第十章 项目采购管理,中国海洋大学管理学院,2,2020/8/5,内容,采购概念 采购计划 招标(询价)计划 招标(询价) 供应商选择 合同管理 合同收尾,中国海洋大学管理学院,3,2020/8/5,采购概念,采购定义 从项目组织外部获得产品或服务的完整购买过程。 采购中的角色 买方 甲方、委托人、被提供人 卖方 乙方、供应商、承包商,中国海洋大学管理学院,4,2020/8/5,采购原则,成本效益原则：项目采购时应注意节约和效率，充分体现成本效益的原则； 符合性原则：采购的货物和服务的质量、数量、性能参数必须符合项目的要求，避免滥竽充数和以次充好； 进度一致性：采购货物的抵达、服务的提供必须与项目的实施进度一致； 公平竞争原则：即给所有符合条件的承包商提供均等的机会。,项目采购方式,公开竞争性招标：又分国际竞争性招标，国内竞争性招标。公开刊登招标公告，吸引所有感兴趣的承包商参加投标，并按规定程序从中选定中标者。 有限竞争性招标：又称邀请招标或选择招标。根据自我了解或权威咨询机构提供的信息，选择一些合格的承包商（3家以上）发出邀请。 询价（Solicitation）采购：即比价方式，“货比三家”，根据3家以上供应商报价决定，无需正式招标文件。适于能够直接取得的现货采购，或价值较小、属于标准规格的产品采购。 直接采购：不竞争，直接签定合同，适于竞争招标优势不存在，不便或不需进行招标，如产品具有专卖性质，只能从一家获得。,招标方式选择,中国海洋大学管理学院,7,2020/8/5,项目采购管理的六个过程,中国海洋大学管理学院,8,2020/8/5,项目采购管理过程及其关键输出,中国海洋大学管理学院,9,2020/8/5,中国海洋大学管理学院,10,2020/8/5,中国海洋大学管理学院,11,2020/8/5,中国海洋大学管理学院,12,2020/8/5,项目采购管理过程一：采购计划编制,采购计划编制(Procurement planning)：确定项目的哪些需求可以通过采用外部的产品或服务得到最好的满足 采购计划编制包括： whether to procure how to procure what to procure how much to procure when to procure,中国海洋大学管理学院,13,2020/8/5,采购计划,中国海洋大学管理学院,14,2020/8/5,采购计划,编制采购计划是确定项目需求可通过哪些采购项目组织之外的商品和劳务来满足的过程。 包括：是否采购，怎样采购，采购什么，采购多少什么时候采购等过程。,中国海洋大学管理学院,15,2020/8/5,采购计划编制的工具与技术之一：Make-or-buy analysis,自制-外购决策分析(Make-or-buy analysis): 决定一个产品或服务是在组织内生产或从组织外购买 自制-外购决策分析通常用财务方法进行分析,中国海洋大学管理学院,16,2020/8/5,自制-外购分析：决定是在组织内部制作某些产品或进行某种服务，还是从组织外部购买这些产品或服务的一种管理技术。 自制：make,指在组织内部进行某一项目工作。 外购：buy,指从组织外部获得产品或服务。 通常利用平衡点法，目的是从成本角度决策某种产品或服务是否外购。,中国海洋大学管理学院,17,2020/8/5,自制与外购示意图,1,2,3,4,5,6,7,4,2,自制成本线： Y=412x,大量外购 成本线 Y=13X,小量外购成本线 Y=14x,Y,成本（千元）,需要量（千件）,0,讨论：,某项目实施需用甲产品，若自制，单位产品变动成本为12元，并需另外购一台专用设备价值4000元；若外购，购买量大于3000件，购价为13元/件；购买量小于3000件时，购买价为14元/件。试问：该项目组织如何根据用量做出甲产品获取方式的决策？,讨论,某项目经理部，因施工需要某台特殊设备，若短期租赁，租金每天150元，长期租赁，每天90元，但要交固定手续费6000元，应如何选择？