公路建设项目档案管理,江苏省交通运输厅办公室 刘晓宾,主要内容：,一、公路建设项目档案管理的重要性和必要性； 二、公路建设项目档案管理文件及规章； 三、公路建设项目法人如何组织开展项目档案管理工作； 四、公路建设项目参建单位如何开展文件材料的收集、整理、归档工作,1、公路建设项目档案管理现状 2、公路建设项目档案管理的重要性 3、公路建设项目档案管理的必要性,一、公路建设项目档案管理重要性和必要性,交通建设项目档案的定义,（一）档案管理方面 （1）对现行档案管理规定、标准不清楚，学习、掌握不够。 （2）对工程档案管理工作重视不够。档案管理意识不强。 （3）档案管理人员配备不足，综合素质参差不齐 （4）档案管理制度不健全； （5）档案管理基础工作薄弱。 （6）档案管理投入的资金短缺，档案设备和技 术落后。,1、公路建设项目档案管理现状,（二）档案质量方面 （1）项目档案收集不够齐全完整，成套性和完整性存在缺陷； （2）表式文件内容、格式不一致； （3）工程资料记录不规范，签字不完备，真实性不强，严肃性欠佳； （4）竣工图编制不符合规范要求； （5）档案整理不规范，系统性不够； （6）档案资料不能做到同步收集、整理，档案验收前再去查找、收集、整理资料情况普遍。,1、公路建设项目档案管理现状,（1）公路建设项目档案是反映公路行业发展的重要历史记录，是公路工程管理状况和工程质量的真实反映，是工程质量的反映。重视和加强公路建设项目档案管理工作，对公路建设事业有着重要的意义。 （2）公路建设项目档案管理工作是公路建设项目参建单位的一项基础性、服务性工作，对促进公路建设项目参建单位相关工作的全面规范开展，提高公路工程质量管理水平，具有相互促进作用。工程档案与工程质量、工程安全之间有着密切的关系，工程档案是工程质量、安全的依据，工程安全质量与工程档案相互依存。,2、公路建设项目档案管理的重要性,2、公路建设项目档案管理的重要性,（3）工程档案资料是工程竣工后的运营、检测、维修、改建、扩建、拆除的依据。工程档案的妥善保存可以为以后的查找、利用提供有效的保证，为生产建设提供强有力的保障。 （4）工程档案可以对其他工程建设具有指导利用、借鉴参考作用，对工程科学技术研究以及城市防灾、抗灾、减灾和破坏后恢复重建提供重要依据。,适应交通基础设施建设快速发展的需要 履行行业管理职责的需要 保证项目档案工作质量,为交通建设事业服务 未经档案验收或验收不合格的公路建设项目，不得进行公路建设项目竣工验收。,3、公路建设项目档案管理的必要性,1、国家、部有关项目档案管理规定 2、交通建设项目档案管理登记办法 3、交通建设项目档案专项验收办法 4、交通档案进馆办法 5、公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 6、加强公路建设项目档案检查指导,二、公路建设项目档案管理文件及规章,国家、部项目档案管理规定,国家档案局有关建设项目档案管理规定 1、重大建设项目档案管理登记办法（1997年国家档案局、国家计委） 2、重大建设项目档案验收办法（2006年国家档案局 国家发改委） 交通运输部有关交通建设项目档案管理规定 1、交通档案管理办法 2、交通建设项目档案管理登记办法 3、交通建设项目档案专项验收办法 4、交通档案进馆办法 5、 交通文件材料立卷归档办法 6、公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法(即将修订为公路建设项目文件材料立卷归档管理办法),公路建设项目文件材料立卷归档办法、依据标准及规定,国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002） 科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008） 收集范围：关于印发公路建设项目竣交工验收办法实施细则的通知（交公路发【2010】65号） 分类整理：公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法（交办发2001390号）正在修订中 案卷编目：交通文件材料立卷归档办法（交办发1992100号）,交通建设项目档案管理登记办法,登记组织： 1、交通建设项目档案登记管理工作实行统一管理、分级负责的原则； 2、交通运输部档案馆负责交通建设项目档案管理登记工作的统一部署和组织领导； 3、项目所在地省级人民政府交通运输主管部门负责本地区、本系统交通建设项目档案管理登记工作的组织、监督和指导。 