,第四章 电子表格系统Excel 2000,计算机文化基础,2,简介,Microsoft Excel 2000是微软公司推出的一个功能强大的电子表格应用软件，是Office 2000的主要应用程序之一。具有强大的数据计算与分析处理功能，可以把数据用表格及各种统计图、透视图的形式表现出来，使得制作出来的报表图文并茂、信息表达更清晰。因此，它不但可以用于个人、办公等有关的日常事物处理，而且被广泛应用与金融、经济、财会、审计和统计等领域。,计算机文化基础,3,第四章 电子表格系统Excel 2000,4.1 Excel 2000概述 4.2 Excel 2000的基本操作 4.3 格式化工作表 4.4 数 据 清 单 4.5 使 用 图 表 4.6 打 印 4.7 Word 2000和Excel 2000的协同操作,计算机文化基础,5,4.1.2 窗口组成,计算机文化基础,6,1. 编辑栏,编辑栏从左向右依次是名称框、工具按钮和编辑区，用于显示或编辑单元格的内容。名称框显示当前单元格的地址（也称单元格的名称），或者在输入公式时用于从其下拉列表中选择常用函数。当在单元格中编辑数据或者公式时 ，名称框右侧的工具按钮区就会出现“撤消”按钮 、“输入”按钮 和“编辑公式”按钮 ，分别用于撤消和确认刚才在当前单元格中的操作，及输入和编辑公式。编辑区（或称公式栏区）用于显示当前单元格中的内容，可以直接在此对当前单元格进行输入和编辑操作。,计算机文化基础,7,2. 工作表编辑区 工作表编辑区就是Excel 2000窗口中由暗灰线组成的表格区域，由单元格组成，用于存放用户数据，制作表格和编辑数据工作都在这里进行，是基本工作区。 3. 工作表标签 每个工作表都有一个名称，即工作表标签，其初始名为Sheet1、Sheet2、Sheet3，用鼠标单击标签名可切换到相应的工作表。,计算机文化基础,8,4.2 Excel 2000的基本操作,4.2.1 Excel 2000的启动和退出 4.2.2 工作簿的新建和打开 4.2.3 工作簿的保存和关闭 4.2.4 单元格和单元格区域的选择 4.2.5 工作表及工作表的管理 4.2.6 输入和编辑数据 4.2.7 插入（删除）行、列和单元格 4.2.8 查找和替换 4.2.9 使用公式 4.2.10 批注,返 回,计算机文化基础,9,4.2.1 Excel 2000的启动和退出,1. 启动 通过双击Excel 2000的桌面快捷方式启动。 选择“开始”菜单“程序”子菜单中的“Microsoft Excel”命令启动。 通过打开Excel 2000文件启动。 通过“开始”菜单中的“运行”命令（在“运行”对话框中输入“Excel”）启动。,计算机文化基础,10,2. 退出 单击Excel 2000窗口中标题栏最右端的“关闭”按钮。 双击Excel 2000窗口中标题栏最左端的控制菜单图标。 单击“文件”菜单中的“退出”命令。 单击标题栏最左端的控制菜单图标，再单击其中的“关闭”命令。 使用快捷键Alt+F4。,计算机文化基础,11,4.2.2 工作簿的新建和打开,1. 工作簿和工作表 1）工作簿 工作簿（Book）就是Excel文件，工作簿是存储数据、数据运算公式以及数据格式化等信息的文件。用户在Excel中处理的各种数据最终都以工作簿文件的形式存储在磁盘上，其扩展名为.xls，文件名就是工作簿名。 工作簿是由工作表组成的，每个工作簿都可以包含多个工作表。每个工作表都是存入某类数据的表格或者数据图形。工作表是不能单独存盘的，只有工作簿才能以文件的形式存盘。,计算机文化基础,12,2）工作表,工作表（Sheet）是一个由行和列交叉排列的二维表格，也称作电子表格，用于组织和分析数据。 Excel工作表最多可由256列和65 536行构成。纵向为列，每列用字母标识，从A、B、Z、AA、AB、BA、BB、一直到IV，称作列标。横向为行，每行用数字标识，数字范围为165 536，称作行号。每个行列交叉部分称为单元格，每个工作表最多可有65 536256个单元格。