XXXX科技有限公司 程序文件 XXX-QP-QC-001文件控制程序制定日期22014/3/14文件编号-QP-QC-001生效日期总版本编制审核批准修订记录序修订日期修订条款修订内容版本变化修订者12013/8/21A/3页眉更正公司名称A/2-A/322014-3-14ALL修订所有内容A/3-B/0文件名称文件控制程序共12页第 2页总版本B修订次0修订日期批准审核修订1.目的依照ISO9001:2008之要求及相关法律法规之要求，制定本文件，规范文件的编制、审核、批准、生效、发行、回收、废止等的要求，明确外来文件外发文件管制的方式方法，据以作为建立有效的管理体系之前提。2. 范围本公司管理体系有关之一二三四阶文件及外来文件皆属之。3. 定义3.1文件信息及其承载媒体。示例：记录、规范、程序文件、图纸、报告、标准。媒体可以是纸张、磁盘、电子媒体或计算机光盘，照片或标准样品或它们的组合。3.2记录阐明所达到的结果或提供所完成活动的证据的文件。示例:记录可用于文件追溯和提供验证、预防措施和纠正措施的证据。3.3外部文件从外部获取或由外部提供,与产品相关的信息、标准、法规安规等的文件，包括与公司体系或公司产品相关的法律法规，国家/国际标准，以及客户/供应商提供的与产品相关的文件等。3.4管理体系建立方针和目标，并实现这些目标的体系。3.5 文件溯及力文件发行后是否具备溯及既往的效力，即文件发行后，新的要求是否对以往的作法具有约束的效力。除非特别说明，文件发行后不具有溯及既往的效力。4.0职责：4.1各部门文件变更申请外部文件审核，登录申请表。4.2文件制定单位文件制订决定分发单位填写文件变更通知，文件的送呈签核。文件名称文件控制程序共12页第3页总版本B修订次0修订日期批准审核修订4.3文控中心文件正本保持、受控副本分发作废副本回收，作废正本的管理等。4.4外来文件收集：4.4.1文控中心/ISO专员：负责收集体系认证评价报告；负责收集管理体系类国家和/或国际标准。如ISO9001标准4.4.2品质部：负责收集客户的验货报告，负责收集监视测量设备的技术数据，负责收集质量检测方面的国家、国际标准。示例：ISO2859抽样标准。4.4.3外贸部：负责收集海关进出口的各种法规或信息及来自海外客户的质量要求或客户反馈的信息。4.4.4行政部：负责收集劳动和卫生部门的法规、信息及消防安全监测、职业健康、环境保护的相关信息。4.4.5研发部：负责收集与产品相关的国际或国家标准、安规、法规，及安规认证机构产品安规监测结果、与产品相关的化学物质类含量等的法规要求。如，GB9254,SJ/T 1141,REACH法规，RoHS指令，UL，CE标准。4.4.6国际物控部：负责收集来自国内外客户的质量要求或客户反馈的信息及海关进出口的各种法规信息。示例：客户提供的Checklist，供应商规范等。4.4.7各部门：负责所购之设备等固定资产的技术资料的收集。5.0作业程序：5.1文件编号及版本管制需加盖受控印章予以分发的文件，编号由文控中心依文件编码规则予以管制。5.1.1 文件编号规则5.1.1.1一阶文件(质量手册)公司代码 QM流水号(示例：XXX-QM-001) 5.1.1.2二阶文件（程序文件） 公司代码 QP - 部门代码 - 流水号（示例：XXX-QP-QC-001） 5.1.1.3 三阶文件(工程图纸另行编码)公司代码 WI 文件类别码 部门代码 流水号（示例：XXX-WI-G-QC-001） 5.1.1.4工程图纸文件名称文件控制程序共12页第4页总版本B修订次0修订日期批准审核修订产品名称 - 零件名称首字母 制图年月 流水号 （XXXXXXX306001） 5.1.1.5 四阶文件 公司代码 S 部门代码 流水号（示例：XXX-S-QC-001）5.1.2 代码类别5.1.2.1三阶文件的类型代码：类别代码类别代码作业指导书G检验规范/标准R设备/仪器/工治具操作规程P管理规范/制度H其它T5.1.2.2部门代码：总经理PRE总经理助理AGM业务中心SC国际租赁部ILD客服部CSD国际销售部ISD物流部LOD生产中心PD总装部PAD测试部TD计划部PMC采购部PCD仓储部WD电子部ED结构部SP碳纤维CFP研发中心MCD技术部ENG产品部PD系统部SRD认证部CD稽核部AUD人事部HR行政部AD文件名称文件控制程序共12页第5页总版本B修订次0修订日期批准审核修订品质中心QC品控部QCD品保部QA财务中心FCD出纳RPM会计AC关务CUD5.2版本5.2.1文件的修改状态则以版本和修改序号来标识，版本号以A、B、。-Z排列。版次由0、1、2-9编排。同一一文件可修改若干版本,同一版本可修改9次版次，但超过9次修改时应更换版本。