一 寸 光 阴 不 可 轻 1 国有公司国有公司（企业）（企业）基本基本管理制度管理制度 文件管理制度文件管理制度 第一节第一节 总则总则 一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使 之规范化和制度化，特制定本制度。 二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示 和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。 三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求 是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。 四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要 求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷 归档。 第二节第二节 文件分类文件分类 一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施， 用“规定” 。 二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定” 。经 会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议” 。 三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要 共同执行的事项，用“通知” 。 一 寸 光 阴 不 可 轻 2 四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报” 。 五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示” 。向上级汇报 工作、反映情况、提出建议，用“报告” 。 六、批复。答复请示事项用“批复” 。 七、 函。 商洽工作、 询问问题、 向有关主管部门请求批准等， 用 “函” 。 八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的， 用“会议纪要” 。 档案管理制度档案管理制度 档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后 决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做 好档案管理工作。 第一节第一节 档案范围档案范围 公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、 实物等都必须立卷、归档。 其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、 人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。 第二节第二节 档案分类及编号档案分类及编号 一、档案按其内容及关联部门可分为六大类： 1、行政类 2、财务类 一 寸 光 阴 不 可 轻 3 3、人事类 4、业务类 5、工程类 6、拓展类 二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规 则见本制度第三节第二条。 三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确 定其主要类别进行编号。 四、归档后须填写档案管理登记表 （附表 1） 。 第三节第三节 机要档案机要档案 一、机要档案按其内容分为“绝密” 、 “机密” 、 “秘密”三级。其中： 二、划分标准： 绝密档案包括： 公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及 经营决策、战略性的合作协议及金额在 100 万元以上的重大合 同。 机密档案包括： 1、财务资料； 2、公司重要会议纪要； 3、公司经营情况； 4、人事档案、薪资性档案、劳动合同； 一 寸 光 阴 不 可 轻 4 5、技术资料； 6、金额在 10 万-100 万元的合同。 秘密档案包括： 1、重要项目资料； 2、项目合同协议。 第四节第四节 档案装订档案装订 一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。 二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其 整齐，再装订。 第五节第五节 保存期限保存期限 档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者 外，一律按照下列规定办理： 一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、 监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公 司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、 技术资料； 11、 不动产所有权状及其他债权凭证； 12、 人事资料； 13、 大型活动图片、 音像资料； 14、 其他核定须永久保存的文书。 二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。 (其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行) 三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案； 一 寸 光 阴 不 可 轻 5 3、其他经核定须保存五年的文书。 四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求 报告；3、完结后无长期保存必要文书。 五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限 予以保存。 第六节第六节 保管部门保管部门 一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。 二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。 三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。 四、其他档案均由总经办指派专人保管。 第七节第七节 档案移交档案移交 一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。 二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发 之日起三日内移交总经办。 三、合同协议应在签订之日移交总经办。 四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。 五、其余档案半年移交一次，时间为每年的月和月。 六、档案移交须填写档案移交清册 （附表 2） 。 七、 档案移交清册一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。 第八节第八节 档案调阅档案调阅 一、因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单 （附表 3） ， 一 寸 光 阴 不 可 轻 6 并经相应核准人核准后方可调阅。 二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档 案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经 办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机 要档案资料须总经理核准。 （保密性档案的范围见机要档案管 理制度 ） 。 三、档案管理人员必须严格按照档案调阅申请单的内容，将档案 调出，供调档人查阅。 四、调档人必须是档案调阅申请单里注明的查阅人。 五、 档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。 六、档案借阅时间最长不超过 8 个工作时。 七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。 第九节第九节 档案销毁档案销毁 一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。 二、需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表 （附表 4） ，经 相应核准人核准后方可销毁。 三、 部门内部档案由部门经理核准销毁； 机要档案由总经理核准销毁； 其余档案由主管副总经理核准销毁。 四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁， 并填写档案销毁登记表 （附表 5） 。 五、档案销毁每半年进行一次，即每年的月和月。 一 寸 光 阴 不 可 轻 7 六、 档案销毁申请表 、 档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份， 总经办一份。 印章使用管理规定印章使用管理规定 一、根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为 保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章 使用办法。 二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由 总经办统一办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写 印章管理登记表 （附表 1） ，备案并留好印章样图。 三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和 使用权。由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。 各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。 四、 公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表： 序 号 印章 名称 使用范围 保管 部门 使用审批 人 使用规 定 备注 1 公章 公司对外所 有正式文件, 对内通知等 正式行文 总经办 总经理 或授权人 一 寸 光 阴 不 可 轻 8 2 财务 专用章 公司正式财 务文件、报 告、证明、票 据等 财务 会计部 财务会计 部经理 财务报表使用 时，由财务会 计 部 经 理 审 批，除支票用 印按照财务 管理制度相 关规定外，其 余均由主管副 总经理核准 3 合同 专用章 公司各类合 同 总经办 参见 参见 合 同管理 规定 财务合同需总 经理核准 4 法定代 表人印 （支 票） 支票 财务 会计部 见财务 制度有 关规定 见 财务 制度 有 关规定 5 法定代 表人印 （除支 票外） 公司正式的 合同， 财务报 表文件、 票据 总经办 总经理或 授权人 合 同 管 理 规 定 6 行政部 章 公司物品进 出证明 行政 管理部 行政部经 理 一 寸 光 阴 不 可 轻 9 7 人力资 源部章 公司人事证 明 员工聘用、 解 聘等各类通 知 工资发放,调 整通知 对口单位函 件往来 人力 资源部 人力资源 部经理 重大事项与外 单位人员出具 证明，需总经 理审批 8 工程专 用印章 工程施工告 示 工程建设中 与相关单位 的非正式函 件往来 工程建 设维护 中心 工程建设 维护中心 负责人 9 客服中 心印章 用户通知、 告 示 客户申述处 理的回复 客服 中心 客服中心 经理 五、 印章由指定保管人专人妥善保管。 保管人对所负责的印章丢失 或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。 六、 当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时， 应及 一 寸 光 阴 不 可 轻 10 时办理交接手续，填写“印章管理登记表” 。 七、 印章的使用 1、 每枚印章使用前要由经办人填写印章使用审批单 （附表 2） ， 并经指定的审批负责人进行审核。审批人要按公司有关规定审 查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批通过后通 知印章保管人员后，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后 的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖 印章的文本连同印章使用审批单归档保存。 2、 公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理 提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时 须填写印章借用申请表 （见附表 3） ，并必须两人以上一起 办理借用手续，在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天 归还， 不得延误。 印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。 3、 员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门 负责人审核，总经办签字后方可盖章。 八、 责任 1、 印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。 监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得 私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程序 给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。 2、 若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行 政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。 一 寸 光 阴 不 可 轻 11 证照管理制度证照管理制度 一、 公司证照由总经办指定专人统一管理。 二、 证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。 如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、ISP 经营许可证等等。 三、 证照的使用包括借用、复印等。 四、 证照使用必须填写证照使用申请单 。 五、 证照借用程序： 借用人申请部门负责人复核主管副总经理审核总经理核 准办理借用手续归还借用完毕后，应在时限内归还证照保理 人。 六、 证照复印程序： 借用人申请部门负责人复核主管副总经理核准办理借用 手续归还 如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。 七、 如需使用原件，则须总经理核准。 八、 证照复印件必须加盖“再复印无效章” 。 九、 证照保管人必须做出登记，认真填写证照使用登记表 。 证明证明管理制度管理制