惠州市三木实业投资有限公司 SM-XZ-150801惠州市三木投资有限公司行政管理制度受控文件不得外传持有部门：持有人：文件编号：SMXZ-160128发布日期： 年 月 日实施日期： 年 月 日编制人： 审核人： 批准人：第 2 页 共 42 页惠州市三木实业投资有限公司 SM-XZ-150801惠州市三木实业投资有限公司 组织架构图对接人员采购人员仓储人员项目总监策划人员销售人员管理人员销售总监会计人员出纳人员人事人员行政人员出纳财务主管行政主管采购主管总经理助理 总经理董事长+第 47 页 共 49 页 目 录 惠州市三木投资有限公司2惠州市三木实业投资有限公司2组织架构图2第一章 说明6公司行政事务管理体系的范围6第一节 行政管理制度7一、 行政事务管理工作环境管理规定7三、 公共场所环境管理8四、 附则9第二节 考勤管理制度11第三节 办公用品管理办法15第四节 档案管理办法19一、 总则19第五节 档案立卷、归档19第六节 档案的保管21第七节 档案的借阅和保密22第八节 会计档案管理细则23 会计档案保存期限表24第九节 档案鉴定和移交25第十节 附则25第二章 公司文件格式规范25第二章 印章管理办法27 公司印章管理责任状31 用印申请表32 用印申请表32第四章 出差管理制度33 人事管理制度35 员工档案内容一览表40第一章 说明公司行政事务管理体系的范围公司关于行政事务管理体系要求的关键制度、规程文件。1、适用范围本制度适用于公司行政事务管理。2、公司、本公司是指；各部门、各职能部门是指公司本部所属部门管理体系所覆盖的各职能管理机构；高管层是指公司总经理、副总经理和总工程师等高层管理人员；分管领导、分管副总经理是指公司分管或主管某项工作、部门的高管人员；部门负责人是指各部门部门经理；3、本制度管理本制度为公司受控文件，由总经理批准颁布执行。4、制度管理的所有相关事未经公司总经理批准，任何人不得将本制度提供给公司以外人员。5、本制度持有者调离工作岗位时，应将本制度交还总经理办公室，办理核收登记。6、本制度除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，办公室做好复印和发放登记。7、本制度持有者应妥善保管，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。8、在该制度使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到办公室。9、总经办每半年一次对该制度的适应性、有效性进行评审，必要时对该制度予以修改。第一节 行政管理制度一、 行政事务管理工作环境管理规定第一条 工作环境反映公司的内外部形象，体现公司的管理水平，也直接影响工作效率。为了加强对公司工作环境的管理，制定本规定。第二条 工作环境是指公司办公场所的工作秩序和环境，包括公共场所及办公室。第三条 公司工作环境由办公室负责管理，并负责监督。第四条 本规定适用于公司本部及所属工作环境的管理。二、 接待管理第五条 接待人员应严格遵守岗位职责，加强对进出人员和收发品的管理，严禁擅自离开工作岗位。第六条 人员出入管理1、本公司人员出入管理（1）本公司员工出入公司，应按公司要求穿着服装。（2）公司人员因公外出时，应经直接上级批准。下班前不能返回公司的，应告知直接上级。直接上级应在考勤表上签字确认。2、外来人员出入管理凡公司外人员来访者，接待人员不认识的，应先要求来访者填写来宾登记表。如被访者是公司高层领导的，应由被访者核准后方可允许进入公司。第七条 收发管理1、在接收报纸时接待人员应核准数量，在接收信件、物品时接待人员应核准后办理签收手续。2、接收的报纸、信件、物品应在当日分发给收件人。三、 公共场所环境管理第八条 公司公共场所的环境卫生由公司指定专人负责维护，公司办公室行政人员负责监督管理。第九条 公司所有工作人员应自觉维护公共场所的环境卫生，严禁堆放杂物，严禁丢弃垃圾、废品、碎屑，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣。第十条 公司办公室负责更换公共场所的花卉，并责成专人做好花卉保养工作。第十一条 公共场所秩序（1）办公区内走路要轻盈、快捷，见到领导要主动让道或在领导左侧或后面行走。（2）尽量不要在公共场所大声谈话或讨论问题，避免大声呼唤、说笑，影响他人。（3）不要与来访人员在公共场所谈话、更不要争吵。第十二条 公司各办公室工作人员应自觉维护本办公室的环境卫生，各办公室负责人对本办公室的环境卫生负责。第十三条 进出办公室必须轻轻关门，不能产生很大声响。 