,02000件，外购为宜 20003000件，自制为好 30004000件，外购为宜 大于4000件，自制为好 少于100天，短期租赁；大于100天，长期租赁。,中国海洋大学管理学院,21,2020/8/5,采购计划编制的工具与技术之二：合同类型,合同是使卖方负有供应产品或服务的责任，使买方负有为该产品付款的责任的一种双方都有义务的协议。 不同类型的采购应采用适合其特点的合同。按照合同计价方式不同，一般可将合同分成三大类 ： Fixed-price contract ：固定价合同 Unit-price contracts ：单价合同 Cost-reimbursable contract：成本补偿合同,中国海洋大学管理学院,22,2020/8/5,采购计划：工具与技术,固定价（或固定总价）合同 这类合同对一个明确定义的产品采用一个固定总价格。 如果该产品没有明确定义，卖方和买方都会面临风险-买方可能得不到想要的产品，卖方为了提供产品可能花费额外的成本。 一旦明确定义了产品内容，买方承担的风险很小。 固定价格合同也包括对达到或超过既定项目目标（例如进度目标等）的奖励 。,总价合同的概念,总价合同：是指发包人以一个合同总价将项目发包给承包人，按形象进度或时间以完成工程量比例支付工程价款。 采用条件：具有详细设计、准确工程量，能准确评估各种风险。 适用于工程规模小、技术简单、工期短、设计深度深的项目。 缺点：是有经验的投标人要把所有可能发生的风险均摊入投标报价中，所以发包人投入资金是比较大的。 总价合同的类型： 1、固定总价合同：其合同价格是以明确的设计图纸和准确的工程量为基础，合同价格不变，所有风险由承包人承担。 2、可调总价合同：其合同价格是以明确的设计图纸和准确的工程量，以及投标时物价的水平为计算基础。在执行合同过程中，如设计有重大变化、物价波动和某种意外事件等，使工程总造价增加时，合同价格可相应地调整。 3、固定工程量总价合同：其合同价格是以明确的设计和准确的工程量为计算基础。除设计变更和增加项目外，均不作合同价格调整。而设计变更和增加项目等，也只按承包人投标时所报单价和所增工程量调整合同价格。,中国海洋大学管理学院,24,2020/8/5,采购计划：工具与技术,中国海洋大学管理学院,25,2020/8/5,采购计划：工具与技术,成本补偿合同 这类合同规定向卖方支付包括直接成本和间接成本在内的实际成本(actual cost)，间接成本一般按直接成本的一定百分比计算。 这类合同一般用于新技术产品或服务采购项目。 这类合同有三种类型：按买方承担的风险，由低到高依次是：成本加奖励费，成本加固定费，成本加成本百分比。,中国海洋大学管理学院,26,2020/8/5,采购计划：工具与技术,中国海洋大学管理学院,27,2020/8/5,采购计划：工具与技术,中国海洋大学管理学院,28,2020/8/5,采购计划：工具与技术,中国海洋大学管理学院,29,2020/8/5,合同的类型与其对应的风险,中国海洋大学管理学院,30,2020/8/5,采购计划：工具与技术,单价合同 这类合同规定买方按预先设定的单价向卖方支付费用 。 合同的总金额是完成项目的工作量的函数。 这类合同通常用于服务采购。,中国海洋大学管理学院,31,2020/8/5,采购计划编制的工具与技术之三：工作说明书,工作说明书(Statement of Work,SOW ) 采购中需要做的工作的说明 A good SOW gives bidders a better understanding of the buyers expectations,SOW,工作范围：详细地描述所要完成的工作。详细说明所用的硬件和软件以及工作的确切性质。 工作地点：描述工作进行的具体地点。详细说明硬件和软件所在的地方，以及员工必须在哪儿工作。 