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职位说明书的制作方法,北京瑞特管理咨询有限公司,2020/8/4,1,议 程,企业职能设计与职能分解 组织结构设计与工作设计 工作分析:目标/内容/程序/方法 职位说明书:重要性/用途/格式/编制 案例解析与摹拟演练,2020/8/4,2,过程框图,职能设计,基本职能 / 关键职能,职能分解,机构设置,工作设计,工作分析,职位说明书,工作规范,2020/8/4,3,职能设计,什么是职能设计? 对企业的经营和管理业务进行总体设计,确定企业应当从事哪些生产经营活动和管理业务,并规定其合理的结构比例。 职能设计是企业组织设计的第一道“工序”思想是: 因事定机构 因机构配人员,2020/8/4,4,职能设计的作用,使企业的战略任务和经营目标在管理组织上得到落实 为企业管理组织的框架设计提供依据 管理组织的各个层次、部门、职务和岗位,只是企业各项职能和业务的载体。 先有职能 才有结构 (不能先给病人吃药,后诊断病情),2020/8/4,5,职能设计的内容,基本职能设计 关键职能设计 职能分解,2020/8/4,6,基本职能设计,目的:对 人、财、物、信息等经营资源 研、供、产、销等经营环节进行 系统、有效的管理。 参考国内、国外较先进同类企业 应考虑的权变因素: 环境 战略 技术 规模 案例一:,2020/8/4,7,某投资管理公司基本职能,经营发展战略 财务(审计) 投资管理 资产运营管理,人力资源 行政办公 经营计划 公关与宣传,2020/8/4,8,建筑公司的基本职能,采购管理: 设备管理: 成本管理: 施工管理: 质量管理: 安全管理:,2020/8/4,9,房地产开发公司,项目前期 资金 设计 市场分析与营销策划 工程监理 销售,2020/8/4,10,练习一,写出你所在公司的基本职能,2020/8/4,11,关键职能设计,各项职能砖瓦材料/构件 关键职能承担负荷量最大的构件 关键职能应配置在组织结构中心地位,2020/8/4,12,关键职能的确定,如何确定?由企业经营战略决定 确定关键职能应思考三个问题: ?为达到企业战略目标,什么职能必须得到出色履行,取得优异成绩 ?什么职能履行不佳,会使企业遭受严重损失,甚至危及企业生存 ?对体现企业经营宗旨具有重要价值的活动是什么,2020/8/4,13,练习二,投资管理公司总部的关键职能? 你所在子公司的关键职能? 你所在部门的关键职能?,2020/8/4,14,职能分解(一),定义:将基本职能、关键职能逐步分解 化为独立、可操作的具体业务 目的: 将各项职能具体化 可执行、可落实 如:生产、营销、财务 分解 具体业务 分派 不同部门/人来负责 为后续组织设计工作提供前提条件 部门划分和组合;纵向:集权、分权;横向:协调方式选择;部门/岗位责任制;职务设计等,2020/8/4,15,职能分解(二),基本要求 业务活动的独立性(举例) 不能把性质不同的业务活动混合为一项活动 业务活动的可操作性(举例) 避免重复和脱节(举例),2020/8/4,16,职能分解(三),职能分解的方法:逐级分解法 一级职能-基本职能设计列出的职能 二级职能-为完成一级职能必须开展的 几方面管理工作 三级职能-由二级职能分解的具体业务 活动 案例二:某公司职能分解示例,2020/8/4,17,组织结构设计,纵向组织结构设计 管理层次/幅度;集权/分权; 横向组织结构设计 部门/专业分工;横向协调方式;横向制约机制 职责与权限设计,2020/8/4,18,工作设计,方法: 1、事件流法:把相互密切关联的事件或活动归并在一起形成一个工作 2、归类法:把性质完全相同或相似的活动归并在一起,形成一个工作 3、目标分解法:把一个部门职能的总体目标分解为各个分目标,以分目标为中心设定工作。,原则: 1、相对独立,避免工作关系复杂化。 2、工作结果易于衡量/考核 3、避免任务重叠、交叉 4、有一定的深度和广度 5、相对稳定,避免频繁调整 6、避免资格要求过高,找不到合适的人选,2020/8/4,19,工作分析,工作分析(职务分析):是以工作为对象,观察和分析其内容、责任、特征、必要的资格条件等,将其结果载入工作说明书(职位说明书),判断与其他工作的性质差异的过程。 为管理活动提供信息7W 工作分析技术是现代人力资源管理的基本技术和核心技术,2020/8/4,20,工作分析术语,任务:为达到某一特定目的所进行的一项活动。 职责:一个人担负的一项或多项任务组成的活动。 职位:由特定人所担负的一个或数个职责组成,=岗位,工作:由一组主要职责相似的职位所组成 工作=职务 工作簇:由两个或两个以上的相似的工作组成。 职业:由不同时间内不同组织中的相似工作组成。