办公区、办公室内务管理标准：（1）办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放；（2）桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净；（3）室内文件柜文件摆放科学有序，外观整洁；（4）办公室墙面禁止张贴文件或图表，并保证墙面清洁；（5）保证室内所有电气开关安全、能够正常使用；（6）办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正；（7）要节约用电，在光线允许情况下不要开灯；（8）在温度适宜情况下不要开启空调，正常开启空调时，人员长时间离开办公室请关闭空调；（9）窗帘悬挂要整齐；（10）门、窗能够正常使用，防止安全隐患；（11）办公桌、沙发。茶几上不允许摆放过期的杂志和报纸（专业报刊除外）；（12）办公室内不允许存放与工作无关的私人物品。第十五条 未经部门负责人同意，办公室其他工作人员禁止私自调换工作位置或挪动工作（写字）台、文件柜等办公家具、办公设备。四、 附则第十六条 公司根据实际需要不定期对工作环境进行改造、装修。改造、装修的所有相关事宜，包括设计、施工单位的选择及施工管理均由办公室负责，其他有关部门和人员应积极配合、协助。第十七条 公司下班时，最后离开的人确保办公室和办公区域大门闭锁。第十八条 公司各下属项目部办公室场所可参照本规定执行，或另行制定相应制度文件，并报公司办公室备案。第十九条 本规定由公司办公室行政负责解释。第二十条 本规定自颁布之日起施行，此前有关规定同时废止。 公司人员出入公司时间记录表时间： 年 月 日 记录人：序号外出人外出时间去向事由注：1、工作时间内员工出需经部门负责人平准，并向办公室登记；2、员工因公出不能正常刷卡签到的，必须电话通知考勤人员。第二节 考勤管理制度第一条 考勤管理是工作日常管理的基本规章。员工出勤状况反映该岗位的工作量、重要程度及岗位工作人员对工作的热情和敬业精神。为了严肃劳动纪律，加强考勤管理，保障公司各项工作的有序开展，制定本制度。第二条 公司考勤工作由办公室负责，并负责监督。第三条 本制度适用于公司本部的考勤管理。第四条 工作时间（一）依据公司各部门工作性质分类规定，平均日出勤时间按8小时核算。（二）上下班时间：周一至周五 上午9：0012：00，下午13：0018：00。（三）每周满勤天数为5天，每月1日至月底为一个考勤周期。第五条 上班时间要求（一）员工上午上班应提前10分钟到达。准备好当日工作所需要的文件资料等，并提前准备完毕。上班时间前5分钟所有员工必须准备开始工作，上班时间开始准时进入工作状态。（二）需要直接到其它单位或项目现场的，应在上一工作日或当日上班时间前告知直接上级和考勤人员。未提前告知而直接因公外出的，按迟到处理；谎报事实的，公司一经验证属实，按旷工一天处理。直接上级隐瞒、谎报或事后补签考勤卡的，公司一经验证属实，给予经济罚款。（三）中午有招待、宴会活动的，参加人员可延迟上班，但不得影响正常工作。因特殊情况需要推迟时间的，参加人员应及时告知各自的直接上级。第六条 工作间歇时间 为了提高工作效率、科学利用工作时间，上、下午上班两个小时后可休息15分钟左右。各办公室负责人应掌握工作间歇时间。第七条 下班时间（一）下班时间前，任何人员严禁谈论就餐、购物等与工作无关的话题，各部门负责人要切实监督。下班后，应整理好桌面，防止文件的损毁、遗失和泄露。（二）中午就餐后为午休时间。在午休时间内，任何人严禁有足以影响他人休息的言行。（三）因私事而不得不在正常下班时间前离开公司，视为早退。早退应告知直接上级。（四）下午下班前不能回公司的，应告知直接上级。经直接上级同意后，第二天应由直接上级在考勤卡（表）上签字确认。第八条 迟到、早退当月迟到或早退一次在2小时（含）以内的，扣半日岗位基本薪酬的20%；当月迟到或早退一次在2小时以上，4小时（含）以内的，扣半日岗位基本薪酬；当月迟到或早退一次在4小时以上的按旷工一天处理。第十一条 旷工（一）除了本制度所规定的有关情形外，以下情况确认为旷工：1、员工未经批准擅自缺勤，事后无正当理由补假；2、员工谎报、伪造证明，以不正当手段骗取假期；3、员工不服从或违反工作安排，消极怠工；4、其它任何未经直接上级批准或直接上级不知道原因而没有正常上班，均视为旷工。（二）对旷工者，公司按以下规定予以处罚：1、月旷工扣当日薪酬的100%；2、有旷工情况者取消当月全勤奖200元。第十二条 员工如因出差未按时进行考勤，应于出差归来后三日内找直接上级办理签字确认手续，逾期将视作旷工处理。第十三条 请假、休假规定（一）国家法定的节假日（根据国家每年放假规定）（二）病假1、员工因病需在工作时间内看病时，应事先向直接上级请假。2、员工因病需休息时，必须持有医院就诊的病休证明并按医院建议病休时间休假。（三）事假1、为了不影响公司工作，员工有事应尽可能安排在公休假日办理，必须占用工作时间办理的，必须按规定办理请假手续。2、按日扣除日岗位基本薪酬以及当天补助。3、员工因个人私事而请假、事假当年累计不得超过15天，超过15天以上者，无奖金，超过