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出版社工作流程,1,目录,第一部分:流程管理 第二部分:文件管理 第三部分:记录管理 第四部分:出版社工作流程,2,第一部分:流程管理,流程管理是由粗放式管理,走向 精细化管理的重要标志和必经之路。,3,第一部分:流程管理,管理的切入点 企业战略:从宏观到微观,根据企业战略制定整个管理规划,再逐步落 实管理细节。 信息技术:以信息系统为基础,引入并带动各方面管理要素的改善。 经营目标:以阶段经营目标为关注点,制定保证目标实现的管理体系。 质 量:关注质量、以重视质量、分析质量、保证质量来实现对企业 的有效管理。 流 程:关注持续改进的流程,通过为顾客创造价值的流程,形成企 业管理体系的核心。,4,第一部分:流程管理,什么是流程管理 是从流程角度看企业运行的管理体系 是一种从流程层面切入,关注流程是否增值,形成从认识流程,建立流程,优化流程到运行流程的完整体系。 是建立以关键流程为中心,强调持续改进的管理体系。 是阶段性重组BPR和持续改进BPI相结合并强调流程运行的体系。,5,第一部分:流程管理,什么是流程 迈克尔哈默 流程是把一个或多个输入转化为顾客 价值的输出的活动。 ISO 9000流程是一组将输入转化为输出的相互关联 或相互作用的活动。 一个或一系列有规律的行动,这些行动以确定的方式和 顺序发生,导致特定结果的出现单个或一系列连续的操 作,即: 将输入转化成输出的一系列活动称为流程,6,第一部分:流程管理,流程管理的好处 有利于持续改进 关注企业的健康度 提高IT化的价值 从对人负责转向对流程负责,有利于企业法治建设 提高人员的可置换性 有利于建设学习性组织,7,第一部分:流程管理,流程管理的关注要点 在产生信息的实际活动中实施信息处理 分散资源的共享使用 使决策点位于工作执行的地方 组织结构适应流程运行环节 流程多样化,8,第一部分:流程管理,宗旨 流程健康 协同工作 运营高效 全员有责,9,第一部分:流程管理,目标 顾客满意度大于85%; 公司的运营效率逐年提高。,10,第二部分:文件管理,1.文件的价值 文件能够沟通意图、统一行动,其使用有助于: 满足顾客要求和质量改进; 提供事宜的培训; 重复性和可追溯性; 提供客观证据; 评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。,11,第二部分:文件管理,2.文件资料的变更、换版和批准 文件需要变更时,应由文件变更提出者填写文件资料变更申请单,说明变更原因,对重要的变更应附有充分的证据。 文件变更的审核、批准应由原审批人进行,当原审批人未在职时应由其接替者审批,接替者须获得原审批所依据的相关资料。 文件变更批准后,应由原文件制定人员负责实施变更,若原文件制定人员未在职时,则由管理者代表指定其他人员负责实施变更。 文件变更后应作变更记录,由各部门指定人员负责在相应的文件“变更记录栏”里及时填写。对于非受控文件,不做变更控制。 文件经过多次变更或文件需进行大幅度的修改时,由企管部填写文件资料变更申请单,提出换版申请。 文件资料的换版,应再次批准。 所有被变更的原文件必须由企管部收回,以确保有效文件的唯一性。,12,第二部分:文件管理,3.预防和纠正措施状况 公司以纠正措施报告表的方式解决运行中出现的 问题,经过相关部门讨论,并确定采取的纠正措施,以文 件的形式发放执行。 经过一段时间的运行,如此纠正措施是有效的,可编 制到工作流程中。,13,第三部分:记录管理,1.总则 各部门负责填写本部门质量活动的相关记录; 填写记录的要求:按表格规定的内容及时填写,字迹清晰,数据真实;填写时使用签字笔(钢笔)、不允许使用铅笔(圆珠笔);不准涂改;如该项条款不存在应用“”划去; 记录的填写人对记录的准确性、真实性负责。,14,第三部分:记录管理,2.记录的形式 记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告;也 可以是作为介质的硬盘、软盘、光盘、磁带和胶片。