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提高效率,与其拼命工作不如有效工作 讲授:韩新民 2013年5月,提 纲,第一章 妥善安排时间,第二章 如何提升效率,第一部分 效率的概念,一、什么是效率? 是指的单位时间里实际完成的工作量。因此,所谓效率高,就是在单位时间里实际完成的工作量多,对个人而言,意味着节约了时间。,第二部分 加强时间管理 提高工作效率,第一章: 妥善安排你的时间 第二章: 与其拼命工作 不如有效工作。,时间管理的重点不在管理时间,而在于如何分配时间。,第一章 妥善安排你的时间,主要内容 (一) 时间的基本性 (二)时间管理 (三)珍惜时间 (四)如何驾驭时间 (五)讲究效率,第一章 妥善安排你的时间,(一)时间的基本性 1、流逝性; 2、不可逆转性; 3、均等性;,现代管理大师-彼德.德鲁克: 不能管理时间,便什么都不能管理。 -管理的艺术,第一章 妥善安排你的时间,(二)时间管理 1、什么是“时间管理” ; 2、时间管理的重要性; 3、时间管理的几个关键; 4、时间是怎样浪费的;,第一章 妥善安排你的时间,(二)时间管理 1、什么是“时间管理”: 就是一个团队或集体在制定了明晰的战略目标基础之上,为了目标的最终顺利实现,在时间方面进行的具有科学性、计划性、合理性的安排与布置,以达到快速的行动和高效的流程 ;,第一章 妥善安排你的时间,(二)时间管理 2、时间管理的重要性; 1)优秀的企业文化要求我们必须时刻注重优化流程,提高工作效率,注重时间管理。 2)现阶段快速发展的集团公司,要求必须关注时间的科学使用。 3)科学的时间管理是我们提高工作效率的基础。 4)合理的安排时间,具有计划性的工作,使我们的做事情井井有条,不再盲目。 5)合理的时间管理,是综合能力的一种体现,是我们对管理者最基本的要求。,第一章 妥善安排你的时间,(二) 时间管理 3、时间管理的几个关键: 1)关键一:制定明晰的目标 2)关键二:将目标进行合理的分解,使每一分钟、每一秒种来做最有效率的事.要什么时间完成 3)关键三:勤于思考与“2:8”定律 4)关键四:做好“日志” 5)关键五:学会充分放权 6)关键六:同一类事情最好一次做完 7)关键七:建立时间应“用”而非“花”的新观念 8)关键八:共同的信念、目标、行动,第一章 妥善安排你的时间,(二) 时间管理 4、时间是这样浪费的 1、缺乏计划;2、没有目标;3、拖延;4、抓不住重点;5、事必躬亲;6、有头无尾;7、一心多用;8、缺乏条理与整洁;9、总是在找东西;10、简单的事情复杂化;11、懒惰;12、浪费别人时间;13、盲目行动;14、不懂授权;15、盲目承诺;16、越权指挥;17、救火-总是忙于事后补救工作; 上级领导也会浪费你的时间:开会、电话、不懂授权、官僚主义、制度死板、步骤太多、信息不共享、责权不清、目标明确。 工作系统不畅同样浪费时间:客人来访、上级文件、员工离职、人手不足、训练不够。 生活条件更容易浪费时间:通讯落后、环境杂乱、交通不便、朋友闲聊、家离工作地点远、上班时间太早.,管理者常见的时间陷阱,15,由于沟通不良或不足,导致走弯路、出错、返工。 文件/废纸/杂物多;文件存放系统混乱。 交办工作时,没有明确最后期限。 不速之客的干扰;常被电话打断工作。 花较多时间替下属拿主意。 长时间面谈。 繁多、冗长、低效的会议。 缺乏细致的实施计划。 过多文书记录。 过于注重细节;追求完美,缺乏轻重缓急之分 缺少计划 不授权 无效的会议 缺乏组织,个人间的冲突 对时间估计的不足 试图根据记忆来做事 没有能力说 “不” 拖延,时间浪费的陷阱,时间管理四象限,17,定义 重要:对你的职责或目标具有贡献的活动。 紧急:你或别人认为需要立刻处理的活动。,18,时间管理四象限,19,A,B,C,D,一些好习惯,20,第一次就把资料或物品放在正确位置。 将各类资料物品归类摆放,清晰标示。这样做可避免费时间去找东西,更不会再有在别人面前翻箱倒柜的尴尬。 