4、交通建设项目所在地交通运输主管部门逐级组织报送。 登记范围： 1、国家发改委审批或核准项目，交通运输部审批初步设计的交通建设项目； 2、省发改委审批或核准项目，省交通运输厅审批初步设计的交通建设项目； 3、其他交通建设项目。,填报方式,由项目法人（建设单位）定期向项目主管单位填报交通建设项目档案管理登记表 ； 项目主管单位定期将登记表汇总上报相关主管单位，并逐级转报省交通运输厅、交通运输厅档案馆； 登记表分表一、表二、表三。,登记表一,项目名称、项目立项审批单位、项目主管部门、建设单位（项目法人）、建设工期、技术等级及建设规模、主要参建单位、主要单位工程名称、项目档案管理部门、项目档案管理执行的标准规范 项目名称-以国家批准的项目名称为准 上级主管部门-项目主管部门 技术等级及建设规模,登记表二,主要反映各合同段交工验收阶段项目档案收集整理的情况。包括合同段的名称、负责该合同段施工的施工、监理单位、文件材料收集整理情况 -合同段名称特指合同段所对应单位工程名称,登记表三,反映建设项目通过档案专项验收的情况,填报时间和要求,填报时间和要求； 表一于开工六个月填报 表二于合同段通过交工验收后1个月内填报； 表三于项目档案通过档案专项验收后1个月内填报；,交通建设项目档案专项验收办法,验收组织及权限： 1、国家发改委审批或核准项目，交通运输部审批初步设计的交通建设项目，由交通运输部档案馆组织或委托省交通运输主管部门组织； 2、省发改委审批或核准项目，省交通运输厅审批初步设计的交通建设项目，由省档案局、省交通运输厅联合组织； 3、市和市以下各级投资主管部门审批、核准的交通建设项目，由项目审批、核准所在地档案部门和交通运输主管部门组织。,验收组的组成,1、国家发改委审批或核准立项、交通运输部审批初步设计项目 交通运输部档案馆、项目所在地省级档案行政管理部门、项目交通运输主管单位、项目质量监督机构组成； 2、交通运输部负责审批立项和初步设计项目 交通运输部档案馆、项目交通运输主管单位、项目质量监督机构组成。 3、省发改委审批或核准项目 省档案局、省交通运输厅、项目所在地交通运输主管部门、项目质量监督机构组成 4、市和市以下各级投资主管部门审批、核准的交通建设项目 市档案局、市交通运输局及所在地交通运输主管部门、项目质量监督机构组成,验收申请,验收申请条件 1、已按规定进行了项目档案管理登记工作； 2、完成了自查并形成自查报告； 3、竣工文件已按交通运输部有关规定编制完成； 4、竣工文件分类、组卷及编目工作已按规范要求完成。,验收申请,验收申请程序 项目法人（建设单位）按照项目管理权限向项目主管部门提出档案专项验收申请，提交验收申请材料； 经项目主管部门审核同意后，逐级转报至市级、省级交通运输主管部门，并由省交通运输厅转报交通运输部档案馆；,验收申请,验收申请材料； 1、验收申请报告； 2、交通建设项目档案专项验收申请表； 3、建设项目档案自查报告； 4、建设项目档案案卷目录。,验收申请,自查报告内容要求 1、项目建设及项目档案管理基本情况； 2、保证项目档案完整、准确、系统所采取的控制措施，包括纳入领导责任制、部门岗位责任制、合同制、监理工作程序及与工程同步进行的情况； 3、项目文件材料收集、整理所依据的标准； 4、项目文件材料形成、收集、整理、编目与归档情况，竣工图编制情况及质量状况，案卷数量； 5、项目档案在项目建设、管理、试运行中的作用； 6、存在的问题及解决措施。