浙江财经大学东方学院岗位分析报告报告题目：关于行政助理的岗位分析报告分院名称： 法政分院队伍名称： For the dream(FTD)组员名称： 任津科、任晨慧、陈超2014年3月20日目录一、主报告1、基本信息和总体性质 12、主要工作范围 13、工作活动和程序 24、工作条件 25、在职人员素质要求 36、岗位近期需求和发展趋势 37、获取岗位的途径 48、在职人员的职业规划路线 49、对在校学生的建议 5二、报告分析1、社会环境分析 62、就业形势分析 73、发展趋势 9三、附录1、行政助理岗位分析调查问卷 92、职位说明书 183、各大招聘网对行政助理聘用条件的公告 204、对法政分院行政管理专业舒振宇老师的访谈记录 235、对在职行政助理学长的访谈记录 256、对大三行政管理专业学生的访谈 2524关于行政助理的岗位分析报告摘要：随着市场经济的发展，各行各业的企业不断发展，行政助理的需求量也不断增加。行政助理作为一个比较基础，但有较大发展前途的岗位，深受毕业生的亲睐。所谓知己知彼，方能百战不殆。通过对行政助理的了解，可以在校就有针对性地进行学习和实践，提高日后的应聘的竞争力。为此，我们对行政助理做了调查研究。关键词：行政助理；岗位分析；发展趋势一、 主报告1、行政助理的基本信息和总体性质（一）定义：行政助理主要是协助行政经理开展工作，工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础。 （二）行政助理通过安排主管日程、填写计划列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理，完成文件归档等各项工作，从多方面综合性地完成高质量的行政管理工作。（三）行政助理工作相对繁琐，但其较低的门槛无疑是想从事行政管理工作的求职者的普遍选择，他们通过在此岗位上的锻炼培养，有望在了解企业运营流程、积累丰富工作经验、建立相应人脉网络的基础上，获得更为广阔的发展空间。2、 行政助理的主要工作范围 协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作；协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理 ；各项规章制度监督与执行；参与公司绩效管理、考勤等工作 ；奖惩办法的执行；协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；负责公司快件及传真的收发及传递；参与公司行政、采购事务管理；负责公司各部门办公用品的领用和分发工作；做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作；对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作；协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等；协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作3、 行政助理的工作活动和程序（一）工作活动 行政助理的活动主要包括会议管理，工作接待以及公文处理三方面。（2） 工作程序会议管理主要流程主要是会前组织、准备会议方案、制法会议通知、布置会议场所、国际会议准备、会中实施、会议主持、会务服务工作、处理意外情况、撰写会议纪要、会后跟进、会议文件整理、会务总结评估以及会议决议的跟进与落实。工作接待流程主要是来宾接待、核实来访的具体事宜、请示领导对接待计划事宜进行批示、依据批示通知有关人员参加接待、来访接待活动准备、来访食宿安排、电话接待、向上级汇报客户电话联系的相关事宜、向客户电话反馈领导意见、向有关职能部门转达领导对客户联系事宜的处理意见、向有关职能部门或其他内部人员的电话咨询、接受客户的电话投诉事宜、接受和处理客户的电话业务洽谈事宜。协调有关部门和单位处理客户电话反馈的问题。公文处理流程主要是处理对外正式文件、文件核稿、文件修改、组织撰写公司申报奖项材料、撰写公司年度工作报告、为领导拟定有关业务委托书、材料编写、撰写上级领导视察汇报材料、撰写当前经营发展状况材料、撰写企业创业发展历程回顾材料、撰写上级主管单位要求提报的文件资料、准备外部公司来访的企业介绍材料。4、 行政助理的工作条件（1） 物理环境 行政助理的工作环境主要在公司内部，也会有外出接送客户等工作。总体工作环境轻松舒适，工作也比较基础简单，但也比较繁琐。（2） 内外软性环境需要与公司上下员工进行沟通交流，团队合作，认同企业文化。5、 在职人员素质要求（1） 需要有一定的文字处理能力，能熟悉基本的办公软件应用，像WORD文档、电子表格、PPT等； （2） 要有一定的语言表达能力，能协助组织会议等中小型会议。