,15,第三部分:记录管理,3.记录的收集、标识和归档 部门质量管理员负责按月收集、汇总和标识各类记录。 记录的编号按照文件资料控制程序要求执行。 部门质量管理员按记录产生的年份、月份分类归档,产品开发项目按项目归档;应保持页码的连续,便于查阅和检索。 部门质量管理员填写记录登记表,按月交企管部备案,企管部负责按月编制公司的记录登记表。,16,第三部分:记录管理,4.记录的贮存及保存期限 记录要保存在安全、干燥的地方,便于检索并注意做好防火、防蛀、防潮等工作;对于保存在磁带、软盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒和防病毒等工作,并及时备份,防止存储内容丢失,比较重要的记录应做双备份,异地存放。 记录的保存期限对于国家有规定要求的,按国家规定要求执行;对于国家没有规定要求的,保存期限不低于四年;技术文档和资料保存期为二十年。,17,第三部分:记录管理,5.记录格式的更改、批准及发放 相关部门可根据工作需要提出记录格式变更要求,执行文件资料控制程序有关文件变更的规定。 企管部负责跟踪记录格式的变更情况,及时更新版本,保证公司内部网上提供的记录格式为有效版本。,18,第四部分:出版社工作流程,1.出版社流程建设 新策划5个程序文件(二级文件) ,4个支持性文件(三级文件), 引用希望支持性文件(三级文件) 1个 目前 程序文件(二级文件)5个 支持性文件(三级文件)5个,19,第四部分:出版社工作流程,2.受控文件清单,20,第四部分:出版社工作流程,3.准备实施 5月实施,21,费用管理工作流程,目的 加强费用的内部控制,促进费用的合理使用,提高公司经营业绩。 适用范围 适用于北京希望电子出版社、北京中科希望软件股份有限公司图书发 行分公司对费用的内部控制。 费用类别 日常运营费用:详见费用管理工作流程 生产费用:详见生产费用结算工作流程 稿费:详见稿酬管理工作流程,22,费用管理工作流程,总原则,出版社总编(副总编)、发行分公司副总经理以及办公室主任负责审核,主管财务的副社长(发行分公司副总经理)审核,主管财务的副社长(发行分公司副总经理)批准,支付费用超过预算,费用报销标准及社长(发行分公司总经理)批准的预算,支付费用未超过预算,出版社总编(副总编)、发行分公司副总经理以及办公室主任负责审核,社长(发行分公司总经理)批准,财务部办理支付手续,23,费用报销标准,目的 加强费用的内部控制,促进费用的合理使用,提高公司经营业绩。 适用范围 适用于北京希望电子出版社、北京中科希望软件股份有限公司图书发 行分公司对费用的内部控制。 制定原则 满足工作需要,提倡厉行节约。 类别 办公用车相关费用报销标准 移动电话通讯费用报销标准 差旅费报销标准 外派人员费用报销标准,24,生产费用结算工作流程,目的 规范各种生产费用的支付计划,结算工作,提高资金利用效 率,保障北京希望电子出版社图书出版工作的正常开展。 适用范围 适用于北京希望电子出版社各种生产费用的结算。 生产费用分类 印刷费 光盘制作费 印刷用纸费 胶片费 录排费 合作开发,25,生产费用结算工作流程,生产费用支付计划的编制、审核和批准,财务的副社长批准,总裁批准,财务部编制生产费用预算,社长审核,总裁批准,社长批准,社长审核,出版社总编(副总编)或主管印制工作的负责人审核,26,稿酬管理工作流程,稿酬支付,目的 规范稿酬的登记、计提和支付工作,保证北京希望电子出版社核算准 确、及时,保障作者合法权益。 适用范围 适用于北京希望电子出版社稿酬的登记、计提和支付工作。 稿酬管理工作流程,稿酬登记,稿酬计提,27,稿酬管理工作流程,稿酬支付计划的编制、审核和批准,社长批准,每月20日,财务部编制图书应付稿酬余额明细表,总裁批准,社长审核,财务部编制生产费用预算,总编室提出编辑部费用支付计划,总编室编制编辑部费用支付明细表,28,加盖印章审批工作流程,目的 保证北京希望电子出版社、北京中科希望软件股份有限公司图书发行 分公司加盖印章的严肃性。 