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资源描述
采购培训,基础数据,供应商档案 采购员设置 审批层次 单据控制 危险类代码 检验代码 自动来源 供应商项目 目录册,业务流程,请购单 询价单 报价单 采购定单 接收 检验 入库 退货,采购模块培训内容,可以建立供应商档案,维护供应商必要的数据。包括 名称、编号和地址。,可以在线的查询供应商信息。,可以建立随机的供应商质量、成本、服务、差异报告。,可以合并供应商。,可以建立供应商列表。,采购员只能建立自己的采购订单。,在系统中,若你是采购员,则你所建立的任何单据,只能是由你负 责。 在系统中,可以设置采购员采购件的分类。 例如:采购员A负责采购五金类; 采购员B负责采购机电类; 思考:采购员是否需要负责采购不同的物料分类。,审批层次确定了企业的采购业务中,由谁来审批;并且 若某人无权审批时,又由谁来审批。,审批层次由以下要素组成:,雇员:在采购中即是参与采购业务的人员。,工作(job):在采购业务中指采购、审批、计划。,职位(position):指雇员在企业中的职务。如供应科科长、采购员。,审批层次结构将雇员、工作、职位结合成树状结构。,例如:若工作包括采购、审批; 职位包括采购员、供应课课长、物流总监、财务总监、总经理; 雇员包括A、B、C、D、E、F六人分别担任不同职务。 则审批层次可为:,思考:若要建立采购审批层次,需要哪些数据。,单据指的是采购业务中出现的文本。如请购单、采购订 单等等。,单据控制包含三类:,单据的安全级别 单据的访问级别 单据批准的规则,单据控制通过严格的文本审批和安全控制保证只有被授权的人才能 操作单据,影响采购业务。,单据的安全级别用来表明谁能存取单据。,安全级别有4种: 公共的:系统中所有用户都可存取该单据。 私有的:单据创建者和审批者可存取该单据。 采购的:单据创建者、审批者和所有的采购员可存取该单据。 层次的:单据创建者、审批者和所有审批层次上高于单据创建者 的用户。 例如:设置计划采购订单为私有的,则只有输入计划采购订单和审 批该订单的人可以存取。 设置采购请购单为采购的,则所有的采购员、审批该单据人和 提出请购者能存取该单据。,单据的访问级别用来确定能存取单据的用户能对单据做 怎样的操作。,访问级别有3种: 仅查看:只允许查看单据。 可修改:可查看、修改、冻结、关闭单据。 完全的:可查看、修改、冻结、关闭、取消、最终关闭单据。 注意:中有两个访问选项级别高于以上访问级别, 自己可审批:若该选项为Yes,则建立单据的用户可自己审批; 审批者可修改:审批单据的用户可修改该单据。 注意:建立单据者对自己的单据可作除审批以外的操作。 系统的访问控制对已存在的单据作用;用户若能进入建立单据 的窗口,就能建立单据。,审批规则通过职位、审批权限、单据类型构成。,职位(position):指雇员在企业中的职务。如供应科科长、采购员。 单据类型:采购业务中出现的文本类型。如标准请购单、内部请购 单、一揽子协议、计划采购订单、标准采购订单。 审批权限:可以控制以下几方面的权限。 科目、分类、金额、位置。 例如:某人只能审批10000元五金类采购订单,则设置 为 采购订单,10000元,五金类。,审批规则确定了某职位对某单据类型具有怎样的审批权限。,例如: 供应科科长可审批标准请购单, 可审批10万元的标准采购订单 物流总监可审批计划采购订单, 可审批100万元的标准采购订单 供应科科长 审批 标准请购单 10万元 物流总监 审批 标准采购订单 100万元 思考:审批权限应该如何设置,危险类是对具有危险的物料的分类。其代码会出现在采 购订单上,提供给供应商以保证以相应的安全手段运输 物料。,例如: 易燃类 易爆类 剧毒类 放射类 思考:危险类代码提供给供应商的作用和企业会有哪些危险类。,检验代码用于接收检验时分配给该次接收的物料,表明 该物料的质量等级。,例如:一等品 A 二等品 B 三等品 C 不合格 D,自动来源规则确定了在建立标准采购订单时,价格可自 动出现。可查询报价单。,在自动规则中,指明了物品、供应商和单据(报价单或计划采购订 单) 例如:在自动来源规则中设置 A物品由供应商B、C提供,现有与B有关的标价单D和与C有关的 报价D和计划采购订单E。 