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OFFICE EXCEL2007 Training,Instructor:董瑞营 Mail: MSN: dry123_,Excel 2007 让数据处理更简单、高效,Agenda:,超大的Excel 2007工作表空间 格式化工作表 公式与函数的使用 新增的的条件格式 新增的按颜色排序 新增的按颜色筛选功能 数据的汇总分析,全新Excel工作表格式:XLSX,更大容量,更快速度,更多选择 包含1,048,576行,16,384列,漂亮的列表样式菜单,Insert - Table,1,Table Tools Design Table Styles,2,全新的列表样式,列表样式功能,让精美报表随手可得(Ctrl+L),全新的列表样式,快速格式化 格式扩展 公式的自动复制 自动汇总 自动冻结行 增强filter 去除重复数据,增强的筛选功能,文本 :表示多个字符 ?:表示单个字符 数值 日期 数据类型的转化 Datatext to column,分列(拆分数据列),有分隔符号的拆分 固定宽度拆开,合并数据,文本 日期 Date(year,month,day) Year() Month() Day(),Excel2007的条件格式,Home Conditional Formatting,新增的的条件格式,新增多个预设条件格式 高于平均 显示重复等,如何让我的销售数据更加直观,Excel 2007最新提供的数据条格式 让我们换一种方式看销售报表,Color Bar:更直观找出数据大小,想知道谁销售的最好,很容易看出来,表中哪些数据是亏损的?,红色的数据代表不良业绩!,不同的颜色区域更能表现出用户所需的关键数据,Excel 2007最新提供的颜色条格式 使销售报表中的关键数据更加突出!,Color scale更直观的发现数据大小的分布区域,还有许多更容易表现数据的图标,Excel 2007最新提供的图标格式 使用户更容易阅读和理解销售数据,Icon sets:更多的图标示显敏感数据,新增的按颜色排序&新增的按颜色筛选功能,提示性的快捷键操作,总结:如何提升信息洞察力?,超大的存储空间 Excel 2007提供了多种简洁、美观的列表样式 新增的函数 提供了新颖的数据条件格式 新增的按颜色排序按颜色筛选功能 功能大大增强的数据透视表功能 多种专业美观的图表样式,应用Excel 2007公式与函数,Excel 2007公式与函数简介,在 Excel 2007 中,一个公式最多可以包含 64 层嵌套,但是在早期版本的 Excel 中,最大嵌套层数仅为 7 在 Excel 2007 中,公式最多可以包含 255 个参数,但是在早期版本的 Excel 中,公式中最大参数数目限制仅为 30。 Excel 2007 提供的下列函数在早期版本的 Excel 中不可用: AVERAGEIF ,AVERAGEIFS,SUMIFS,COUNTIFS,IFERROR,单元格的引用,相对引用:A1 在行中复制时,行不动,列在动,在列中复制时,列不动,行在动. 绝对引用:$A$1 f4不能动的要加$ 混合引用:$A1 , A$1,适合向两个方向上复制.分别进行讨论,只讨论默认在动的,不讨论默认不动的。 名称引用:定位功能,用作公式中的参数,跨工作表操作。 方法:选择要命名的区域,单击名称框输入名字: 不能以数字命名 不能以地址命名 名字中间不能有空格 名字写完后要enter确认 删除:FormulasName ManagerDelete,创建计数与求和类公式,函数(FormulasFunction libraryInsert function) =sum(a1,b5) CTRL+单击, =sum(a1:b5) 拖动 =average() =max() =min() =count()统计数字单元格的个数,=counta()统计数字及文本的个数 =countblank()统计空单元格的个数 =if(logical_test,Value_if_true,Value_if_false) if嵌套(一个IF最多可以嵌套63个if)共64个if =sumif(range, criteria,sum_range) Range:条件所在的区域 Criteria:条件,表达式用” data_range:求和的区域。 *: ?:,创建计数与求和类公式,=SumifS (sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2)最多可以有127个 AVERAGEIF ,AVERAGEIFS =round(number,num_digits) =countif(range,criteria) =countifs(range1,criteria1,range2,criteria2)最多可以有127个,创建数值查询类公式,根据内容找内容 =Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) lookup_value:查找的依据,它一定在数据源的第一列,且值唯一。 table_array:数据源,命名数据源。 col_index_num:返回被找信息所在的列数。 