员工借款及报销规定DHC20090301一、审批权限2二、借款2（一）借款流程2（二）临时代办借款3（三）代理借款3三、报销4（一）基本流程和要求4（二）分项费用报销要求61项目费用62差旅费73电话费94交通费95培训费96会议费97日常行政费用108自备笔记本电脑公司补贴10（三）不同岗位序列员工费用报销要求111销售序列员工112技术序列员工123软件序列员工124其他员工14（四）外地办事处报销规定14（五）其他规定15四、协同办公平台借款和报销操作指南15（一）协同平台地址15（二）借款操作流程：16（三）报销操作流程：16五、其他191问题与反馈192生效与过渡19六、附件20一、 审批权限1. 所有员工的所有报销单据，原则上经主管人员和相关人员审核，由董事长或其书面授权人批准。费用报销批准，原则上在东华协同办公平台上进行电子批准。对于暂不使用电脑和协同办公平台的行政部驾驶员等部分人员，其借款和报销可以采用纸面方式。董事长委托行政部经理暂时代理审批三千元以下的如下费用报销：（1） 行政部购买日常办公用品、公司汽车相关费用、日常行政杂费开支等方面的报销。（2） 符合配备笔记本电脑条件的员工自购笔记本补贴的报销。2. 员工因公借款和购买机票的审批权限规定见附件1因公借款和购买机票的批准权限表，并补充说明如下：所有员工如需乘坐飞机只限经济舱公司副总裁、财务总监及销售序列行业经理以上人员（见附件2销售序列行业经理以上人员可以自行决定本人机票购买的人员名单）出差地点超过600公里以上者自行决定机票借款，不需要审批。非销售序列审批人本人借款或购买机票，需要其上级主管审批。员工借款金额超出其可借款余额限额，或者由于员工本次借款导致其可借款余额超出限额的，由审批主管在审批时注明合理理由。3. 报销和借款流程中所有涉及的所有人员，具有本职工作要求的审核责任和审核权，具有就不符合公司要求的单据请当事人修改补充或退回上一审核环节或直接退回当事人的权利和责任。4. 投标、履约保证金借款和保函，银行手续费借款，商务采购借款，以及其他有效文件另行规定的借款和报销审批，不适用本规定。二、 借款（一） 借款流程1. 借款预约。员工办理现金借款三千元人民币及以上需提前一天向财务部出纳预约并登记，以便出纳提前准备现金。不方便到财务部登记的员工、外地出差员工可通过电话预约（预约号码62662274）。对于未提前预约的员工，出纳在预备现金不足时，当天不予办理。2. 借款人填写借款单，请相关主管人员审批所有主管在签批借款时，应在协同办公系统查询借款人余额，超出限额者原则上不予借款。如确有必要，由审批主管写出合理理由后，出纳才能予以办理。提交董事长审批的借款，由相关人员（刘倩倩）先查询余额后再提交董事长。3. 借款人在协同办公平台上进行借款登记并提交，借款单提交财务出纳。4. 财务出纳审核借款单审核借款人资格是否符合要求。审核借款人借款余额是否符合借款要求。（如果发现新增借款后借款人借款余额超出限额，也必须请借款人的审批主管注明合理理由后，才能予以发放借款。）审核借款单据的审批人员是否符合要求。审核借款单据填写内容和金额是否清晰明确。审核其他可能涉及的相关资料，如委托借款协议等。对于不符合要求的借款单要求补充或退回。5. 对于符合要求的借款单，财务出纳收取借款单，发放借款，并同时在协同办公平台上进行借款发放。（二） 临时代办借款借款人出差在外地，临时需由总部秘书或其他员工临时代办借款时，代办人必须提供借款人本人注明“委托xxx部门yyy代办”并在借款人位置上签字的借款单据的传真复印件，经代办人签字后，作为有效的临时代办借款凭证。