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,EXCEL数据的基本运算 EXCEL数据的获取 EXCEL数据的高级处理,数据基本运算 欢迎大家回来继续听我大放阙词。 上一堂课学习的主要是Excel的基本操作,下面我们来探讨一下Excel的精髓:数据管理、统计及分析。 对于我们用来存放数据的原始工作表,强烈推荐采用类似数据库的格式,即不设任何表头、表尾及其他为了美观而设置的花哨格式,我们需要的是一个干干净净的纯数据表格。如图1:,表格还可以向下和向右延伸,不过为了数据处理的方便,不要随意在工作表中间改变格式,以免给自己的工作带来麻烦。下面还是以工资表为例向大家介绍数据的录入与处理。,图1,下面我们以实例来演示一下数据的合并与分割吧。 EXCEL中的连接符号是“&”,如图2,我们只要在部门与职位中间输入连接符号“&”,就可以将部门与职位连成一体了,,图2,将鼠标移到单元格的右下角,出现黑色实心小十字,按住不放向下拖动复制公式,就可以把所有人员的部门与职位连起来了。如图3:,图3,如果我们对处理结果满意,可以将公式取消掉;先选择范围,Ctrl+C,点右键选择性粘贴数值,OK! 同样,下面我们来学习一下如何将部门与职位分开。,首先,选择你想要分列的范围,点击菜单栏上的“数据”“分列”,如图3 注意:选择的范围不能跨列操作! 右边一定要有足够的空间容纳分列后的数据。,图3,在“文本向导”对话框中选择“固定宽度”,如图4图5图6:,图4,图5,图6,点击“完成”,处理结果如图7:我们可以看到,部门与职位已经分成两列了!(财务部每月从ERP里面导出的数据,都必须先分列才能使用,但由于当初的基本资料录入不规范,极大地妨碍了结算工作的效率!),图7,接着我们来讲一下Excel中的公式运算,其实公式运算不外乎“加减乘除”,它与数学中的四则运算的规则是一样的,只不过用“*”代表乘号,用“/”代表除号;如图8:,图8,注意,全勤天数“I2”请使用绝对引用格式,这样在向下复制时才不会出错。,图9,基本函数 在刚才的表中,本月工资栏中的工资金额出现了3位小数;大家都知道,工资计算都是精确到2位小数的,所以我们必须对本月工资进行“四舍五入”处理,这就要用到函数ROUND()。 ROUND(number,num_digits) Number 需要进行四舍五入的对象。 Num_digits 指定的位数,按此位数进行四舍五入。如图10:,图10,图11,处理完后的结果如图11所示,计算后的金额已经全部四舍五入了。,下面,有请大家最熟悉的求和函数SUM()闪亮登场! SUM(number1,number2, .) Number1, number2, . 为 1 到 30 个需要求和的参数,可以是数值、单元格,也可以是区域。如图12:,图12,根据公司规定,当月无缺勤可享受30元的全勤奖,这就需要我们对出勤天数进行判断。下面我们来熟悉一下另一个应用广泛的函数:IF()。 IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) logical_test是一个条件判断式,如果条件为真(True),则返回或者执行 value_if_true,如果条件为假(False),则返回或执行value_if_false; 这样说明白了吧?那就试试吧!,图13,图14,双击填充柄向下复制后,结果如图14;大家可以看到,凡是不满勤的人员,都没有30元的全勤奖。,现在我们要将工资计算资料里面的全勤奖添加到工资表中。 在此先向大家泣血推荐一个妙用无穷的函数VLOOKUP() (广告?) 。它在我个人的数据处理工作中立下了不可磨灭and载入史册的汗马功劳。 VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) (简直是天书嘛!喂喂!各位同学不要睡觉!起床罗!) 其实,VLOOKUP是一个条件查找函数,lookup_value是查找条件,table_array是查找的范围,col_index_num是取值的列数,range_lookup是指查找精度,要求100%符合还是近似值。为了更形象的说明,我们还是通过实例来演示吧。(有人嘀咕:早该这样了!) 我们在工作中经常遇到这样的情况:两个工作表中分别是仓库进料和发料的数据,但是材料顺序不一致,要想合并成一张进销存报表怎么办?