上海永冠商业设备有限公司采购系统流程及组织整合方案上海斯隆企业管理咨询有限公司2019年3月内容提纲第一部分 采购系统业务流程整合1 采购系统业务流程整合的总体思路2 采购系统业务流程整合图解2.1 采购系统总流程2.1.1 采购系统总流程图2.1.2 采购系统总流程图说明2.2 原材料物资采购流程2.2.1 原材料物资采购流程图2.2.2 原材料物资采购流程图说明2.3 塑粉药水采购流程2.3.1 塑粉药水采购流程图2.3.2 塑粉药水采购流程图说明2.4 商标条手提篮采购流程2.4.1 商标条手提篮采购流程图2.4.2 商标条手提篮采购流程图说明2.5 外购毛胚件采购流程2.5.1 外购毛胚件采购流程图2.5.2 外购毛胚件采购流程图说明2.6 五金件采购流程2.6.1 五金件采购流程图2.6.2 五金件采购流程图说明2.7 办公用品采购流程2.7.1 办公用品采购流程图2.7.2 办公用品采购流程图说明2.8 设备采购流程2.8.1 设备采购流程图2.8.2 设备采购流程图说明2.9 请付款流程2.9.1 请付款流程图2.9.2 请付款流程图说明2.10 供应商评审流程2.11 供应商考核流程2.12 供应商建档流程2.13 供应商档案维护流程第二部分 采购系统组织结构整合3 采购系统组织结构整合的总体思路4 采购系统组织结构整合图解4.1 采购系统组织结构图4.2 采购系统组织结构图说明5 采购系统各部门功能定位与定岗定编6 采购系统岗位描述第一部分 采购系统业务流程整合1 采购系统业务流程整合的总体思路1.1 从整个公司全局最优的角度来设计和优化，考虑到仓库与采购部门的密切联系，将仓库纳入采购系统的范围。采购系统的业务流程从采购需求的提出一直到采购物资的入库。消除部门间的本位主义，达到流程整合的“公司利益最大化”效果。 1.2 变“灰色流程”、“惯例流程”为“规范流程”，增强业务流程的规范性，减少随意性，实现各项采购业务的规范化运作。1.3 加强流程的可操作性，变“模糊流程”为“明确流程”。 明确相关部门、岗位在业务流程中关键节点上的职责，引入必要的监控环节，保证流程的贯彻执行。1.4 以现有业务流程为基础，对采购系统业务流程进行系统化改造，通过整合及加强关键节点上的控制，达到流程优化。1.5 针对采购系统业务流程中现存的问题，考虑到永冠公司采购工作的实际情况，在采购流程中增加采购调度这一环节，负责全面掌握各项物资的库存情况，负责各项物资的申购工作。1.6 业务流程的整合借鉴外资同类型企业的先进设计思想和设计方法，结合永冠公司的实际情况，适当超前设计，以适应永冠公司快速发展的需要。2 采购系统业务流程整合图解图例说明：2.1 采购系统总流程2.1.1 采购系统总流程图2.1.2 采购系统总流程图说明流程步骤说明参考资料和表单1. 1生产计划制定流程。生产计划部根据订单制定各项生产、配货计划。针对各项物资需求，采购部进行采购。2. 2-1设备采购付款流程。3. 2-2原材料采购流程。根据生产计划由采购部测算原材料需求，进行相应的申购、采购、质检、入库。4. 2-3塑粉药水采购流程。根据生产计划由采购部测算塑粉药水需求，进行相应的申购、采购、质检、入库。5. 2-4商标条、手提篮采购流程。根据生产计划部测算的商标条、手提篮需求，进行相应的申购、采购、质检、入库。6. 2-5外购毛胚件采购流程。根据生产计划部制定的外购毛胚件需求，进行相应的申购、采购、质检、入库。7. 2-6五金件采购流程。根据生产计划部测算的五金件需求，进行相应的申购、采购、质检、入库。8. 2-7办公用品采购流程。根据总经办提出的办公用品需求，进行相应的采购、质检、入库。9. 3供应商管理流程。对于各项物资的采购，都会涉及到对供应商的评审、选择等，其中有些物资的采购还会选择几家较为固定的供应商进行长期合作。必须加强对供应商的管理，包括：创建、维护、评审等。10. 4 品质管理流程。采购的各项材料物资，入库之前都必须进行质量检验。11. 5请付款流程。对于长期合作供应商，根据物资采购入库和对方发票开具情况通知财务进行付款。12. 6财务银行付款流程。对金额较大的采购支出，一般采取银行付款的方式。13. 7财务零用金报支流程。对金额较少的采购支出，可采取先现金采购，后报销的方式。2.2 原材料采购流程2.2.1 原材料采购流程图2.2.2 原材料采购流程图说明（1） 原材料采购流程说明流程步骤说明参考资料和表单1. 生产计划部根据订单制定生产计划。订单，生产计划2. 采购部根据生产计划，测算原材料需求量，填制原材料物资需求清单，内容包括品种、规格、数量、到货日期等。根据生产计划，原材料数量与产品数量之间的勾稽关系，产生原材料物资需求清单3. 采购副总审核测算数据的准确性。过渡阶段可由生产副总审核4. 原材料仓库保管员定时向采购调度报原材料的库存情况。电脑中的原材料库存数量5. 采购调度根据生产计划测算产品生产对原材料的需求数量，结合原材料物资库存情况和需求清单，填制原材料物资申购单。产生原材料物资申购单6. 主要原材料的采购，可以通过对供应商的评审，由采购副总同总经理协商，由总经理确定几家定点供应商（总经理可以授权采购副总审核确定）并建立长期密切的合作关系。日常采购时则根据质量、价格等因素在已定的供应商范围内选择。参考合格供应商名单、长期合同7. 对于选定的供应商不能提供的某些品种、规格的原材料，向非定点供应商询价、比价、议价。8. 填制原材料物资采购单，内容包括：品种、数量、金额、交货期等。产生原材料物资采购单9. 根据金额大小，由相应的授权采购主管进行审批。10. 