临时代办借款的，借款由公司财务人员直接汇款到借款人本人的工资卡上（财务人员在办理汇款时在汇款用途栏目内注明个人借款）。原则上不借现金。（三） 代理借款1、 本人不方便直接到财务出纳处借款的，由本人出具借款授权委托书（详细格式附件3代理借款授权委托书），此委托书在财务出纳处备案后，被委托人可代为办理借款事宜.。注意借款单中借款人仍然是借款本人，领款人签名是被委托人代领。2、 借款打入帐号的：原则上款项直接打入借款人工资卡，如需打入其他卡号，此卡号需要借款人在授权委托书上写明开户银行与卡号。一旦在财务备案完毕，只能打入上述卡号，如需更改，需要借款人书面通知财务出纳更改卡号备案。3、 领取现金的：代领现金的人必须是在财务备案的授权委托书中的被委托人。4、 如借款人在授权委托书生效期间解除被委托人的代理权限的，请借款人立即书面通知财务出纳撤销原授权委托书，直至有新的委托书后方可办理代借款手续.，如借款人未及时书面通知财务出纳撤销原授权委托书，在书面通知有效送达相关财务出纳人员前发生的借款，由借款人承担责任。三、 报销（一） 基本流程和要求1、 报销人整理拟报销票据（1） 除电话费、车船机票等不适用公司抬头的票据外，其他所有报销票据，发票抬头必须为公司全称，否则不予报销，员工对要求不清楚时，随时咨询财务部出纳。（2） 购买办公用品、赠品等的发票，在条件允许的情况下，请对方开具可抵扣的增值税发票。如购买笔记本电脑等，如果不能提供可抵扣的增值税发票，原则上不予报销。（3） 项目费用中，餐费、礼品费用等公司不能税前全额扣除的费用按照报销额的105%计入销售和项目费用；采用可抵扣增值税发票并及时提交报销的费用，按照报销额的95%记入销售和项目费用成本。其他项目费用，一般按照报销额计入销售和项目费用。（4） 各类票据，分类整理， 取得发票后，可抵扣增值税票在取得发票后一个半月内及时报销，其他发票合计每达到3000元至少报销一次，每张发票自开票日开始，三个月之内及时报销，。（5） 由于个人原因取得票据未及时报销的，每延期一个月，公司按照延期报销额的 1%对报销人个人进行罚款（电话费、汽车费用、笔记本补贴等月度定额费用暂不宜用条规定）。（6） 由于个人原因未及时报销可抵扣增值税发票，导致公司无法抵扣增值税的，除按照上一条规定罚款外，报销人个人须赔偿公司损失（按照可抵扣税额计算）的30%。2、 报销人填写报销单据（1） 报销单据分为“差旅费报销单”和“支出凭单”两种。（2） “差旅费报销单”凡离开北京去往外地公干（外地办事处人员以离开办事处所在地为据），使用“差旅费报销单”为封面报销。 特别注意出差期间的业务招待费及礼品费不要单独报销而应并入该张“差旅费报销单”中。同时附业务招待费及礼品费明细表。 差旅费报销单中不允许粘贴手机话费发票，只能出现宾馆开具的话费发票（标准为每天10元为限）。 差旅费报销单中的市内车费（包括往返车站或机场的打车费以及在外地的打车费）必须附出租车费用明细表 差旅费报销单每次出差填写一张。同一次出差或连续出差涉及多个项目的，应每个项目填写一张。 差旅费报销单据，报销人必须注明有无销售人员同行，如同行则需注明报销人参与销售人员请客就餐的次数。（3） 支出凭单除使用“差旅费报销单”之外的其余报销均使用“支出凭单”为封面报销。 对于发票内容不同的费用，如餐费和礼品、培训费、会议费、劳保用品、清洁用品、耗材、办公用品等，每一类费用票据对应填写一张支出凭单。票据分类要求参加协同平台上的支出凭单分类选项。 归属不同公司的费用，应分别填写“支出凭单”，除股份公司外，应在报销单据上注明费用归属的公司简称。 交通费和电话费，应写明报销的月份。 