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1,辦公室自動化,第1章 辦公室自動化概念,2,何謂辦公室?,辦公室的形態會因行業、業務職掌以及組織階層之差異而有所不同,所以要精準的定義它並不是那麼容易 一般人的觀念中,辦公室已成為泛指白領階級工作場所的代名詞 辦公室的定義 辦公室是一個組織團體,由一群有共同目標,而在一起工作的員工所組成 辦公室必須具有以下之角色 整合公司中各種不同功能之工作,以達成共同之目標。 用以聯繫不同區域、不同功能之部門。 擴充內部及外部之環境界限,使得公司得以與其客戶、供應商、其他組織或公司相連結。,3,何謂辦公室?,辦公室的主要活動 決策:規劃、決定. 溝通:電話、會議. 事務性工作:閱讀、文書處理. 新的辦公室形態 行動辦公室(Mobile Office)、家庭辦公室(Home Office).等 辦公室的功能 資訊的收集 資訊的處理及分析 資訊的儲存 資訊的傳遞 資訊的管理,4,何謂辦公室自動化?,將資訊、通訊及網際網路等科技與辦公室中的人員、作業流程(Workflow),作有效的結合,使其成為一個完善的辦公室自動化系統,以改善辦公室作業品質及工作效率,並提高辦公室生產力,5,推展辦公室自動化的原因,社會結構之重大改變 辦公室自動化設備的進步 辦公室生產力的重視 企業環境的激烈變化,6,辦公室自動化的演進,最早是在60年代的美國興起的 分為以下四個階段 初創時代 紙、鋼筆、鉛筆、文件夾和桌子 機器時代 電話、打字機、影印機等等 資訊時代 1951年IBM公司將第一部商用電腦引進辦公室 電腦與通訊時代 資訊高速公路(Information Highway)、網際網路(Internet)、全球資訊網(WWW)、虛擬實境(VR)、電子郵件(E-Mail)等,7,推展辦公室自動化的目標,應用現代科學管理知識與技術,透過各種自動化的機器和設備,以合乎人性的手段,迅速有效地處理和運用辦公室的各類資訊,以增進工作效率,進而協助公司達成目標的一種運作體系 增加效率 提高效能 改善品質 重視人性,8,推展辦公室自動化應考慮的因素,今日推展辦公室自動化所要考慮的,不單只是購買新的資訊設備,而是企業再造(Corporate Reengineering)的工程 科技 目前市場上有那些新的工具可以使用?它們的性能如何? 可解決辦公室中的那些問題? 是否可以隨企業成長而擴充? 與其它系統的相容性如何? 市場佔有率如何? 未來發展性如何? 技術支援及服務是否容易取得?,9,推展辦公室自動化應考慮的因素,作業流程 先將作業流程合理化後,再行電腦化 管理方式 辦公室新的溝通方式,如:電子郵件、電子佈告欄等,已減少了組織內的管理層級;也就是說,中間的管理階層,將逐漸的被取代,組織勢必走向扁平化 教育訓練 辦公室自動化後,教育訓練的投資將會大幅的增加 新觀念的導入,將改變企業文化,人們勢必要多花時間在學習上,10,國內推展辦公室自動化的現況,國內辦公室的類型 傳統型 仍使用較傳統之機器設備,如:打字機、紙、筆、計算機等等為主要工具進行工作 對於資訊反應太慢 ,這類辦公室在國內已不多了 多點型 目前為數最多的。辦公室中已引進個人電腦協助處理事務,但每台電腦都是獨立作戰的單位 區域型 在辦公室中已建立了區域網路,透過它可達到資源分享、訊息交換及檔案管理的功能 全球型 辦公室應用網際網路(Internet)技術,使其資訊可與全球連線 機動型 推翻掉傳統固定時間及地點上班的方式,使辦公室成為名符其實的資訊中心,11,辦公室自動化的效益,節省時間 工作比例的重新分配 更好的資訊 資源共享 促進溝通 辦公室無紙化,12,辦公室未來的發展根據,基礎人才的培育 專業化軟、硬體公司的發展 文件管理的整合 儲存大量資訊 保密功能的加強 快速通訊網路的發展 中文輸入的改善,13,辦公室自動化發展現況實例政府機關,電子化政府的模範生行政院環保署為例 第一代公文管理系統 電腦化公文管理 第二代公文管理系統 注重管理層面的問題,強調稽催管理功能,集中交換的公文處理方式,並導入光學條碼系統bar code,方便使用者輸入公文資料控管編號 第三代公文管理系統 納入文書製作系統,制定公文格式 增加了電子公文交換的功能,採用目前時效最佳的e-mail傳遞方式 效益 文書校對及用印人力方面,由原來的7人合併作業後減為3人 委外打字經費亦由每月約32萬元降至每月約6萬元 