1 1 1 概述概述 1 11 1 企业库存管理企业库存管理概况概况 世界各国对库存信息化管理的重视程度与日增长 在国外 几乎所有大中型企 业都实施了信息化管理 以信息技术发展处于世界领先地位的美国企业为例 其企 业信息化建设从 20 世纪 50 60 年代起步 经历 30 多年的发展 至 20 世纪 80 年 代末 90 年代初已形成稳定 成熟的发展态势 至今 信息化建设已成为美国企业 生存所必需的治理方式 美国 IBM 已开发出高效供应链管理系统 可以用效解决库 存管理上的问题 DELL 公司则深入研究零库存管理方面的理论 其全球范围内的 网上产品直销就是基于这一理论的库存管理系统 国内学者及软件开发商也纷纷加入到信息化的库存管理的研究中去 也催生了 很多知名的行业软件开发商 如易拓 金蝶 用友 对中国的库存管理信息化建设 起到了极大的推动和促进作用 1 21 2 库存物资管理的任务库存物资管理的任务 1 对库存进行管理 根据入库 出库手续及时对相应物资的现有库存进行更新 定期还要进行盘点以修正库存 2 入库单 出库单的管理 处理入库单 出库单的输入 保存 打印 查询 核 对 统计等 3 物资信息的查询 统计管理 对库房里的单种或多种物资进行信息查询 例如 了解库存 价格 规格等 并能对指定时间内的数据进行统计分析 形成各种 报表 以供上级作为管理决策的数据参考 4 对库存管理人员 领用部门及人员 供应商 客户等基本往来对象数据进行管 理 5 对材料 物资信息进行管理 及时增加新物品 根据管理更新规格 单价等 1 31 3库存管理系统库存管理系统目标目标 本系统所要实现的目标 建立一个安全 健壮 高效 易用的网络自动化的企 业库房物资库存管理 软件用户及管理员可以通过软件来进行各项物资库存业务的 管理 实现网络化 信息化办公 构建标准的企业库存管理基础数据库 实现物资 的基础信息管理 日常业务管理 查询统计管理 系统维护管理等功能 使企业物 2 资库房的运转管理脱离传统的手工化这种繁杂的运行模式 提高企业库房管理的运 行效率 解放人力资源 提高企业经济效益 2 2 库房库存物资管理系统分析库房库存物资管理系统分析 2 12 1 组织结构的分析组织结构的分析 2 1 12 1 1 内部组织结构内部组织结构 本库房库存管理系统应用于一般中小型企业 其组织结构一般包括董事会 财 务部 人事部 采购部 业务部 物资库房等 其组织结构图如下 图2 1 1 企业组织结构图 2 1 22 1 2 货物流通模式货物流通模式 而涉外机构有 供应商 进货 客户 出货 形成如下的货物流通模式 图 2 1 2 货物流通模式图 2 22 2 库存管理系统信息分析库存管理系统信息分析 以采购 销售商品为主体经营业务的企业 其库房物资出 入库业务处理的一般步 骤如下 1 企业采购部择优选择供应商采购商品后 填制 采购清单 并将商品发 送给库房 办理入库 库房收到采购部门的商品后 对照 采购清单 办理入库业 3 务 填写一式三份的 采购入库单 并进行审核 一联留存 一联递交财务部 另 一联作为回执交由交货入库经手人 并登记 库存台帐 2 企业与客户签订销售合同后 由业务部开具 客户提货单 并经财务部盖 章确认后 再送交到库房 库房人员根据 客户提货单 检查现有实物库存量是否 满足 不足则反馈到业务部并尽快补充库存 如果足够则根据 客户提货单 填写 销售出库单 并出货 再将审核后的 销售出库单 一联留存 一联递交财务部 一联交由提货经手人 并登记 库存台帐 3 月末统计月度汇总报表 根据 库存台帐 采购入库单 及 销售出 库单 汇总过去一个月的入 出库数据及现有库存数据 交财务部及企业领导 用于分析当前企业的经营情况 并对企业的下一月发展做出计划和决策 季末 年 末还需出具季度 年度报表 系统总体业务如图 2 2 所示 图 2 2 系统总体业务图 2 32 3 库存管理业务流程库存管理业务流程 