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第四章 法律档案的整理,第一节 法律档案整理概述,一、法律档案整理的内容和意义,1、概念:按一定的原则和方法,对法律档案进行分类、组合、排列、编目,使其系统化的工作。 2、内容: (1)全宗内档案分类档案室 (2)立卷文书形成部门 (3)案卷排列和目录编制档案室 3、意义: (1)发挥法律档案作用的重要条件。 (2)法律档案管理工作的重要基础。,二、档案整理的基本原则,保持文件之间的历史联系,充分利用原有的整理基础,便于保管和利用。,(一)保持文件之间的历史联系。 1、维持档案文件与其来源的历史联系。 2、维持档案文件与其形成过程、形成阶段和形成时间方面的联系 3、维持档案文件在内容方面的联系 4、维持档案文件与其形式方面的联系。,(二)档案整理要充分利用原有的整理基础。 1、要充分重视和利用原有的基础,不要轻易打乱重整。 2、要充分研究和利用原先的整理成果,不要轻易改变原来整理和保存的历史面貌。 (三)便于保管和利用。,三、 法律档案的全宗与宗内分类,(一)法律档案全宗定义,一个独立机关(立档单位)全部法律档案卷宗。 1、独立立档的条件 (1)能独立行使职权,并能以自己的名义对外行文。 (2)是一个预算会计单位或经济核算单位,可以编制预算或财务计划。 (3)是设立管理人事的机构或人员,并有一定人事任免权。 2、立档单位根本性的变化(政治性质、基本职能的变化)对立档的影响参见P101-102,(二)宗内分类的要求,1、分类的客观性 (1)是否分类:取决于宗内档案门类和内容是否单一以及档案数量的多少; (2)如何分类:取决于档案本身情况和档案管理的实际需要 档案的成分、数量、形式和载体材料 分类保管、检索、利用,2、分类体系的逻辑性 (1)宗内的类、属类、细目的等级层次须分明,等级层次适度。 (2)同级分类的分类标准统一。 (3)同一级类别必须是并列关系。,(三)全宗内档案分类的常用方法,1、年度分类法,根据形成和处理文件的年度,将全宗内档案分成各个类别。注意: A.文件上有不同年度的几个时间时,一般处理方法有: 内部文件和一般发文以领导签发日期为准。 收文以收到日期为准。 指令性文件以签署(落款)日期为准。 法规性文件以批准、公布或生效日期为准。,B.文件上没有准确日期时,可以从三个方面判定其归类日期: 分析文件内容所涉及的年份(年代)。 分析文件制成材料、格式、字体和其他标志等形式特征所反映的年代。 对照一直日期的相关文件或调查有关人员。,2、组织机构分类法,按照立档单位的内部组织机构,把全宗内的档案分成各个类别。 A.类别设置。 B.临时机构。 C.涉及几个机构的文件材料的归类办法: 有统一规定的就按规定归类。 没有规定的 按发文字号归类;联合办理的归入主办部门或者最后承办部门或“退存”部门。,3、问题分类法,按照文件内容所反映的问题将全宗内档案分为各个类别。 (1)应该按照文件内容中最基本的问题设置类别,如实地反映出立档单位的主要面貌。 (2)类目体系力求简明,合乎逻辑。 (3)归类时,应按照文件的主要内容来有规律的归类。,(四)复式分类方法,1、年度组织机构分类法。先将全宗内档案按年度分类,再把每个年度内的档案按组织机构进行再分类。比如: 1985年 办公厅 -司 -司 1986年 办公厅 -司 -司,2、组织机构-年度分类法 先把全宗内档案按组织机构分开,然后在组织机构下面再分年度。如: 办公厅 1980年 1981年 -司 1980年 1981年 -司 1980年 1981年,3、年度问题分类法 先将全宗内档案按年度分类,然后把每个年度内的档案按问题(事由)进行再分类。如: 1980年 综合类 人事机构类 农林水利类 1981年 综合类 人事机构类 农林水利类,适用于: 组织机构变化复杂; 组织机构之间分工不明确; 无内部机构或内部机构简单。,4、问题年度分类法 先把全宗内档案按问题分开后,在每个问题下面再分年度。如: 综合类 1949年 1950年 企业改造类 1949年 1950年 多适用于撤销机关档案和历史档案。,第二节 文件材料归档整理与目录编制,一、立卷,(一)立卷的概念于步骤 1、概念:将全宗内已分类的同类若干单份文件材料,按一定联系和规律,组成案卷。 2、步骤有:组成案卷,排列卷内文件,拟写案卷题名,填写卷内文件目录、备考表、案卷封面、封装案卷等。,(二)立卷的方法,按作者立卷 按时间立卷 按问题立卷 按地区立卷 按文件名称立卷 按收发文机关立卷,(三)案卷标题的拟制及封面编目要求 1、历史观点和政治上的正确性。 2、文字简练,表达准确。 3、题名基本结构力求完整。,二、卷内文件的整理,是在组卷后对卷内文件作进一步整理的工作。其主要工作内容和步骤是: 1、卷内文件的排列 2、卷内文件的编号 (1)编件号。 (2)编页(张)号。,3、案卷目录案卷的名册,是揭示案卷内容和成分并固定案卷排列次序的表册。 (1)案卷目录的作用 A.固定宗内档案的分类体系和案卷排放顺序。 B.概括说明了宗内档案的内容和成分 C.是查找档案最基本的检索工具。 D.它是档案登记的基本形式,也是统计和检查档案的重要依据。,(2)案卷目录的类型 按全宗内档案的类别编制的案卷目录。 按保管期限编制的案卷目录。 按保管期限结合分类方法编制的案卷目录。 按机密程度编制的案卷目录。,(3)案卷目录的结构 A.封面。包括: 全宗名称:填写立档单位的全称或人物的姓名。 类别名称:填写一级类目及其下位类目名称。 案卷题名:概括主要责任者、主要内容及其文种。 B.目录或目次。 C.序言或说明。 D.案卷目录表。,E.备考表。 a.正文:填写立卷部门名称和卷内文件情况 (包括件、页数量及缺失、修改、补充、移出、销毁等情况。) b.落款:第一行填写立卷人的姓名,第二行填写检查人(立卷部门负责人)的姓名,第三行填写立卷时间(年、月、日要完整)。,
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