5.2.2质量手册、程序文件、类似于程序文件格式的纯文本描述类作业指导书（示例：检验作业指导书、生产作业指导书、仓库作业指导书），在同一版本状态的前提下，不适用于多页不同版次修订状态控制的方式，当某一份纯文本描述的作业指导书修订某一页时，所有页次的修订次数均应保持一致，文件有修订记录页的，具体修订项次、内容应记录于文件修订记录页中。5.3 文件编辑5.3.1制订新文件时,按文件类别保持格式的统一性，字体采用黑体字。正文为宋体11.5号字体。5.3.2文件从体系结构上划分为四阶:一阶文件质量手册、二阶文件程序文件、三阶文件作业指导书、四阶文件表单/记录。5.3.3质量手册和程序文件内页的题头均采用标准格式。程序文件标准样式如附件1.5.3.4所有的体系程序文件的正文应包括以下的章节：10目的/20适用范围/30定义/40职责/50作业程序/6.0参考文件/7.0表单记录/8.0流程图当以上某一章节不适用或没有时，应在章节号下注明“无”。5.3.5三阶文件不同类别的可以采用不同类型的格式，但同类型的工作指导性文件必须采用统一的格式。5.3.6文件电子文件编辑完成后，应在其后缀上加上编辑的年月日全日期，以便于清晰的识别。5.3.7在制定文件/表格时，应考虑设定日期字段。文件的制定/审核/批准人应签全名，并附全日期“年/月/日”，以便于追溯。全日期示例：2014/03/04文件名称文件控制程序共12页第6页总版本B修订次0修订日期批准审核修订5.3.8文件的制定/审核/批准/生效日期/受控印章日期的规定文件的制/审/批/生效/受控印章日期应注意它们之间的逻辑顺序，它们之间的合理顺序应该是：制定日期审核日期批准日期生效日期受控印章日期（说明：以制定日期审核日期为例 制定日期在前，审核日期在制定日期的同一天或之后，其他类推）5.3.9 文件之间的逻辑关于与冲突之间的解决公司的管理手册是纲领性文件，具有最高效力，任何文件的制定不得与手册相冲突。程序文件具有第二效力，相应的作业指导类文件的制定需在其框架内进行。当高阶文件与低阶文件之间相冲突时，应适用高阶文件的要求，并在此基础上修订低阶文件，响应高阶文件的要求；当同阶文件之间相冲突时，应对冲突文件进行评审讨论，并修订文件，确保要求的一致性。5.4文件和资料的编写、审核、核准新制订修改变更的文件及文件修订废止申请单须依以下规定送审查与核准。5.4.1 文件编写权责5.4.1.1 质量手册由管理者代表组织ISO专员及其它单位编写。5.4.1.2 程序文件由过程主导部门负责人或其指定人员编写。5.4.1.3 三阶文件由文件主导部门相关人员编写；5.4.3 文件审查5.4.3.1 质量手册由管理者代表审核。5.4.3.2 凡跨部门或与其它单位权责有关的文件由相关单位或文件中所提及之单位主管审查会签，必要时由文件编制者召集各相关单位进行会议讨论评审。5.4.3.3 非跨部门运作的流程性文件或作业指导书类文件由文件编写部门负责人或及指定人员审核。5.4.4 文件核准5.4.4.1 质量手册由董事长核准。5.4.4.2 程序文件由管理者代表核准。5.4.4.3 仅供本部门使用的文件或与产品作业相关的三阶文件由部门负责人核准，文件管控跨部文件名称文件控制程序共12页第7页总版本B修订次0修订日期批准审核修订门的由管理者代表或以上人员核准。5.5 文件发行、借阅，回收及补发5.5.1 文件发行5.5.1.1 文件应经权责人员核准签字认可后由原制订单位填写文件分发/回收表指定分发单位和数量。文件统一由文控中心发放并登录于文件一览表文件变更时其总览表内之内容也相应作动态更新。5.5.1.2 文件发行前应先与文控专员确认文件的版本/版次，格式等是否符合要求。5.5.1.3 文控中心在受控副本文件发行前应加盖“文件数据管制章”，外来文件要加盖“外来文件”章。5.5.1.4 文件数据管制章为红色印章各部的受控文件不得复印。5.5.1.5 各受文部门在接到受控文件时于文件分发/回收表上签收。5.5.2 文件借阅5.5.2.1 各部门使用的受控文件不得跨部门借阅。5.5.2.2 需使用者向文控申请借阅文件，由文控专员复制所需文件并加盖“临时文件”印章，借阅人在资料借阅记录表上签名并注明用途后方可借给。对于机密文件归属于限阅范围的，需经管理者代表及以上人员批准方可调阅。5.5.2.3 归还借阅文件时在资料借阅记录表上注明归还时间。文控专员应定期跟进借阅文件的归还。收回的借阅文件需销毁。5.5.3 文件回收5.5.3.1 当新文件下发而有旧版文件需要回收时，各受文部门的文件管理员需在文件分发/回收表中的“回收人”一栏内签字确认；文控文员应确保新版文件的发放与旧版文件的回收在同一天完成以防止使用过时、无效的文件。5.5.3.2 回收旧文件时应将回收状况记录于作废文件一览表，并将回收的旧版受控副本文件统一销毁，且定期将回收状况知会各部门。对未回收回的作废文件，文控中心于每月第一个工作周内与受文部