采购员与供应商落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库。必要时包括协调安排车辆运输。11. 质检部对采购的原材料物资质量进行检验。根据相关检验标准12. 质检员或仓库保管员验收发现不合格的原材料物资，立即通知采购员，并由采购员对其进行处理。一般情况下，与供应商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，并重新采购。13. 原材料仓库保管员对采购物资的品种、规格、数量进行核对。根据采购调度提供的原材料物资申购清单14. 验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续，将入库信息输入电脑。电脑实时反映库存信息15. 采购调度实时掌握原材料仓库的收、发、存动态。（2） 原材料采购流程调整前后的比较分析 流程调整之一：调整原辅材料需求确定的流程。原流程为：原辅材料仓库根据制造部门开料组要求的需求量，结合库存情况填制原材料申购单报生产副总审批，继而由采购部门组织采购。调整后的流程：由生产计划部根据订单制定出相应的生产计划，由采购部采购调度根据生产计划测算出原辅材料需求量报采购副总审批（过渡阶段可由生产副总审批），由采购调度结合库存情况编制申购单。通过调整，可以更为科学地确定原辅材料的需求量，不仅有利于成本控制，而且使生产系统和采购系统的流程边界的界定更为合理，同时加快了需求信息迅速转化为采购信息的进程。 流程调整之二：增加采购调度这个岗位节点，由采购调度作为生产部门、采购部门和原材料仓库的接口，科学地界定采购流程的边界，加强了采购需求的监控，降低成本，还进一步疏通了采购信息的流通渠道。对于新增的采购调度岗位，要求其不仅能够根据生产计划测算出各类原材料的需求量，而且还要全面掌握原材料物资的库存信息，根据原材料需求信息及各项物资的安全储备量，编制申购单。2.3 塑粉药水采购流程2.3.1 塑粉药水采购流程图2.3.2 塑粉药水采购流程图说明（1） 塑粉药水采购流程说明流程步骤说明参考资料和表单1. 生产计划部根据订单制定制造二部生产计划。订单，生产计划2. 采购部根据生产计划测算喷涂工序对塑粉药水的需求数量，填制塑粉药水需求清单，内容包括品种、规格、数量、到货日期等。根据生产计划，所需塑粉药水数量与产品数量之间的勾稽关系，产生塑粉药水需求清单3. 采购副总审核测算数据的准确性。过渡阶段可由生产副总审批4. 外协外购仓库保管员定时向采购调度报塑粉药水的库存情况。根据塑粉药水收、发、存日记帐5. 采购调度结合塑粉药水库存情况和需求清单，填制塑粉药水申购单。产生塑粉药水申购单6. 通过对供应商的评审，由采购副总同总经理协商，由总经理确定塑粉药水定点供应商（总经理可以授权采购副总审核确定）并建立长期密切的合作关系。参考与供应商的长期合同7. 填制塑粉药水采购单，内容包括：品种、数量、金额、交货期等。产生塑粉药水采购单8. 根据金额大小，由相应的授权采购主管进行审批。9. 采购员与供应商落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库。必要时包括协调安排车辆运输。10. 质检部对采购的塑粉药水质量进行检验。根据相关检验标准11. 质检员或仓库保管员验收发现不合格的塑粉药水，立即通知采购员，并由采购员对其进行处理。一般情况下，与供应商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，并重新采购。12. 外协外购仓库保管员对采购物资的品种、规格、数量进行核对。根据采购调度提供的塑粉药水申购清单13. 验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续。登记收、发、存日记帐14. 采购调度实时掌握外协外购仓库的收、发、存动态。（2） 塑粉药水采购流程调整前后比较分析 流程调整之一：调整塑粉药水需求确定的流程。原流程为：外协外购仓库保管员在库存降到一定程度时向制造二部经理汇报，制造二部经理大致估算塑粉药水的需求量，协助外协外购仓库保管员填制塑粉药水申购单。调整后的流程：由生产计划部根据订单数量制定制造二部的生产计划，由采购部采购调度测算相应的塑粉药水需求量，并经采购副总审批后（过渡阶段可由生产副总审批），由采购调度结合库存数量填制塑粉药水申购单。通过调整，可以更为科学地确定塑粉药水的需求量，不仅有利于成本控制，而且使生产系统和采购系统的流程边界的界定更为合理，同时加快了需求信息迅速转化为采购信息的进程。 流程调整之二：增加采购调度这个岗位节点，由采购调度作为生产部门、采购部门和外协外购仓库的接口，科学地界定采购流程的边界，加强了采购需求的监控，还进一步疏通了采购信息的流通渠道。对于新增的采购调度岗位，要求其不仅能够根据生产计划测算出各类塑粉、药水的需求量，而且还要全面掌握塑粉、药水的库存信息，根据需求信息及各项物资的安全储备量，编制申购单。 流程调整之三：调整采购实施环节。原流程为：公司与定点供应商签订长期合同，日常采购时由外协外购仓库保管员将申购单直接发给供应商，实施采购。调整后的流程为：采购调度填制申购单后，由采购员填制采购单并经相应授权的采购主管审批后向供应商采购。通过调整，虽然表面上看环节是增多了，但考虑到实际操作中这部分的工作量并不是很大，处理时间较短，并不会影响到流程的执行；相反，有助于加强采购系统对塑粉药水采购的控制，降低浪费，控制成本。 流程调整之四：增加了质检环节。至于实际操作中，质检工作如何