（3） 要有一定的沟通能力，包括内部和外部。出去开会、办理社保、去主管部门联系业务等，都需要一定的沟通能力。 （4） 要有一定的行政专业知识，如果连什么是行政管理都不知道，怎么开展工作？这也是最基本的。（5） 要有一定的文字处理能力，比如会公文写作，虽说不一定全部能写，但起码像通知、通告、工作计划、工作总结、会议记录、会议纪要、培训计划等，这些就要好好学习学习，这是最基本的文件写作。（6） 最好有自己的行政管理理念，这与您今后的工作晋升有密切关系，同时也能丰富自己的工作经验，并能在一定程度上左右上司的管理决策。 6、 行政助理岗位近期需求和发展趋势（一）近期需求根据近几年的招聘信息，行政助理岗位需求攀升至第二位。这似乎对文科毕业生来说是个好消息，但是据人才市场负责人所说，这类岗位的要求比以往提高了，除了懂管理还要有行业背景。在前几年人才市场发布的一周才市分析上，可以看到管理、行政、文秘岗位大幅攀升。不少行政助理岗位要求有计算机网络、工民建、机械、教育等行业背景。（二）行政助理岗位发展趋势行政助理岗位，在众人看来是一个兢兢业业的管家，负责事务管理，虽然处理的都是一些琐碎的事情。虽然行政助理事务简单，在企业中只是一个不起眼的小角色，但是随着企业格局或形式的上升，公司的日常事务也随之增多，分工越来越细化，各部门都需要配置不同专业方向的行政助理。因此，行政助理的需求方向会更加细化，其发展形势亦会更加具有专业倾向性。7、获取岗位的途径（一）人才市场。（二）网上招聘市场。（三）报刊杂志获取。（四）延伸到该岗位需要的层次。（五）投递有特色专业的简历。（六）笔试有针对准备。（七）面试要展现个人专业水平及个人风采。（八）身边的人或亲戚朋友。（九)重新定位自身专业。（十）试用期间展现良好的个人风貌、能力及素质。8、在职人员的职业规划路线已录用人员 入职第1年 人力助理行政助理 已工作相同时间的其他工作内部岗位调换 第24年 人力专员行政专员 第5年 自主创业财务人员销售人员行政主管 510年 办公室主任 10年后 总经理 第一条1、 第1年：行政前台/助理，在行政助理的安排下，积极协调和处理日常事务，这一阶段主要是入门。2、 第24年：从行政助理上升至行政专员，在某些事务上，可以独当一面，最 好精通六大模块的某一或两个，当然其他方面也需了解。3、第5年：行政主管，掌握六大模块，精通多个模块，对企业文化建设有独特的理解，善于沟通，行事果断。4、第510年，朝着行政经理/办公室主任/人事部经理方向奔进，需要有领导魄力和管理远见。第二条1、 第13年：成为成为一名行政专员，踏实努力工作，认真学习岗位技能，与同事和谐相处，开拓人际关系。2、 第45年，适应职场环境和社会环境，积累工作经验与专业技能水平，积累与员工相处的沟通技巧，积累中层管理相关专业知识。通过内部岗位调换，晋升成为一名优秀的行政主管。第三条1、 从事其他不同领域的工作，例如财务人员、销售人员等。2、 自主创业，例如从事电子商务、物流、人才信息咨询、西餐厅、花店等行业。9、对在校学生的建议（一）行政管理专业出身（或者相近专业），以懂点法律、懂点经济、懂点财务、懂管理且具有熟练的实际动手能力为特色，大学四年扎实掌握行政助理所需要的专业理论知识与专业操作技能。（二）明确行政助理的职责，在大学四年，参加各类学生事务、社团活动、实习工作等社会实践，提高动手能力和操作技能。行政助理的主要职责是：1、负责员工的考勤； 2、负责员工档案管理，包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立；3、对一般文件的起草和行政人事文的管理；4、依据人力资源要求计划，组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息，协助招聘工作；5、处理人事日常管理工作，负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理；6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续；协助做好公司人力工作的管理、培训与指导；7、组织公司各种活动的策划；8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。（三）大学四年全面提升自己各方面的综合素质。行政助理的能力要求： 1、要求熟练掌握个人电脑技术，如MSWord、Excel和PowerPoint等，以及使用多种专业软件的的经验。还要有一定的文字处理能力，比如会公文写作，像通知、通告、工作计划、工作总结、会议记录、会议纪要、培训计划等。 2、分析性思维很重要，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，并且要对公司的发展和表现