每月節省約3萬餘張的公文紀錄性用紙,14,辦公室自動化發展現況企業,漢翔航空工業股份有限公司 文件管理層面 教育訓練資訊:記錄每位員工歷年訓練心得報告、各專案規範訓練,提供各種訓練課程與報名文件供員工取閱 圖書媒體管理:提供圖書、媒體、工作報告、論文、期刊、專利等內容摘要與保管人,便利需求者申借 品質文件管理:提供品質手冊與環境手冊多重選項查詢 工安環保文件管理:記錄工安環保作業程序文件,提供文件快速搜索查詢與各類表單下載,15,辦公室自動化發展現況企業,流程控制層面 差勤管理:控管每位員工每年各類假別可休時數,於請假過程中會提醒員工相關資訊,如會受到扣款、已超過時數上限等等,每月初統計上月假曠時數供薪資系統處理 差旅結報:控制要有公差事實才允許申請差旅費,針對不同職等提供可申請交通費、住宿費、膳雜費之上限,並要求輸入發票,車票等會計單據。會計單位審核後將資料送至ERP 系統製票歸帳 費用動支與結報:一般費用與固定費用須先動支申請奉核後,才允許支用與結報。結報申請單經會計單位審核後將資料送至ERP系統製票歸帳 行政事務申核提送:內含30種類型電子表單簽核作業,涵蓋生產製造單位、人事管理部門、綜合服務與資訊管理部門各項服務申請表單,16,員工績效考核管理:登載員工年度工作目標與平時工作記錄,每季由各級主管根據工作成果與表現,輸入各項考核分數奉核後通知員工查閱。 物料申購:需求單位提出申請單後,由申購單位彙整並送專業、品保、預算、工安等部門會審,經需求單位劃押後申購資料傳至ERP系統,同時進行採購作業。,17,追蹤管理層面 會議指示交辦事項追蹤管理:會議主席裁示交辦事項,逐條列示承辦單位與應完成日期,由系統追蹤管制通知未完成單位承辦人員。 電子公文管理:公文收發作業處理、每日追蹤未如期辦畢之公文同時發通知給承辦人與其主管、公文展辦處理作業、歸卷與結案公文的管理、公文傳送國家檔案管理局之處理 週期校驗管理:由品保部門登錄MSLO(Master LayOut,成圖)與各類工具應定期校驗項目,由系統追蹤管制通知承辦人員執行校驗作業 非工令報工:各專案負責人登載工作分項、參與人員及賦予各分項之工時,每週要求工作人員輸入實際投入工時,專案經理可透過系統瞭解專案工時成本與工作完成百分比 矯正行動表:根據客戶投訴或內部稽核單位發現產品的缺失後,由品保部門登錄矯正行動需求單後送相關部門處理,若於計畫完成日未處理完畢者,由系統追蹤管制通知承辦人員,18,訊息公佈層面 公司消息公佈欄:舉凡公司動態、員工福利、政令宣導、科技新知、勞動法令、品質通報、勞資會議資訊、公司經營報告等等,由業務權責單位公告之 員工消息公佈欄:舉凡食、衣、住、行、育、樂等資訊,由員工自行公告之,屆臨公告期限,由系統自動下載 電腦系統運作狀況記錄:記錄各型電腦系統異常運作、檢修狀況、定期處理作業,可供相關人員管理與查閱 民營化相關資訊:公告民營化作業相關法令、公司民營化過程與現況、股票分配與認購原則、員工關切事項等等 名片管理:可記載個人或公司名片、廠商資訊,便利日後郵件傳送與分享給他人使用,19,電子郵件層面 公司內E-Mail:透過漢翔點將錄可快速傳送員工業務須配合執行的信件通知 Internet E-Mail:須要與外部人員進行業務處理者,由單位主管核准後即開放此功能 電子Fax:結合傳真系統,可將傳真文件送至個人信箱,或由個人信箱傳送電子傳真文件 Voice Mail:結合電話語音系統,當電話無人接聽時可留言,系統自動將語音留言以電子郵件送至對方個人信箱可供隨時收聽,20,互動討論機制層面 標準製程文件審查:工程人員編製每一製程標準規範,內含施工前準備事項、施工步序、施工後處理、品質需求,然後分送相關製造與品保單位會審後,即完成一份標準文件供施工人員查閱 提案與創新制度:員工發現有改善空間的問題或新創意,可透過本系統描述提案與創意,送被提案單位(執行單位)與審查委員評估並填寫意見與執行效益,回覆提案人。提案獎金每月彙總傳至新資系統處理 問卷調查:需求單位根據問卷範本製作題目,送給希望獲得樣本者填寫問卷,收回問卷後系統自動統計問卷結果 討論園地:當事者有任何問題要詢訪相關人員提出其見解時,可透過本園地腦力激盪後取得滿意的結果 會議通知與會議室管理:會議發起人描述會議主題、時間、地點並預約登錄會議室,選取參加人員後,即可送出會議通知單,系統於受邀人員閱信回覆後會告知發起人受邀人員是否可以參加,
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