range_lookup:是否精确匹配: true:-1相似匹配。 被找依据在被找表中要升序排放 返回小于或等于查找值的最接近值 常用于数值范围的查找 false:0 精确匹配。,使用Excel 2007分析数据,原始数据要求,行为记录,列为字段 每个字段必须有一个字段名 表格中不能有合并单元格 表格中不能有空列,但可以有单元格 每个字段保持数据类型一致,透视表进行数据分析,数据透视表(数据分析)(Alt+d+p) 制作透视有的方法(InsertPiovtTable) 按向导操作:(右击Office Button选择Customize the Quick Access ToolbarPivotTable and PivotChart Report Wizard) 透视表的布局: 分析出需求中要求计算的字段,单击修改汇总方式(Value) 分析出需求中要求显示字段(除去计算的都是要显示) 显示指定项或筛选项(强调显示字段中某一个值)Report filter 显示多项或所有项(罗列字段内容)row,column 如果row中有多项字段,可将一项放到column中形成交叉表 Report filter ,row,column中可以为空,但不能放重复的内容.data可以重复的,但不能为空.,透视表进行数据分析,向透视表中添加及删除字段: 添加:右击透视表中任意一单元格Show Field List) 删除:右击字段名选择Remove 透视表中字段的组合:右击要给合的字段Group 日期型,数值型,文本型: 自动组合 被组合的字段中每个值均为日期型 被组合的字段中不能有空单元格 将要组合的字段放到行中。 手动组合 行中只保留要组合的字段,其他字段先放到页中 选择要组合的内容,右击组合 组合完后将其他页字段中的字段放到该放的位置,透视表进行数据分析,数值型: 自动组合 被组合的字段中每个值均为数值型 被组合的字段中不能有空单元格 将要组合的字段放到行中。 手动组合 行中只保留要组合的字段,其他字段先放到页中 选择要组合的内容,右击组合 组合完后将其他页字段中的字段放到该放的位置,透视表进行数据分析,向透视表中添加新的计算字段。 光标定位在透视表中,PivotTable toolsOptionsFormulasCalculated field,透视表进行数据分析,透视表计算项: 用过组合的透视表字段不能进行计算项 光标定位在透视表中要进行计算项的字段中。PivotTable toolsOptionsFormulasCalculated field,透视表进行数据分析,更改行中的汇总方式: 双击行中除最后一个字段以外的字段名Subtotals & filters。 如果双击内容,展开及折叠。 如果要展开或折叠所有项:右击字段名Expand/collapse,选择Expand 或Collapse 显示极端数据: 双击行中需求中为主语的字段(为定语的字段要放到主语的前方,或页中)右击要筛选的字段FilterTop 10,透视表的筛选(.xlsx),被筛选的字段:行 被筛选的依据:值 作条件的字段:报表筛选或行的被筛选的字段的前方 被查询的字段:行的被筛选的字段的后方,透视表进行数据分析,透视表中百分比的显示:光标定位在Data中要百分比显的字段中,右击/Value Field Settings % of total 如果透视表中行中的一个字段占另一个行中字段百分比时,这两个字段要分别放到行中及列中。 % of row % of column Running total in,透视表进行数据分析,明细数据的产生:双击data中的值: 多维(四维)数据透视表的制作: 每张原始表格都要有交叉表的结构 要划分出表格的维数。 使用透视表向导Multiple consolidation ranges,透视表进行数据分析,静态图表(insertchart) 数据透视图的操作(F11)多行多列数据产生的图表 X轴(分类轴):透视表中行中的内容。 Y轴(数值轴):透视表中data中的内容。 图例:透视表中column中的内容。 页:透视表中的页。 柱形图看比较:(3种,图表图表类型) 折线图看趋势变化: 饼形图看份额比较(适合数据量较少的表格)。 堆积图:,透视表进行数据分析,单列数据产生的图:饼形图 图例:行 扇区大小:值,透视表进行数据分析,透视表的更新: 数值的修改:修改原始表格,回到透视表中右击Refresh 数据的插入:在原表格数据的中间插入,回到透视表中右击refresh data 数据的append: insertnamedefine将原数据表名子删除 ctrl+shift+8全选原表数据,以相同的名子命名。 回到透视表中右击refresh data,透视表进行数据分析,透视表格式的操作: 文本字段名子的修改:直接输入 数字格式的修改:右击Number Format 透视表的格式:PivotTable toolsDesignPivotTable Style。 打印的设置: 打印方向:文件页面设置 调整打印内容:视图分页预览 打印行及列的标题:文件页面设置工作表标题,Q&A,
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