泉州畅翔酒店客房管理系统使用手册(一) 预订管理A. 有房号预定需要指定房间号，预定完成后，房间状态会发生变化，用指定颜色表示。点击工具栏上预定管理图标，进入预定管理窗口，在填写预订单之前必须首先点击增加预定按钮，然后输入客户名称，预定抵达时间，房间级别。为了指定房间号，必须点击”房间预分配”按钮，进入房间预分配窗口，然后选择房间级别（只显示在上一步选择的房间级别，选择房间号码，根据上一步的房间数量选择多个房间，然后点击确定）,回到上一窗口，点击保存按钮. 泉州市畅翔信息技术有限公司 市场部 苏光预 联系方式：13636971203 QQ：515160516 对于分配房间号的预订，可以使用快速预订功能，在空房图标上单击鼠标右键，然后在弹出菜单中选择“快速预订”。B. 无房号预定房间状态无变化，只保存预定登记信息。无需进行房间预分配，直接点击保存预定单。无论预定有无房间号，当预定时间到达后，系统会自动提醒。预订单在生成后，可以进行修改，方法是点击工具栏的预定管理按钮，然后在左上角下拉列表框中找到想要修改的预订单，然后单击“修改预定”按钮，可以修改预计到店时间，离店时间，房间级别和房间号。如果客人预订时间未到，可以取消预订。也是首先选中预订单，然后点击取消预订按钮。预订单的查询，点击工具栏上的预定查询按钮，窗口打开后默认看到的是所有有效预订单，不包括，已取消和已入住的预订单。再输入查询条件后，可以查找所有订单，包括已取消和已入住的订单。(二) 前台接洽进入入住登记窗口最简单的方法就是，在空房图标上双击鼠标然后进入散客接洽窗口。或者在房态图标上点击鼠标右键，在弹出菜单中选择入住登记.标记为红色的区域，是主要输入区域，一般的操作步骤是首先输入身份证号、地址、离店日期或天数、押金。如果需要打折，需要选择特权人，然后可以直接输入房价或折扣率。特权人需要在系统维护中提前设置好，可以设定密码，设定密码后，在选择特权人后，会提示输入密码。再输入身份证后，如果此客人曾经入住过，那么会弹出窗口，显示此客人的姓名、地址、消费次数、消费金额等客史信息。输入姓名或身份证号信息后会自动查找可是信息，如果找到会显示客人的历史资料，包括消费信息。1）连房登记：如果需要同时登记多个房间，可以增加多个房间。2）同住录入：如果选择多个房间的客人信息，可以选择同住录入按钮。然后一次性录入所有客人信息。也可以设定每个房间的折扣信息。但是不能低于所选特权人的最低折扣。3）休息房（钟点房）：如果需要给客人开休息房，需要选中“钟点房”按钮。选中后房价会自动变成休息房的价格。4）开关长途：这个功能需要配合计费接口软件的使用。选中并保存后，可以自动开关长途。5）长包房：对于长包客人选中此单选框，可以再房态信息中用不同颜色区别开来。6）会员卡：会员信息需要在会员管理里面提前输入，会员卡在系统维护中设置好，可以设置金卡、银卡、普通卡等，为不同登记的会员的卡设定不同的折扣，退房延时，最低积分等。在客人接洽窗口输入会员卡号并回车后，如果确实存在此会员卡，系统会自动调入此会员信息，折扣，客人的消费，将计入会员积分。7）协议单位：对于签约客户，也可以在入住登记时进行选择，协议单位信息也需要在系统维护中提前设置好，登记时折扣也会自动调入。8）预定拷贝：点击预定拷贝按钮，在打开的窗口中显示今天预计到店的预订单，选择要入住的预定，点击确定后，预订人信息，房号信息，会自动调入，填充完其他信息并保存后，预定单的信息会自动转为入住。预订单中预设的房间号可以进行增删修改。9）刷卡：点击完保存后，系统会提示是否制房卡，当然必须在系统维护中打开门锁接口才行。