业务系统业务订单操作规范1 目的： 规范订货单运作流程，减少人为失误的发生；2 范围： 业务系统3 定义： 无4 流程：客户下采购单 业务员或业务跟单员审核订货详情单业务员或业务跟单员审核特殊价格营销副总经理/总经理逾期货款审批业务经理/营销副总经理/总经理建立、健全业务帐（见附件）业务员或业务跟单员9核对订单、回复客户交期、发货业务员或业务跟单员价格审核、交期回复生管科信用审核财务部价格、信用审核业务经理5 内容5.1 订货详情单：5.1.1 订货详情单一律按客户书面采购单为准；5.1.2 业务员收到客户传真或其它方式采购单时，需认真审阅、仔细分析客户的要求，如有不明之处或特殊要求东莞公司无法满足时，应及时与客户沟通达成共识，避免错误或误导；再转给业务跟单员；5.1.3 经确认后的采购单，凭其订单结合公司产品标准名称制作订货详情单；5.1.3.1 拉头：5.1.3.1.1 填写订单时拉头、拉片描述次序应规范，一律按正确顺序填写：如：5#N自动头配日字吉通片/喷（即“头”在前“片”在后）；5.1.3.1.2 客户在使用SBS品牌时，请在订单上注明SBS字母所在的正确位置（如：SBS自动头、SBS连接件、SBS拉片）；5.1.3.1.3 3#穿心成品链，拉头全部使用弹片式自动头剑尾片，除客户有指定帽盖式自动头剑尾片以外（订单上加以注明）；如订单上未注明，计划部统一按弹片式自动头剑尾片订购、生产；5.1.3.1.4 公司所有的拉链均采用底模“SBS”标识拉头，如确有特殊情况须在订单上注明，并转总经理特批，如未在订单上注明不带“SBS”所导致的客诉，由当事人承担全部责任；5.1.3.1.5 过检针产品必须不含镍,不含镍产品不一定过检针；5.1.3.1.6 如客户订购我司图册上已有的拉头，务必在订单上注明哪年版本图册的编号（现在已有版本号：07年版）5.1.3.2 环保、过检针；5.1.3.2.1 客户如对拉链有环保要求，一律按OKE-Text 100（欧保）标准生产（附件：欧洲环保标准），如有别的特殊环保要求，应在订单上注明环保项目。5.1.3.2.2 公司检针器最高级别为十级;5.1.3.2.3 3#、4#、5#类产品出厂标准为八级；5.1.3.2.4 8#、10#类产品出厂标准定为四级,单个拉头过检针四级即为合格;5.1.3.2.5 较常规四方片、葫芦片类要加厚、加大的开模片出厂标准定为四级（单个过四级）；5.1.3.2.6 空心环类拉头因其结构等原因，用过检针材料制造的拉头也会出现不过检针现象，但将空心环剪断则可过检针八级则判定为合格；5.1.3.3 水洗、色牢度：5.1.3.3.1 客户如对拉链有水洗、色牢度要求，应在订单上注明水洗、色牢度项目；（如：过酵素水洗、石磨水洗、皂洗、水渍、光照色牢度、水洗色牢度等等）；5.1.3.3.2 新客户在订购金属产品时（3#M除外），如对4#M及以上产品有过酵素洗及石磨水洗要求时，须先提供小样供客户试用后方可生产大货；5.1.3.3.3 我司常规染色产品均为“加固”产品，与部份客户要求“特固”效果不同；5.1.3.4 色样：5.1.3.4.1 需按客户提供布样染色订单，如布样没完全提供齐全，可将现有布样订单先安排下单，余下待布样到位后再安排下单；5.1.3.4.2 标准色样大小为：1.5CM1.5CM；色样要注明正反面，变色布样需注明对色角度；如需特殊光源对色要注明。5.1.3.4.3 当布样提供过小及客户对颜色要求较高的情况下，需寄给客户确认同时，业务需保留一份，并标识第几次提供确认色；5.1.3.4.4 统一按染色车间标准格式贴样(如有两个颜色以上需要在布样一览表上用字母在布样上和颜色栏里面标明)；5.1.4 开模规范5.1.4.1 业务员接单时一定要有客户书面的传真，客户开模委托书必须加盖公章回传。