,验收工作,验收工作议程 以召开验收会形式进行，验收组全体成员、项目法人（建设单位）、设计、施工、监理单位代表和生产运行管理或使用单位的有关人员参加验收会议。 1、听取汇报（项目法人汇报项目建设概况及项目档案工作情况；施工单位汇报项目档案编制情况、监理单位汇报项目档案质量的审核情况） 2、抽查竣工档案（抽查重点是立项审批文件、征地拆迁文件、质量检验评定文件、隐蔽工程记录、工程变更文件、竣工图等） 3、综合评价并形成验收意见 4、宣布验收意见,交通档案进馆办法,公路建设项目进馆项目范围： 交通运输部批准初步设计项目 1、列入国家公路建设国道主干线,国家高速公路网规划的项目； 2、由交通运输部申报并获得国家科学技术进步奖、全国行业学会科学技术奖，在国内外具有重要影响的、科技含量高并在交通领域取得重大成交的交通科研项目及科技成果项目。,进馆项目相应需移交的档案范围,1、项目建议书及批准文件、工程可行性研究报告及批准文件、初步设计批准文件； 2、用地申报及批文、占地红线图； 3、总体设计及设计说明书 4、施工组织设计、方案、新技术、新工艺的运用、重大事故处理、竣工图 5、竣工验收阶段形成的竣工验收报告、各类工程总结、工程质量评定报告。,进馆档案编制要求,整理 编号 移交目录 项目简介 版本,进馆工作的组织,组织原则。统一管理，分级负责 申请汇总申请移交 移交交通运输部档案馆,加强公路建设项目档案检查指导工作,1、各级交通运输主管部门应学习、宣传、贯彻公路建设项目档案管理规定和规范标准，以便更好地加强管理和业务指导。 2、公路建设项目开工后6个月内，项目所属公路行政管理部门应督促项目法人单位填报交通建设项目档案管理登记表一，并转报相关部门。,加强公路建设项目档案检查指导工作,3、公路建设项目施工许可批准后，项目所属公路行政管理部门应指导和检查项目法人制定包括项目文件材料归档范围、档案分类方案的项目竣工文件编制办法，使项目档案工作有章可循。其中，省交通运输厅负责对交通运输部批准初步设计的公路建设项目进行检查指导。 4、项目所属公路行政管理部门应在省交通运输主管部门指导下,加强对公路建设项目档案工作的中间检查和培训工作，指导项目法人单位做好项目文件材料的收集、整理工作。并督促项目法人单位每年填报交通建设项目档案管理登记表二，并转报相关部门。,加强公路建设项目档案检查指导工作,5、公路建设项目交工时，项目法人单位应做好项目档案验收相关工作，项目所属公路行政管理部门应对项目档案材料进行审查，对项目档案的完整性、准确性、系统性、规范性进行审查（交工档案预验收），严格保证重点工程竣工档案的归档质量。 6、项目所属公路行政管理部门、省级交通运输主管部门共同做好对项目档案专项验收相关组织、服务工作。项目档案通过专项验收后1个月内，项目所属公路行政管理部门应督促项目法人单位填报交通建设项目档案管理登记表三，并转报相关部门。,坚持公路建设项目档案全过程管理，做到项目 档案工作与项目建设同步进行。 1、事先介入 2、事中控制 3、事后核查 4、验收把关,三、公路建设项目法人如何组织 开展项目档案管理工作,事先介入,1、学习公路建设项目档案管理规定和规范，全面了解管理要求。项目建设单位负责组织、协调、指导设计、施工、监理等单位编制和整理项目文件。 2、纳入合同管理。即：在进行项目招标和签订勘察设计、施工、监理、设备供应合同时，要将档案管理要求设立专门条款，明确有关各方对项目文件收集、整理、归档责任，纳入到招标文件和合同协议中。,事中控制,1、建立档案工作管理体制，明确档案管理职责。建立工程档案管理领导责任制，明确分管领导，建立相应的管理网络机构，配备专、兼职档案人员。尤其是工程管理人员应与档案人员共同配合开展工作，保证人员稳定。 2、制定档案工作规章制度。特别是要制定项目竣工文件编制办法。明确参建单位文件材料收集、整理、归档的责任；建设单位应组织施工单位、监理单位对单位工程、分部工程和分项工程进行划分，明确项目文件材料归档范围、档案分类方案；明确项目档案分类号、档号、卷内目录、案卷目录、备考表等组卷编制要求。工程不分包的,档案工作不单独分包。 3、加强档