档案工作信息化与文书立卷改革 第一章档案信息化建设的形势与主要任务 一 信息化发展对档案部门的影响 信息化发展对档案部门的影响 信息爆炸 电子信息成为当今社会信息的主体 信息技术的进步 使得信息开发水平得到空前提高 电子政务迅速发展 我国的政府信息化建设思路 机关内部办公自动化 OA 管理部门的电子化工程 金字工程 全面的政府上网工程 1999年起 信息化发展对档案部门的影响 信息化发展对档案部门的影响 管理对象数字化 管理方法自动化 管理利用网络化 管理对象的数字化 势必带来管理方法的变革 这就是信息化管理 所谓档案信息化管理 就是在档案的管理活动中全面地应用现代化网络设施 信息技术 对档案信息进行采集获取 加工存储 处置管理 开发利用的过程 第一章档案信息化建设的形势与主要任务 一 信息化发展对档案部门的影响 二 档案利用信息化建设 档案利用信息化建设 档案利用信息化建设包含的内容 实现档案信息的数字化和网络化 实现档案信息接收 传递 存储 利用的一体化 实现档案信息资源的高度共享 档案信息化建设的发展现状和趋势 档案信息化发展的三个阶段 第一阶段 计算机辅助档案管理阶段第二阶段 档案信息化准备阶段第三阶段 档案信息化全面建设阶段 数字档案馆的含义 完整接收应归档的电子文件 将现有的馆藏档案数字化 实现档案信息的接收 传递 利用的网络化 档案信息资源共享程度高 档案信息化建设的发展局势 从目录管理向全文管理发展 从对档案的管理向综合管理发展 从单机管理向网络管理发展 从定时的静态管理向全天候的动态管理发展 第二章立卷改革 一 立卷改革的意义 立卷改革的意义 缓解档案工作压力 节省财力物力 更好地为机关各项工作服务 便于档案馆控制档案进馆质量 有利于档案馆向社会开放 更好地完成收集 保管 利用职能服务 促进档案管理的现代化 实现文档管理一体化 初步实现电子文件向电子档案的的转化 第二章立卷改革 一 立卷改革的意义 二 立卷改革的特点 立卷改革的特点 简化整理 深化检索 为宗旨 改革传统立卷方法 推行文件级整理 整理手段简便 档案的管理和利用以计算机为主 兼顾手工方式 整理方法实现了以下转变 保管单位 案卷 件 分类方法 以问题为主 兼顾其他特点 只分年度 保管期限 机构或问题 装订 三孔一线法 运用多种材料和方法 编制目录 案卷 卷内两级目录 归档文件目录 编码 顺序号 件号 页号 页数 保管 卷皮 卷盒 档案盒 封面编目 填写案卷题名 封面 填档案盒脊 第二章立卷改革 一 立卷改革的意义 二 立卷改革的特点 三 归档文件整理规则 介绍 什么是归档文件 指立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 鉴定工作1 价值鉴定 鉴定原则 唯我为中心 参照 指南 P40 归档和不归档范围 一节和P198 机关文件材料归档和不归范围 制定本机关的 归档和不归档范围 2 保管期限鉴定 鉴定原则 以用为纲 参照 指南 P47 档案保管期限 一节 和P193 文书档案保管期限表 制定本机关的 档案保管期限表 归档文件整理方法 包括 分类 装订 排列 编号 编目 装盒 1 确定 件 为整理单位 2 分类 采用年度 保管期限来分 3 装订 一般用缝纫线装 4 排列 指归档文件的排列 适当顾及 事由原则 一般来说 同一事由的相关文件要排列在一起 但要注意把握好 度 不要等同于传统方法中的分类排列法 不同事由的归档文件不必要多考虑 尽量依靠计算机管理 归档文件整理方法 5 编目和编号 由档案管理软件进行编制时 其两者包括的项目 应该在计算机输入时同步完成 编目 编制 归档文件目录 一般在计算机上完成 主要包括 件号 由计算机自动生成 责任者 文号 题名日期 页数 备注 编号 归档章形式 盖在文件上方空白处 包括 全宗号 年度 保管期限 件号 归档文件整理方法 6 装盒 把档案实体按不同的年度 保管期限 机构或问题 装入档案盒内 排列顺序必须和归档文件的件号一一对应 填写封面和盒脊 P146 147 注意盒号不填 放置盒内备考表 P150 7 归档文件目录单独装订成册 按年度 保管期限分别装订 一般每年三册 P134 135