适用范围 适用于北京希望电子出版社以及发行分公司加盖印章工作控制。 印章分类 公章 合同章 业务章 职责 各部门负责填写签章专用纸; 办公室主任负责保管印章,确认加盖印章的类型,加盖印章,保留有关记录。 审批权限 详见北京希望电子出版社以及发行分公司加盖印章审批表,29,固定资产管理规定,目的 加强公司固定资产的管理,规范固定资产管理工作程序,合理使用公 司的固定资产。 适用范围 本规定所称固定资产包括房产(公司自有房产)、设备(服务器,网 络设备,计算机,复印机,传真机,维修维护工具等)、通讯设施(电话 交换机)、交通运输设备(车辆)等。 固定资产的定义 固定资产是指同时具有以下特征的有形资产:为生产商品、提供劳务、 出租或经营管理而持有的;使用年限超过一年;单位价值较高。 内容 固定资产的配置 固定资产的验收 固定资产的维护维修 固定资产的变更 固定资产的清查盘点 固定资产的封存 固定资产的报废,30,图书(含电子出版物)选题策划工作流程,目的 衡量出版社业绩的标志之一是出版满足读者需要,适销的图书的品种 和数量的多少。多出好书的根本是加强选题策划、优化选题和对选题进行 规范化管理。本程序旨在加强选题策划和管理,以达到多出好书的目的。 适用范围 适用于北京希望电子出版社图书和电子出版物的选题策划、优化和对 选题的管理。 选题来源 策划编辑组稿、作者投稿和项目合作(如专项教材等),31,图书(含电子出版物)选题策划工作流程,年度选题计划的编制、审核和批准,社长批准,每年10月,总编室下达通知,总编审核,32,图书(含电子出版物)选题策划工作流程,列选选题的实施程序,特殊紧急,策划编辑组稿,作者投稿,各编辑室主任落实选题的组稿工作,项目合作,作者负责填写选题申报表,策划编辑负责填写策划报告,总编室,组织召开选题审定会,确定责任编辑,各编辑室主任跟踪作者写作进度,沟通和解决策划过程中出现的问题,要求作者提供的稿件应有相应的电子版,并妥善保管作者原始稿件的电子文件载体(软盘、光盘、电子文档)和打印稿,签署出版合同,稿件登记,策划编辑负责填写策划报告,33,图书(含电子出版物)编辑/出版工作流程,目的 规范图书编辑/出版工作,提高图书编辑质量,加快出版工作。 适用范围 适用于北京希望电子出版社图书及电子出版物的编辑/出版工作。,34,图书(含电子出版物)编辑/出版工作流程,工作流程,编辑室主任,责任编辑,35,光盘测试工作流程,目的 规范图书编辑/出版工作,提高图书及电子出版物的编辑质量,加快 出版工作。 适用范围 适用于北京希望电子出版社光盘测试工作。 职责 技术部负责光盘测试。 内容 检测要求 测试流程,36,图书(含电子出版物)印制工作流程,目的 规范图书编辑/出版工作,提高图书编辑质量,加快出版工作。 适用范围 适用于北京希望电子出版社图书及电子出版物的编辑/出版工作。 印制类型 第一次印制 加印 再版,37,图书(含电子出版物)印制工作流程,第一次印制工作流程,安排印刷厂(光盘厂)印制,电子出版物复制委托书的管理,责任编辑,编印工作流程表 胶片 打印清样,印制部,分管印制工作的负责人批准,38,图书(含电子出版物)印制工作流程,加印工作流程,印制部加印,市场部填写加印计划表,市场部总经理批准,分管印制工作的负责人批准,39,出版/印制情况统计,出版统计情况 由总编室负责对出版情况进行统计。 印制情况统计 印制部负责对印制情况进行统计。 每周对新书和加印书的印刷成本进行预算统计,填写印书采购表; 将每种完成图书所产生的费用分厂进行统计,填写各印厂印刷费登记表; 对新书和加印书的完成情况进行统计,填写新印书及各印厂登记表、加印书及各印厂登记表; 对新书及加印书的光盘完成情况进行登记,填写新加印光盘生产单; 按纸张克数分类分厂对自带纸书用纸进行统计,填写自带纸书用纸登记表; 建立纸帐
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