办公大楼管理办法（试行） 文明办公是企业形象和员工队伍素质的体现，创建文明的办公大楼是公司每位员工的责任，为切实加强办公大楼规范化管理，提供一个安全、有序、舒适的工作环境，营造良好的工作氛围，公司员工和进入本大楼内的其他外协人员均应严格遵循本规定。 一行政管理第一章 办公室日常管理规定 第一条 服务规范1.仪表：公司职员应仪表整洁、大方。2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。3.用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。4.现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员用主动代接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话事件太长。第二条 办公秩序1.工作时间内不应无故离岗、串岗、不得闲聊、吃零食、大声喧哗，工作时间不准关门，确保办公环境的安静有序，全体员工必须在规定时间内进入工作状态。2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保护工作，保持物品整齐、桌面整洁、整齐。4.部门、个人专用的设备由部门制定专人和个人定期清洁，公司公共设施则由公司保洁员负责定期的清洁保养工作。5.发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，以便及时解决问题。6.吸烟应到规定的区域范围内（如接待室、会客室等），禁止在办公室（办公坐位上吸烟）。7.不准用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用本部电话谈论与工作无关的事，除业务有关人员需上网外，其余正常上班时间不得利用本部电脑上网聊天、打游戏。8.接听电话做到铃响三声内接听，以普通话应答，接听时说：“您好，东北商品交易中心。”挂断电话前要说：“再见”，等方 挂断后方可放下电话9.需要做电话记录时，一定问明对方所要转达的事情，有什么具体要求，如时间、地点、联系方式等，并及时报告相关人员。10.接待工作要专人负责，到公司的来访客人须填写登记表后由前台接待人员迅速带到接待室，奉上茶水，帮助寻找被访人。11.公司副总级以上领导预约的来访客人，须提前通知前台接待人员，明确约见地点及有关事项，前台接待人员直接将客人带到领 导指定地点，并及时转告行政秘书，没有事先预约的客人和电话，必须先通知行政秘书征得被访领导的同意后方可会见或转接电话。12.全体员工要保证办公区域的安全，防止被盗，杜绝火灾的发生。13.公司内部员工严禁谈恋爱，一经发现开除处理。14.公司内严禁员工拉帮结派，一经发现全部开除处理。15.每天下班后，将办公电脑主机及屏幕关闭、自己的桌面清理干净并将椅子摆放整齐，如有违规者公司给予口头警告一次。16.离开座位但为离开公司的座椅应半入书桌以示还在公司内并为离开，离开座位并且离开公司的座椅应完全放进书桌以示已经离开公司。17.办公时间办工桌上只能出现与工作有关的物品并摆放整齐，下班之前整理桌面，只能有鼠标和显示器，其他物品请收入到储物空间，保证桌面的干净。第三条 办公礼仪规范1.职员必须仪表端庄、整洁。具体要求如下：1.1.头发：职员头发要经常清洗，保持清洁；男性职员头发不宜过长。1.2.指甲：职员指甲不能太长，用经常主意修剪；女性职员涂抹指甲油应尽量用淡色。1.3.胡须：男性职员胡须不宜留长，应主意经常修剪。1.4.女性职员化妆应尽量给人以清新健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。2办公室职员上班服装应穿整洁、大方，不宜穿奇装异服，具体要求如下：2.1.衬衫：无论什么颜色，衬衫的领子和袖口都不能污秽。2.2.女性职员保持服装淡雅得体，不得穿着过分华丽或低胸、暴露的服装。2.3.男性职员不得穿背心、短裤、拖鞋，不得袒胸露背。2.4.办公室员工统一穿皮鞋。3. 公司内职员应保持优雅的姿势和动作，具体要求如下：3.1.站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微笑下，是人看清你的面孔。两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间。会见客人或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。3.2.坐姿：坐下后，应尽量坐端正，并把双脚平行放好，不得傲慢地把脚向前伸或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐下去。3.3.公司内语同事相遇应点头表示致意。3.4.握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。握手时脊背挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不吭。伸手时同性间应先向低位低或者年纪轻的，异性间应先向男方伸手。3.5.递交物件时：如递交文件等，要把正面，文字对着对方的方向递上去，如是水笔，应把尖笔向着自己，是对方容易接着，至于刀子和剪刀，应该把刀尖向着自己。4责任4.1 本制度的检查、监督部门为行政主管、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予相应的警告处分（30-100元）。4.2 行政部对本制度负有最终解释权和修改权。第二章 办公室布置1、公司经理级以上方设立单独办公室； 2、各部门座位应采用同一方向，后排为部门负责人，前排为一般职员。 3、文件柜按公司指定统一方向摆放，柜顶上不得堆置文件、杂物。