,2020/8/4,21,工作分析的目标,组织管理 人力决策 聘用管理 绩效考核,人力资源开发 薪资管理 工作评价,2020/8/4,22,工作分析项目(一),一般资料分析 工作名称: 工作代码: 工作地点:,工作实体分析 主要目的 工作任务分析 工作责任分析 督导与组织关系 工作量分析,2020/8/4,23,工作分析项目(二),工作环境分析 工作的物理环境 工作的安全环境 人际与社会环境 聘用备件,任职条件分析 教育培训情况 必备知识 经 验 心理素质,2020/8/4,24,工作分析设计,选择有代表性、典型性的职位 确定工作分析项目和调查方法 制订工作分析规范 包括工作分析规范用语;工作分析项目标准,选择信息来源: 包括:任职人、管理者、客户、工作分析人员、有关工作分析资料 选择工作分析人员 来源:顾问公司专家 培训内部人员,2020/8/4,25,工作调查方法,观察法: 运用感觉器官或其他工具,观察特定对象的实际工作动作和工作方式,并以文字、图表、图象记录下来 访谈法: 与任职人员面对面谈话来收集信息和数据 (访谈问题举例),问卷法: 由任职人员填写经过特 别设计的调查问卷 方法选取: 三种调查方法各有利弊, 根据实际情况选择使用。,2020/8/4,26,工作分析工具职位问卷,职位问卷是收集工作信息的基本工具 职位问卷框架 基本资料姓名、性别、年龄、职称、 部门、学历、职务、直属主管、职等、职级、入职日期 工作时间调查正常工作时间、休息 时间、加班时间、出差情况、工作均衡,2020/8/4,27,工作内容调查工作目标、工作概要、工 作程度 工作事项、各事项占全部工作时间的百分比,工作权限和结果 工作责任调查风险控制责任、成本控制责任、协调责任、指导监督责任、组织管理责任、工作结果责任、决策范围 任职资格调查最低学历要求、知识多样性、熟练期、工作复杂性、工作经验、文字知识、数学知识、工作灵活性、综合能力,2020/8/4,28,工作强度调查工作压力、精力集中程度、体力要求、创新与开拓、工作紧张程度、工作均衡性 工作环境调查工作环境舒适性、工作环境危险性等 问卷设计要点 问卷应简短、填写起来简单、方便 调查项目应为具有操作性的具体问题 用语规范、准确、通俗易懂,不能模棱两可 不能面面俱到,应突出重点,2020/8/4,29,问卷形式 开放式问卷 封闭式问卷 开放式与封闭式相结合 工作问卷实例分析 开放式问卷实例 封闭式问卷实例,2020/8/4,30,工作说明书,又称职务说明书,是根据工作分析得到的资料对工作的职务、条件以及责任的描述做成的正式文件。它的目的是在某些条件限制下确认工作的职责,并说明工作的范围和内容。 工作说明书是人力资源管理中最为重要的文件之一。,2020/8/4,31,工作说明书的重要性,阐明在公司内谁应该负责什么工作 有助于在职者了解该职位的责任 帮助管理阶层分析并改进公司的组织结构 作为职位评价、薪资调查以及建立薪资结构的基础,2020/8/4,32,工作说明书的用途,人力规划 人员招聘及甄选 人员任用及配置 薪资调查 薪资结构 员工培训与发展 职业规划,工作评价 职位分类 绩效评估 目标管理计划 工作流程分析 组织研究,2020/8/4,33,工作说明书格式,依情况不同而异,基本由五大部分构成: 职位基本资料 主要目的 工作描述 工作环境 任职资格,2020/8/4,34,职位基本资料,职位名称 直属主管 所属部门 工资等级 工资标准,所辖人数 工作性质 工作地点 职务分析日期 职务分析人,2020/8/4,35,工作描述,工作概要:用简练的语言说明工作的性质、中心任务和责任 工作活动内容:逐项说明工作活动内容;各活动内容所占时间百分比;活动内容权限;执行依据 工作职责:,工作结果:最好定量 工作关系:受谁监督,监督谁;此工作可晋升的职位、可转换的职位以及可以升迁至此的职位;与哪些职位发生关系 运用设备和信息说明,2020/8/4,36,任职资格,所需最低学历 所需培训时间/科目 从事本职工作和其他相关工作的年限和经验 一般能力:如计划、协调、实施、组织、控制、领导、公关等及需求程度,兴趣爱好 个性特征:如情绪稳定性、责任心、外向/内向、支配性、主动性等 职位所需的性别、年龄特征 体能:视力、听力、反应、耐力、体力,2020/8/4,37,工作环境,工作场所:室内/室外/其他特殊场所 工作环境的危险性:发生可能性;伤害程度;发生频率;原因 职业病:可能性/轻重程度等,工作时间特性:正常工作时间、加班时间 工作的均衡性:是否忙闲不均及经常性程度 工作环境舒适程度:温度、湿度、粉尘、噪声等,2020/8/4,38,编制基本要求,内容可依据职务分析目标加以调整,可繁可简 可以用表格形式,也可采用叙述型(见范例) 使用浅显易懂的文字,用语要明确,不要模棱两可,评分等级的设定也要依实际情况尽可能准确 职位说明书应运用统一的格式,注意整体协调,做到美观大方,2020/8/4,39,工作说明书范例,简单型 标准型 完整型,2020/8/4,40,工作说明书制作练习,编制过程中请大家注意运用所学的知识和方法 注意工作说明书的几项基本要求 时间:25分钟,2020/8/4,41,总结,回顾所学的内容 如何应用所学内容 对培训内容还有何问题,2020/8/4,42,非常感谢大家!,2020/8/4,43,
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