报销人应按所贴票据分类，分项清晰注明费用摘要和金额，报销人在指定位置签上本人姓名，并自行核算本报销单据总金额后用大写和小写分别填入指定位置。 对应每张招待费用“支出凭单”，或每张包括招待费的“差旅费报销单”，报销人须填写“业务招待费及礼品费明细表”（见附件5）。 对应每张包括出租车费用的“支出凭单”或每张包括北京或京外出租车费用“差旅费报销单”，报销人须填写“出租车费用明细表” （见附件6） 对于每张包括标书制作费用的报销单据，报销人须填写“标书制作费用清单”（4） 业务招待费及礼品费明细表及出租车费用明细表填写必须规范，各个要素必须填写清楚，明细金额累加应该和合计金额相符，同时应具备主管签字。否则财务部不予接收。（5） 对于应当归属于某个项目和销售代表承担的费用报销，应在报销单上注明承担该费用的项目销售代表姓名和销售合同或提前执行编号（如果有）。3、 报销人粘贴票据。（1）报销人应把每张报销单据对应的报销票据，从左往右分类均匀粘贴在该报销单据的背面，发票正面向上，大小不能超出报销单据，不得使用装订机装订（见附件7）。（2）包含招待费、出租费、标书制作费、图书资料购买费用等的报销单，应粘贴对应的明细表。（如果本单据的所有审批人都需要在协同平台上审批，对应的明细表可不用粘贴。）4、 报销人提交并请直接主管人员和相关人员审核。（1） 一般情况下，直接上级主管、部门负责人、公司主管领导为主管人员审核人。（公司主管领导和部分部门负责人可以在协同平台上审核）。（2） 费用如果涉及跨部门合作或业务，是否需要由相关人员审核由报销人和主管人员确定。应该由相关人员审核的，主管人员在相关人员审核后审核，或者审核通过后在报销单据上明确注明需要XXX审核。应由相关人员审核而没有请相关人员审核的而最终导致报销差错的，报销人和已经审核签字的主管人员承担责任。（3） 培训考试保险体检等费用需要经人力资源部相关人员审核。（4） 报销自行购买的资料费需让行政部相关人员审核（5） 购买标书费用需让市场部相关人员审核。（6） 直接主管人员为以下第6步的审核人时，不需要进行本步骤审核。（7） 直接主管人员为董事长的员工报销不需要直接主管审核，经财务审核后直接报董事长审批。5、 报销人在协同办公平台按要求进行报销登记并提交。对于计入项目和销售的费用，报销人登记并提交后，由协同平台自动将报销内容发给相应销售人员审核。对于费用类型、分项金额、可计算餐补的天数等内容，销售须在一周内审核完毕，有疑问的一周内答复财务部。同时对于需要经以下第6步审核的报销单，协同平台同时发送邮件通知给相关审核人员。6、 经主管领导审核（在协同平台未开通主管领导审核功能前，先进行纸面签字审核）。7、 报销人完成必要审核手续后交财务（1） 报销人将报销单据交财务部。（2） 财务部形式审核通过后登记接收。8、 财务人员审核并通过协同平台记录和跟踪审核状态。9、 财务人员审核通过后提交审批人审批，并通过协同平台跟踪审批状态。10、 审批人审批通过后交财务出纳。11、 财务出纳综合考虑确定冲销报销人借款或发放报销现金，并通知报销人。12、 财务出纳根据经批准的报销单据冲销报销人借款或发放报销人现金，同时在协同平台上完成冲账或现金发放结果。（二） 分项费用报销要求1 项目费用记入项目和销售代表个人费用的报销，报销人应在报销单据上和协同平台上注明项目销售合同或提前执行编号。对于计入项目和销售的费用，报销人登记并提交后，由协同平台自动将报销内容发给相应销售人员审核。对于费用类型、分项金额、可计算餐补的天数等内容，销售须在一周内审核完毕，有疑问的一周内答复财务部。售前项目费用，报销人在销售人员方便的时候，也可以直接请销售代表签字审核。2 差旅费（1）关于票据：一趟出差报销一次，在出差事