也可以在之后，增加减少房卡或重新刷卡。10）客人信息修改：右键点击房态图标，在弹出的菜单中选择“客人详细信息”，弹出的录入窗口中客人看到，增加房卡，减少房卡，重新刷卡和修改”接洽按钮”。可以修改客人的姓名，身份证号，地址，房价，折扣，备注等信息。押金，房间号，离店日期不能在此窗口中修改。需要通过换房，续住和录入押金费用功能实现。11）打印：在保存接洽后，提示刷卡后，系统将显示“是否打印”，打印的表格样式，在系统维护中提前设定。可以设定为入住登记单和预付金收款单。如果当时由于打印机故障或其他原因未能打出，可以在右键点击房态图标，在弹出的菜单中选择“客人详细信息”，弹出的录入窗口中客人看到打印按钮，点击打印按钮，将看到打印预览窗口，继续点击打印，然后选择打印机，接着点击打印，就可补打出账单。如果需要打印预付金收款单，也可以到账单录入窗口，选中该笔预付金，然后点击打印预付款单按钮。12）读二代证：如果操作电脑接驳了二代证阅读器，通过点击此按钮，可以读出证件里面的姓名，身份证，地址，照片的信息。照片不被显示但是已保存到客史中，可以通过客史管理看到客人照片。13）换房：可以通过在录入登记窗口中点击换房按钮打开换房窗口，或在房态图标上右键单击，在弹出菜单中选择换房，输入新房号或在下拉列表中选择，下拉列表中的房号只显示同级别的房号，为了选择不同级别的房号，需要在“客房级别”列表中选择修改。你也可以同时修改房间的价格或折扣，但是不能低于特权人的最低折扣。对于换房可以设定不同的积分规则，比如当日换房超过设定时间产生费用，当日或非当日换房由高房价调到地方见房间，超过设定时间按高房价收取，用以满足不同计费需求。点击确定按钮后，系统仍然提示刷卡，而且会提示刷多张卡，减少重复操作。换房后，原房间将变成脏房或空房，根据在系统维护中的设置而定。然后提示打印换房单。或者右键点击房态图标，在弹出菜单中选择打印“换房确认单“。没有打印预览，直接打印。14) 续住：在入住登记窗口选择续住按钮或直接在房态图标右击鼠标，在弹出菜单中选择续住，打开续住窗口，可以再续住窗口修改离店时间，输入押金，选择付款方式。点击确定后，系统仍然提示刷卡，依旧可以刷多张卡。然后提示打印付款单。没有打印预览，直接打印15）付款方式：主要是记账和挂账。记账是针对签单客户，无需输入押金，产生消费后，账户余额为负数，但是系统不提示欠费。现金、信用卡、借记卡、支票，等付款方式，余额也可以为负数，但是系统会一直提示欠费。挂账的概念有别于酒店中的挂账得概念。他有两个作用，一个是连房，另一个是把押金和费用转到另一账户，可以是再住客人，也可以是未结离店客人（退房而未结账）。可以把一个或多个房间与另一在住房间（我们称之为主账）连房，所有费用全部转到主账，其他房间称之为从帐。在房态图标中双击某房间，打开入住登记窗口，在付款方式中选择挂账，弹出选择账户窗口，有在店和未结两个选项。选择账户确定即可，无需输入押金，其他操作和正常入住一样。(三) 结账管理在房态图标画面，双击如客房图标，进入结账窗口。在窗口中可以看到费用分类汇总表，房间明细表（如果几个房间连房，则可以看到多个房间）将要退房的房间号姓名付款方式，押金和余额。点击结账按钮，提示是否确认结账，选择是，然后提问是否结账，如果选择是，此房间将正常退房结账，如果选择否则进行未结离店处理。在最后一个提示窗口，显示应收现金和应收信用卡，这两个输入框金额是自动平衡，你可以根据实际收款的情况调整金额，一个改变另一个会自动根据总费用进行相应调整，如下面窗口。