执行期限：详细说明工作预计何时开始、何时结束、工作时间、每周收费的工作时间、工作必须在哪儿完成、以及相关进度信息。 可交付成果时间表：列出具体的可交付成果，详细地描述它们，并详细说明它们何时能到位。 适用标准：详细说明与执行该项工作有关的任何特定公司或特定行业的标准。 验收标准：描述买方组织如何确定工作是否能被接受。 特殊要求：详细说明任何特殊的要求，比如硬件软件产品质量保证书、人员最低学历或工作经验、差旅费要求，等等。,中国海洋大学管理学院,33,2020/8/5,工作说明书(SOW)模版,中国海洋大学管理学院,34,2020/8/5,采购计划：输出,采购计划的主要内容 采购的设备、货物或服务的数量、技术规格、参数和要求； 所采购的设备、货物或服务在整个项目实施过程中的哪一阶段投入使用； 所采购的每一种产品间彼此的联系； 全部产品采购如何分别捆包，每个捆包应包括哪些类目； 制定出每个捆包采购过程各阶段的时间表，并根据每个捆包采购时间表制定出项目全部采购的时间表； 采用什么类型的合同； 对整个采购工作如何协调管理； 如何管理多家供应商。,中国海洋大学管理学院,35,2020/8/5,项目采购管理过程二：寻价计划编制,寻价计划编制(Solicitation planning)： 涉及准备如下文件: 需求邀请书(Request for Proposals,RFP): 用于征求潜在卖方建议书的文件. 报价邀请书(Requests for Quotes,RFQ):一种用于征求潜在卖方报价或标书的文件，项目组织常常在涉及特定产品的询价中使用RFQ。,采购文档(Procurement Documents) 各种采购文档的通用名称是投标邀请书(Invitation for Bid, IFB)、邀请提交建议书(Request for Proposal, RFP)、报价邀请书(Request for Quotation, RFQ)、谈判邀请书(Invitation for Negotiation)和承包商初始反应文件(Contractor Initial Response)。 IFB（投标邀请书）：用于寻找常规项目最合适的价格。一般不需谈判，越低的报价越容易获胜。 RFQ（报价邀请书）：用于低价值商品。 RFP（邀请提交建议书）：用于复杂、非标准的高价值商品。接下来的工作包括进一步澄清与谈判。,项目采购管理：,中国海洋大学管理学院,37,2020/8/5,招标（询价）计划,中国海洋大学管理学院,38,2020/8/5,项目采购管理过程三：招标（询价）,寻价(Solicitation): 从潜在的卖方获得建议书或标书 在此过程中潜在的卖方做大部分工作，而买方不用操心，买方主要做： 寻价广告 投标会议：A bidders conference can help clarify the buyers expectations,中国海洋大学管理学院,39,2020/8/5,招标（询价）,招标概念 业主/需方对将实施的项目某一阶段特定任务的实施者或产品/服务的提供者采用市场采购的方式来进行选择的方法和过程。 也可以说，是业主/需方对自愿参加某一特定任务的承包商或供应商的审查、评比和选用的过程。,中国海洋大学管理学院,40,2020/8/5,招标（询价）,招标类型 发布广告，吸引更多卖方； 面向特定供应商，进行直接谈判； 向多家供应商询价，以竞标方式获得物美价廉产品或服务； 小批量购买或试用。,中国海洋大学管理学院,41,2020/8/5,招标（询价）,公开招标的特征 平等性 竞争性 开放性,中国海洋大学管理学院,42,2020/8/5,招标（询价）,公开招标的详细流程 组建招标班子 编制招标文件和标底 发布招标公告 投标者资格预审 文件答疑 开标、询标、评标 决标、授标、签约,中国海洋大学管理学院,43,2020/8/5,招标（询价）,中国海洋大学管理学院,44,2020/8/5,询价的结果,最终由卖方准备建议书，在建议书中说明卖方提供所需产品