第一部分：行政人事部机构设置第三部分：行政人事部制度汇编上海凯博特通信设备有限公司行政部管理制度2004年10月目录1、行政管理制度；2、奖惩制度3、固定资产管理规定；4、档案管理规定；5、经济合同管理办法；6、会议管理规定；7、差计划行程报备管理办法8、行政部工作流程。上海凯博特通信设备有限公司行政管理制度第一章总则第一条、依据和目的本制度的全部条款均依据中国政府的法律、法规、规章和政策性规范文件中有关公司劳动人事管理的规定，并结合公司经营管理实际和内部过程综合而成，其目的在于不断提高员工的整体素质和公司经营管理效益，保护公司和员工合法权益，确保公司经营管理的有序进行。第二条、适用范围1、 本制度适用于上海凯博特通信设备有限公司的全体员工，包括在编员工、非在编员工和试用期员工。促销人员可以参照执行。2、 某些员工所签订的劳动合同或聘用合同有与本制度相抵触的规定时，则以劳动合同或聘用合同为准，其他条款继续有效。本制度中的某些条款与新的法律、法规、规章和政策性规范文件相抵触时，则以新规定为准，但不影响本制度其他条款的有效执行。第二章员工守则第三条、员工工作守则1、 每位员工都要有高度的责任心和事业心,处处以公司的利益为重,为公司的发展努力工作；2、 树立服务意识，始终面向市场，面向客户,提供优质服务；3、 员工要具备创新能力，通过培养学习新知识使个人素质与公司发展保持同步；4、 讲究工作方法和效率，明确效率是公司的生命； 5、 要有敬业和奉献精神，满负荷、快节奏、高效率是对所有员工提出的敬业要求；6、 具有坚韧不拔的毅力，要有信心有勇气战胜困难、挫折；7、 要善于协调，融入集体，有团队合作精神和强烈的集体荣誉感，分工不分家；8、 要注意培养良好的职业道德和诚实正直的个人品质；9、 明确公司的奋斗目标和个人工作目标。第四条、员工行为守则1、 遵守公司依法制定的规章制度；2、 服从所在部门的组织领导与管理，对未经明示事项的处理，应请示上级，遵照指示办理；3、 忠于职守、精诚合作、敬业爱岗、积极进取；4、 严格保守公司的经营、管理、财务、人事、技术等商业秘密；5、 不得利用工作时间从事第二职业或与工作无关的活动，不得同时自营或为他人经营与公司同类的职业或者从事损害公司利益的活动，非经书面授权不得以职务名义和公司财产对外担保；6、 不得损毁或非法侵占公司财务和其他财产；7、 必须服从上级命令，做到令行禁止。如有正当意见，应在事前陈述；如遇同事工作繁忙，应协同办理，应遵从上级指挥，予以协助；8、 在公众面前做到仪表整洁，举止端庄，行为检点，谈吐得体。切记每位员工的言行是公司形象和风貌的体现；9、 员工之间要团结合作，互相信任，互相学习，沟通思想，交流感情；10、 遵纪守法，遵守公共道德，对外交往要有理、有节。第五条、办公场所管理条例1、 不准在办公场所内扎堆、闲谈、嬉笑打闹、大喊大叫。2、 不能对同事不敬称、对上司直呼其名。3、 工作现场、办公桌上不得堆放杂物，办公桌应保持整洁。4、 保持清洁卫生，不随地乱抛杂物。5、 未经许可，不得在非进餐时进餐或超时进餐。6、 不得带亲友、熟人等无关人员进入公司的工作区域。7、 禁止在上班时间听音乐、上网、玩电脑游戏等，以及看闲书、吃零食等。8、 工作时间禁止擅自离岗、串岗、脱岗、打私人电话或从事任何私人事务。9、 禁止在办公室公共区域内吸烟（可在洗手间和楼梯间，但应注意防火安全和环境卫生）。10、 禁止上班时饮用含酒精的饮料（如确实因工作需要饮酒应尽量避开中午，以免影响下午工作）。11、 为员工配置的电脑，需各自进行保管和维护，不能在工作时间因私上网，不得随意使用他人电脑。12、 注意用电安全，下班后最后离开公司的员工请将空调、照明电、门窗、饮水机等设备关好。第六条、员工礼仪规范（一）男士仪表规范1、 头发： 梳洗干净，没有头屑，鬓角不过耳，发尖不过衣领；2、 指甲：不能太长，勤剪勤修指甲，手心干爽清洁；3、 胡须：必须刮干净，不留鬓须，勤剪勤修；4、 口腔：口腔清新，牙齿清洁；5、 胸卡：明亮干净、位置统一；6、 服装：干净、大方、整洁。