登记入住时选择现金付款方式，预收押金500，总费用240，结账时客人打算用信用卡消费100，则应退现金自动变为360，结账单和班次结算表中，都会看到退现金360。1）退房查询：查询某一时间范围的退房记录，包括退房未结记录。默认查询当日退房记录。2）打印账单：如果结账后账单由于打印机故障或其他原因未能打出，可以通过点击此按钮在列表中找到刚才结账这笔账单，点击打印按钮。就是结账单补打印。3）账户明细：查看当前账户的账目流水，包括录入的押金，房费，商品费等的明细项目，录入时间，红冲时间等。双击商品费项目，可以查看录入的商品费明细，点击预付金收款项目，然后点击打印明细表按钮，可实现预付款单的补打印。4）房费明细：显示此账户名下的所有房间的入住离店时间及房费情况。5）房间费用明细：用于查询此操作房间的费用明细。如果此房间和其他房间连房那么只显示此房间的费用，而账户查询则显示所有房间的账目明细。6）会议明细：显示此账户名下的会议室使用情况、费用等。7）话费明细：如果开通了电话计费接口，并且运行了计费软件，则可以查询客人的详细电话通讯情况。8）其他明细：用于查询除房费和电话费之外的费用明细。9）入账/冲账：也可以在房态图标上右键单击鼠标，然后在弹出菜单中选择录入押金费用。在入账窗口可以录入预付金收款，商品费，餐费等。需要注意的是商品费科目，是系统预留科目，不能删除，当选择此科目后，将弹出商品录入窗口，可以录入商品，录入的商品在报表管理中可以通过商品销售报表来查询统计。在商品录入窗口可以直接点击下拉框选择商品，商品名称需要在商品管理中提前添加好。选中后商品数量默认1个，可以修改为其他数量。录入完毕点击保存按钮，如果录入错误，首先在上面的表格中点击输错项目，点击下面的红冲按钮，系统自动生成一笔记录，数量和刚才输入的相同，只不过是负数，刚搞抵消为0。10）红冲账目：和刚才红冲商品类似，在入账窗口选择想要红冲的项目，点击红冲按钮，系统产生一笔负的数量和金额的记录。红冲的押金记录可以再班次计算表的押金报表中看到。在报表管理的冲销账报表中可以看到所有冲销账记录。系统生成账目（即操作员显示为Computer的账目）不能被红冲，如房费，电话费（非手工录入），商品费。11）打印预付款单：预付款单的补打印，前面提到过。12）商品明细：双击商品费项目可以查询商品录入明细，或选中商品费项目然后点击下面的商品明细按钮。13）强制离店：用于处理恶意欠费逃账得客人，客人余额必须是负数。强制离店后，此客人将被记入黑名单，如果下次客人入住，在登记完客人身份证号后，系统会提示此客人记入黑名单。如果想继续入账只能首先进行结账处理。14）强制离店或未结离店后结账：强制离店其实就是未结离店，只是强制离店余额必定为负，并且被计入黑名单。为了结账这样的账户，点击工具栏上的结账按钮，进入结账画面，点击客户名称的下拉按钮，点击查询，在弹出的账户查询窗口中，将显示所有未结离店和强制离店客人，你也可以输入查询条件，选中需要项目，然后点击确定按钮。然后在结账窗口继续点击结账按钮，进行结账。结完帐后，强制离店客人将从黑名单中删除，即可以对此客人进行登记入住操作。退款金额为负数表示收款。(四) 会员管理点击工具栏上的会员管理按钮，进入会员管理窗口。为了增加会员，首先点击会员注册，然后输入姓名卡号身份证号，有效期，会员卡类型。不同类型的会员卡具有不同折扣，退房延时时间，录入完后点击保存。会员卡丢失可以挂失和取消挂失，如未找到可以进行不卡，挂失后在入住登记窗口输入会员卡号，提示此卡已挂失，不能用会员卡折扣。如果此客人从此不在