进出口贸易作业标准化手册 组织系统详见组织系统图18.2.1。图18.2.1 组织系统图 业务流程1.新产品开发(样品收集)。2.客户开发。3.客户询价(电报、信件、电报处理)。4.报价。5.订单确认。6.开立境内订单。7.生产督促及LC催开。8.出货。9.押汇(出货通知)。10.付款。 业务处理细则1.新产品开发(样品收集)(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料：临时编号。品名、规格、包装。制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。开发成本。预估生产成本。制造商报价。可能销售对象及地区。预估售价。预估毛利。(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。(3)经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。(6)产品档正式编号共七位数字，第一位数代表，第二位数代表，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。第一位数填1代表 第一位数填6代表 2 7 3 8 4 9 5 第二位数填1代表 2 3 4 5 6 7 8 9 2客户开发：(1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括：制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。产品市场研究、分析、及客户资料之收集。介绍新产品(邮寄新产品目录)。刊登广告、邮寄开发信。其他。(2)客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。(3)经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划(附表18.2.3)，并按职责列入个人工作计划(附表18.2.4)。3.客户询价(电报、信件、电话处理)(1)业务收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档(附表18.2.6)。(2)处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(附表18.2.7)，粘附处理。(3)客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。(4)接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上(附表18.2.8)，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。4.报价：(1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理核可后，打报价单(附表18.2.9)，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。(2)报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。5.订单确认：(1)业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALES CONFIRMATION(SC)(附表18.2.11)，SC一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。6.开立境内订单：(1) 业务科依据SC及成交卡开立境内订货单(附表18.2.12)。(2) 订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。(3)业务科依据SC及订货单填写产品表。7生产督促及催开LC：(1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周业务会报时提出报告，必要时现场取样携回核验。(2)业务科依每笔SC所订LC开立日期，催开LC。(3)收到客户开来之LC，应立即核对交易内容是否相符，若与原来的SC内容不符，应即要求客户修改LC，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处理程序与开立境内订单相同。8出货：(1)出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车公司将货柜拖到指定地点，以备装柜。(2)装船预计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPING ORDER(SO)，第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。(3)装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。退税清表上须用中文誊写。9押汇(出货通知)：(1)结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经与LC条款核对相符，呈经理签名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计，影本存待办卷。(2)每笔货品出口后，业务科依出口内容，套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三联，第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户，第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包括LC，CBC第六联，装船预计表第二联)存入出货文件档，第三联(副本)存入客户档。(3)业务科依据实际出口内容，分别填入客户档、产品档及厂商档。1付款：(1)每笔货品出口后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。(2)会计复核业务科转来的付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核示后，开立结关后11天之支票支付货款，并于所有付款凭证上加盖付讫戳记。进出口贸易作业标准化手册 准备工作营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完成，如未完成应速办妥。1.营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品，如需准备(C S)或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应立即准备齐全，如有问题不能解决，应立即向主管经理请示如何处理。2.营业助理需准备客户所欲购项目的最新报价，以满足客户再订购的需要。3.营业助理应客户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再与饭店联络，不可有误。4.营业助理须通知装押助理，最迟于客户来京前一日备妥OOL(O )。5.如需采购部有关科长配合准备工作者，营业助理应即与其联系协调妥善，对大客户来京应预告其到公司日期。 客户当日工作1如需到机场迎接，营业部助理应向总务科协调安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提早5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。2如客户需赴工厂察看，营业助理应事先与工厂联络，安排行程。3如客户需要游览名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。 客户来公司当日1.赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。2.如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室有关人员准备。3.如需采购部有关科长备询时，营业助理应事先通知待命。 客户接洽业务1.营业部经理及助理陪客户挑选样品。2.经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、材数、最近工厂价格。如有必要，可与有关科长协调报价。如客户系以CF或CIF条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户前曾购买者，则应记录前次厂价与卖价。3.与客户洽谈中，对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。4.如客户当日未能决定采购，须待数日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保留期限不得超过一星期)。5.如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品，营业助理应立即嘱咐样品室有关人员归还原处。6.客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，也应向客户说明原因并告以何时答复。7.与客户洽谈中，对客户所交代之工作应于下次洽谈前完成。 整理OC或报价单1.应客户需要，将洽谈中有兴趣的产品，营业助理与采购有关科长协调整理报价单，经主管经理核阅后打出交给客户。2.客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限期内将OC单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按OC所需份数多加二份。如系CF或CIF时，OC上之材数不予打出。3.营业助理，应立即核对OC是否与底稿相符，如有错误即自行修改确实无误，然后抽出一份OC请示经理后，开境内订单，连同境内订单装运联一并交装押助理。4.所有寄境外信件，OC或其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出之份上经理签名处旁签名，日期，送交主管经理发出，但报关文件由营业助理于结关前自行核对单价数量，必须在当日内完成。 开境内订单时营业助理应时常查核自存之OC，并尽快请主管经理会同有关采购科长发出境内订单，并在存档OC及资料卡或P L上注明承制工厂、厂价、境内订单号码及日期。1.订单上唛头可采用下列方式：(1)刻章。(2)打字。(3)由营业助理书写清楚。2.如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时，即发出订单更改通知，并与原境内订单所留底联装订一起。3.如系将境内订单改开给另一工厂，则应于境内订单留底联、验货联、装运联上注明本订单系原订单号重开，原订单作废，并于存档OC联及资料卡或P L上更改境内订单号码、日期、承制厂商名称价格，但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单系重开，并立即将装运联直接交装押助理。4.原境内订单如系改开别家工厂时，须用特别编号，举例如下：KR1021 (此为改开订单号码)K1021 (此为原订单号码)5.需熏蒸的货，外箱上一定要打洞，应于订单上特别注明，告知工厂。6.如系纺织品的订单，亦应于订单上注明需办q才可出口。7.印刷品清款时，务必附上样品才可付款。8.订单一个ITEM在US5000以上，营业部科长在时一定要让科长签字，才能寄出，如科长不在而急于寄出的订单由营业部自行