在建立采购A的订单时,我们可以根据自动来源规则寻找相应 价格。 思考:如何应用自动来源规则。,供应商项目目录册用来查询物品的历史价格、自动规则 等情况。,若曾经采购过某物品,即系统中存在采购订单,则在建立新的采购订 单时,可以从供应商项目目录册中查到相应的情况,从而得到比较合 理的价格。 思考:使用供应商项目目录册的优点。,请购单:反映物料需求的单据。请购行为是采购行为的 一个开始。,请购单可以手工输入,也以由模板生成。,询价单是反映本方需求,要求供应商作出回答的单据。,在询价单中,有物品、数量、日期、发货等信息。 建立询价单后可输入供应商的清单,表示该询价单要发给哪些供应 商,并且可注明反馈途径,如:电子邮件、传真等。,报价单是供应商对询价单的反馈。,在建立采购订单时,可以引用报价单。,采购订单:用来明确表示一次采购业务。,采购订单中包含了订单应包含的信息。如定购的物品,数量,价格, 要货时间,发货情况,接收情况和付款、运费等其它条款。 采购订单需要审批,原因是价格的存在。所以采购订单可能会存在 多版本,所以采购订单不同于采购合同。,采购订单类型用来表示与供应商的一种业务类型。,比较: 标准采购订单:表示一次采购,适用于紧急采购和零星采购。包 含了订单应有的信息。 计划采购订单:表示长期定购,适用与供应商的一揽定购。包含 了含了订单应有的信息。 一揽子协议:与计划采购订单类似,但没有价格信息,只有总金 额。 合同采购订单:与一揽子协议类似,但没有物品信息。 使用:除标准采购订单外,其它类型在使用时需要下达审批成为实际 订单。 思考:计划采购订单、一揽子订单、标准采购订单和合同采购订单的 用法。,采购订单建立有手工和自动两种。,手工: 手工建立订单,输入必要信息提交审批。 自动: 采购订单建立有两种方式。 1.通过请购单汇总,自动生成采购订单。 2.下达采购计划订单、一揽子计划和合同订单。,采购接收选项:用来控制采购接收时各种可能性。,采购接收路径:用来控制接收是否检查,是否直接入库,采购接收选项:用来控制采购接收时各种可能性。,允许替代接收:是否可以用替代品代替定购物品。 允许未定购接收:订单上没有定购的物品是否可接收。 允许快速接收:是否可以一次性按订单全部接收。 接收日期容限:到货日期是否允许有差异,允许该如何反应。 接收数量容限:到货数量是否允许有差异,允许该如何反应。 是否强制收货地:供应商将物品发往其它地是否可接收。,采购接收路径有三种类型。,标准接收:接收和入库分两次做。,直接接收:接收入库一次完成。,需要检查:接收后经检验合格才能入库。,接收,入库,接收地点,接收,入库,接收,检验,入库,合格,不合格,接收:表示货到,并不表示认可该批货物。,接收要根据采购订单做接收。在作接收时,可以通过查找窗口,根 据一定的条件寻找可接收的订单。 例如:以某供应商为条件,可接收有该供应商的订单。 若要进行未定购接收,可在查找窗口标注未定购。 一次接收以接收单据号为标志。不同批次的接收可记录在同一单据 号。 在接收时输入物品、接收数量后,可以选择标准接收或快速接收。,检验:物料检验的评价可用质量代码标识。,一次检验必须根据接收单而来。同样可以在查找窗口中输入一定条件 来查找相应的接收单。 检验后的动作只要接受和拒绝两种。对于合格或不合格的物料,可以 在质量代码中标识其质量等级。 系统中检验就是输入数量和质量代码后选择接受或拒绝。被拒绝的物 料可再次被检验。 比较:接收是表示货到; 接受表示货可入库。 思考:接收与接受的区别。,入库:检验合格方可入库。,一次入库根据检验而来。同样可以在查找窗口中输入一定条件来查找 相应的检验单。 检验合格的物料可以分批次入库。即合格的100件物品可分50件、50 件入库。 在采购模块中做入库,在库存模块中会自动产生库存事务,影响库存 量。,物料入库以后会自动产生应付帐。,在采购设置中,可以标识产生应付帐的条件。即 2路匹配:发票与采购订单匹配; 3路匹配:发票与采购订单与入库单匹配; 4路匹配:发票与采购订单与入库单与检验单匹配; 思考:几路匹配在产生应付帐时是最合适的。,
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