本文将抽取库存物资管理系统部分业务流程 来分析说明如何进行软件系统分 析中的业务流程分析 4 业务流程分析可以帮助系统分析人员了解该业务的具体处理过程 发现系统调 查中的错误和疏漏 修改系统的不合理部分 优化业务流程 为目标系统的开发打 下基础 1 采购入库业务流程 企业采购部择优选择供应商采购商品后 根据实际采购情况填制 采购清单 并将商品发送给库房 库房收到采购部门的商品后 对照 采购清单 办理入库业 务 填写一式三份的 采购入库单 并进行审核 一联留存 一联和月末报表一起 递交财务部 另一联作为回执交给采购部的入库经手人 然后还要登记 库存台帐 记录本次入库的每项物品入库前库存量 本次入库数量及入库完成后实际库存量 每月末 每季末 每年末统计出月度 季度 年度报表上交财务部及董事会 2 提货出库业务流程 5 企业业务部与客户签订销售合同后 由业务部开具 客户提货单 并经财务部 盖章确认后 再送交到库房 库房人员根据 客户提货单 检查现有实物库存量是 否满足 不足则反馈到业务部并尽快补充库存 如果满足则根据 客户提货单 填 写 销售出库单 并出货 可直接出货给客户 也可出货给业务部再转交到客户 办理出库时应将审核后的 销售出库单 一联留存 一联与月末报表一起递交财务 部 一联交由业务部的提货经手人 一联随货物发送给客户 以供客户所在企业入 库登帐时使用 然后还要登记 库存台帐 记录本次出库的每项物品出库前库存量 本次出库数量及出库完成后实际库存量 3 查询统计业务流程 6 库房在月末 季末 年末需统计月度 季度 年度汇总报表 汇总入出库数据及 根据库存台帐整理出结余库存数据 交财务部及企业领导 用于分析当前企业的 经营情况 并对企业的下一月发展做出计划和决策 财务部及领导也会随时向库房 发出查询 统计需求 此时应该按上级要求进行查询 统计并及时反馈准确报表数 据 3 3 企业库存物资管理系统的需求分析企业库存物资管理系统的需求分析 3 13 1 需求分析的任务需求分析的任务 需求分析的任务是通过详细调查要处理的对象 充分了解原系统的工作概况 明确用户的各种需求 然后在此基础上确定新系统的功能 新系统必须充分考虑今 后可能的扩充和改变 不能仅仅按当前应用需求来设计 调查的重点是 数据 和 处理 通过调查 收集与分析 获得用户对新系统的信息要求 处理要求和安 全性与完整性要求 3 23 2 需求分析的方法需求分析的方法 针对企业库房库存物资管理系统工作的特点 采用面向数据流的分析方法中的 结构化分析方法 Structured Analysis 简称 SA 法 进行分析 该方法从最上层 的系统组织机构入手 采用自顶向下 逐层分解的方法分析系统 它把任何一个系 统都抽象如图 3 2 1 所示的形式 然后对其进行分解如图 3 2 2 所示的形式 7 图 3 2 1 系统高层抽象图 图 3 2 2 分层数据流图 它只是最高层次抽象的系统概貌 要反映更详细的内容 可将处理功能分解为 若干子功能 每一子功能还可以继续分解 直到把系统工作过程表示清楚为止 在 处理功能逐步分解的同时 它们所用的数据也逐级分解 形成若干层次的数据流图 数据流图表达了数据和处理过程的关系 系统中的数据则借助数据字典 DD 来描 述 8 数据流图 Data Flow Diagram 简称 DFD 是描述系统中数据流程的图形工具 它标识了一个系统的逻辑输入和逻辑输出 以及把逻辑输入转换逻辑输出所需的加 工处理 数据流图的图符数据流图有以下 4 种基本图形符号 图 3 2 3 DFD 基本元素 箭头表示数据流 圆或椭圆表示加工 弯曲弧型表示数据存储 矩形框表示数 据的源点或终点 即外部实体 1 数据流 是数据在系统内传播的路径 由一组成固定的数据项组成 除了与 数据存储 文件 之间的数据流不用命名外 其余数据流都应该用名词或名词短语 命名 数据流可以从加工流向加工 也可以从加工流向文件或从文件流向加工 也 