4、员工应保持个人办公台面的整齐、统一. 5、办公台面严禁摆放与工作无关的用饰品，允许放置一株小型盆栽，高度不可超过屏风，直径不得大于20CM；6、未经许可，严禁在办公室墙上装贴挂画、日历或其他饰品； 7、下班后，必须将工作椅面推进办公桌面下；8、员工应保持个人办公台面的整齐、统一，具体摆放按以下图示进行：第三章 固定资产及低值易耗品管理规定 1、固定资产是指使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其它与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营用途的主要设备，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的，也列为固定资产； 2、未作为固定资产管理的工具、器具等，作为低值易耗品管理和核算； 3、固定资产管理： 3.1固定资产由公司统一管理、核算，对固定资产的管理必须要做到一物一卡,实物增加建帐建卡，实物减少销帐封卡，保证帐、物、卡相符； 3.2使用部门：根据业务需求提出固定资产购置、租入、调拨、报废、毁损等申请，并根据谁使用谁负责的原则，归口到人管理，对本部门所使用的固定资产的完好性、安全性负责； 3.3行政部是实物管理部门，通过对本公司所有固定资产进行编号、定期或不定期会同财务部门盘点等手段来管理，保证固定资产的完好性、安全性负责；3.4财务部：负责建立和健全固定资产管理规章制度，受理各部门的固定资产增加、调拨、报废、毁损等申请并办理批复文件，建立明细帐簿，定期或不定期对固定资产进行盘点，检查固定资产的管理效果； 4、增置手续： 4.1各部门购买固定资产必须先填写固定资产增置申请表，一次性购买固定资产价值总额超过10000元，必须经总经理审批； 4.2固定资产增置后，行政部应会同相关部门进行验收，合格后，行政部填写一式三联的固定资产变动表，其内容应包括购置金额、使用年限、月折旧额等数据（相关数据可以由财务部提供），第一联公司办公室转记入固定资产卡片，第二联由财务部作为入帐依据之一，第三联送使用部门或仓库留存； 4.3行政部负责对固定资产的实物管理。购入后予以分类编号并粘贴标签，每月与财务部门核对固定资产卡片的记载事项，如有缺漏事项应即通知补正，配合财务部门进行定期或不定期的盘点，保证帐、卡、物三者相符； 5、资产转移处理： 5.1固定资产在部门间相互拨转，包括临时借用超过十五天以上或由不需要的部门移交回行政部门时，应由移出部门填写一式三联固定资产变动表，由行政部签章后，送移入部门签认，第一联送行政部，第二联送财务部，第三联送移出部门； 5.2不经批准，任何个人不得以任何理由占用公司固定资产。如因公务需借用固定资产，须经主管领导同意后，办理借用手续。行政部对配备给个人使用的固定资产或物品，要建立领用交还制度，并督促使用人爱护所用资产。工作人员工作调动时，应在其办理所用资产交还手续后，方可办理调动手续； 6、盘点： 行政部、财务部和使用部门应每半年对帐一次，使帐实、帐卡保持一致。由财务部、行政部牵头，每年对各部门的固定资产进行一次全面清查盘点，查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管、使用、维修等情况是否正常。盘点后应填制“盘存单”一式三份注明盈亏原因，呈报总经理核决后，一份自存、一份送财务部，一份送行政部备案，复印一份送到财务部。对于盘盈或盘亏除应项目叙明原因呈核外，并应依增置或减损的规定办理手续； 7、减损处理： 7.1固定资产报废时，由各部门提出申请，经主管人员核实、领导批准，各级管理人员同时销帐。因减损拟报废者，应由使用部门填具固定资产变动表一式三联，注明减损原因，送本行政部门、财务部、分管副总签注处理意见，经核准后按处理意见执行。第一联送行政部变更固定资产卡片，第二联连同有关数据送财务部，第三联使用部门自存； 7.2对非正常损失减少的固定资产要查明原因，追究责任。若固定资产发生人为严重损坏、遗失或盘亏，行政部应查明原因并视情况追究相关责任人或责任部门的责任，如属盗窃或侵占公司财产的，追究法律责任；第四章 办公用品管理办法 1、办公用品的申领条件。凡属本公司正式人员，根据工作所需均可按本办法规定申领办公用品； 2、办公用品类别。本公司办公用品分为消耗品和耐用品两类，由行政部统一管理，行政部应根据公司新员工招聘规划，日常备一定数量的四件套办公用品（包括：签字笔一支、笔记本一本、圆珠笔一支、便笺一本），作为新员工入职时发放使用，由行政部经理签字审核，其余物品须按第三条规定申领； 3、办公用品申领 3.1由各部门根据实际需要填写办公用品申购单，于每月二十日之前将所需增配办公用品的数量、用途填写入表，经本部门负责人签字交行政部经理审核，行政部由专人对申领表内容进行核查，申领表确定后，行政部根据各部门提交申请报告及库存情况汇总统计后，填写办公用品申购单，经行政部经理审批，由采购部统一购置，行政部统一发放； 3.2每月三十日前，采购部统一购置完毕后，由行政部填写办公用品管理表补充入库栏，并检验入库。行政部于申请月的次月三日至五日内发放到各个申请部门，并填写领料单； 3.3办公用品管理人员应对进仓物品及时进行登记，分类放置，并做到物品进出仓账册登记手续完备，定期清查实物，核对账册，保持账实一致，同时做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，确保安全。各部门申领办公用品要注意节约，避免浪费。公司实行办公用品费用定额制，每月费用将由财务中心核定； 3.4对非第一次申领的耐用办公品必须要求以旧换新（圆珠笔、签字笔、钉书机、机算器、笔筒、戒尺、戒刀、胶纸座、取钉器、文件架等）第五章 名片管理办法 1、公司名片的格式由行政部和营销中心依据企业形象设计格式，由总经理批准后统一制作； 2、公司新入职的经理级以上员工、其他需要印制名片的员工以及需要更改名片内容的员工填写名片制作申请表提出申请后，由部门负责人及行政部经理签字确认，行政部负责在一周之内印制好名片； 3、名片印制者的职务须与实际工作相符，因工作需要经行政部经理确认后可以使用比实际高的职务头衔，但不享受其待遇