，5.1.4.2 按样开模5.1.4.2.1 最好有两个以上样品，一个样品最好扫描备案，以便核对；5.1.4.2.2 有塑料部分最好要有三个以上样品；5.1.4.2.3 无留样时要在开模前做好拉头品质记录;5.1.4.3 按图纸开模5.1.4.3.1 注意核对尺寸、单位以及材料的要求；5.1.4.4 按已有拉头放大或缩小开模5.1.4.4.1 缩小或放大的比例，有些客户只给长度或宽度，要按比例计算，缩小时会出现强力达不到我司或客户要求，放大时会外观笨重5.1.4.4.2 物理性能；5.1.4.4.3 外观形状；5.1.4.5 按尺寸开模，注意客户对形状、长、宽、厚的要求5.1.4.6 按描述开模5.1.4.6.1 注意客户描述的内容是否完整;5.1.4.6.2 注意客户描述与我司说法不同的部分； 5.1.4.7 拉片的名称最好与客户统一，如无法统一进最好备注在定单上，或备案到计划部，避免出现因名称，导致错误发生；5.1.4.8 图纸传真给客户前要仔细核对，然后传真给客户确认签字回传；5.1.4.9 填写拉配模具开发评审表，如免费开模须经部门经理审核后转副总以上批准；5.1.5 制作好的订货详情单必须与客户订单重新核对一遍或由部门业务员和业务跟单员互相审核（如：品名、颜色、数量、价格、币种、包装要求、送货地点、收货人、联系电话及特殊要求）核对无误后转业务经理评审价格及信用，再转财务评审信用度，最后转计划部编订单号、评审价格及安排交期；5.2 价格评审：5.2.1 订货详情单运作前，确保小客户价格不低于公司标准折数；5.2.2 重大客户和经销商的特殊价格，由业务经理审核（一次性）报副总以上审批后，转计划部存档。5.2.3 折数等新的价格表出来再标明5.3 5.3 信用评审：5.3.1 新客户订单运作前，均要求款到发货，如有月结客户低于3万元需由部门经理审批， 3万元以上由总经理审批；5.3.2 超信用的客户一律由业务员及业务跟单员（列明理由、客户名称、代码、以前的回款情况）并由部门经理保证此份订单货款回收日期。逾期货款由部门经理审核转副总以上审批；5.3.3 公司重大客户逾期货款由各部门统一报备，由副总以上批示转财务部审核。5.3.4 款到发的客户，如客户因发货前不能及时回款，由业务员同客户协商回款期限，5000元以内由部门经理担保可发货，5000元以上转副总及总经理批准 5.4 订单的更改5.4.1 业务接到客户需要更改的信息，与原订单对比，统一订货详情单下达，并在左上角注明更改单，按正常订单流程运作；5.4.2 所有更改单必须附原订单及客户传真件；5.4.3 下单格式：5.4.3.1 条装订单更改的：5.4.3.1.1 需更改品种的（例：3#尼龙需改为5#尼龙的）先下取消单将原单取消，然后重新下订单；5.4.3.1.2 需更改拉头的，更改单注明订单更改单（金属、尼龙成品或塑钢成品），原单拉头是现更改为拉头，其余的不变5.4.3.1.3 需更改颜色、尺寸、数量或其中任意一种的：订单左边写原单内容，右边从颜色栏开始写更改后的内容，并注明是增加还是减少数量条。5.4.3.2 外发码装、拉头需更改的：用码装、拉头专用订货详情单左上角注明更改单，填表写内容栏上面写原单内容，然后写更改为：下面接着写更改后的内容。5.4.4 原订单注明先打样确认、待通知后生产；第二次下原单更改单时，注明原订单更改拉头或尺寸等，一定要注明原订单是否可按更改后内容直接投产或者需打第二次样确认后生产。