可以从源点流向加工或从加工流向终点 2 加工 也称为数据处理 它对数据流进行某些操作或变换 每个加工也要有 名字 通常是动词短语 简明地描述完成什么加工 在分层的数据流图中 加工还 应有编号 3 数据存储 指暂时保存的数据 它可以是数据库文件或任何形式的数据组织 流向数据存储的数据流可理解为写入文件 或查询文件 从数据存储流出的数据可 理解为从文件读数据或得到查询结果 4 数据源点和终点 是软件系统外部环境中的实体 包括人员 组织或其他软 件系统 统称为外部实体 一般只出现在数据流图的顶层图中 3 33 3 企业库存物资管理系统的需求分析企业库存物资管理系统的需求分析 通过对库存管理业务的了解 得到系统总数据流如图 3 3 1 所示 再对总的数 据流图分解 分解出关键业务对应的子功能 结合前面所示的库存管理业务流程图 本文将对这些流程进行结构化的分析 9 2 1 4 3 图 3 3 0 系统总数据流图 对加工 1 采购入库 细分成子数据流处理 得到如图 3 2 1 所示 1 2 1 1 1 3 10 图 3 2 1 采购入库子数据流图 对加工 2 销售出库 细分成子数据流处理 得到如图 3 2 2 所示 2 2 2 1 2 3 图 3 2 2 销售出库子数据流图 对加工 3 查询统计 细分成子数据流处理 得到如图 3 2 3 所示 3 3 3 1 3 2 11 图 3 2 3 查询统计子数据流图 对加工 4 系统维护 细分成子数据流处理 得到如图 3 2 4 所示 4 3 4 1 4 2 图 3 2 4 系统维护子数据流图 再对图 3 2 4 系统维护子数据流图中的 4 3 进行分解 如下图所示 4 3 1 4 3 2 图 3 2 4 3 进行维护操作子数据流图 12 4 4 企业库房库存物资管理系统的数据库设计企业库房库存物资管理系统的数据库设计 数据库设计是指对于一个给定的应用环境 构造最优的数据库模式一厂建立数 据库及其应用系统 使之能够有效地存储数据 满足各种用户的应用需求 信息要求 和处理要求 4 14 1 库房库存物资管理系统的数据库设计库房库存物资管理系统的数据库设计 按照规范设计方法 在 库房库存物资管理系统的需求分析 中对系统进行需 求分析的同时 也进行了数据库的需求分析 在此主要完成对数据库的概念结构设 计和逻辑结构设计 从而设计出库房库存物资管理系统数据库的数据模型 4 24 2 概念结构设计概念结构设计 概念结构设计是将需求分析得到的用户需求抽象为信息结构即概念模型的过程 是数据库设计的关键 概念结构是各种数据模型的共同基础 它比数据模型更独立 于机器 更抽象 从而更加稳定 在库房库存物资管理系统的概念结构设计中 采用 E R 模型来描述 采用自底 向上方法 经分析 得到系统的基本 E R 图 如图 4 0 所示 1 N 1 1 1 1 N 1 M N M 1 NN Q 1 Q 2 1 NN 1 1 1 N N N M Q 3 Q 4 图 4 0 库房库存物资管理系统整体 E R 图 13 1 部门实体 E R 分图 如图 4 1 所示 图 4 1 部门实体 E R 分图 2 员工实体 E R 分图 如图 4 2 所示 图 4 2 员工实体 E R 分图 在 人员类型 里 区分 采购员 业务员 库房管理人员 3 供应商实体 E R 分图 如图 4 3 所示 14 EM AI L 图 4 3 供应商实体 E R 分图 4 客户实体 E R 分图 如图 4 4 所示 EM AI L 图 4 4 客户实体 E R 分图 5 物资实体 E R 分图 如图 4 5 所示 15 图 4 5 物资实体 E R 分图 6 入库单实体 E R 分图 如图 4 6 所示 图 4 6 入库单实体 E R 分图 入库单在表结构设计时将使用主从表结构 以消除冗余的表头数据 7 出库单实体 E R 分图 如图 4 7 所示 图 4 7 出库单实体 E R 分图 出库单在表结构设计时将使用主从