（二）女士仪表规范1、头发：梳洗干净，不留怪发；2、指甲：不能太长，勤剪勤修，不涂艳丽色彩的指甲油，不佩带夸张饰物；3、化妆：清淡、精神、大方，如要化妆，但以淡妆为好，不可浓妆艳抹；4、口腔：口腔清新，牙齿清洁；5、要保持服装干净、大方、整洁，淡雅得体，以职业装为主；6、胸卡：整洁、佩带位置统一。（三）员工行为举止规范1、站姿：两脚尖角度约四十五度，腰背挺直，胸膛自然、颈脖伸直，头微向下，使人看清你的面孔。双臂自然，不耸肩，身体重心在两脚之间。会见客户或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不要把手交叉抱在胸前；2、坐姿：坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视对方。要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的位置，然后再坐；3、平时与同事相遇应点头行礼表示致意；4、握手：握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。握手时脊背要挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢。伸手时同性间应先向地位低或年轻的，异性间先向男方伸手；5、出入房间：进入房间，要先轻敲门，听到应答再进。进入后，随手关门，不能大力、粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看准时机，而且要说：“对不起，打断你们的谈话”；6、提交物件时：如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔、要把笔尖向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向自己；7、在经过通道、走廊时：要轻放脚步，无论自己的公司，还是对访问的公司，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话，更不能唱歌或是吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司要礼让，不要强行。（四）电话接听礼仪规范1、响铃时：电话铃声响起之后，应尽快拿起话筒。在电话铃声三次之内，必须有人接听电话，以免引起客户失望或不快；2、找人时：来电话指名找人，应迅速把电话转给要找的人，如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，必须做好记录；3、接听时：对方说话声音小，不能大声叫嚷，要礼貌的告诉对方“对不起，我听不太清楚，请您声音大些好吗？中断时：通话中突然中断，应立即挂断电话，再次接电话表示歉意，并说明原因；4、挂断时：打完电话，通话双方地位高者或主叫方先挂断电话，另一方再轻轻放下；5、高峰时：在业务通话高峰时，尽量不要往外打电话，不要占线时间太长；6、电话用语规范：您好， 凯博特您好，请稍等先生/女士，小姐，请问怎样称呼对不起，让您久等对不起，现在他不能接电话，我可以代劳吗对不起，现在他不在，我能转告吗好的/是的，再见不客气，这是我应该做的（五）和客户的业务礼仪1、在规定的接待时间内不缺席；2、有客户来访，马上起来接待，并让座；3、来客多时依次序进行；4、对事前已通知来的客户，要表示欢迎；5、应记住常来的客户；6、接待客户时应主动、热情、大方，微笑服务。7、 介绍的方式方法1）直接见面介绍的场合下，应先把地位低者介绍给地位高者，若难以判断，可把年轻的介绍给年长的。