,计算机文化基础,13,工作表（续）,工作簿一旦打开，它所包含的工作表就一同打开，用户可以增减工作表。工作表名在工作表的最下面一行，系统给每个打开的工作表提供了一个缺省名：Sheet1、Sheet2、用户可以重新为工作表命名。由于工作表名栏区域有限，只能显示部分工作表名，可以利用工作表名栏左边的工作表控制按钮 来显示其他的工作表。单击某个工作表名，它就呈高亮度显示，成为当前（活动）工作表。在Excel 2000中，允许同时在一个工作簿中的多个工作表中输入。 Excel 2000启动后，系统默认打开的工作表数目是3个，用户也可以改变这个数目，方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，再单击“常规”选项卡，改变“新工作簿内的工作表数”后面的数值（数字介于1255之间）。这样就设置了以后每次新建工作簿时打开的工作表数目。每次改变以后，需重新启动Excel 2000系统才能生效。,计算机文化基础,14,2. 单元格和单元格区域,单元格：工作表中最基本的数据单元，也是电子表格软件处理数据的最小单位。内容长度最大限制32767个字符，只能显示1024个字符。 单元格地址：由列标和行号来标识，列标在前行号在后。例如：B3 单元格区域：多个相邻单元格形成的矩形区域。例如：A2：D8,计算机文化基础,15,2. 新建工作簿,Excel 2000中新建工作簿有如下三种方法： 在启动Excel 2000后，将自动建立一个全新的工作簿Book1。 选择“文件”菜单中的“新建”命令，通过“新建”对话框来创建。 按快捷键Ctrl+N，或用鼠标左键单击“常用”工具栏中的“新建”按钮直接创建空白工作簿。,计算机文化基础,16,3. 打开工作簿,打开一个已经保存过的工作簿，可以用下面的任意一种方法： 使用“常用”工具栏中的“打开”按钮。 使用“文件”菜单中的“打开”命令。 在“文件”菜单中单击最近使用过的文件（在默认状态下显示4个最近打开过的文件，用户可以通过“工具”菜单中的“选项”命令打开“选项”对话框，然后在“常规”选项卡中修改这个数目），即可打开相应的工作簿。 在“我的电脑”或者资源管理器中找到需要打开的工作簿，双击即可将其打开。 如果Windows“开始”菜单中“文档”选项的级联菜单中有需要打开的工作簿，单击它即可打开。 Excel 2000允许同时打开多个工作簿。可以在不关闭当前工作簿的情况下，打开其他工作簿。可以在不同工作簿之间进行切换，同时对多个工作簿进行操作,计算机文化基础,17,4.2.3 工作簿的保存和关闭,保存工作簿 一个工作簿文件建立、编辑完成后，要将它保存在磁盘上，以便今后使用。可采用以下方法保存工作簿： （1）保存未命名的新工作簿： 单击“常用”工具栏中的“保存”按钮（或者“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令，或者按快捷键Ctrl+S），在弹出的“另存为”对话框中，确定“保存位置”和“文件名”后，单击“保存”按钮。 （2）保存已有的工作簿： 单击“常用”工具栏中的“保存”按钮（或者“文件”菜单中的“保存”命令，或者按快捷键Ctrl+S）即可。 如果要将修改后的工作簿存为另一个文件，则需选择“文件”菜单中的“另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中，确定“保存位置”和“文件名”后，单击“保存”按钮。,计算机文化基础,18,（3）自动保存工作簿： Excel 2000可以自动保存工作簿，方法是单击“工具”菜单中的“自动保存”命令，弹出“自动保存”对话框，确定有关选项即可，如图所示。 （4）若没及时保存，在退出Excel 2000或关闭当前工作簿时，系统会弹出提示是否保存的对话框，单击“是”，也可保存。,计算机文化基础,19,2关闭工作簿,对工作簿操作完成后，需要关闭工作簿，可以使用以下几种方法： （1）单击“文件”菜单中的“关闭”命令。 （2）在当前工作簿处于最大化时，单击菜单栏最右端的“关闭”按钮。 （3）在当前工作簿处于非最大化时，单击当前工作簿标题栏最右端的“关闭”按钮。 （4）使用退出Excel 2000的方法也可关闭工作簿。,计算机文化基础,20,4.2.4 单元格和单元格区域的选择,1. 单元格和单元格区域 单元格（Cell）就是工作表中行和列交叉的部分，是工作表最基本的数据单元，也是电子表格软件处理数据的最小单位。 单元格的名称（也称单元格地址）是由列标和行号来标识的，列标在前，行号在后。例如，第3行第2列的单元格的名称是“B3”，第5行第3列的单元格的名称是“C5”，依此类推。在一个工作表中，当前（活动）单元格只有一个。当前单元格带有一个粗黑框，如图4-1中的B2单元格。当前单元格的名称显示在编辑栏的名称框中。当鼠标指针指到某单元格时将变成空心十字形，此时单击鼠标左键，该单元格便成为当前单元格，此时就可以直接输入数据了。每个单元格内容长度的最大限制是32 767个字符，但单元格中只能显示1 024个字符，编辑栏中才可以显示全部32 767个字符。,计算机文化基础,21,单元格区域指的是由多个相邻单元格形成的矩形区域，其表示方法由该区域的左上角单元格地址、冒号和右下角单元格地址组成。例如，单元格区域B2:F6表示的是左上角从B2开始到右下角F6结束的一片矩形区域，如图所示。,计算机文化基础,22,4.2.4单元格和单元格区域的选择,计算机文化基础,23,续,计算机文化基础,24,4.2.5 工作表及工作表的管理,一个工作簿包含多个工作表，根据需要可以对工作表进行添加、删除、复制、切换和重命名等操作。 1. 选择工作表 单击某个工作表标签，可以选择该工作表为当前工作表。按住Ctrl键分别单击工作表标签，可同时选择多个工作表。,计算机文化基础,25,2. 插入新工作表,方法一：首先单击插入位置右边的工作表标签，然后选择“插入”菜单中的“工作表”命令，新插入的工作表将出现在当前工作表之前。 方法二：右击插入位置右边的工作表标签，再选择快捷菜单中的“插入”命令，将出现“插入”对话框（如图所示），选定工作表后单击“确定”按钮。,如果要添加多张工作表，则同时选定与待添加工作表相同数目的工作表标签，然后再单击“插入”菜单中的“工作表”命令。,计算机文化基础,26,3. 从工作簿中删除工作表 方法一：选择要删除的工作表，使用“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。 方法二：右击要删除的工作表，选择快捷菜单的“删除”命令。 4. 重命名工作表 方法一：双击相应的工作表标签，输入新名称覆盖原有名称即可。 方法二：右击将改名的工作表标签，然后选择快捷菜单中的“重命名”命令，最后输入新的工作表名称。,计算机文化基础,27,5. 移动或复制工作表,用户既可以在一个工作簿中移动或复制工作表，也可以在不同工作簿之间移动或复制工作表。 1）在一个工作簿中移动或复制工作表 方法一：如果要在当前工作簿中移动工作表，可以沿工作表标签栏拖动选定的工作表标签到目标位置；如果要在当前工作簿中复制工作表，则需要在拖动工作表的同时按住Ctrl键到目标位置。 方法二： （1）激活原工作表； （2）选择“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令，出现如下页图所示的“移动或复制工作表”对话框；,计算机文化基础,28,（3）在该对话框的“下列选定工作表之前”列表框中，单击需要在其前面插入移动或复制工作表的工作表（如果要复制而非移动工作表，还需要选中“建立副本”复选框）； （4）单击“确定”按钮，关闭对话框。,计算机文化基础,29,2）在不同工作簿之间移动或复制工作表 （1）如果要将工作表移动或复制到已有的工作簿中，则需要先打开用于接收工作表的工作簿； (2) 切换到包含需要移动或复制工作表的工作簿框中，再选定工作表； （3）选择“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令，出现如图4-5所示的“移动或复制工作表”对话框； （4）在该对话框的“工作簿”下拉列表框中，选定用