5.4.5 更改单24小时免费更改，如超过24小时，因更改而造成损失的，按以下办法计算：5.4.5.1 条装已生产需更改的：条装尺寸改短的，加工费0.15元/条；条装需换拉头的，加工费0.10元/条；换下的拉头按采购价计算，即换拉头的损失计算，加工费+换下的拉头的采购价；5.4.5.2 更改染色已完成的：5KG以下（包括更改造成的补数），按70元/缸计算，5KG以上的按4 元/KG计算染费；5.4.5.3 已采购到位的外发拉头的更改：按公司采购价-回炉合金价10元/KG计算；5.5 跟单、发货：5.5.1 业务员或业务跟单员接到客户订单四个小时内务必转化成订货详情单和完成业务内部流程转计划部审核。（未和客户达成共识的订单除外，如；颜色，规格，单价，数量等未确定的）并在当日4小时或第2个工作日及时到计划部取回单，确保信息清楚（订单编号、交期）并根据回单交期在两个小时内回复给客户； 5.5.2 业务员和业务跟单员需审核回单交期是否按重大客户的特殊交期和计划部常规交期合理签单，如交期过长和不合理签单无法满足客户的要求以联络函形式进行协调，并跟踪联络函回复情况；5.5.3 取回订单时需再次与客户采购单核对一遍，核对无误后将此份订单配套的采购单及附件，附在订货详情单后面； 5.5.4 根据订单上交期及时跟踪生产进度，如生产中出现异常需及时与客户协商沟通；如解决不了，应及时上报经理处理，以免造成大的损失。5.5.5 根据实际出货日期需提前一天，以书面形式联络运输科安排当天发货事宜；5.5.6 跟踪当天需发货的订单，确保到期订单及进仓订单全部出仓（款到发除外）5.5.7 .款到发货的客户，要求财务部根据客户汇款回单（业务部担保联络函）、订单开单，仓库根据财务部开出的单据发货。5.6 建立台帐：5.6.1 根据运输方式不同，及时到各仓库取回产品销售出仓单并核对出仓信息是否准确，（如：客户名称、产品名称、颜色、规格、数量、单价、发货地点、收货人）确保此信息与订货详情相符合；如托运的客户，需传真给客户签字确认回传，并将回传附在相应订单上。5.6.2 按产品销售出仓单上内容及时建立相关台帐明细：发票号码、产品名称等，业务所建立的台帐，确保增值税票与台帐上信息相符，并在台帐上注明相对应的发票号码及日期；5.6.3 及时将增值税发票寄客户处，并做好寄出相关信息的记录（如：日期、客户名称、发票金额、发票号码、快件单号等等）以便查找；5.7 相关资料归档：5.7.1 将核对无误及建立好的台帐的产品销售出仓粘在相对的订单上，以便查找；5.7.2 每月对相关文件及订购详情单归档一次，并做好标识。 5.8 订购（货）详情单一式五联，具体按以下保存和管理：a)拉头类:第一联(白色)生产部门发货仓库保存,第二联(红色)生产部门生管保存，第三联（黄色）业务经办人员保存，第四联（绿色）财务部门保存，第五联（淡蓝色）终检品管单位保存。b)成品类：第一联(白色)生产部门发货仓库保存,第二联(红色)生产部门生管保存，第三联（黄色）业务经办人员保存，第四联（绿色）财务部门保存，第五联（淡蓝色）生产部门过程工序品管单位保存。c)码装类：第一联(白色)生产部门发货仓库保存,第二联(红色)生产部门生管保存，第三联（黄色）业务经办人员保存，第四联（绿色）财务部门保存，第五联（淡蓝色）终检品管单位保存。5.8.1电脑打印单非软件本身缺陷导致的更改内容的处数不得超过3处，但因电脑软件缺陷导致需要人工更改的，更改内容处数超过3处（含）以上的，其他的内容不得再存在更改的现象。5.8.2其他记录的保存及相关要求按记录控制程序执行。6 参考文件：6.1 产品标准名称6.2 业务员手册