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函的写作和例文一、函的概念函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题, 或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当 广泛。在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且 可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下 级机关行文。在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属 机关相互洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部 门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上 级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关 催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、 统计数字等。此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文 件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。二、函的特点(一)沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点(二)灵活性。表现在两个方面:一是行文关系灵活。 函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或 向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。 二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的 格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可 以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版,也可以没 有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。(三)单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点, 一份函只宜写一件事项。三、函的分类。函可以从不同角度分类:(一)按性质分,可以分为公函和便函两种。公函用于 机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作 的处理。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可 以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名 称、成文时间并加盖公章即可。(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发 函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方 所发出的函。(三)另外,从内容和用途上,还可以分为洽事宜函, 通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办 函,催办函,报送材料函等等。四、函的结构、内容和写法由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵 活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。公函由首部、 正文和尾部三部分组成。 其各部分的格式、 内容和写法要求如下:(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文 机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等 部分组成。1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发 函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明 如下:”或“现将有关事项函复如下: ”等过渡语转入下文 复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然 后再交代根据,以说明发文的缘由。2、主体。 这是函的核心内容部分, 主要说明致函事项。 函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论 是洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准 事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意 见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和 明确性。(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请 对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出 意见或请主管部门批准等。(四)结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语, 如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖 公章。五、撰写函件应注意的问题函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。 无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和 有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客 套。至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、 及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等 活动的正常进行。例文 通知事宜函国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函国办函 1993 2 号国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、 技术监督局:为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛 质量,根据国务院领导同志的批示, 现就有关问题通知如下:一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。 (略)二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。 (略)三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。 (略)四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大出口创汇。 (略)上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区 认真研究落实,执行中的问题,由国家计委和经贸办协调, 并督促落实。国务院办公厅(盖章)一九九三年一月三 日来源:秘书工作
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