(什么?排序?再一个一个找?愚公啊,I 服了YOU!我FTing)(齐声高唱:VLOOKUP!)在工资计算中,要想直接调用人力资源部提供的考勤数据,怎么办?那可是15000多人啊!(齐声高唱:还是VLOOKUP!)(啊&%*%&*#&$%*!TMD!谁扔的砖头?!)#h,如图15所示,我们要在Sheet2工作表中,在“B:H”列范围内,查找员工编号等于“000001”的那一行,找到后将该行从“B”列往后数第7列的值取过来;如果找不到则显示出错提示, 另外,我们还可以通过点击编辑栏旁边的“fx”启动函数精灵向导来逐步完成(不推荐)。,图15,如果我们将IF()与VLOOKUP()嵌套使用,再加上一个ISERROR(),就可以去掉烦人的出错提示,完整公式如下: =IF(ISERROR(VLOOKUP(B4,Sheet2!B:H,7,FALSE),VLOOKUP(B4,Sheet2!B:H,7,FALSE),在我们的工作中,经常要对一大堆数据按给定的条件进行汇总,怎么办呢?没错,很多人都知道在EXCEL中有个分类汇总的功能。但假如我不是按类别呢?又或者我要将结果直接应用到其他地方去呢? 这种情况下,分类汇总就已经无用武之地了。不过,好彩我们还有SUMIF()这个宝贝,要不还真不知该咋办呢!,图16,如图16所示,我们要将Sheet2中的扣款汇总后录入到工资表的“扣款”栏内,用SUMIF()轻轻松松就可以搞定了!,SUMIF(range,criteria,sum_range) Range 为用于条件判断的单元格区域。 Criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。 Sum_range 是需要求和的实际单元格。,就这样,工资计算的基本工作就算初步完成了! 呵呵,别激动!财务部做事一向是十分严谨的,所以对工作进行复查也是必不可少的一环! 下面我们通过示例来说明一下如何对人事编号进行审核的!,LEN(text) Text 是要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。,公司的人事编号统一都是6位数,所以我们先用IEN()判断一下工作表中编号的长度是否正确。如图17:,图17,点击填充柄向下复制,然后筛选出等于6的数,如图18:所有人事编号长度有误的已经全部找到,下面就是如何去改正的问题了。,图18,很多同事交上来的电子表格中,自以为是地将人事编号设为“邮政编码”格式,这样表面上看起来或者打印出来都是六位数,可是实际上还是数值格式,真实的长度用LEN()一测就知道了。 但是在进行取值运算时,EXCEL会将“邮政编码”格式的人事编号与文本格式的人事编号判断为截然不同的两个数据;所以如果某个月你因为没有考勤收不到工资时,大可跑到考勤文员那里,拧住她的小耳朵问问她 你为什么不来听课!,在工资计算过程中,由于职位变动等原因,不可避免会存在一个人事编号有两份工资的状况,下面我们来把这些人纠出来再说。 COUNTIF(range,criteria) Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。 Criteria 为确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。,图19,在这里COUNTIF()函数的意思是:在“B”列中,统计“000001”这个员工编号的个数。这样我们马上就知道谁将会收到几份工资。是不是比火眼金睛还管用啊?呵呵,是你的就不会少你的,不是你的就别太贪心了。,将工资表先按个数的降序,再按员工编号的升序排序,最后再筛选一下大于“1”的个数,如果如图20:剩下的工作就是好好核对这些人员的工资是否存在问题了。,图20,在EXCEL的学习中,一定要将学习与工作结合起来,这样才能达到事半功倍的效果。(想当年我学习那阵才叫一个苦呢,55555555555) 另外一定要将动脑与动手相结合,多想想如何才能简化工作,可以让你少走许多弯路。(呵呵,最重要的是时刻记住怎样偷懒。) 当我们遇到疑问,无法在周围找到合适的解决方案时,不要忘记还有internet这座宝库还在等着你去挖掘呢! 对不能上网的同事深表同情,口头安慰!,完成,
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