下班前进行清理。,轻重缓急符号化,21,在写计划时,为了使工作更加直观,除了阿拉伯数字(1、2、3、4),还可以用其他符号表示重要程度: 紧急 ?待重新规划的工作 !重要 完成任务 工作往后推移 放弃的工作,ABCD分类法: A:必须要当天完成的工作 B:可稍后处理的工作 C:可以请别人代劳的工作 D:做与不做都无所谓的工作,第一章 妥善安排你的时间,(二)时间管理 结论: 1、必须学会将事情根据四象限全面分类、分析、管理。 2、如只关注第一象限会使人长期处于高压的工作状态,经常收拾残局,处理危机,容易使人疲惫。 3、第三象限应该收缩; 4、第四象限应舍去。,第一章 妥善安排你的时间,(三)珍惜时间 司马迁写史记花了十五年; 李时珍写本草纲目花了二十七年; 曹雪芹写红楼梦花了十年; 达尔文写物种起源花了四十年; 马克思写资本论花了四十年; 歌德写诗歌浮士德花了六十年; 托尔斯泰写复活花了十多个春秋,主人翁马斯洛娃的形象修改了二十多次。,第一章 妥善安排你的时间,(四)如何驾驭时间 1、 分出轻重缓急; 2、把握现在,着眼将来; 3、把握青春岁月; 4、善于“挤”时间; 5、找出浪费时间的根源;,第一章 妥善安排你的时间,(五)讲究效率 1、怎样才能提高工作效率呢? (1)要有高度的事业心; (2)敢抓低效率 ; (3)勇于革新; (4)解决老大难问题 ; (5)绷紧工作的弦 ;,第一章 妥善安排你的时间,(五)讲究效率 2、如何提高员工的工作效率 (1)告诉员工明确的目标和要求; (2)向员工提供必须的资源 ; (3)解决员工不能克服的困难 ; (4)给予完成任务的员工奖励;,第二章 妥善安排你的时间,(五)讲究效率 3、提高工作效率和工作质量 8招26法,第二章 如何提升效率(与其拼命工作,不如有效工作),养成良好的管理习惯,提高工作效率。 一、合理安排自己的时间; 二、做到不浪费时间; 三、每天行动,养成习惯; 四、动脑子找方法,把工作上升到更高的层面; 五、聪明的员工善于变通; 六、分解工作难题,各个击破; 七、打破思维定式,一切皆有可能;,第二章 如何提升效率(与其拼命工作,不如有效工作),一、如何合理安排自己的时间 1、一定要抓住今天。 2、每天开始都有一张时间安排表。 3、制作中长期计划。 4、做好与上下级时间安排的衔接。,第二章 如何提升效率(与其拼命工作,不如有效工作),二、如何做到不浪费时间 1、不值得做的,千万别做 ;2、工作规划;3、要事第一;4、每日管理;5、任务清单;6、检查追踪;7、日清日新;8、杜绝拖延;9、条理整洁;10、授权;11、注意时间管理。,第二章 如何提升效率(与其拼命工作,不如有效工作),三 、如何每天行动,养成习惯。 21天就能养成习惯; 行动是一切成功的保证; 领导者就是检查者 ; 团队处罚比个人处罚更有效 ; 行动日志是最好的执行工具 ; 制度管不到的地方用文化去解决 ; 高层管理者要常到第一线去 。,第二章 如何提升效率(与其拼命工作,不如有效工作),四、如何动脑子找方法上升层面 勤奋和韧性是解决问题的必要条件; 运用自己的智慧,行动前思考,行动中调整; 上升层面,可“一劳永逸”;,第二章 如何提升效率(与其拼命工作,不如有效工作),五、如何善于变通 工作中的勇者与智者,懂得变通; 善于变换思路和方法的员工,不会固守 一种思路,也不会迷信一种方法。,第二章 如何提升效率(与其拼命工作,不如有效工作),六、如何分解工作难题,各个击破。 大问题分解成不同的小问题,提升战胜困难的信心和效率。,第二章 如何提升效率(与其拼命工作,不如有效工作),七、打破思维定式一切皆有可能 成功不是命,而是创造性思维的结果; 任何资源都有价值,关键是你的利用能力。,你是在拼命地工作还是在有效地工作? 答案:只要高效地工作,你也能成为优秀员工,得到管理者的赏识与待遇的提高,自身能力也进一步提升。,谢谢大家,
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