”一、文书工作的内容和任务1、文书工作的内容文书工作主要包括三大环节：公文的形成公文的处理公文的管理公文的形成是文书工作的前提环节；公文的处理是文书工作的中心环节；公文的管理是文书工作的归结环节。前提、运转处理、归结正是公文产生、发展、终结的一个有规律性的完整过程。2、文书工作的任务文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。二、文书工作的原则和要求1、文书工作的原则条例指出：“公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。”据此，文书工作的基本原则是：坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。2、文书工作的要求文书工作的具体要求是：准确、及时、安全。三、文书工作的机构和领导条例指出：“各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。”“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。”1、文书工作机构文书工作由秘书部门承担。我国党政机关、国有企业和公共事业单位的文书机构设置大体有两种情形：（1）较大的机关单位，文书工作任务比较繁重，多设立专门的文书工作机构，如“文书处”、“文书科”等，归机关办公厅（室）领导。（2）较小的机关或基层单位，文书工作任务较少，一般不设专门的文书工作机构，只在办公室配备几位专职或兼职的文书工作人员。2、文书工作的组织领导文书工作为本机关服务，接受本机关的领导。上级机关的文秘机关可以指导下级机关的文书工作业务。从一个机关来说，文书工作由本机关的秘书长或办公厅（室）主任负责领导。其主要职责是：组织和实施本机关的文书工作；总结本机关及下属单位文书工作的经验，发现问题及时纠正；根据有关法规，制定本机关文书工作规范，设计文书规格；指导、帮助机关各部门的文书工作人员提高业务水平。由于文书工作与档案工作的密切联系，机关各部门的文书整理归档工作必须接受机关档案部门的指导和督查。从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）有责任对其所属的机关单位的文书工作进行业务上的指导。在全国范围，中央办公厅、国务院办公厅负责指导全国党和政府系统的文书工作。这种指导，主要是通过制定和发布有关的条例、制度和办法，召开有关会议等形式和途径，对文书工作进行业务指导。第二章 文书的种类第一节 文书的分类一、文书种类的划分和选用文书种类简称文种。（一）文书种类划分的意义1、适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序运转。2、适应不同的行文关系，保证文书处理正确、及时。3、反映不同文书的写作规律，实现文书写作规范化。（二）划分的标准和类别按不同的标准，文书可有多种不同的分类。1、按文书的形成主体划分，有公务文书和私人文书两大类。（1）公务文书公务文书是指法定机关、团体和组织为处理公共事务而形成和使用的文书。简称“公文”。国家行政机关公文处理办法（教科书附录一）第一章第二条对公文下的定义是：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”公务文书又可分为法定性公文、非法定性公文两类。法定性公文是国家规定使用的公文，非法定性公文范围极广，包括法定性公文之外的所有应用文种类。公文的作用：指导工作。规范行为。联系公务。凭据备忘。宣传教育。（2）私人文书私人文书指个人、家庭（或家族）在社会活动及处理私人事务中形成和使用的文书。在我国，文书学的研究对象主要是公务文书，以及著名人物的私人文书。2、按文书的使用范围划分，有通用文书、专用文书、常用文书和杂用文书等四类。（1）通用文书通用，即在一定范围内普遍通行、广泛使用。文书“通用”的前提，是标准统一、体式规范。在我国，具备这种“标准”和“体式”的文书由法规性文件确定，故通用文书又称“法定文书”。（2）专用文书专业部门的业务活动中形成和使用的文书，具有专业性、专用性。如经济文书、科技文书、司法文书等等。由于当代社会活动分解细致，因而其具体品种繁多。（3）常用文书指未纳入“法定文书”范围、国家未规定其体式标准的经常使用的其他文书。如规章类的条例、办法、章程，事务类的计划、总结、调查报告、简报等。（4）杂用文书除上述三类之外的文书，主要有书信类、礼仪类。如证明书、意见书、聘书、介绍信、慰问信、贺信（电）、请柬及各类致辞等。3、按文书的来源划分，有：l 外发文件（发文）l 外来文