在自己公司和其他公司的关系上，可把本公司的人介绍给别的公司的人；2）把一个人介绍给很多人时，要先介绍给其中地位最高的，或酌情而定；3）男女间的介绍，应先把男性介绍给女性，男女地位年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。8、名片的接受和保管1） 递出名片：把自己的名片递出时，应把文字向着对方，双手拿出，一边递交，一边清楚说出自己的姓名。名片应递给长辈和上级。2） 接受名片：接对方的名片时，应双手去接，拿到手后，要马上看，正确记住对方姓名后，将名片收起。如遇到对方姓名有难认的字时，马上询问。3） 保管名片：收到的名片妥善保管，以便检索。（六）员工胸卡佩带要求1、 为树立公司形象，提高员工荣誉感，公司员工上班时应佩带胸卡；2、 员工应爱惜自己的胸卡，保持其干净光洁；3、 胸卡必须佩带在胸前，不得佩带于其他部位；4、 胸卡如有遗失，需及时报行政部门补发，并交纳成本费用；5、 员工试用期过后，行政部方可向其发放胸卡。员工不得擅自将胸卡借给本公司以外的人员。员工离职应将胸卡交还行政人事部，否则员工离职申请单上不予结算工资。第三章办公用品管理办法第七条、办公用品原则上由行政人事部统一管理，公司提倡节俭，员工应自觉节约一张纸、一度电。第八条、各部门所需办公用品统一汇总后，写出办公用品申请单，详细填写（品名、数量、型号），部门负责人签字后送行政人事部行政文员处。第九条、行政文员对各部门所需办公用品作统计，填写办公用品申请单，行政人事部负责人审查购置总预算，签字，交财务部审核，送总裁办报批。第十条、总裁办批准后，由行政人事部及时采购。购置时，应做到“货比三家、质优价廉、帐目明细”（品名、数量、单价）。第十一条、各部门统一领用办公用品，部门指定专人在领用单上签字，（注：领用单详细填写数量、品名、单价、总金额。行政人事部存根）。第十二条、行政人事部对各部门的办公用品合理使用、有效控制进行监督和指导。第四章员工宿舍管理办法第十三条、被公司录用（含试用期间）并派往所负责区域的非当地人员可以申请宿舍。第十四条、凡符合申请条件之员工，必须以书面申请形式呈分公司行政人员核查后，由分公司经理在总部下发总额度内审批后执行（各分公司整体费用由总公司行政部审批核定后下发）。第十五条、如申请人工作区域无公司宿舍，可根据公司安排租赁房屋。办理租房过程中，申请者必须在规定时间内将房屋资料（租赁协议（原件）、身份证（复印件）、发票、帐号、电话等告之分公司行政人事，分公司行政依据总公司领导签字审批进行建档备案工作，房东资料变更时申请者应立即通知分公司行政人事部备案。第十六条、员工宿舍的租金由公司承担，其它产生的费用（中介费、押金、水电煤等）均由入住员工自理。第十七条、被公司除名、辞退或自行离职员工，必须在二天内向分公司行政人员办妥下列事宜：1、 交出房屋钥匙；2、 退还公司一切物品用具，填写离职人员情况表，办妥相关离职手续；3、 赔偿主观因素造成的物品用具遗失或损坏费用。第十八条、员工宿舍由公司行政人事部统一管理，分公司行政人事必须做好租用房屋的登记建档备案及监督执行工作。第五章手机号码的管理办法第十九条、公司对区域经理以上级业务人员和管理人员的手机号码进行统一管理，严禁员工私自变更或停用号码，公司只对登记在案、接受统一管理的手机号码进行报销话费。第六章印章管理办法第二十条、印章是指经批准的使用全称的公司及各部门的用于公务的正式印章，是行使权力和承担法律责任的标志。正式印章包括行政公章、专用印章和人名印章。1、行政公章包括公司公章及各部门印章，分支机构及办公室的印章；2、专用印章包括公司及其各分公司机构的财务专用、业务专用章、合同专用章等指定用途的印章；3、人名印章是指以公司及其分支机构法定代表人或者负责人名义刻制的用于公务的签名章或者印鉴章。其中专用于财务工作的印章为财务专用章和法定代表人或者负责人的印鉴间（以下统称“财务用章”）。第二十一条、印章的管理是指印章的申请、刻制、保管、使用、封存和销毁。第二十二条、公司印章的主管部门为行政人事部，其主要职责是：拟定印章管理制度，经总裁